Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

O parte integrantă a fluxului de lucru al unei companii este pregătirea și primirea scrisorilor oficiale.

Există mai multe tipuri de aceste documente, întocmite în conformitate cu anumite cerințe, care vor fi discutate în acest articol.

Una dintre modalitățile de a face schimb de informații comerciale este emiterea unei scrisori oficiale. Aceste documente constituie o parte esențială a documentației de intrare și de ieșire a oricărei companii sau organizații.

Există 3 tipuri de litere:

• personal;
• semi-formal (de obicei despre o solicitare a unor informații);
• afaceri (cu alte cuvinte, oficial).

Ultimul tip este cel mai comun și mai divers. Textul scrisorii oficiale trebuie întocmit în conformitate cu cerințele eticheta de afaceri.

Astfel de documente exprimă salutări cu o ocazie specială, felicitări, urări, transmit orice informație legată de afaceri etc. De exemplu, scrisori de multumire ajută la consolidarea parteneriatelor între întreprinderi sau angajații acestora.

Există mai multe tipuri de scrisori oficiale:

• publicitate;
• însoțitor;
• informativ;
• garanție;
• instructiv;
• pretenții;
• comercial;
• scrisori de notificare;
• scrisori de confirmare;
• scrisori care conțin o cerere, un răspuns, o solicitare sau o memento a unui eveniment.

Documentul trebuie întocmit pe o coală de hârtie A4 sau un antet special al companiei. În primul caz, sunt necesare detaliile organizației care a trimis scrisoarea.

Utilizarea hârtiei A5 este permisă, dar se bucură de mare încredere din partea clienților și a contrapărților formularul oficialîntreprinderilor.

• „pălărie” (detalii companie);
• data scrierii;
• scopul recursului (esența principală a scrisorii);
• concluzie (scurt rezumat, cerere, așteptarea unui răspuns la o întrebare etc.);
• informații despre expeditor și metoda de feedback;
• aplicatii.

Atunci când scrieți corespondența de afaceri, este important să respectați anumite reguli și stil de comunicare, despre care vor fi discutate mai jos.

Detalii

Dacă cererea se face pe antet companiei, nu este nevoie să reintroduceți detaliile. Expeditorul are dreptul de a adăuga site-ul web al organizației, numele complet și numărul de telefon al oficialului care a pregătit textul documentului.

Detalii care sunt de obicei indicate cu litere:

• Numele companiei;
• Cod OKPO și/sau OKUD;
• sigla organizației (dacă întreprinderea este de stat sau municipală, este indicată emblema statului);
• adresa poștală, e-mail și legală;
• numere de telefon și fax;
• detalii bancare;
• informatii despre destinatar;
• semnătura expeditorului.

Dacă scrisoarea este un răspuns la un apel din partea unui cetățean sau organizație, antetul acesteia trebuie să includă un link către documentul în care a fost adresată întrebarea și data la care a fost compilată. În plus, după detaliile din centru trebuie să scrieți numele scrisorii (de exemplu, „Decizie”, „Notificare”, etc.).

Un document este considerat valabil dacă indică data efectivă a executării lui și a trimiterii ulterioare către destinatar.

Scopul recursului

În această parte a textului, trebuie să indicați motivele pentru care ați contactat compania. Dacă motivul a fost orice eveniment (de exemplu, o hotărâre judecătorească sau achiziționarea unui produs de calitate scăzută), documentul trebuie să se refere la acest factor și să-și fundamenteze poziția cu ajutorul probelor.

Dacă este necesar, expeditorul îl atașează la scrisoarea principală dovezi documentare pozitia ta.

Concluzie

În această parte, persoana care contactează organizația folosind o scrisoare de afaceri enumeră concluziile pe care le-a tras pe baza observațiilor descrise mai sus, prezintă cereri sau sugestii, pune o întrebare etc.

În practică, scrisorile formale pot include doar partea finală.

Informații despre expeditor

De obicei, informațiile personale despre expeditor sunt indicate în antetul documentului. Semnătura solicitantului trebuie să apară la sfârșitul scrisorii de afaceri. De obicei, această responsabilitate cade pe umerii șefului întreprinderii și, în absența acestuia, a unui funcționar autorizat (de exemplu, un adjunct).

În cazul în care contestația este trimisă la inițiativa unui cetățean sau a unui antreprenor individual, pe document se aplică o semnătură personală. individualși numele său complet.

Aplicații

Nu sunt o completare obligatorie la scrisoare, dar dacă este necesar sunt atașate documentului pe foi separate.

Conținutul documentului este descris într-un limbaj simplu și ușor de înțeles, fără a folosi expresii grosolane sau neculte. Este recomandat să compuneți textul într-un volum care să nu depășească o pagină sau o foaie (dacă este completat pe ambele fețe).

Principalele caracteristici ale unor astfel de scrisori:

• continutul informatiilor;
• concizie.

Încheiem seria „Și asta este totul despre el” cu un articol despre declarații. Acesta este un tip specific de document, al cărui conținut, regulile de pregătire și fluxul documentelor depind de cine se adresează cui.

În acest articol vom lua în considerare trei tipuri principale de declarații:

• o scrisoare de cerere comercială trimisă de o organizație către alta;
• o cerere trimisă de o persoană unei organizații;
• declarația angajatului transmisă angajatorului.

Nu atingem un alt tip de afirmație – pretenții – pentru că secretara nu lucrează cu ei.

