• Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

    Prevăd că activitățile de gestionare a înregistrărilor într-o organizație ar trebui să se bazeze pe „stabilirea, implementarea și diseminarea ghidurilor și reglementărilor pentru gestionarea înregistrărilor”. Orientări și reglementări înseamnă documente de reglementare, stabilirea regulilor de lucru cu documente: reguli de documentare, organizarea fluxului de documente, stocarea documentelor și utilizarea acestora, protejarea informațiilor documentate etc. În munca casnică de birou, documentul principal al organizației, stabilirea procedurii de lucru cu documentele pe toată durata lor ciclu de viață, este o instrucțiune privind suportul documentației pentru management (muncă de birou).

    Cine elaborează instrucțiunile?

    Elaborarea instrucțiunilor pentru instituțiile de învățământ preșcolar este o funcție a serviciului de suport a documentației. În organizațiile care nu au un serviciu de instituție de învățământ preșcolar, elaborarea acestui document se realizează de către angajatul responsabil cu organizarea muncii cu documente. Instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar stabilesc reguli uniforme de lucru cu documentele în organizație, inclusiv documentarea activităților, menținerea fluxului de documente, înregistrarea, monitorizarea execuției și stocarea documentelor. Instrucțiunea este un document de reglementare al organizației, aprobat de șeful instituției și este obligatoriu pentru toți angajații.

    În organizațiile care au organizații subordonate (filiale, departamente), este recomandabil să se elaboreze instrucțiuni pentru instituțiile de învățământ preșcolar, astfel încât acestea să poată fi utilizate în organizațiile din subordine, deoarece acest lucru va permite ca munca de birou să se desfășoare pe principii uniforme și va facilita în continuare informarea. schimb între organizații din același sistem.

    Instrucțiunile sunt elaborate pe baza actelor legislative și a altor acte juridice de reglementare care reglementează domeniul informației și documentării. În același timp, instrucțiunile reflectă caracteristici specifice lucra cu documente tipice pentru organizatie specifica.

    Autoritățile federale ramura executivași organele teritoriale ale autorităților executive federale își dezvoltă instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar pe baza Instrucțiunilor standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536. Alte organizații poate folosi, de asemenea, instrucțiunile standard specificate în măsura în care acestea nu contrazic particularitățile lucrului cu documente într-o anumită organizație.

    Instrucțiunile pentru educația preșcolară sunt destinate nu numai și nu atât serviciilor preșcolare, ci și angajaților unităților organizaționale care lucrează cu documente.

    Procedura de elaborare a instrucțiunilor poate fi împărțită în mai multe etape:

    Colectarea si analiza materialului;

    Elaborarea unui proiect de instrucțiune, coordonarea și aprobarea acestuia;

    Implementarea instructiunilor in organizatie.

    Etapa pregătitoare

    Elaboratorii instrucțiunilor se bazează pe documente de reglementare care reglementează activitățile organizației și problemele de lucru cu documente. În plus față de Instrucțiunile standard specificate pentru munca de birou în organismele executive federale, este necesar să se utilizeze prevederile standardelor naționale, în special GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentație organizatorică și administrativă. ”

    La elaborarea instrucțiunilor se pot folosi instrucțiuni privind managementul biroului altor organizații dacă nu contravin prevederilor legislației în domeniul informației și documentării.

    După studierea documentelor de reglementare, se examinează suportul documentației organizației, și anume:

    Structura organizației (pe baza structurii, nivelurilor de personal și personal);

    Structura aparatului de conducere și repartizarea responsabilităților între conducere (pe baza ordinii de repartizare a responsabilităților între conducere și alte documente organizatorice, juridice și administrative);

    Funcțiile organizației în ansamblu (pe baza statutului organizației sau a regulamentelor privind înființarea, regulamentele privind diviziile, regulamentele privind șefii și specialiștii de conducere);

    Funcțiile organelor individuale de conducere (colegiu, consiliu, consiliu etc.) (pe baza documentelor organizatorice și juridice care reglementează activitățile acestora (prevederi, regulamente, instrucțiuni etc.));

    Responsabilitățile funcționale ale angajaților individuali (pe baza fișelor postului);

    Compoziția documentelor (pe tip, destinatar, subiect) depuse în dosarele organizației;

    Organizarea lucrărilor de primire și trimitere a documentelor;

    Un sistem de înregistrare a documentelor și contabilitate, în cazul în care organizația are unul (după formulare de înregistrare și contabilitate: jurnale, dulapuri manuale sau automate);

    Organizarea controlului asupra executării documentelor, în cazul în care acesta este menținut (pe baza jurnalelor, fișierelor carduri utilizate pentru controlul execuției);

    Sistem de stocare a documentelor și fișierelor în unități organizatorice (pe baza listei de fișiere, dacă este disponibilă, și a metodei analiză directă afaceri în departamente);

    Organizarea muncii interpreților cu documente;

    Procedura de utilizare, înregistrare și păstrare a sigiliilor, ștampilelor, formularelor de documente, procedura de eliberare a acestora persoane responsabile pentru lucru, procedura de distrugere;

    Organizarea lucrărilor privind trimiterea și primirea documentelor prin fax;

    Procedura de utilizare a e-mailului.

    Principalele surse de informare despre organizarea muncii cu documente sunt documentele normative, metodologice, informative și de referință. Dar datele obținute din documente pot să nu fie suficiente, mai ales dacă organizația nu lucrează cu documente. Prin urmare, după studierea materialului colectat, este recomandabil să se efectueze un sondaj asupra managerilor și angajaților departamentelor direct responsabile de lucrul cu documentele.

    La colectarea materialelor, trebuie acordată o atenție deosebită următoarelor întrebări:

    Competența managerilor (șeful organizației, adjuncții săi, șefii de departamente, în special în ceea ce privește luarea deciziilor și emiterea documentelor);

    Tipuri de documente emise de conducere (șef organizație, șefi adjuncți, șefi de departamente);

    Tipuri de formulare de documente utilizate în organizație;

    Procedura de aprobare (vizualizare) a documentelor;

    Procedura de semnare a documentelor;

    Tipuri de documente aprobate de manager;

    Tipuri și soiuri de documente certificate prin sigiliul organizației;

    Locul unde se depozitează sigiliul (sau sigiliile, dacă sunt mai multe); persoana responsabilă cu depozitarea și utilizarea sigiliilor;

    Locuri de înregistrare a documentelor și formulare de înregistrare (reviste, dulapuri, baze de date) utilizate în acest scop;

    Documente înregistrate și neînregistrate;

    Organizații de la care se primesc documente (superioare, subordonate etc.).