Toate cele trei tipuri de declarații enumerate au propriile lor caracteristici nu numai în pregătirea și pregătirea, ci și în munca de birou.

Scrisoare de cerere comercială

Scopul unei cereri de scrisoare de afaceri, pe care o organizație o adresează alteia, este de a indica poziția organizației care trimite, de a-și exprima atitudinea față de problemă și de a oferi o rațiune și o procedură pentru rezolvarea situației. Declarația nu pune întrebări, conține o viziune asupra situației uneia dintre părți.

Din paragraful anterior reiese că scrisorile de cerere „în timp de pace” nu sunt scrise, de obicei, la care se recurge doar în pragul unui conflict de interese sau chiar al unui conflict între două companii pentru documentarea și informarea celeilalte părți; atitudinea lor față de problemă.

Ce tip de scrisoare ar trebui să aleg?

Există o linie fină între o scrisoare de cerere, o scrisoare de cerere sau o scrisoare de cerere. Pentru a fi sigur de alegerea corectă a tipului de scrisoare, trebuie să înțelegeți: va fi declara despre ceva sau se va mai întâmpla cerere a face ceva destinatarului?

O scrisoare de cerere de afaceri este întocmită pe antet și are un set standard de detalii pentru o scrisoare de afaceri.

În conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru înregistrarea documentelor” formularul de scrisoare conține următoarele detalii:

• emblema unei organizații sau a unei mărci comerciale (marca de serviciu), emblemă de stat Federația Rusă sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse, dacă instituția are dreptul de a plasa aceste semne pe antetele sale;
• codul de organizare;
• numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice;
• numele organizației;
• informații de referință despre organizație.

La pregătirea unei cereri ca tip de scrisoare de afaceri se întocmesc următoarele detalii obligatorii:

• data documentului;
• numărul de înregistrare a documentului;
• destinaţie;
• titlul textului;
• textul documentului;
• semnătură;
• marca despre interpret;
• o notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar (eliberată pe copia de viză a scrisorii).

O notă care indică prezența aplicației este emisă dacă aceasta este disponibilă.

Semnăturile de aprobare a documentului se întocmesc pe copia de viză a scrisorii, dacă regulile interne Există un proces de certificare a proiectelor de scrisori.

O scrisoare de cerere comercială este prezentată în Exemplul 1.

Spre deosebire de o scrisoare de afaceri obișnuită, textul declarației nu începe cu o adresă către oficial- către destinatar, și de la numele tipului de scrisoare. Acest lucru subliniază faptul că documentul nu pur și simplu transmite informații, ci exprimă poziția de principiu a autorului său.

Munca de birou scrisori de afaceri- cererile sunt procesate în mod standardizat, în conformitate cu regulile interne ale organizației de trimitere și ale organizației de primire.

Nu se știe la ce va duce conflictul de interese al companiilor: dacă se va putea rezolva problema prin negocieri sau dacă va fi necesară implicarea avocaților și implicarea în proceduri judiciare, dar, în orice caz, acceptarea a unei scrisori de cerere a unei organizații de la alta echivalează cu faptul că prima companie este informată despre poziția celei de-a doua.

Aplicație la o organizație de la o persoană

Să privim acest document din punctul de vedere al părții care primește.

O atenție deosebită trebuie acordată procesării cererilor de la persoane fizice. Protejarea intereselor solicitanților este Legea federală din 2 mai 2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse” (modificată la 24 noiembrie 2014; denumită în continuare Legea federală nr. 59-FZ).

Este o greșeală să crezi că efectul său se aplică numai la organisme guvernamentale, organe administrația localăŞi organizatii bugetare. Acesta nu a fost cazul de mult timp. În 2013, această listă a fost completată de organizații „încredințate cu implementarea unor funcții semnificative din punct de vedere public”. Nicăieri nu există o definiție clară a ceea ce sunt aceste funcții, dar din formulare este clar că acest concept este destul de larg și teoretic orice organizație ai cărei clienți sunt persoane fizice poate „cădea în el”.

Spre deosebire de o scrisoare de cerere comercială, o declarație a unei persoane poate fi o cerere, o cerere sau o reclamație. Să ne uităm la definiția cuvântului „afirmație”:

Dicționarul nostru

Declaraţie - cererea unui cetățean de asistență în punerea în aplicare a drepturilor și libertăților sale constituționale sau a drepturilor și libertăților constituționale ale altor persoane sau un mesaj despre încălcarea legilor și a altor acte legislative de reglementare, deficiențe în activitatea organelor de stat, a autorităților locale și a funcționarilor, sau critici la adresa activităților acestor organisme și persoane funcționare

O companie își poate dezvolta propria formă convenabilă a unei aplicații standard de la o persoană și o poate face disponibilă publicului. Dar este imposibil să faceți acest formular obligatoriu și să nu acceptați o cerere doar pentru că nu este întocmit așa cum ar trebui să fie. Oamenii nu sunt obligați să cunoască despre existența formularului de cerere dezvoltat de companie și nici să folosească internetul, de unde acest formular poate fi descărcat. Legea federală nr. 59-FZ definește setul minim de blocuri de informații în circulație:

Extracţie

din Legea federală nr. 59-FZ

Articolul 7. Cerințe pentru o cerere scrisă

1. În apelul său scris, un cetățean trebuie să indice fie numele organului de stat sau al autorității locale la care trimite o contestație scrisă, fie numele de familie, prenumele, patronimul funcționarului în cauză sau poziția persoanei relevante. , precum și numele său de familie, prenumele, patronimul (cel din urmă - dacă este disponibil), adresa poștală la care trebuie trimis răspunsul, o notificare de transmitere a contestației, stabilește esența propunerii, declarației sau reclamației, pune semnătura personală și data.

După cum puteți vedea, setul este minim și nu putem obliga solicitanții noștri să-și indice nici măcar telefoanele mobile. Se poate recomanda doar includerea metodelor de comunicare operațională în declarații.

"Ești liber să alegi..."

O persoană poate completa o cerere după cum dorește:

manual sau în formă tipărită;

numiți-o „declarație”, „apel”, „cerere” sau nu o numiți deloc;

scrieți pe scurt și la obiect sau furnizați-vă propria autobiografie detaliată;

și, de asemenea, trimiteți documentul prin poștă sau aduceți-l personal.

Organizația este obligată să accepte cererea dacă aceasta conține informațiile minime necesare.

Cererea unei persoane, care a fost supusă procesării inițiale la biroul companiei destinatare, este prezentată în Exemplul 2.

Organizația decide singură dacă va separa cererile cetățenilor în gestionarea separată a evidențelor. Vă recomandăm să faceți acest lucru dacă:

• aplicații mai mult de 10% din volumul total al fluxului de documentație de intrare;
• La ele lucrează angajați special autorizați (centru de servicii pentru clienți, departament de daune etc.);
• pe baza cererilor de la persoane, organizația își desfășoară activitățile de bază.

Dacă o organizație este obișnuită să lucreze în conformitate cu regulile muncii tradiționale de birou, atunci nu trebuie să-și facă griji prea mult cu privire la îndeplinirea cerințelor Legii federale nr. 59-FZ. ÎN conditii standard cererile trec pe aceeași cale ca și alte documente primite. Regulile de lucru cu ele practic nu diferă de cele general acceptate și chiar permit unele libertăți în gestionarea cererii, în special pot trece trei zile între acceptare și momentul înregistrării acesteia prin lege. Termenul de răspuns este de 30 de zile de la data înregistrării cererii scrise.

Aplicație în managementul evidenței personalului

Un nivel special de declarații sunt declarațiile de personal. Scopul acestor documente este de a exprima cererea sau voința salariatului către angajator.

Formularul de aplicare pentru resurse umane este relativ gratuit. Nimeni nu cere angajaților să cunoască nuanțele detaliilor de înregistrare, așa că este suficient să se respecte minimul necesar.

În opinia noastră, cererile de personal ar trebui scrise exclusiv de mână de către angajații înșiși. Nu există obligații conform legislației muncii în acest sens. Dar este mult mai dificil să contestați în instanță o declarație scrisă cu propria mână decât una care a fost tastata pe computer (semnătura de mână este doar semnătura autorului). În acest din urmă caz, angajatul poate pretinde că a fost obligat să semneze un text gata făcut.

• La cine de la cine. Destinatarul cererii de personal este angajatorul - prima persoană din organizația în care lucrează autorul cererii. El a fost cel care l-a angajat pe autor, și nu șeful departamentului HR, prin urmare cererea va fi scrisă pe numele șefului (director general, director, președinte etc.) al companiei. Numele, inițialele și funcția managerului sunt scrise în partea de sus a foii de cerere, mai aproape de marginea din dreapta, în cazul dativ.

Întrucât angajații nu au propriul formular pentru scrisori, aici trebuie introduse informații despre autorul cererii. Trebuie să scrieți în întregime numele de familie, prenumele, patronimicul și unitatea structurală. Dacă angajatul își cunoaște numărul de personal, este bine, dar aceasta nu este o informație obligatorie.

Sub această informație, în centrul rândului, este scris denumirea tipului de document - o declarație, apoi pe o nouă linie este menționat textul declarației - cererea sau exprimarea voinței angajatului. Cererea se completează cu semnătura personală a angajatului și data întocmirii documentului.

Intrebare pe subiect

Cum se scrie corect cuvântul „afirmație”?

Există două forme de scriere a numelui unui tip de document: cu majusculă fără punct la sfârșit (ca în Exemplul 3) și cu literă mică cu un punct la sfârșit.

Forța juridică a enunțului nu este afectată în niciun fel de forma în care este scris cuvântul. A doua opțiune este considerată depășită, dar are tot dreptul să existe.

Când ar trebui un angajat să declare o cerere într-o declarație și când este suficientă o contestație verbală către departamentul de resurse umane?

Dacă Codul Muncii vorbește direct despre o „declarație scrisă a angajatului”, atunci această întrebare nu se pune. În alte cazuri, este reglementată fie de regulile interne ale organizației, fie de oportunități. De exemplu, cel mai bine este ca o angajată să își depună în scris cererea de modificare a documentelor în legătură cu schimbarea numelui de familie, în ciuda faptului că legislația muncii nu prevede prevederi speciale în acest sens. Astfel de modificări sunt inițiate printr-un ordin al angajatorului, iar o declarație scrisă de mână a angajatului însoțită de o copie a certificatului de căsătorie va deveni baza pentru emiterea unui ordin.