    Structura instrucțiunilor de lucru de birou

    Următorul pas în dezvoltarea unei instrucțiuni este de a determina structura acesteia, sau planul de operare, pentru instrucțiune. Compoziția secțiunilor Instrucțiunii, succesiunea acestora și prezența aplicațiilor sunt determinate de dezvoltatorii săi, dar este necesar ca prevederile instrucțiunilor să reflecte în mod consecvent toate etapele de lucru cu documentele (de la crearea sau primirea lor până la execuție, trimiterea sau transferarea în arhivă).

    De regulă, secțiunile principale ale Instrucțiunilor sunt „Documentarea activitati de management" și "Organizarea muncii cu documente." Instrucțiunile sunt precedate de secțiunea " Prevederi generale„, la final sunt aplicații cu caracter informațional și de referință.

    In sectiunea „Dispoziții generale” De obicei se dau instrucțiuni:

    Scopul și scopurile instrucțiunilor;

    Baza de reglementare a instrucțiunilor;

    Tipuri de documente și procese vizate de instrucțiuni;

    Principii generale de lucru cu documente;

    Acte de reglementare aplicate împreună cu instrucțiuni;

    Responsabilitatea departamentelor, oficialiși angajaților organizației pentru respectarea prevederilor instrucțiunilor.

    Scopul instrucțiunilor pentru instituțiile de învățământ preșcolar este stabilirea unei proceduri uniforme de lucru cu documentele în organizație. Scopul instrucțiunilor este de a îmbunătăți munca cu documente, de a îmbunătăți calitatea pregătirii documentelor, de a eficientiza fluxul de documente, de a optimiza munca de management și de a crește eficiența activităților de management în general.

    Secțiunea „Dispoziții generale” menționează, de asemenea, că evidența în general, controlul asupra implementării gestionării evidențelor în diviziile structurale și organizațiile subordonate sunt atribuite serviciului de sprijin pentru documentație, iar responsabilitatea pentru evidența în diviziile structurale este atribuită șefilor de departamente. Pentru organizarea muncii de birou în departamente, managerul numește angajați responsabili cu munca de birou în departamente.

    Secțiunea „Dispoziții generale” menționează, de asemenea, că angajații organizației poartă responsabilitatea personală pentru îndeplinirea cerințelor instrucțiunilor, revizuirea și executarea în timp util a documentelor, design corect si siguranta.

    Această secțiune ar trebui să enumere acele documente de reglementare care sunt utilizate în organizație împreună cu instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar și împreună constituie cadrul de reglementare lucrul cu documente în organizație. Acestea ar putea fi, de exemplu, Instrucțiuni de lucru cu documente care conțin informații confidențiale, Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților etc.

    La secțiune „Documentarea activităților de management” Este recomandabil să includeți următoarele subsecțiuni:

    Cerințe generale pentru documente;

    Formulare de documente;

    Înregistrarea detaliilor utilizate la întocmirea documentelor;

    Caracteristici de design specii individuale sau seturi de documente;

    Reguli pentru producerea documentelor folosind tehnologia computerizată.

    Intocmirea actelor administrative (decrete, ordine, ordine, instructiuni);

    Intocmirea documentelor organizatorice si juridice (regulamente, reguli, instructiuni);

    Intocmirea documentelor de planificare si raportare (planuri, programe, rapoarte);

    Întocmirea și executarea proceselor-verbale ale ședințelor organelor colegiale (consilii, comisii, ședințe, ședințe, consilii, consilii etc.);

    Efectuarea corespondenței de afaceri;

    Întocmirea și executarea informațiilor interne și a documentelor de referință (memo, certificate, memorii, liste, acte etc.);

    Intocmirea si executarea contractelor.

    Capitol „Organizarea muncii cu documente” trebuie să conțină prevederi care să reflecte toate etapele de lucru cu documentele primite și create în organizație: de la gestionarea documentelor până la transferul documentelor pentru stocare în arhivă.

    Această secțiune ar trebui să reflecte munca nu numai cu documentele primite prin poștă, ci și cu documentele primite prin canale de telecomunicații (telegraf, telefax, e-mail); cu documentele primite și transmise organizațiilor, precum și cele primite de la cetățeni (apeluri cetățenești).

    Deoarece atunci când se lucrează cu documente, se folosesc sigilii (pentru certificarea documentelor), ștampile (pentru a face mărci oficiale la primirea documentelor, control etc.), organizația trebuie să stabilească o procedură de lucru cu sigilii și ștampile, precum și o procedura de înregistrare, stocare și utilizare a acestora. Dacă o organizație utilizează formulare de documente produse prin tipărire, atunci este necesar să se reglementeze procedura de înregistrare a formularelor. În secțiunea „Organizarea muncii cu documente” este, de asemenea, necesar să se stabilească procedura de copiere și reproducere a documentelor în organizație pentru a ține seama de copiile documentelor care se fac și pentru a reduce copierea și replicarea documentelor nejustificate de necesitatea afacerii .

    Această secțiune a instrucțiunilor reglementează de fapt tehnologia de lucru cu documente, inclusiv organizarea fluxului de documente și stocarea documentelor, caracteristicile utilizării sigiliilor, ștampilelor etc. Structura acestei secțiuni poate fi următoarea:

    Organizarea fluxului de documente;

    Recepția, procesarea și trecerea documentelor primite;

    Inregistrarea si contabilizarea documentelor primite;

    Organizarea muncii cu documentele trimise;

    Inregistrarea si trecerea documentelor interne;

    Contabilitatea volumelor fluxului de documente;

    Controlul executiei documentelor;

    Organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor;

    Utilizarea comunicațiilor prin fax;

    Fotocopiere și duplicare documente;

    Organizarea depozitării documentelor;

    Întocmirea și menținerea unei liste de cazuri;

    Formarea cazurilor;

    Înregistrarea cazurilor;

    Stocarea promptă a fișierelor;

    Transferul cazurilor în depozitul de arhivă;

    Munca executantului cu documente;

    Producția, contabilitatea, utilizarea și depozitarea sigiliilor, ștampilelor și formularelor;

    Organizarea lucrului cu documentele primite prin fax;

    Organizarea muncii cu documentele primite prin e-mail;

    Copierea si replicarea documentelor;

    Structura propusă a instrucțiunilor este aproximativă. Într-o anumită organizație, în funcție de specificul acesteia, structura organizatorica, procedurile decizionale, procedura de transmitere a documentelor, prezența unor zone separate pentru prelucrarea documentelor utilizate mijloace tehniceși instrumente de automatizare, precum și alți factori, poate fi completat cu alte secțiuni. De exemplu, dacă organizația are un organism colegial, instrucțiunile pot include o secțiune „Documentarea activității corpului colegial (colegiu, consiliu de administrație, consiliu academic etc.)”; dacă organizația corespunde cu corespondenți străini – secțiunea „Formatizarea scrisorilor trimise în străinătate”; dacă organizația primește contestații de la cetățeni – secțiunea „Organizarea muncii cu apeluri cetățenilor”, etc.