În organizațiile mari, unde există câteva zeci sau chiar sute de oameni per angajat al departamentului de resurse umane, cererea angajatului este acceptată sub forma unei cereri doar pentru ca ofițerul de resurse umane pur și simplu să nu uite de ea.

ÎN firme mici, în cazul în care Codul Muncii al Federației Ruse nu necesită o declarație scrisă, vă puteți descurca cu o cerere orală sau o conversație direct cu șeful organizației, care poate da instrucțiuni muncitor de personal pentru a rezolva problema.

• Fluxul de documente al aplicațiilor de personal. Angajații departamentului de resurse umane au nevoie de copii originale ale declarațiilor angajaților. Ulterior, după cum sa menționat deja, multe dintre ele vor deveni baza pentru comenzile privind personalul. Dar angajatul are tot dreptul să monitorizeze soarta cererii sale și să primească confirmarea de la angajator că documentul a fost acceptat de acesta.

Important!

Înregistrați cererea angajatului ca document de intrare este interzis. Acest lucru se face adesea pur și simplu pentru că nu știu cum altfel să confirme primirea acestuia.

Între timp există două moduri de a înregistra o aplicație corect.

Confirmarea faptului că angajatorul a acceptat cererea angajatului poate fi:

• înregistrarea cererii într-o bază de date specială. De asemenea, nu se recomandă introducerea unei cereri de personal în registrul documentelor interne: este foarte ușor să încălcați legislația privind datele personale. Cel mai bine este ca secretara să aibă o specială revista electronicaînregistrare pentru cereri de personal, note oficiale și explicative și documente similare.

Numărul de înregistrare al cererii se lipește pe exemplarul acesteia. O copie împreună cu numărul este oferită angajatului. Dacă un angajat vine cu două copii ale cererilor, înainte de a pune numărul, secretarul trebuie să le compare (asigură-te că sunt identice);

• procesul-verbal de acceptare a cererii formulat de secretar pe copie. Dacă nu există un jurnal de înregistrare, iar angajatul insistă asupra confirmării admiterii, secretarul poate face următoarea înregistrare pe o copie a cererii:

Intrarea afirmă:

• faptul acceptarii documentului;
• data (obligatoriu!);
• funcția, semnătura personală și transcrierea semnăturii angajatului care acceptă.

Cererea angajatului este transmisă direct șefului organizației, care o examinează și ia o rezoluție, de exemplu:

La departamentul HR. Pregătește o comandă.

Davydov 17.09.2015

Relua

1. O cerere este un document, a cărui formă și reguli de flux de documente depind de destinatar și destinatar.
2. O scrisoare-solicitare de afaceri are scopul de a exprima poziția organizației de trimitere asupra unei probleme controversate.
3. Se recomandă ca o cerere trimisă unei organizații de către o persoană să fie procesată în conformitate cu Legea federală nr. 59-FZ.
4. Declarații în managementul înregistrărilor de personal sunt expresia scrisă a voinței angajatului și servesc adesea drept bază pentru emiterea de comenzi pentru personal.

Aveți întrebări urgente pentru organizație care ar trebui înregistrate? În acest caz, redactarea unei contestații scrise este indispensabilă. Cu toate acestea, nu totul este atât de simplu pe cât pare. Scrierea unei scrisori de afaceri competente este o intreaga stiinta. Și nu ar strica toată lumea să învețe sau să-și amintească abilitățile de bază de compilare.

• Computer (laptop);
• Editor de text;
• E-mail.

Dacă utilizați metoda manuala scris, veți avea nevoie și de o imprimantă pentru imprimare.

1. Numele organizației la care aplicați;
2. Numele complet al directorului organizației sau al persoanei responsabile;
3. adresa instituției;
4. Data cererii;
5. Orașul de aplicare.

Elementele de „antet” de dorit includ și coordonatele companiei - fax, telefon, adresă de e-mail, OKPO, OGRN, INN/KPI. Depinde de subiectul contestației și de organizația în sine.

• Scrisori promoționale;
• Scrisori de recomandare;
• Scrisori de informare;
• Scrisori de intentie;
• Scrisori de recunoștință;
• Scrisori de felicitare;
• Scrisori de instruire;
• Scrisori de anchetă;
• Scrisori de cerere;
• Scrisori de răspuns;
• Scrisori de notificare;
• Scrisori de invitație.

În funcție de tipul de apel pe care îl utilizați, formulați corect conținutul. De exemplu, dacă scrieți o recenzie pozitivă pentru o organizație, ar trebui să descrieți în detaliu motivul solicitării dvs., ce anume v-a plăcut și așa mai departe.

Descărcați de pe portalul nostru:

Etapa finală a oricărei scrisori de afaceri este data și semnătura. La prima vedere, un detaliu nesemnificativ, dar foarte important. Este recomandabil să semnați manual pe un document tipărit. Dacă reprezentați interesele unei companii, utilizați stema sau sigiliul facsimil al acesteia. Scrisoare de scrisori competente organizarea potrivită

Conform GOST R 7.0.82013 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții „destinatar” este un detaliu al documentului care conține informații despre destinatarul documentului (clauza 67).

Cerința „Destinatar” este utilizată în scrisorile de afaceri și în informațiile interne și în documentele de referință (rapoarte și memorii, declarații etc.).

Detaliile „Destinatar” includ:

• numele destinatarului (destinatarul scrisorii);
• adresa poștală sau numărul de telefon, numărul de fax, adresa de e-mail.

Destinatarul scrisorii poate fi:

• oficial/mai mulți funcționari;
• organizare;
• unitatea structurală a organizației;
• grup de organizații;
• individual.

DESTINAT – OFICIAL

Conform GOST R 6.30-2003, inițialele sunt scrise înaintea numelui de familie al oricărui oficial. Dacă scrisoarea este trimisă la seful unei agentii guvernamentale, atunci numele organizației este inclus în funcție, numele complet. sunt indicate în cazul dativ, inițialele sunt scrise înaintea numelui:

Dacă scrisoarea este adresată către manager organizare comercială , atunci funcția include denumirea organizației indicând forma organizatorică și juridică (în formă completă sau prescurtată), inițialele sunt scrise înaintea prenumelui:

Dacă scrisoarea este adresată şef adjunct, numele organizației este inclus în titlul postului. Numele de familie este indicat în cazul dativ:

Dacă destinatarul documentului este şef al unei unităţi structurale, apoi mai întâi se indică numele organizației în cazul nominativ, apoi în cazul dativ numele funcției persoanei indicând unitatea structurală, de exemplu:

Conform clauzei 5.15 din noul GOST:

• la adresarea unei scrisori unui funcționar, inițialele sunt plasate după nume de familie;
• înaintea numelui de familie este permisă abrevierea „Mr.” (Domnul) dacă destinatarul este bărbat, sau „Doamna (Doamna)” dacă destinatarul este o femeie:

DESTINAR – ORGANIZARE

Dacă scrisoarea este adresată unei organizații, atunci numele acesteia (complet sau prescurtat) este indicat în cazul nominativ:

Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele complet sau prescurtat, de exemplu:

Adresarea către o organizație este folosită în cazurile în care expeditorul nu știe cine este șeful organizației, numele de familie, inițialele.

DESTINAR - DIVIZIUNEA STRUCTURALA

Documentul poate fi adresat unei unități structurale a organizației. De regulă, această metodă de abordare este posibilă dacă luarea în considerare a problemei căreia îi este dedicată scrisoarea este de competența unității structurale.

Când se adresează un document unei unități structurale a unei organizații, numele organizației este indicat în cazul nominativ în cerința „Destinatar”, mai jos - numele unității structurale în cazul nominativ, de exemplu:

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic.

DESTINAT - PERSOANA FIZICA

Înregistrarea detaliilor „Destinatarului” la efectuarea corespondenței cu persoane fizice are propriile sale caracteristici. Mai întâi, indicați numele de familie în cazul dativ, apoi inițialele și apoi adresa poștală:

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic.

DESTINATĂ - MAI MULTE ORGANIZAȚII
SAU DIVIZIUNI STRUCTURALE

O scrisoare de afaceri poate avea mai mulți destinatari. GOST R 6.30-2003 stabilește o metodă de formatare generalizată a destinatarilor la trimiterea de scrisori către mai multe organizații omogene sau către mai multe divizii structurale ale unei organizații. Există două opțiuni pentru proiectarea recuzitei aici.

Opțiunea 1: indicați mai mulți destinatari în atributul „Destinatar”. Această opțiune de proiectare este utilizată atunci când scrisoarea este adresată unei organizații sau oficiali (acesta este destinatarul principal) și, pentru informare, unui număr de alte organizații sau oficiali.

Adresarea este oficializată ca de obicei în colțul din dreapta sus ca o listă a detaliilor „Destinatar” pentru fiecare organism/organizație sau unitate structurală a organizației.

În același timp cantitate totală Nu ar trebui să existe mai mult de patru destinatari.

Toți destinatarii sunt înscriși pe documentul propriu-zis, cuvântul „Copie” nu este indicat înainte de al 2-lea, al 3-lea și al 4-lea destinatar.

În acest caz, toate copiile tipărite ale scrisorii sunt semnate ca originale. Fiecare exemplar este sigilat într-un plic separat, cu o adresă poștală pe el. organizatie specifica sau subdiviziune structurală.

Opțiunea 2: indicați destinatarul în general, dacă trimitem un document unui grup de organizații (șefi de organizații) de același tip sau către diviziuni structurale(sucursale, reprezentanțe etc.) ale unei organizații:

Dacă numărul destinatarilor este mai mare de patru, se întocmește o listă suplimentară pentru trimiterea scrisorii (lista de corespondență), care indică destinatarii anumiți și adresele acestora. O notă despre aceasta este făcută în atributul „Destinatar”:

Nu există un formular aprobat pentru lista de corespondență a scrisorilor. Forma fișei poate fi fixată în instrucțiunile de gestionare a biroului organizației. De fapt, foaia de corespondență este atributul „Destinatar” transferat pe o foaie separată, ceea ce înseamnă că conținutul său trebuie să corespundă acestui atribut. Detaliul „Destinatar” conține trei blocuri de informații: numele organizației, funcția, parafa și prenume. În lista de corespondență pentru scrisoare, reproducem aceleași blocuri de informații, dar le plasăm pe o linie mai degrabă decât pe partea dreaptă a foii. De asemenea, puteți aranja datele sub formă de tabel. Ordinea destinatarilor poate fi arbitrară, dar este mai bine să le aranjați alfabetic.

Informațiile despre numărul și data scrisorii trimise sunt introduse după înregistrarea acesteia (Exemplul 1).