    Când scrieți textul instrucțiunilor, ar trebui să utilizați documentele de reglementare indicate la începutul articolului. Instrucțiunile privind managementul biroului de la alte organizații, literatura educațională și metodologică privind suportul documentației pot oferi un ajutor serios în această lucrare. Mare valoare pentru organizare adecvată lucrul cu documente are un sistem de înregistrare și contabilizare a documentelor, astfel încât secțiunile instrucțiunilor care stabilesc procedura de înregistrare a documentelor trebuie să li se acorde o atenție deosebită. Instrucțiunile pentru instituția de învățământ preșcolar trebuie să definească clar ce documente sunt înregistrate în serviciul instituției de învățământ preșcolar și care în diviziile structurale. În acest caz, este necesar să se stabilească structura numărului de înregistrare pentru diferite seturi de documente înregistrate.

    Se completează prevederile de reglementare ale instrucțiunilor aplicatii.În anexele la instrucțiuni, de regulă, acestea includ:

    Exemple de formulare de documente;

    Exemple de înregistrare a principalelor tipuri de documente (comandă, instrucțiune, protocol, scrisoare de afaceri etc.);

    Lista documentelor neînregistrate;

    Lista documentelor aprobate;

    Lista documentelor certificate prin sigiliul organizației;

    Formulare de jurnale și carduri utilizate pentru înregistrarea și evidența documentelor, menținerea lucrare de referinta conform documentelor;

    Forma nomenclatorului cazurilor, modelul de model al capacului carcasei, formularele de inventariere a cazurilor etc.

    Anumite prevederi ale instrucțiunilor pentru instituțiile de învățământ preșcolar pot fi completate și precizate în alte instrucțiuni, reguli, regulamente, reglementări dedicate anumitor domenii de lucru cu documente.

    Coordonare si aprobare

    Textul pregătit al instrucțiunilor este convenit cu șefii diviziilor structurale și șefii adjuncți ai organizației. Cea mai mare valoareîn procedura de aprobare, instrucțiunile sunt convenite cu serviciul juridic, arhiva organizației sau angajatul responsabil de arhiva, contabilitate, serviciul personal și cele mai importante departamente funcționale din punct de vedere al activităților organizației. După ce a agreat și finalizat instrucțiunile pe baza comentariilor, managerul le aprobă. Instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar pot fi aprobate ca standard de organizare.

    Instrucțiunea se aprobă prin ordin al șefului organizației. Ordinul trebuie să conţină puncte de implementare în care se dau instrucţiuni corespunzătoare serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar şi conducătorilor altor direcţii structurale.

    Instrucțiunile trebuie comunicate fiecărui angajat al organizației. Serviciul instituției de învățământ preșcolar trebuie să instruiască angajații responsabili cu munca de birou din departamente cu privire la noile reguli de lucru cu documentele. În aceste clase, dezvoltatorii instrucțiunilor explică conținutul instrucțiunilor, acordând atenție celor mai importante prevederi fundamentale. În viitor, sarcina serviciului instituției de învățământ preșcolar este de a monitoriza respectarea prevederilor instrucțiunilor din activitatea curentă.

    Descărcați descrierea postului
    instrucțiuni pentru manipularea documentelor    (.doc, 96KB)

    I. Prevederi generale

    1. Un specialist în documente aparține categoriei specialiștilor.
    2. Pentru post:
      • specialist în documente, este numită o persoană cu diplomă de studii superioare învăţământul profesional fără cerințe pentru experiență în muncă;
      • Specialist documente de categoria II - este numită o persoană care are studii profesionale superioare și a lucrat ca specialist documentare de cel puțin 3 ani;
      • specialist documentare categoria I - persoană care are studii profesionale superioare și experiență de muncă în funcția de specialist documente categoria II de cel puțin 3 ani.
    3. Numirea în funcția de gestionar document și demiterea din aceasta se fac
    4. Specialistul în documente trebuie să știe:
      1. 4.1. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația de susținere a conducerii.
      2. 4.2. Procedura de planificare, proiectare și tehnologie de lucru pe baza tehnologiei organizatorice și informatice pentru serviciile de suport documentație de management.
      3. 4.3. Metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare.
      4. 4.4. Procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor.
      5. 4.5. Organizarea afacerilor de arhivă.
      6. 4.6. Documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor.
      7. 4.7. Bazele programării.
      8. 4.8. Metode de proiectare si actualizare a bazelor de date si a bancilor de date.
      9. 4.9. Fundamente ale managementului, ergonomie, psihologie socială, sociologie.
      10. 4.10. Documentare.
      11. 4.12. Internă și experiență străinăîn domeniul documentării suport pentru management.
      12. 4.13. Fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii.
      13. 4.14. Legislația muncii.
      14. 4.15. Reguli interne reglementările muncii.
      15. 4.16. Reguli și reglementări privind protecția muncii.
    5. În absența unui administrator de documente (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului întreprinderii, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor încredințate. l.

    II. Responsabilitățile postului

    Specialist documente:

    1. Elaborează și implementează procese tehnologice lucrul cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință).
    2. Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților departamentului de documentație de management.
    3. Exercită controlul asupra stării muncii de birou.
    4. Întocmește propuneri pentru asigurarea condițiilor de lucru ergonomice și raționalizarea locurilor de muncă pentru angajații departamentului suport documentație.
    5. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor.
    6. Organizează implementarea sistemelor de documentare.
    7. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente.
    8. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.
    9. Ia parte la stabilirea obiectivelor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suport informativ) sisteme informatice automatizate și sisteme de management, precum și în dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerizate și microprocesoare, proiectarea și actualizarea bazelor de date și a băncilor de date.
    10. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației.
    11. Participă la selecția, plasarea și dezvoltarea profesională a personalului din departamentul de suport documentare.
    12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

    III. Drepturi

    Specialistul în documente are dreptul:

    1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
    2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.
    3. În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele din activitățile întreprinderii (unitate structurală, angajați individuali) identificate în procesul de îndeplinire a drepturilor și responsabilităților lor oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.
    4. Solicitați personal sau în numele supervizorului imediat de la șefii de departament și de la alți specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
    5. Implicați specialiști din toate diviziile (individuale) structurale în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind diviziile structurale, dacă nu, atunci cu permisiunea șefului organizației).
    6. Solicitați de la conducerea întreprinderii, supervizorul dumneavoastră imediat, asistență în îndeplinirea atribuțiilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

    IV. Responsabilitate

    Specialistul în documente este responsabil pentru:

    1. Pentru execuție necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare Federația Rusă.
    2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
    3. Pentru a provoca daune materiale- în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

    Această fișă a postului a fost elaborată în conformitate cu prevederile Codului Muncii al Federației Ruse, pe baza Standardului Profesional 07.002 „Specialist în suport organizațional și documentare pentru managementul organizației” (cod B, nivel de calificare - 6), aprobat de către Ordinul Ministerului Muncii și protecţie socială Federația Rusă din 6 mai 2015 N 276n.

    De la 1 iulie 2016, organizațiile vor trebui să aplice standarde profesionale, dacă codul muncii, altele legi federale, alte reglementări acte juridice au fost stabilite cerințe pentru calificările necesare pentru ca un angajat să îndeplinească o anumită funcție a postului (Partea 1 a articolului 195.3 din Codul Muncii al Federației Ruse cu modificările ulterioare, în vigoare de la 1 iulie 2016).

    Titlul posibil al postului:
    Funcţionar

    Functii de munca:
    Documentare suport pentru activitățile organizației:
    — organizarea muncii cu documente;
    — organizarea stocării curente a documentelor;
    — organizarea procesării dosarelor pentru depozitarea ulterioară.

    Cerințe de educație:
    Învățământ profesional secundar - programe de formare pentru muncitori și angajați calificați

    Cerințe privind experiența de muncă: Nu.

    Nota:
    Un salariat care a fost angajat anterior și nu îndeplinește cerințele standardului profesional pentru postul pe care îl ocupă nu poate fi concediat. În cazul în care nivelul de educație este mai scăzut decât cel cerut, el trebuie să-și continue educația și să se dezvolte program individual antrenament.
    În cazul în care un angajat refuză să-și îmbunătățească calificările sau să primească educație suplimentară, el poate fi concediat pe baza rezultatelor certificării. Acest lucru se poate face dacă nu a fost obținut consimțământul său sau angajatorul nu are posibilitatea de a-i oferi un post vacant care corespunde specialității și calificărilor sale (clauza 3 partea întâi a articolului 81 din Codul Muncii al Federației Ruse).
    Să observăm că, dacă un angajat își îndeplinește cu conștiință sarcinile de serviciu și, în special, a trecut de certificare, angajatorul nu are motive să-l concedieze.

    AM APROBAT
    Director general al SA „AAA”
    _____________ A. A. Ivanov

    "___"_______________ 2017

    DESCRIEREA POSTULUI
    funcţionar

    1. DISPOZIȚII GENERALE
    1.1. Această fișă a postului definește responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile grefierului CJSC „AAA” (denumită în continuare „Organizația”).
    1.2. Grefierul face parte din categoria specialiștilor.
    1.3. Grefierul este numit în funcție și eliberat din funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare prin ordin al șefului Organizației.
    1.3. Funcționarul raportează direct la (șeful departamentului HR, șeful unei unități structurale care face parte din departamentul HR; alt funcționar) ________________ organizație.
    1.4. În funcția de funcționar este numită o persoană cu studii profesionale secundare în programe de formare pentru specialiști de nivel mediu, învățământ profesional suplimentar în programe speciale, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă.
    1.5. În activitățile sale, funcționarul este ghidat de legislația actuală a Federației Ruse, Carta organizației, această fișă a postului, regulamentele, ordinele și instrucțiunile conducerii superioare a organizației.
    1.6. Grefierul trebuie să știe:
    — legislația muncii și alte acte care conțin norme dreptul muncii;
    — elementele fundamentale ale legislației arhivistice și ale actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse, privind menținerea documentației de personal;
    — legislația Federației Ruse privind datele cu caracter personal;
    — structura organizației, conducerea diviziilor structurale;
    - modern tehnologia de informație lucrul cu documente;
    — procedura de lucru cu documentele;
    — diagrame de flux de documente;
    — reguli de lucru cu documentele de intrare, de ieșire și interne;
    — reguli de organizare și forme de control asupra executării documentelor în organizație;
    — termene tipice pentru executarea documentelor;
    — principii de lucru cu fișierele cardului de pontaj;
    — scopul și tehnologia monitorizării curente și preventive;
    — reguli de întocmire a rapoartelor analitice privind organizarea muncii cu documente și monitorizarea execuției documentelor;
    — reguli de suport documentar al activităților organizației;
    — tipuri de documente, scopul acestora;
    — cerințe pentru documente în conformitate cu reglementăriși standardele de stat;
    — reguli pentru pregătirea și execuția documentelor informative, de referință, organizatorice și de management;
    — reguli pentru crearea și menținerea bazelor de date cu documentele oficiale din organizație;
    - sisteme managementul documentelor electronice;
    — reguli și termene limită pentru trimiterea documentelor de ieșire;
    — cerințele de protecție a muncii;
    — acte normative de reglementare, documente normative și metodologice, standarde de stat care determină procedura de susținere a documentației pentru conducere;
    - tipuri de nomenclaturi, cerințe generale la nomenclatura, metodele de întocmire și proiectare a acestuia;
    — reguli de coordonare a nomenclatorului cauzelor cu arhivele departamentale și comisia de experți;
    — procedura de formare și clasare a dosarelor, specificul formării categorii individuale afaceri;
    — reguli pentru stocarea fișierelor, inclusiv a documentelor cu acces limitat;
    — reguli de emitere și utilizare a documentelor din cazurile generate;
    — criterii de împărțire a documentelor în grupuri în funcție de valoarea informațiilor conținute în acestea;
    — procedura de utilizare a listelor standard sau departamentale de documente, stabilirea perioadelor de păstrare în timpul examinării valorii documentelor;
    — procedura de creare, organizare și documentare a lucrărilor comisiei de experți;
    — reguli de întocmire și aprobare a protocolului de lucru al comisiei de experți;
    — reguli pentru întocmirea și aprobarea unui act de atribuire a documentelor care nu fac obiectul depozitării;
    — reguli de prelucrare tehnică și înregistrare completă a dosarelor cu perioade de stocare permanente și temporare;
    — reguli de întocmire a unui inventar al dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară în conformitate cu documentele normative și metodologice în vigoare;
    — reguli pentru transferul cazurilor în arhivele organizației;
    — ……… (alte documente, materiale etc.)

    1.6. Grefierul trebuie să fie capabil să:
    — lucrul cu întregul set de resurse de informare și documentare ale organizației;
    — să utilizeze baze de date, inclusiv cele de la distanță;
    — să utilizeze sistemele de referință și cele juridice;
    - folosire sisteme automatizate contabilitate, înregistrare, control și sisteme de informare și referință atunci când se lucrează cu documentele organizației;
    — să aplice tehnologii moderne de informare și comunicare pentru a lucra cu documente, inclusiv pentru a le optimiza și a crește eficiența;
    — organizarea lucrărilor de înregistrare, stocare și transferare a documentelor curente de birou către unitatea structurală corespunzătoare;
    — efectuează managementul metodologic al muncii de birou în organizație, controlează formarea corectă, păstrarea și depunerea dosarelor la arhivă;
    — elaborarea unei liste de cazuri pentru o unitate structurală;
    - utilizați nomenclatorul cazurilor la studierea structurii organizației, întocmirea inventarelor de cazuri;
    — organizează lucrările de formare a cazurilor în conformitate cu nomenclatorul aprobat al cazurilor organizației;
    — întocmește corect și la timp documentele pentru cazuri, ținând cont de specificul acestora;
    — sistematizarea documentelor în cadrul cazului;
    — asigura siguranța și protecția documentelor organizației;
    - utilizați liste de documente și analizați conținutul efectiv al documentelor din dosar la determinarea perioadelor de păstrare a acestora;
    — întocmește documente pentru comisia de experți;
    — proiectarea copertelor dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară în conformitate cu cerințele standardele de stat;
    — produce sistematizarea cronologică și structurală a cazurilor;
    — efectuează prelucrări tehnice și înregistrare completă a dosarelor cu perioade de stocare permanente și temporare;
    — întocmește un inventar al dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară în conformitate cu documentele normative și metodologice în vigoare;
    — ……… (alte abilități și abilități)

    1.7. În perioada de absență temporară a grefierului, atribuțiile acestuia sunt atribuite ___________________________.

    2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE
    Grefierului îi sunt atribuite următoarele funcții:
    2.1. Organizarea muncii cu documente.
    2.2. Organizarea stocării documentelor curente.
    2.3. Organizarea procesarii cazurilor pentru depozitarea ulterioara.
    2.4. Întocmește rapoarte prescrise.

    3. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI
    Pentru indeplinirea atributiilor care i-au fost atribuite, grefierul este obligat sa:
    3.1. Ca parte a funcției de muncă, organizarea muncii cu documente:
    — primește și procesează inițial documentele primite;
    — efectuează revizuirea preliminară și sortarea documentelor în înregistrate și neînregistrate;
    — pregătește documentele primite pentru a fi luate în considerare de către manager;
    — înregistrează documentele primite;
    — organizează livrarea documentelor către artiști interpreți;
    — menține o bază de date cu documentele organizației;
    — efectuează lucrări de informare și referință;
    — prelucrează și trimite documentele de ieșire;
    — organizarea lucrărilor de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer la corespunzătoare diviziuni structurale documente de lucru curent de birou;
    — monitorizează execuția documentelor în organizație;
    3.2 Ca parte a funcției de muncă, organizarea stocării curente a documentelor:
    — elaborează o nomenclatură a treburilor organizației;
    — verifică corectitudinea documentelor și notează execuția acestora înainte ca acestea să fie întocmite într-un dosar pentru stocarea ulterioară;
    — formulează titlurile cazurilor și stabilește perioadele de păstrare a acestora;
    - creează cazuri;
    — urmărește distribuirea și clasarea corectă și la timp a documentelor în dosare;
    3.3. Ca parte a funcției de muncă, organizarea procesării dosarelor pentru depozitarea ulterioară:
    — verifică perioadele de păstrare a documentelor, întocmește un protocol de lucru al comisiei de experți privind pregătirea documentelor pentru păstrare, un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării;
    — întocmește un inventar intern al dosarelor pentru documente deosebit de valoroase;
    — efectuează înregistrarea dosarelor pentru stocare permanentă, pe termen lung;
    — proiectează coperta dosarelor pentru stocare permanentă, pe termen lung;
    — întocmește un inventar al fișierelor de stocare permanente, pe termen lung;
    — transferă cazurile în arhivele organizației;
    3.4. Ca parte a îndeplinirii funcțiilor sale de serviciu, el îndeplinește instrucțiuni de la supervizorul său imediat.
    3.5. ……… (alte sarcini)

    4. DREPTURI
    Grefierul are dreptul:
    4.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
    4.2. Trimite spre examinare conducerii propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în prezentele Instrucțiuni.
    4.3. Primește informații și documente de la șefii diviziilor structurale, specialiști pe probleme de competența sa.
    4.4. Implicați specialiști din toate diviziile structurale ale întreprinderii pentru a rezolva responsabilitățile care îi sunt atribuite (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind diviziile structurale, dacă nu, cu permisiunea șefului întreprinderii).
    4.5. Intră în relații cu departamentele instituțiilor și organizațiilor terțe pentru a rezolva problemele operaționale activitati de productie, care este de competența grefierului.
    4.6. Reprezintă interesele Organizației în organizații terțe pe probleme legate de activitățile sale profesionale.
    4.7. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.

    5. RESPONSABILITATE
    Grefierul este responsabil pentru:
    5.1. Pentru neîndeplinirea (executarea necorespunzătoare) a atribuțiilor oficiale prevăzute în prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
    5.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
    5.3. Pentru cauzarea de daune materiale - în limitele determinate de legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.
    5.4. Nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor și instrucțiunilor din partea șefului Organizației.
    5.5. Pentru încălcarea regulamentelor interne de muncă, regulilor securitate la incendiu, măsuri de siguranță, standarde de protecție a muncii stabilite în Organizație.
    5.6. Pentru dezvăluirea de informații care conțin date personale ale angajaților și informații confidențiale (constituind un secret comercial).