Toate scrisorile trimise unui grup de destinatari au un număr de înregistrare de ieșire, numărul de intrare pentru toate scrisorile va fi diferit.

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic.

AMPLASAREA DETALIILOR „DESTINARUL” PE FORMULAR

Detaliul „Destinatar” se află în partea dreaptă sus a documentului (pe un formular cu detalii unghiulare) sau în dreapta sub detaliile formularului (pe un formular cu detalii longitudinale). Locația cerinței „Destinatar” este afișată în Anexa B la GOST R 6.30-2003:

• pe un formular cu detalii de colt - Exemplul 2;
• pe un formular cu detaliile dispuse longitudinal - Exemplul 3.

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic. Atributul „Destinatar” rămâne în același loc.

PROBLEME TEHNICE

• Elementele recuzitei „Destinatar” ar trebui separate prin intervale?

Detaliul „Destinatar” ocupă de obicei mai multe rânduri.

În clauza 6.1 Recomandări metodologice privind implementarea GOST R 6.30-2003 (aprobat de Rosarkhiv) se spune că detaliile unui document constând din mai multe linii sunt tipărite cu o singură spațiere. Componentele detaliilor „Destinatar”, „Ștampila de aprobare a documentului”, „Marca prezenței unei cereri”, „Ștampila de aprobare a documentului” sunt separate între ele prin spațiere de 1,5-2 rânduri.

O normă similară este cuprinsă în noul GOST R 7.0.97-2016 în secțiunea 3, care stabilește cerințe generale pentru producerea documentelor: „Detaliile pe mai multe linii sunt tipărite cu o distanță între rânduri, părțile componente ale detaliilor sunt separate printr-o spațiere suplimentară”:

• Cum se aliniază atributul „Destinatar”?

Atributul cu mai multe linii „Destinatar” este proiectat aliniat de-a lungul marginii stângi a zonei ocupate de atribut sau centrat în raport cu cea mai lungă linie, de exemplu:

Scrisoare de garanție la adresa legală

O condiție obligatorie pentru înregistrarea la organul fiscal a unei persoane juridice nou create este prezența acesteia adresa legala, care va fi inclus în Unified registrul de stat persoane juridice.

Adresa legală a sediului organizației, în primul rând, determină apartenența sa teritorială la o anumită autoritate fiscală la care se vor depune rapoarte, iar în al doilea rând, toată corespondența oficială va fi trimisă la această adresă.

De obicei, o entitate juridică nou creată nu are propriul sediu, care poate fi înregistrat ca adresă juridică. În prezent, există o practică de a oferi proprietarilor de spații persoanelor juridice nou create o adresă legală pentru înregistrarea la organul fiscal.

Se folosește și acest serviciu organizații care operează care dintr-un motiv sau altul doresc să-și schimbe adresa legală.

Pentru a înregistra cu succes o entitate juridică nou creată sau pentru a schimba o adresă juridică, trebuie furnizată autorității fiscale o scrisoare de garanție din partea proprietarului spațiilor.

Scrisoare de garanție. în primul rând, se întocmește pe antetul organizației - proprietarul sediului, care trebuie să reflecte toate detaliile acestuia: adresa locației, OGRN, TIN, numere de telefon, precum și denumirea organismului la care se depune această scrisoare. .

Scrisoarea de garanție trebuie să conțină obligația proprietarului sediului de a furniza persoanei juridice nou create o adresă juridică specifică pentru înregistrarea acesteia la adresa specificată, indicând denumirea completă a organizației înregistrate.

Scrisoarea de garanție trebuie să fie semnată de șeful întreprinderii care are dreptul de a dispune de proprietate.

Scrisoarea de garanție este însoțită de o copie a titlului de proprietate (certificat de proprietate), precum și de o copie a planului de etaj.

În cazul în care adresa juridică este furnizată de o persoană fizică - proprietarul apartamentului, atunci Scrisoarea de garanție se întocmește în același mod ca o persoană juridică cu atașarea obligatorie a unei copii a certificatului pentru spațiul de locuit.

O astfel de scrisoare de garanție poate fi furnizată doar de proprietarul apartamentului.

Vezi mai multe

Exemplu de scrisoare de garanție

de la proprietarul sediului - persoană juridică

Exemplu de scrisoare de garanție

de la proprietarul spațiilor - o persoană fizică

Cum poate o persoană să răspundă la o scrisoare oficială a unei persoane juridice?

Texas Dissident Enlightened (35698) acum 2 ani

Începeți pur și simplu cu cuvintele: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră (cerere, cerere) datată (data) Nu. Vă informez despre următoarele.”

Sasha Balabuz Inteligenţă artificială(132266) acum 2 ani

Forma este așa

În colțul din stânga sus (retrageți-vă la 10 cm de tăietura de sus a foii).

Poziția destinatarului

Numele organizației în care lucrează destinatarul

Numele de familie al destinatarului, inițialele (la genitiv). Inaintea numelui de familie scrie "Domnul (Doamna)"

Sari peste o linie

Adresa destinatarului

În colțul din dreapta sus pe aceeași linie, poziția destinatarului este data trimiterii scrisorii dvs.

Sari peste 3 randuri si scrie IN STÂNGA sub detaliile destinatarului:

Numele tău de familie, inițialele în cazul nominativ

Mai jos, săriți peste rând, este adresa dvs. de acasă.