    6. CONDIȚII DE MUNCĂ
    6.1. Programul de lucru al functionarului se stabileste in conformitate cu Regulamentul Intern al Muncii stabilit in Organizatie.
    6.2. Din cauza nevoilor de productie, functionarul este obligat sa se deplaseze la călătorii de afaceri(inclusiv semnificația locală).
    6.3. Evaluarea postului:
    - regulat - efectuat de supervizorul nemijlocit în procesul de îndeplinire a funcţiilor de muncă a funcţionarului;
    — __________________________________________________________________________.
    (indicați procedura și temeiurile pentru alte tipuri de evaluare a performanței)

    7. DREPTUL DE SEMNĂTURA

    7.1. Pentru asigurarea activității sale, grefierului i se acordă dreptul de a semna documente organizatorice și administrative privind aspectele cuprinse în atribuțiile sale funcționale.

    8. DISPOZIȚII FINALE
    8.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe baza Standardului profesional „Specialist în suport organizatoric și documentar pentru managementul unei organizații”, aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii și Protecției Sociale al Federației Ruse din 6 mai 2015 N 276n , ținând cont de ……… (detalii privind reglementările locale ale organizației)
    8.2. Angajatul este familiarizat cu această fișă a postului la angajare (înainte de a semna contract de munca).
    Faptul că angajatul s-a familiarizat cu această fișă a postului este confirmat de ……… (prin semnătura pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă din această instrucțiune (în jurnalul de familiarizare cu fișele postului); într-o copie a fișa postului păstrată de către angajator;
    8.3. ……… (alte dispoziții finale).

    __________________________ ______________ ______________________
    (funcția de manager) (semnătură) (nume complet)

    "___"____________ ____ G.

    DE ACORD:
    Consilier juridic _________________ _______________________
    (semnătură) (nume complet)

    "___"___________ ____ G.

    Am citit instrucțiunile ________________ ___________________
    (semnătură) (nume complet)

    Exemplu de descriere a postului pentru un specialist în suport pentru documentația personalului

    Exemplul de fișă a postului este întocmit ținând cont de standardul profesional

    1. Dispoziții generale

    1.1. Pentru postul de specialist documentatie de personal este angajata urmatoarea persoana:

    1) având învățământ profesional secundar în programe de formare pentru specialiști de nivel mediu;

    2) având studii profesionale suplimentare conform programelor recalificare profesională, programe de formare avansată.

    1.2. Un specialist în documentație de personal ar trebui să știe:

    1) acte juridice de reglementare ale Federației Ruse care reglementează drepturile și obligațiile agentii guvernamentale, sindicateleși alte organe reprezentative ale salariaților să furnizeze documentația contabilă;

    2) legislația Federației Ruse privind datele personale;

    3) procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentelor de personal;

    4) procedura de înregistrare a mișcării personalului și întocmirea raportării stabilite;

    5) elementele de bază ale fluxului de documente și suportul documentației;

    6) tehnologii, metode și tehnici de analiză și sistematizare a documentelor și informațiilor;

    7) procedura de calculare a vechimii în muncă, beneficii, compensații și înregistrarea pensiilor pentru salariați;

    8) structura organizaţiei;

    9) elementele de bază ale legislației arhivistice și ale actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse privind menținerea documentației de personal;

    10) reglementările locale ale organizației care reglementează procedura de întocmire a documentelor administrative și organizatorice pentru personal;

    11) standarde de etică și comunicare în afaceri;

    12) principiile de bază ale informaticii, construcția structurală a sistemelor informaționale și caracteristicile lucrului cu acestea;

    13) legislatia muncii si alte acte care contin norme de drept al muncii;

    14) Reglementări interne de muncă;

    15) cerințele de protecție a muncii și normele de securitate la incendiu;

    16) ……… (alte cerințe pentru cunoștințele necesare)

    1.3. Un specialist în documentație de personal trebuie să fie capabil să:

    1) elaborarea proiectelor de documente organizatorice și administrative pentru personal;

    2) întocmește documentele de personal în conformitate cu cerințele legislației muncii a Federației Ruse și reglementărilor locale ale organizației;

    3) să țină evidențe și să înregistreze documentele în sistemele informaționale și pe suporturi materiale;

    4) organizează depozitarea documentelor în conformitate cu cerințele legislației muncii și arhivistice a Federației Ruse și reglementările locale ale organizației;

    5) analizează documentele de personal și transferă informații în baze de date și rapoarte;

    6) identifica erorile, inexactitățile, corecturile și informațiile inexacte din documente, determina legitimitatea documentelor;

    7) lucrează cu sisteme informaticeși baze de date pentru menținerea informațiilor statistice și de raportare a personalului;

    8) dezvolta proiecte documentele de personal;

    9) elaborarea unui plan de ajustări ordinea stabilităînregistrarea documentelor de personal și implementarea modificărilor adoptate;

    10) controlează prezența angajaților la locul de muncă;

    11) aranja documente contabile prezentate organelor guvernamentale, sindicatelor și altor organisme reprezentative ale lucrătorilor;

    12) analizează regulile, procedurile și procedurile care reglementează drepturile și responsabilitățile organelor și organizațiilor guvernamentale cu privire la schimbul de documentație de personal;

    13) să conducă corespondența de afaceri;

    14) să respecte standardele etice ale comunicării în afaceri;

    15) ……… (alte abilități și abilități)

    1.4. Specialist in managementul înregistrărilor de personal activitățile sale sunt ghidate de:

    1) ……… (denumirea actului constitutiv)

    2) Reglementări privind ……… (denumirea unității structurale)

    3) această fișă a postului;

    4) ……… (denumirile reglementărilor locale care reglementează funcțiile de muncă în funcție de poziție)

    1.5. Specialistul HR raportează direct la ……… (numele postului de manager)

    1.6. ……… (alte prevederi generale)

    2. Funcții de muncă

    2.1. Suport de documentare pentru lucrul cu personalul:

    1) mentinerea documentatiei organizatorice si administrative pentru personal;

    2) mentinerea documentatiei privind contabilitatea si circulatia personalului;

    3) administrarea proceselor și a fluxului de documente pentru contabilitatea și circulația personalului, depunerea documentelor de personal către organele guvernamentale.

    2.2. ……… (alte funcții)

    3. Responsabilitățile postului

    3.1. Specialistul în documentație de personal îndeplinește următoarele atribuții:

    3.1.1. În cadrul funcției de muncă specificate la paragrafele. 1 clauza 2.1 din prezenta fișă a postului:

    1) procesează și analizează documentația personalului primit;

    2) elaborează și întocmește documentația de personal (primară, contabilă, planificată, Securitate Socială, organizatoric, administrativ);

    3) efectuează înregistrarea, contabilitatea și păstrarea curentă a documentației organizatorice și administrative pentru personal.

    3.1.2. În cadrul funcției de muncă specificate la paragrafele. 2 clauza 2.1 din prezenta fișă a postului:

    1) întocmește proiecte de documente privind procedurile de gestionare a personalului, contabilitatea și circulația personalului;

    2) organizează un sistem de deplasare a documentelor pentru personal;

    3) încasează și verifică documente personale muncitori;

    4) întocmește și întocmește, la cererea angajaților și funcționarilor, copii, extrase din actele de personal, certificate, informații despre vechimea în muncă, beneficii, garanții, compensații și alte informații despre angajați;

    5) eliberează salariatului documente de personal privind activitățile sale de muncă;

    6) aduce la cunoștința personalului documentele organizatorice, administrative și de personal ale organizației;

    7) ține evidența programului de lucru al angajaților;

    8) efectuează înregistrarea, contabilitatea, păstrarea promptă a documentelor de personal, pregătirea pentru depunerea acestora la arhivă.

    3.1.3. În cadrul funcției de muncă specificate la paragrafele. 3 clauza 2.1 din prezenta fișă a postului:

    1) organizează fluxul de documente pentru contabilitate și mișcarea personalului;

    2) organizează fluxul de documente pentru depunerea documentelor de personal către agențiile guvernamentale;

    3) înregistrează organizația la agențiile guvernamentale;

    4) pregătește:

    La solicitarea organelor guvernamentale, a sindicatelor și a altor organe reprezentative ale salariaților, originale, extrase, copii de pe documente;

    Notificări, raportări și informații statistice privind personalul;

    Informații despre încheierea unui contract de muncă sau civil pentru prestarea de muncă (prestarea de servicii) cu un cetățean care a deținut funcții în serviciul de stat sau municipal, a cărui listă este stabilită prin actele juridice de reglementare ale Federației Ruse.

    3.1.4. Ca parte a îndeplinirii funcțiilor sale de serviciu, el îndeplinește instrucțiuni de la supervizorul său imediat.

    3.1.5. ……… (alte sarcini)

    3.2. ……… (alte prevederi privind responsabilitățile postului)

    4. Drepturi

    Specialistul în documentație de personal are dreptul:

    4.1. Participa la discutiile proiectelor de hotarari, la intalniri privind pregatirea si implementarea acestora.

    4.2. Solicitați clarificări și clarificări de la supervizorul dumneavoastră imediat cu privire la aceste instrucțiuni și sarcinile atribuite.

    4.3. Solicitați în numele supervizorului imediat și primiți de la alți angajați ai organizației informatiile necesare, documente necesare executării comenzii.

    4.4. Faceți cunoștință cu proiectele de decizii de conducere referitoare la funcția pe care o îndeplinește, cu documente care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii funcțiilor sale de muncă.

    4.5. Trimite propuneri de organizare a muncii în cadrul funcțiilor lor de muncă spre examinare de către supervizorul lor imediat.

    4.6. Participă la discuții pe probleme legate de atribuțiile îndeplinite.

    4.7. ……… (alte drepturi)

    5. Responsabilitate

    5.1. Specialistul în documentație de personal este tras la răspundere pentru:

    Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute în această fișă a postului - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse și legislația contabilă;

    Pentru infracțiuni și infracțiuni comise în cursul activităților lor - în modul stabilit de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse;

    Pentru cauzarea prejudiciului organizației - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

    5.2. ……… (alte prevederi privind răspunderea)

    6. Dispoziții finale

    6.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe baza Standardului profesional „”, aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii din Rusia din 6 octombrie 2015 N 691n, ținând cont de ……… (detalii ale reglementărilor locale ale organizației)

    6.2. Angajatul este familiarizat cu această fișă a postului la angajare (înainte de semnarea contractului de muncă). Faptul că angajatul s-a familiarizat cu această fișă a postului este confirmat de ……… (prin semnătura pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă din această instrucțiune (în jurnalul de familiarizare cu fișele postului); într-o copie a fișa postului păstrată de către angajator;

    6.3. ……… (alte prevederi finale)

    La data de 6 mai 2015, prin ordinul Ministerului Muncii nr.276n a fost aprobat nou standard profesional pentru angajații instituțiilor de învățământ preșcolar, ceea ce impune funcționarilor să poată „lucra cu întregul set de resurse de informații și documentare ale organizației”. Aceasta implică o actualizare semnificativă a conținutului fișelor postului. Să ne amintim tot ce știm despre fișele postului și să le finalizăm în conformitate cu cele mai recente standarde.

    O analiză a reglementărilor actuale care conțin cerințe disparate pentru documentele de personal ne permite să le împărțim în trei tipuri:

    1. documente obligatorii pe care trebuie să le aibă toate organizațiile;
    2. documente obligatorii care trebuie completate în anumite circumstanțe (de exemplu, nedezvăluirea secretelor atunci când lucrează într-o întreprindere secretă);
    3. documente recomandate pentru executare, dar nu obligatorii.

    Tocmai la acest tip de documente de personal se referă fișa postului: nu este necesar să se întocmească, dar este foarte recomandabil.

    Deci, merită să începeți prin a defini fișa postului. Se pare că toată lumea știe despre ce este vorba în acest document, dar cel mai probabil doar câțiva cunosc definiția clară a termenului.

    Descrierea postului este un document organizatoric și juridic care definește principalele funcții, îndatoriri, drepturi și responsabilități ale unui angajat al unei organizații atunci când desfășoară activități într-o anumită funcție.

    Cu alte cuvinte, fișa postului este cea care face posibilă distincția între drepturile și responsabilitățile angajaților, precum și stabilirea unei interacțiuni clare și de înțeles între reprezentanții diferitelor poziții.

    Astăzi, pregătirea fișelor postului este obligatorie numai pentru funcționarii publici (articolul 27 din Legea din 27 iulie 2004 nr. 79-FZ „Cu privire la serviciul public de stat al Federației Ruse”). În alte cazuri, documentul se întocmește numai la nevoie (Scrisoarea Rostrud din 08.09.2007 Nr. 3042-6-0).

    De ce ai nevoie de o fișă a postului?

    Aceasta este probabil o întrebare pe care și-o pun mulți experți. Cu toții am studiat la universități, știm ce avem de făcut în profesia noastră, ce responsabilități pot fi atribuite unui angajat. Deci merită să semnezi un astfel de document? Răspunsul este un da clar.