Sări peste 2 rânduri și scrieți: „La numărul dvs. 1811-BL din 28.09.12” (desigur, fără ghilimele).

Sări peste un rând și scrieți textul răspunsului la scrisoare. În același timp, încercați să evitați pronumele „Tău”, „Tău”, „Al tău” și scrie numele organizației de la care ți-a fost trimisă scrisoarea. Și scrieți-l la persoana a 3-a.

Sari peste 2 randuri si semneaza, iar in dreapta scrie mai intai initialele si apoi numele de familie.

Dacă trebuie să atașați unele documente, săriți peste 3 rânduri și scrieți sub semnătură: „Atașament” - numele cererii. Dacă este o copie, atunci scrieți „Copie a unui astfel de document - copie”. Dacă există mai multe copii, numerotați-le pe fiecare și scrieți un rând sub celălalt despre fiecare.

Plic: în colțul din dreapta JOS, repetați „titlul” destinatarului în aceeași ordine ca și în scrisoare. Adresa ta este pe spatele plicului.

Scrisoarea se trimite NUMAI prin scrisoare recomandată, cu confirmare de primire și contra unei chitanțe separate.

Încă un lucru: nu uitați să faceți o copie a scrisorii dvs.

Aspecte juridice

Exemplu de scrisoare de garanție către adresa legală de la proprietar pentru înregistrarea unui SRL. Formă. Conţinut. Semnificație juridică și practică la înregistrarea unei adrese juridice.

O scrisoare de garanție la adresa juridică de la proprietar pentru înregistrarea unui SRL este de fapt primul și singurul document legal (cu excepția certificatului de proprietate), document legal în care viitorul chiriaș (cumpărătorul adresei legale) și locatorul (în cazul nostru, vânzătorul adresei legale), își formalizează legal acordul că, în cazul producerii unor evenimente semnificative din punct de vedere juridic (înregistrarea unei persoane juridice), părțile vor încheia un contract de închiriere valabil. Forma și eșantionul scrisorii de garanție pot varia. De obicei, organismele guvernamentale care înregistrează persoane juridice nu sunt prea pretențioase cu privire la forma acestui document, cu toate acestea, mai jos voi furniza un exemplu de scrisoare de garanție complet verificat din punct de vedere legal și bine scris de la proprietar spații nerezidențiale, care trebuie depus la 46 MIFTS pentru înregistrarea unei adrese legale.

Din punct de vedere juridic

Pentru dreptate, voi observa imediat că chiar și o astfel de cerință de a furniza o scrisoare de garanție celor 46 de MIFTS pentru a verifica legalitatea furnizării unei adrese legale este în sine o încălcare directă a legii din partea angajaților celor 46 de MIFTS. (autoritatea de înregistrare a orașului Moscova). Acest document nu este inclusă în lista închisă a documentelor necesare și obligatorii depuse la fisc, și cu atât mai mult faptul înregistrării unei persoane juridice nu poate depinde de prezența sau absența unei scrisori de garanție!

În principiu, cei care doresc pot depune o inspecție în instanță și cu 100% probabilități vor câștiga cauza, dar merită o jumătate de an de viață să vizitezi cabinetele juridice și judiciare pentru plăcerea acestei mici victorii asupra sistemului? Fiecare își alege singur răspunsul, dar ca avocat cu mulți ani de experiență, sunt obișnuit să dau sfaturi care să facă viața clienților mei cât mai ușoară. Așa că sfatul meu pentru dumneavoastră este să aveți încredere în profesioniștii în înregistrare și împreună ne vom îndeplini acest mic capriciu al autorităților fiscale. Vă promit că o vom face corect, iar înregistrarea persoanei dumneavoastră juridice va fi cât mai rapidă și confortabilă, în primul rând pentru dumneavoastră.)

Să fim acum de acord condiționat că, pe baza realităților practicii de aplicare a legii, trimiterea unei scrisori de garanție pentru a verifica adresa juridică și înregistrarea ulterioară fără probleme a unei persoane juridice este obligatorie&hellip)

Mai multe despre scrisoarea de garanție

În general, însăși natura juridică a scrisorii de garanție este inițial mult mai largă și este utilizată pe scară largă în afaceri, dar acum nu voi intra în jungla juridică și vom vorbi despre scrisoarea de garanție exclusiv în contextul problemei. care ne interesează – confirmarea adresei legale de către proprietar. Aceste. atunci proprietarul unui spatiu (birou) nerezidențial îi garantează simultan viitorului chiriaș că va încheia o înțelegere cu acesta, iar în realitățile afacerii noastre, importanța scrisorii de garanție iese în prim-plan ca un confirmarea scrisă din partea proprietarului pentru autoritatea de înregistrare (46 MIFTS) a consimțământului său cu faptul că entitatea juridică nou creată a indicat în mod legal adresa sediului său ca adresă de locație (adresă juridică).

Importanța și obligația efectivă de a atașa o scrisoare de garanție de la proprietar la momentul depunerii dosarului de înregistrare la fisc a devenit deosebit de acută în ultimii ani. Nu este un secret pentru nimeni că inspectoratul fiscal, încă de pe vremea URSS, continuă să încerce să forțeze un antreprenor să se înregistreze la orice adresă legală anume și, cu persistența celei mai bune cereri, aproximativ o dată la unul sau doi ani își amintesc acest lucru. și a înaintat cereri și metode din ce în ce mai absurde de a trata companiile, pe care (fiscul) le consideră proiecte de o zi. În ultimii doi ani, amintindu-și această luptă mitică, MIFTS a decis că un document precum o scrisoare de garanție de la proprietar, furnizată chiar înainte de a fi luată decizia de înregistrare a unei persoane juridice, ar trebui să devină un panaceu.

Desigur, nicio scrisoare de garanție în scopul acestei lupte sfinte nu a avut și nu a avut niciodată cea mai mică utilizare practică. Oh bine. Nu suntem oameni lenesi. Au nevoie de o altă hârtie inutilă - bună. Nu ne va fi dificil să îl pregătim și să îl semnăm cu proprietarul adresei legale.)

Aș dori să subliniez încă o dată că nu există scrisori de garanție, precum și uneori o serie de alte documente, altele decât cele specificate la Legea federală N 129-ФЗ "О" înregistrare de stat persoane juridice şi antreprenori individuali„. Capitolul IV, articolul 12, funcționarii fiscali nu au dreptul de a cere prin lege. Inclusiv orice documente și verificări ale așa-zisei adresă legală!

Acum să ne hotărâm asupra formei. Ce este o scrisoare de garanție și ce garantează exact? Într-un sens larg, o scrisoare de garanție este o scrisoare comercială care conține confirmarea (garanția) a efectuării oricăror acțiuni sau a respectării anumitor condiții (de exemplu, momentul și faptul plății pentru produsele primite, munca efectuată sau serviciile prestate). Cu alte cuvinte, o scrisoare de garanție este o modalitate de a se asigura că părțile la o tranzacție îndeplinesc anumite obligații.

Dacă luăm în considerare acest concept în contextul înregistrării persoanelor juridice, atunci o scrisoare de garanție este un document furnizat de proprietarul spațiilor închiriate și care garantează locația organizației la o anumită adresă după înregistrarea acesteia.

Fiecare proprietar al unei adrese juridice întocmește, de obicei, o scrisoare de garanție în mod independent, dar personal, recomand să rămână la formularul meu de scrisoare de garanție către biroul fiscal.

Scrisoarea de garanție poate fi certificată printr-un sigiliu și trebuie să fie semnată de proprietar. Mulți proprietari încearcă să își facă documentele unice și vizibil diferite de scrisorile de garanție ale colegilor lor, pentru a minimiza astfel posibilitatea de a falsifica documente la adresa lor legală.

Eu, Yavlinsky Grigory Alekseevich, fiind administratorul (proprietarul) localului pe baza unei procuri din data de treizeci și unu decembrie două mii doisprezece (înscrisă în registrul de către notarul orașului Moscova Petrov Petrovici pentru nr. 7-312), eliberat de proprietarii spațiilor nerezidențiale (certificat de proprietate asupra unei părți a clădirii 23-ZhZ nr. 123456 din 01 ianuarie 2012), Ksenia Anatolyevna Sobchak și Valeria Ilyinishna Novodvorskaya. Vă informez prin prezenta despre următoarele:

Formulare de scrisori oficiale de la persoane fizice

Anularea serviciului

Scrisoarea este furnizată către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Reînnoirea înregistrării unui domeniu care este în curs de ștergere

Scrisoarea este furnizată către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Transferarea drepturilor de administrare a domeniilor către o altă persoană

Scrisoarea este trimisă de administratorul domeniului către Relcom.DS LLC. Transferul drepturilor asupra domeniilor (confirmarea intenției de a accepta domenii)

Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către persoana căreia îi sunt transferate drepturile de administrare a domeniilor. Schimbarea registratorului. Transferul unui domeniu pentru întreținere de la Relcom.DS LLC la un alt Registrar

Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către Administratorul Domeniului. Schimbarea registratorului. Transferul unui domeniu pentru service către Relcom.DS LLC de la un alt Registrator

Scrisoarea este trimisă de administratorul domeniului către Relcom.DS LLC. Efectuarea modificărilor datelor de identificare ale unei persoane

Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către Administratorul Domeniului. Schimbarea parolei de acces la sistemul de înregistrare a domeniilor

Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către Administratorul Domeniului. Consimțământ pentru prelucrarea datelor cu caracter personal

Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către Administratorul Domeniului. Consimțământul pentru utilizarea datelor cu caracter personal în motoarele de căutare

Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către Administratorul Domeniului.

Atenţie!

Dacă o scrisoare de la o persoană este trimisă la biroul Relcom Business Network LLC prin poștă sau curier, atunci semnătura de pe scrisoare trebuie să fie certificată de un oficial al oricărei organizații (de exemplu, DEZ, departamentul de resurse umane de la locul unde se află. munca), iar scrisoarea trebuie să fie însoțită de o copie a pașaportului civil al persoanei (paginile 2-3, 4-5)

Dacă o scrisoare este livrată la biroul Relcom Business Network LLC de către o persoană fizică, scrisoarea este acceptată la prezentarea unui pașaport civil.

În acest caz, scrisoarea trebuie să fie semnată de o persoană fizică.

Dacă o scrisoare este livrată la biroul Relcom Business Network LLC de către un reprezentant al unei persoane fizice, atunci scrisoarea trebuie să fie însoțită de o împuternicire notarială care să autorizeze reprezentantul (trusteului) să efectueze toate acțiunile necesare legate de administrarea domeniilor. .

În acest caz, scrisoarea trebuie să fie semnată de o persoană autorizată.