    Departamentul Juridic Serviciul federal pe Muncă și Angajare a explicat necesitatea unei fișe a postului:

    « Codul Muncii nu conține nicio mențiune despre fișa postului, deși fișa postului este un instrument de reglementare integral relaţiile de muncă. Acesta nu este doar un document formal, ci un document care definește sarcinile, cerințele de calificare, funcțiile, drepturile, îndatoririle, responsabilitățile angajatului... O fișă a postului este necesară atât în ​​interesul angajatorului, cât și al angajatului. Absența unei fișe a postului în unele cazuri împiedică angajatorul să efectueze un refuz justificat de angajare (deoarece poate conține cerințe suplimentare legate de calitati de afaceri angajat), evaluează în mod obiectiv activitățile angajatului în perioada respectivă perioada de probă, distribuie funcțiile de muncă între angajați, transferă temporar salariatul la un alt loc de muncă, evaluează integritatea și caracterul complet al îndeplinirii funcției de muncă de către salariat...”

    Mai simplu spus, o fișă a postului este un document care te va ajuta să eviți situații controversate, precum și simplifica semnificativ procesul de luare în considerare a acestora dacă astfel de situații apar în timpul lucrului.

    Standardul profesional ca bază a fișei postului

    Prin ordinul Ministerului Muncii al Rusiei din 6 mai 2015 nr. 276n, a fost aprobat standard profesional„Specialist în suport organizatoric și documentar pentru managementul organizației”. A făcut ajustări semnificative la cerințele pentru functii de munca grefieri (cunoștințe, abilități, acțiuni necesare). Acest lucru se datorează dezvoltării constante a tehnologiilor moderne de informare și comunicare, care sunt din ce în ce mai mult introduse și utilizate atunci când se lucrează cu documente.

    Standardul profesional a devenit un fel de cadru pentru întocmirea fișelor de post pentru un funcționar, secretar administrativ și secretar de manager. Prezintă toate drepturile și responsabilitățile unui specialist și indică nivelurile necesare de cunoștințe și responsabilitate.

    Secțiuni de descriere a postului

    O descriere a postului constă de obicei din cinci secțiuni:

    1. Prevederi generale
    2. Responsabilitățile postului
    3. Drepturi
    4. Responsabilitate
    5. Relații

    Standardul profesional de „Specialist în suport organizatoric și documentar pentru managementul organizației” va permite, pe baza caracteristici de calificare, elaborați o descriere a postului mai detaliată și utilă.

    Prevederi generale

    Această secțiune a fișei postului în prima parte are o listă destul de standard de date necesare:

    • denumirea completă a funcției și unitatea structurală;
    • scop general posturi;
    • cui raportează direct angajatul;
    • procedura de numire și eliberare din funcție;
    • o listă cu toate documentele necesare îndeplinirii sarcinilor dumneavoastră;
    • cerințe de calificare (nivel de educație, experiență de muncă), precum și cerințe pentru cunoștințe specialeși aptitudini.

    A doua parte, legată de cerințele pentru funcțiile de muncă ale funcționarilor, merită o atenție deosebită. Deci, printre aptitudinile necesare, se indică lucrul cu întregul set de resurse de informare și documentare ale organizației; utilizarea sigură a bazelor de date, inclusiv a celor la distanță; cunoașterea sistemelor de referință și juridice și a sistemelor automate de contabilitate, înregistrare și control; capacitatea de a utiliza tehnologiile moderne de informare și comunicare pentru a lucra cu documente. Sunt puse cereri mari cunoștințe suplimentare necesare: acum un specialist care deține funcția de funcționar trebuie să înțeleagă sistemele electronice de gestionare a documentelor, să cunoască tehnologiile moderne de informare pentru lucrul cu documente, reguli pentru crearea și menținerea bazelor de date cu documente oficiale într-o organizație, reguli pentru stocarea fișierelor, inclusiv a documentelor cu acces limitat, cerințele de protecție a muncii și multe altele.

    Responsabilitățile postului

    După cum sugerează și numele, a doua secțiune ar trebui să descrie în mod clar și clar tipurile de muncă care trebuie efectuate de un angajat care deține funcția de funcționar. Merită să descriem în detaliu acțiunile de muncă ale angajatului în organizarea muncii cu documente, procesarea și depozitarea acestora.

    Lucrul cu documente:

    • recepția și procesarea primară a documentelor primite;
    • revizuirea prealabilă și sortarea documentelor în înregistrate și neînregistrate;
    • pregătirea documentelor primite pentru revizuire de către manager;
    • înregistrarea documentelor primite;
    • organizarea livrării documentelor către artiști interpreți;
    • menținerea unei baze de date cu documentele organizației;
    • efectuarea de lucrări de informare și referință;
    • procesarea și trimiterea documentelor de ieșire;
    • organizarea lucrărilor de înregistrare, contabilitate, păstrare și transfer a documentelor curente de lucru de birou către unitățile structurale relevante;
    • controlul asupra executării documentelor în organizaţie.

    Stocarea curentă a documentelor:

    • elaborarea unei liste a afacerilor organizației;
    • verificarea corectitudinii documentelor și a marcajelor la executarea acestora înainte de a fi întocmite într-un dosar pentru stocarea ulterioară;
    • formularea titlurilor cazurilor și determinarea perioadelor de păstrare a acestora;
    • formarea cazurilor;
    • controlul distribuirii si clasarii corecte si la timp a documentelor in dosare.

    Procesarea cazurilor pentru depozitarea ulterioară:

    • verificarea perioadelor de păstrare a documentelor, întocmirea unui protocol de lucru al comisiei de experți privind pregătirea documentelor pentru păstrare, un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării;
    • întocmirea unui inventar intern al dosarelor pentru documente deosebit de valoroase;
    • înregistrarea fișierelor pentru stocare permanentă, pe termen lung;
    • proiectarea copertei dosarelor pentru stocare permanentă, pe termen lung;
    • întocmirea unui inventar de cutii de depozitare permanente, pe termen lung;
    • transferul cazurilor în arhivele organizației.

    Drepturi. Responsabilitate. Relații

    Ultimele trei părți ale fișei postului nu au instrucțiuni reglementate. De regulă, ele indică puterile angajatului; se stabilesc criterii de evaluare a muncii, forme de responsabilitate pentru rezultatele și consecințele activităților proprii; toate informațiile relațiile interne și externe sunt notate, necesare angajatului să-și facă treaba.

    Vă rugăm să rețineți! Fișa postului trebuie furnizată angajatului înainte de a începe să-și îndeplinească atribuțiile. După citirea documentului, angajatul trebuie să-l semneze, indicând astfel acordul cu cerințe de calificare, drepturi și responsabilități, precum și nivelul de responsabilitate și penalități în cazul neîndeplinirii sau încălcării fișei postului.

    TELEVIZOR. Voitsehovici



    Citeşte mai mult: