Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Întâlnirile sunt un instrument important pentru comunicarea informațiilor și luarea deciziilor, dar ocupă, de asemenea, mult timp care ar putea fi petrecut în muncă productivă.

Ca unul dintre persoanele responsabile cu organizarea întâlnirilor, ați putea crede că scrierea unei agende este o pierdere de timp, la fel ca și întâlnirea în sine, dar în acest caz, vă înșelați.

O agendă eficientă a ședinței va menține reuniunea completă și concisă, va ajuta să vă asigurați că toate punctele de discutat sunt distribuite în mod corespunzător și că sunt implicați toate persoanele potrivite. Prin urmare, o agendă bine gândită previne agitația și confuzia inutile, economisind timpul tuturor.

Iată câteva sfaturi pentru scrierea agendei unei întâlniri.

• Pregătește agenda cu cel puțin o săptămână înainte de întâlnire. Oferiți-le angajaților timp să se pregătească pentru întâlnire și să își ajusteze programul de lucru în funcție de aceasta. Într-un mod bunÎmbunătățirea activității biroului înseamnă a stabili data întâlnirilor regulate. Așa că stabilește o dată pentru întâlnirile tale permanente și vei ști la ce dată trebuie să scrii ordinea de zi.
• Stabiliți problemele care vor fi discutate în cadrul ședinței. Odată identificate problemele, durata întâlnirii poate fi ajustată și participanții se pot pregăti în avans. Pentru a consolida ideea unei întâlniri scurte, subliniați punctele cheie. Anunțați dacă întâlnirea va dura o oră, câteva ore toată ziua sau câteva zile. Un sfat pentru a menține întâlnirea scurtă: păstrați toate întrebările pe o singură pagină. Pune deoparte obiectele care nu se încadrează într-o altă dată.
• Stabiliți locul și ora întâlnirii, precum și participanții principali ai întâlnirii. Când se anunță o întâlnire propusă, aceste informații de bază vor preveni marea majoritate a întrebărilor. În plus, oamenii, după ce au aflat ora întâlnirii, se vor certa mai puțin despre acest subiect. Programați întâlnirea la o oră care se potrivește majorității participanților. O oră stabilită va permite participanților să planifice în avans ziua în care vor avea loc întâlnirile. În cele din urmă, adăugați mementouri despre detalii esențiale, cum ar fi oprirea telefoanelor mobile, termenele de raportare și adresa de e-mail a persoanei autorizate la care să scrieți dacă nu puteți participa la întâlnire.
• Pentru a organiza o întâlnire eficientă, utilizați ghidurile OARR. OARR înseamnă „Obiective, Agenda, Roluri și Responsabilități”. Aceste instrucțiuni vor defini scopul fiecărei întâlniri individuale, problemele care vor fi discutate și cerințele pentru participanți.
• Eliminați problemele care pot fi rezolvate în alte moduri. Întâlnirile sunt foarte eficiente pentru luarea deciziilor de grup, deoarece permit tranzacții în timp real și discuții în colaborare. Cu toate acestea, întâlnirile pot consuma mult timp, pot reduce productivitatea și chiar pot degrada mediul de birou prin crearea unui sentiment de inactivitate. Limitați întâlnirea la acele probleme care sunt suficient de importante și urgente pentru a avea nevoie cu adevărat de o astfel de discuție, iar pentru subiectele rămase, găsiți alte modalități de a le provoca și de a le discuta. Poate fi folosit mijloace electronice, cum ar fi e-mailul sau mesageria instantanee, sau puteți discuta totul unu-la-unu.
• Identificați o persoană de încredere pentru a revizui agenda. Informațiile trebuie să fie simple și ușor de înțeles și să nu existe erori gramaticale în text.
• Imprimați agenda. Postați ordinea de zi pe buletinul biroului pentru ca toată lumea să o vadă. De asemenea, puteți consolida această acțiune prin trimitere e-mail aceeași ordine de zi pentru participanții la întâlnire.

Aproape fiecare dintre noi a fost nevoit să participe de mai multe ori la diferite întâlniri. Și cred că mulți au auzit următoarea declarație de la colegi: „Este o altă întâlnire, dar când să lucrez?” În fiecare zi, în țara noastră au loc sute de mii de întâlniri. Dar, din păcate, acesta este cazul când cantitatea nu se traduce în calitate, deoarece principiul „cu cât mai mult, cu atât mai bine” nu funcționează în mod clar aici. Doar întâlnirile desfășurate în mod eficient pot da un rezultat vizibil și pot influența calitatea întreprinderii. Aș dori întreprinderi ai căror angajați să se alăture celebrelor replici din poezia lui V.V. „Cei așezați” a lui Mayakovsky a devenit din ce în ce mai puțin:

Nu vei adormi de emoție.
E dimineața devreme.
Salut zorii devreme cu un vis:
„Oh, cel puțin
Mai mult
O întâlnire
În ceea ce privește eradicarea tuturor întâlnirilor!

Tipuri de întâlniri

Întâlnire - întâlnire, întâlnire, dedicat discutării unui subiect special sau mai multor probleme.

Tipurile de întâlnire extinsă sunt:

• simpozion— reuniune extinsă pe o problemă științifică specială;
• conferinţă— întâlnire extinsă, de exemplu, între oameni de știință și politicieni;
• congres, congres- o întâlnire a unei game largi de participanți, de obicei la scară regională, națională sau internațională.

În cadrul unei anumite întreprinderi, în funcție de sarcina principală, se disting următoarele tipuri intalniri:

• operațional;
• instructiv;
• problematic.

Clasificarea întâlnirilor se poate baza pe alte criterii, de exemplu, frecvența: planificat, neplanificat.

În plus, în funcție de natura întâlnirii, acestea sunt împărțite în următoarele tipuri:

• dictatorial- caracteristic unui management de tip autoritar, când doar liderul conduce ședința și are drepturi efective de vot, celorlalți participanți li se oferă doar posibilitatea de a pune întrebări, dar nu își exprime propriile opinii;
• autocratic- se bazează pe întrebările liderului către participanți și răspunsurile acestora la acestea, de regulă, nu există discuții, este posibil doar dialogul;
• segregativ— raportul este discutat doar de participanții selectați de lider, restul ascultă și iau notă de informațiile prezentate;
• discuţie- schimb liber de opinii și dezvoltare solutie generala; dreptul de a lua o decizie în formularea finală rămâne în sarcina managerului;
• gratuit- nu adoptă o agendă clară, uneori nu există președinte, alteori se termină cu o decizie, dar mai ales se rezumă la un schimb de opinii.

Prin reunirea, participanții la întâlnire au posibilitatea de a-și exprima punctul de vedere asupra subiectelor discutate, de a transmite informațiile pe care le dețin tuturor participanților la întâlnire, de a discuta probleme controversate, de a lua în considerare opțiuni alternative decizii. Nu degeaba se spune că adevărul se naște într-o dispută.

Dar întâlnirea este o întreprindere costisitoare. Rețineți că, dacă organizația dvs. are o întâlnire de o oră cu opt persoane în fiecare zi, asta înseamnă că un angajat este plătit doar pentru participarea la întâlniri. Întâlnirea nu trebuie considerată ca o modalitate de informare a angajaților, este mijlocul optim de evaluare și luare a deciziilor. O decizie colectivă are mai multă greutate decât o decizie individuală. Prin urmare, o întâlnire este ideală în care echipa trebuie să participe la discutarea unei probleme și la găsirea de soluții, unde este necesar să se ia în considerare puncte de vedere diferite.

Pregătirea întâlnirii

Succesul unei întâlniri depinde în proporție de 90% de calitatea pregătirii acesteia. Orice întâlnire, chiar și cea mai scurtă, va beneficia de lucrări prealabile.

Angajatul responsabil cu pregătirea evenimentului trebuie să afle mai întâi:

• scopul întâlnirii,
• principalele probleme de discuție,
• compoziția participanților,
• loc, timp și formă.

Să remarcăm că într-o serie de organizații există o anumită procedură de desfășurare a ședințelor, care poate fi consacrată în Regulamente speciale. În acest caz, sarcina este mult simplificată.

Dacă în pregătirea unei întâlniri sunt implicate mai multe persoane, atunci, de regulă, întreprinderea emite un ordin de organizare a unei întâlniri, care determină componența grupului de lucru și planul de pregătire a acestuia (vezi Exemplul 1).

Stabilirea agendei

Întocmirea ordinii de zi este sarcina președintelui, dar documentația acesteia cade pe umerii secretarului.

Ordinea de zi se întocmește numai după ce a fost stabilit scopul ședinței. În acest caz, scopul trebuie să fie clar formulat, să aibă completitudine logică și o interpretare lipsită de ambiguitate. Ordinea de zi ar trebui să includă un număr mic de probleme pentru ca acestea să poată fi discutate în detaliu la întâlnire. Dar, din păcate, această cerință nu este întotdeauna îndeplinită și agenda este supraîncărcată, ceea ce face imposibilă pregătirea și discutarea tuturor problemelor în detaliu. Principiul „mai puțin este mai mult” se aplică aici. Prin urmare, încercați întotdeauna să scăpați de problemele minore care pot fi rezolvate în afara întâlnirii.

Ordinea de zi este de obicei întocmită în formă scrisă (tipărită). . Desigur, întâlnirile pot avea loc fără o listă de întrebări pregătită în prealabil, dar în acest caz acestea ar trebui cel puțin aduse în atenția participanților la întâlnire verbal. Nu cred că cineva ar argumenta că o agendă scrisă este o formă mai eficientă și permite tuturor să se concentreze asupra a ceea ce trebuie făcut: înainte de întâlnire, în timpul întâlnirii și după întâlnire. Este planul evenimentului. Fără aceasta, întâlnirile se transformă adesea în discuții generale pe care participanții nu se concentrează probleme cheie. Mulți martori la întâlniri nepregătite au fost nevoiți de mai multe ori să se confrunte cu o astfel de situație când cineva a cerut urgent informații de la subalternii lor, iar restul au fost nevoiți să piardă timpul așteptând. Astfel de deficiențe afectează negativ ritmul discuției și, în consecință, eficacitatea acesteia.

Referitor la fapt cum să plasăm problemele pe ordinea de zi , există două opinii diametral opuse.

Conform primului punct de vedere, problemele ar trebui aranjate în ordinea importanței și complexității. Argumentele de aici sunt următoarele: la începutul ședinței, angajații sunt mai activi, nu sunt încă obosiți și, prin urmare, este mai bine să discutăm la început despre cele mai importante și complexe probleme.

Adepții celui de-al doilea punct de vedere consideră că problemele care necesită o discuție și o elaborare amplă sunt cel mai bine abordate în a doua treime a întâlnirii, când performanța fizică și psihică a participanților atinge apogeul. Problemele actuale care nu necesită mult timp pot fi rezolvate mai întâi și lasă cele mai simple probleme, lucruri interesante și plăcute la sfârșit.

Pe baza practicii de lucru, putem recomanda cititorilor să adere la al doilea punct de vedere, deoarece pornind de la mai mult întrebări simple, puteți stabili un anumit ritm, deoarece nu necesită o elaborare detaliată, angajații nu au timp să se obosească în timp ce le discută - servesc drept „un fel de încălzire” înainte de a lucra la probleme mai complexe. Când munca principală este terminată și atenția publicului scade, puteți trece la discutarea unor probleme mai interesante care nu necesită tensiune (în ultima treime a întâlnirii), de exemplu, despre organizație eveniment corporativîn onoarea aniversării companiei sau a rezultatelor participării la expoziție.

Trăim într-o lume dinamică. În timpul pregătirii întâlnirii, ca urmare a primirii de informații mai fiabile și la timp, prioritățile se pot schimba în mod repetat. Ceea ce era relevant pentru noi în urmă cu doar câteva ore poate deveni complet neinteresant. Prin urmare, nu ar trebui să tratați niciodată agenda aprobată pentru o întâlnire de lucru ca pe ceva pus în piatră. În acest caz, se poate recomanda elaborarea unei proceduri de ajustare a ordinii de zi după aprobarea acesteia, care să fie reflectată în Regulile de desfășurare a ședințelor.

Agendă pregătită aprobat de manager, un eșantion al unui astfel de document este prezentat în Exemplul 2. Dar, în practică, este adesea folosită o formă simplificată. După cum se poate observa din Exemplul 3, nu are ștampilă de aprobare (există chiar și opțiuni de proiectare fără semnătura executorului responsabil), dar aceste forme de citație sunt cele mai frecvente. Primul formular este mai informativ, conține informații despre locul, data și participanții la întâlnire și are ștampila de aprobare. Prin urmare, se poate recomanda utilizarea lui pentru cele mai importante ședințe, iar pentru ședințele de lucru și operaționale, ordinea de zi poate fi semnată de secretar după o discuție orală preliminară cu președintele. Procedura de întocmire a ordinii de zi este stabilită în Regulamentul de desfășurare a ședințelor, dacă întreprinderea are unul.

Participanții la întâlnire

După ce ați determinat scopul întâlnirii și gama de probleme care vor fi discutate în cadrul acesteia, puteți trece la selecția participanților candidați. La întâlnire angajații ar trebui să fie invitați :

• care acceptă decizii cheie asupra problemelor aduse în discuție (parerea lor poate fi decisivă);
• care, în conformitate cu lor atributii oficiale să aibă anumite informații despre problemele luate în considerare;
• care, prin natura activităților lor, trebuie să cunoască informațiile prezentate în ședință;
• care va organiza punerea în aplicare a deciziilor ședinței.

Ar trebui să invitați oameni care pot exprima puncte de vedere diferite și, în același timp, sunt pregătiți pentru o interacțiune fructuoasă.

Utilitatea unei întâlniri este invers proporțională cu numărul de participanți. Suma recomandată de psihologi pentru o întâlnire de afaceri internă - de la 6 la 9 persoane, acest lucru asigură o productivitate ridicată, oamenii nu se pierd în masă, iar un astfel de grup este mai ușor de controlat. În practică, întâlnirile se țin atât în ​​mai mici, cât și în mai mari grupuri mari, fiecare dintre ele are propriile sale avantaje și dezavantaje.

Poate fi atașat la ordinea de zi lista de invitati indicându-și pozițiile. Acest lucru se face atunci când se organizează întâlniri mari cu un număr mare de participanți. Acest lucru este practicat activ în autoritățile executive federale. În organizațiile comerciale, este mai bine să includeți participanții la întâlnire și invitații pe agenda întâlnirii, așa cum se arată în Exemplul 2.

În instituțiile mari se pregătesc întâlniri pe cele mai importante probleme informații cu privire la meritele lor , care indică motivul și scopul ridicării problemei spre discuție. Împreună cu certificatul, acesta poate fi oferit proiect de decizie .

Dacă un număr mare de oameni, directori de sucursale, filiale sau reprezentanți ai organizațiilor terțe, acestea sunt trimise invitații (aviz) la întâlnire. De obicei, un astfel de document constă din:

• contestații;
• informatii despre data, locul si ora evenimentului;
• ordinea de zi;
• invitații de participare;
• solicitări de confirmare a participării la ședință.

Invitațiile (avizele) sunt semnate de persoanele responsabile cu pregătirea evenimentului. O posibilă opțiune de proiectare este prezentată în Exemplul 4.

Tipul de întâlnire care ar trebui distribuită participanților depinde și de tipul de întâlnire. De obicei, acesta este:

• o invitație (notificare) de a ține o întâlnire, emisă pe antetul organizației sau
• ordinea de zi în forma acceptată la întreprindere.

Agenda ar trebui trimisă cu câteva zile înainte de eveniment (de obicei 3-5 zile) pentru a oferi participanților posibilitatea de a se pregăti. Este însoțită de materiale de discutat (proiecte de rapoarte pe fiecare problemă, materiale informative prezentate de persoanele responsabile). O astfel de documentație justificativă poate fi trimisă mai târziu - cu 1-2 zile înainte de întâlnire. În acest caz, ar trebui să țineți cont de raportul real dintre cantitatea de informații care trebuie familiarizată și timpul rămas.

Organizatorii întâlnirilor nu trebuie doar să trimită invitații (sau agende) participanților, ci și să încurajeze feedback-ul. Ar trebui clarificat dacă vor putea participa, dacă trebuie să fie prezenți mijloace tehnice.

Pregatirea documentelor pentru intalnire (rapoarte, materiale informative)

Deci, nimeni nu va citi 10-15 pagini de text solid cu litere mici. Prin urmare, nu vă zgârciți cu angajații și folosiți dimensiune optimă font - 12. Textul mai mic poate fi folosit, de exemplu, pentru notele de subsol ale paginii.

Nu folosiți prea multe stiluri de fonturi în același timp (2 sunt suficiente, de exemplu, cele mai comune - Times New Roman și Arial). Este mai bine să evidențiați fragmentele de text folosind diferite stiluri (cursive, aldine) sau subliniere.

Gândiți-vă la câte niveluri de titluri din text veți avea nevoie, trebuie să le numerotați, cum veți evidenția numele tabelelor, diagramelor și figurilor? Toate acestea vor ajuta cititorul să navigheze rapid în document.

Principalul lucru este că logica de formatare pe care o alegeți nu este încălcată într-un singur document și este de dorit ca aceasta să fie urmată (chiar și cu mici abateri) pe întregul set de materiale.

Discursurile participanților pot fi susținute rapoarte scrise . Rețineți că raportul este unul dintre cele mai lungi documente de afaceri. Scrierea este una dintre abilitățile necesare pentru o carieră de succes. Prin urmare, vom da câteva recomandări fundamentale pentru redactarea textului raportului. Ar trebui să fie:

• cât de succint permite conținutul și scopul;
• de înțeles (simplu, nu confuz);
• logic;
• structurat.

Foarte des, scopul redactării unui raport este de a influența cititorii într-un fel: de a-i convinge să accepte un anumit punct de vedere, să-și schimbe propria opinie sau să ia măsuri specifice. Raportul trebuie adresat unui grup predeterminat, să conţină argumente convingătoare şi să anticipeze eventualele obiecţii.

Pe lângă rapoarte, se pregătesc pentru întâlnire materiale informative , pe care difuzoarele le folosesc. Nu degeaba proverbul rus spune: „Este mai bine să vezi o dată decât să auzi de o sută de ori”. Există un număr mare de ajutoare vizuale. De exemplu, două grafice simple pot fi mai eficiente decât unul complex și sunt mai ușor și mai rapid de construit. Modern echipamente informatice vă permite să includeți o varietate de imagini grafice, inclusiv ilustrații color, în raportul dvs.

Pregătirea localului

Sala destinată întâlnirii trebuie pregătită în prealabil.

Trebuie ventilat sau pornit sistemul de aer condiționat cu câteva ore înainte.

Scaunele trebuie aranjate cu grijă, iar numărul lor ar trebui să fie cu 1-2 mai mult decât numărul planificat de participanți și invitați. La urma urmei, în timpul discuției poate fi urgent necesar să invitați unul dintre angajați. Atunci vor avea unde să stea.

Pe mese ar trebui să existe ustensile de scris (pixuri, creioane și foi de hârtie A4 sau caiete convenabile A5 sau mai mari). Este încurajată utilizarea articolelor de papetărie cu simboluri de marcă.

Pe mese se așează apă minerală și pahare, care sunt așezate cu susul în jos pe șervețele, iar numărul acestora să fie cu 1-2 mai mult decât cele prezente.

Dacă plăcile de marcare sunt folosite pentru claritate, este necesar să se furnizeze mai multe markere multicolore și, de asemenea, să se satureze așa-numita „radieră” cu un lichid special în avans.

Dacă utilizați mijloace tehnice, trebuie să le instalați în prealabil, să vă familiarizați cu regulile de funcționare și să verificați funcționalitatea acestora și asigurați-vă că oferiți posibilitatea de a conecta laptopuri. Când utilizați diapozitive, asigurați-vă că acestea sunt disponibile la întâlnire și plasați ecranul de proiecție astfel încât să poată fi văzut de toți cei prezenți.

Poate fi necesar mai mult echipament exotic. De exemplu, pe întreprinderile alimentare Este posibil să se efectueze o degustare a unui produs și să-l compare cu produsele concurenților. În acest caz, este necesar să se prevadă prezența veselă de unică folosință pentru fiecare participant.

Unele companii nu vă permit să aduceți la întâlniri din motive de siguranță. telefoane mobile. În acest caz, ar trebui să fie posibil să le stocați la secretarul managerului.

Ținând o întâlnire

Dacă agenda este încărcată, atunci Vă recomandăm să stabiliți reguli de discuție . El îi disciplinează pe participanți și îl ajută pe președinte să controleze desfășurarea ședinței. Un exemplu de ordine de zi pentru o întâlnire pentru a discuta o problemă ar putea arăta astfel:

• observații de deschidere (se precizează limitele de timp pentru desfășurarea ședinței și ora aproximativă a încheierii acesteia) - nu mai mult de 10 minute;
• raport principal - până la 30 de minute;
• întrebări adresate vorbitorului - nu mai mult de 2 minute. fiecare;
• co-raport, mesaj - nu mai mult de 10 minute;
• întrebări adresate covorbitorului - nu mai mult de 1 minut. fiecare;
• discursuri - 5-7 minute. fiecare;
• răspunsul vorbitorului - nu mai mult de 5 minute;
• răspunsuri de la co-vorbitori - nu mai mult de 3 minute. fiecare;
• informații în timpul întâlnirii - nu mai mult de 3 minute;
• citirea proiectului de hotărâre - cel mult 3 minute;
• însumând întâlnirea - nu mai mult de 10 minute.

Maxim duratăÎntâlnirile nu trebuie să depășească trei până la patru ore pe zi. Pe baza caracteristicilor psihofiziologice ale unei persoane, se recomandă să faceți o pauză după 1,5 - 2 ore de muncă timp de 15 minute.

Ora specifică a ședinței este stabilită de președinte. În acest caz, ar trebui luate în considerare bioritmurile umane. Astfel, studiile ergonomice au constatat că cel mai bun moment pentru luarea deciziilor este dimineața târziu. Psihologii recomandă organizarea majorității întâlnirilor după-amiaza. Conform teoriei bioritmurilor, o persoană are două vârfuri de performanță - între 9-12 ore și între 16-18 ore. Deși întâlnirile lungi de la sfârșitul zilei pot forța oamenii să ia decizii rapide și nu întotdeauna optime. Succesul nu depinde de durata întâlnirii, ci de cât de activi sunt toți participanții.

În medie, durata întâlnirilor la o întreprindere variază de la 30 de minute la 2 ore. Ar trebui să încercați să păstrați întâlnirea cât mai scurtă posibil, atât cât vă permit obiectivele. Nu este un secret pentru nimeni că în multe companii, întâlnirile pe teme care ar putea fi discutate în 20 de minute se transformă într-o discuție lungă de 2 ore. Lumea a acumulat multă experiență în soluții raționale și chiar originale la această problemă. De exemplu, în unele corporații japoneze, angajații intră în hol, iar întâlnirea are loc acolo, în picioare. Nu există nicio îndoială că astfel de discuții se încadrează în intervalul de timp recomandat de experți - o oră, maximum o jumătate și jumătate. Îmi este greu să-mi imaginez o asemenea formă de a ține întâlniri la întreprinderi rusești- Suntem încă departe de Japonia în ceea ce privește organizarea unei afaceri, dar mai avem totul în față.

• ședințele informative și operaționale nu trebuie să depășească 20-30 de minute, iar cele problematice - 1,5-2 ore;
• discuția asupra unei probleme complexe nu trebuie să dureze mai mult de 40-45 de minute;
• după 30-40 de minute de lucru, atenția participanților începe să slăbească;
• dupa 70-80 de minute apare oboseala fizica;
• după 80-90 de minute se dezvoltă o activitate negativă - încep conversațiile și activitățile străine;
• Dacă întâlnirea continuă fără pauză mai mult de 2 ore, apar participanții care sunt de acord cu orice decizie.

Documentația ședinței

Cel mai important lucru începe imediat după întâlnire. La urma urmei, eficacitatea sa va depinde de punerea în aplicare a deciziilor luate. Pentru a face acest lucru, este necesar să se întocmească un protocol în care deciziile să fie consemnate în scris, indicând executorii responsabili și termenele limită pentru îndeplinirea sarcinii. De obicei, la sfârșitul întâlnirii, președintele rezumă discuția și anunță pe scurt ce acțiuni trebuie întreprinse, de către cine și când. Este protocolul care documentează acordurile ajunse și indică direcțiile pentru lucrările viitoare.

Procesul-verbal este un element obligatoriu al etapei finale a ședinței. Procesul-verbal consemnează evoluția discuției problemelor și deciziile luate. Protocolul reflectă activitățile de luare a deciziilor în comun de către un organism colegial sau un grup de lucrători.

În funcție de tipul de întâlnire și de alți factori, se pot întocmi următoarele: forme de protocol :

• deplin un protocol care conține o înregistrare a tuturor discursurilor de la întâlnire (înregistrează problemele discutate și deciziile luate, discursurile participanților, întrebările, comentariile etc.);
• scurt protocol, care conține numele vorbitorilor și note scurte despre tema discursului, deciziile luate (fără detalii despre discuție).

Decizia asupra formei de proces-verbal de întocmit la o ședință este luată de șeful organului colegial sau șeful organizației.

În esență, procesul-verbal este un rezumat al întâlnirii. Acesta poate constitui baza pentru discutarea problemelor ridicate la următoarea întâlnire. Din acest document, cei absenți de la întâlnire vor putea culege informații valoroase (acestea pot include directori cheie care nu au fost invitați la discuție). Prin urmare, atunci când se elaborează un protocol, este necesar să se includă următoarele puncte:

• data și ora atelierului;
• participanți;
• ordinea de zi și execuția acesteia;
• deciziile luate;
• acțiunile planificate;
• executori responsabili;
• Termen limită.

Procesele-verbale sunt păstrate în timpul ședinței de către secretar, care ia notițe (stenografie) sau înregistrează discursurile participanților la ședință. Principal calitate profesională O secretară trebuie să aibă abilități de ascultare, ceea ce este în prezent o calitate subestimată. Majoritatea oamenilor într-o întâlnire încep adesea să vorbească deodată. Dintre toate cuvintele pe care le folosim, doar o mică parte conține informații obiective care merită înregistrate într-un document. Mulți oameni își încadrează gândurile cu cuvinte care exprimă ceea ce simt despre audiență sau despre grup. Pentru a extrage esența dintr-un astfel de flux de cuvinte necesită o concentrare semnificativă a atenției, precum și cunoașterea proceselor de afaceri de bază ale organizației. Vom oferi o serie de recomandări celor care înregistrează:

• percepe fapte și idei, nu doar cuvinte;
• ascultați cuvinte despre acțiuni: finalizate, propuse sau aprobate;
• marcați cuvintele care ar vorbi despre posibile schimbări;
• nu ezitați să clarificați cu cei prezenți dacă nu ați prins sau înțeles o decizie luată în timpul unei discuții active sau al unei acțiuni viitoare;
• Rezumați-o pe cea anterioară înainte de a trece la următorul punct de discuție. În acest caz, de regulă, președintele cere să citească cu voce tare proiectul de hotărâre și, dacă este necesar, face ajustări la acesta (trebuie menționat că, dacă un grup de lucru, atunci ea este cea care trebuie să pregătească proiectul de decizie), iar sarcina secretarului este doar să consemneze decizia luată în proiectul de protocol.

Designul protocolului are o serie de caracteristici. Dacă a durat câteva zile, atunci datele de început și de sfârșit ale întâlnirii sunt indicate printr-o liniuță. Numărul de protocol este numărul de ordine al ședinței organului colegial de la începutul anului.

Protocol semne presedinte si secretar. În ocazii deosebit de importante, vorbitorii ar trebui aproba protocol, vizele se aplică pe marginea stângă a documentului, la nivelul înregistrării discursului.
Materialele depuse spre examinare se depun la protocol: certificate, rapoarte, proiecte etc., care se intocmesc ca anexe.

De regulă, timpul alocat pentru pregătirea procesului-verbal depinde de tipul de ședință și ar trebui să fie consacrat în reglementările locale ale întreprinderii. De obicei, procesele-verbale sunt finalizate în câteva ore după ședință sau a doua zi, în timp ce secretarul, președintele și toți cei prezenți au amintiri proaspete despre discuție.

O copie a procesului-verbal trebuie trimisă tuturor participanților la ședință, iar un extras din proces-verbal trebuie trimis celor responsabili pentru probleme specifice care nu au fost prezenți la ședință. care ar include doar informațiile necesare pentru finalizarea comenzii. Eşantion înregistrarea unui extras din procesul-verbal al ședinței de producție este dat în Exemplul 5. Momentul de trimitere a copiilor procesului-verbal către participanții la ședință sau a extraselor din procesul-verbal trebuie stabilit în reglementările locale ale întreprinderii.

De regulă, copie a protocolului se face prin realizarea unei fotocopie a procesului-verbal în original semnat de președintele și secretarul de ședință. În acest caz, în colțul din dreapta sus al documentului este plasat ștampila „COPIE”, și nu „COPIE CORECTĂ”, așa cum se face în multe organizații, iar la sfârșitul protocolului se face o înregistrare de certificare în conformitate cu GOST R6.30-2003: la certificarea unei copii a unui document, se plasează o notă de certificare sub detaliul „Semnătură”. „Adevărat”, poziția persoanei care a certificat copia, semnătura personală și transcrierea semnăturii (inițiale, prenume), data certificării(Vezi Exemplul 6). În acest caz, persoana care are dreptul de a certifica copii ale protocoalelor trebuie să fie învestită cu astfel de competențe la nivel local. reglementărilorîntreprinderilor, de exemplu, acest lucru poate fi reflectat în Instrucțiunile de management al biroului.

Este permisă o copie a protocolului (precum și un extras din protocol). certificat cu un sigiliu organizație, determinată la discreția sa. Dar, de regulă, copiile documentelor (pe extrase) utilizate în cadrul organizației nu sunt ștampilate. Prin urmare, nu este prezent în exemplele noastre 5 și 6.

Dacă faceți o copie a unui protocol de mai multe pagini, atunci trebuie mai întâi legate foile fotocopiate ale documentului, iar certificarea în acest caz se face pe partea din spate ultima foaie a documentului. În practică, copiile de mai multe pagini utilizate numai în cadrul unei organizații nu sunt legate.

Controla poate fi oportună și la obiect. Responsabilitatea pentru controlul bazat pe timp este atribuită serviciului de management al biroului, iar controlul de fond este exercitat de supervizorul imediat. La următoarea întâlnire, puteți informa angajații despre implementarea deciziilor din ședința anterioară.

În conformitate cu art. 5 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor (2000), se stabilesc următoarele perioade de stocare pentru protocoale :

• protocoale ale colegiului organ executiv organizații (colegiu, consiliu, direcție, consiliu etc.) - în mod constant;
• protocoale ale organelor științifice, expertize, metodologice, consultative ale organizației (comitete, comisii, consilii etc.) - în mod constant;
• procese verbale ale întâlnirilor cu șeful organizației – în mod constant;
• procesele verbale ale ședințelor colective de muncă organizații - în mod constant;
• procesele verbale ale ședințelor diviziuni structurale organizații - 5 ani EPC;
• procese-verbale ale adunărilor generale ale acţionarilor şi acţionarilor – în mod constant.

Majoritatea protocoalelor au un termen de valabilitate permanent, ceea ce determină importanța lucrului cu acest tip de document într-o întreprindere. Prin urmare, este importantă nu numai stocarea de arhivă, ci și organizarea stocării operaționale a protocoalelor la întreprindere în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat.

Managementul documentelor electronice și întâlnirile: ce au în comun?

Întreprinderile simt din ce în ce mai mult nevoia de management eficient. Acesta este scopul implementării sistemelor managementul documentelor electronice(SED). Vă atragem atenția asupra faptului că multe EDMS conțin un modul conceput pentru a automatiza fluxul de documente care însoțește reuniunile organelor colegiale de conducere. Este capabil să rezolve eficient următoarele sarcini:

• planificarea și pregătirea întâlnirilor;
• asigurarea managerului cu mijloace convenabile de analiză a întâlnirilor anterioare;
• monitorizarea implementării deciziilor luate în urma ședinței.

Într-o formă sau alta (în funcție de specific software) pot fi implementate următoarele funcții:

• formarea unui proiect de ordine de zi;
• transmiterea de mesaje către executorii responsabili cu pregătirea proiectelor de hotărâri;
• primirea proiectelor de hotărâri și a certificatelor de la executorii responsabili;
• pregătirea unui pachet de documente pentru întâlnire;
• distribuirea unui pachet de documente către participanții la întâlnire;
• trimiterea de invitații, agende;
• intocmirea procesului-verbal al sedintei;
• monitorizarea implementării deciziilor ședinței.

Dacă EDMS implementează o unitate cu drepturi depline pentru automatizarea controlului asupra executării comenzilor, atunci vă permite să generați raportarea necesară. De regulă, puteți face selecții prin:

• F.I. O. managerul care a dat ordinul;
• F.I. O. executor responsabil;
• termenul limită de executare a comenzilor;
• comenzile restante.

Utilizarea corectă a EDMS este concepută pentru a ne ușura munca și a elibera timp pentru rezolvarea problemelor cărora mașinile nu sunt încă capabile să le facă față.

* * *

Având în vedere că director general întreprindere mare petrece în medie 17 ore pe săptămână, director executiv- 23 de ore, iar un manager de mijloc - 11 ore pe săptămână pentru a participa la întâlniri, atunci eficiența organizației lor poate elibera mult timp și energie utilă. Și contribuția ta la această cauză nobilă poate fi semnificativă!

Principalele standarde aplicabile:

Clauza 7 art. 37 din Legea federală din 02/08/1998 N 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” (denumită în continuare Legea SRL).

După ce adunarea generală a participanților SRL a ales președintele adunării generale și toate problemele de luat în considerare sunt incluse pe ordinea de zi, președintele invită toți participanții la ședință să aprobe proiectul ordinii de zi a ședinței.

Procedura de aprobare a ordinii de zi

Legea societăților cu răspundere limitată nu reglementează procedura de aprobare a ordinii de zi a participanților la adunarea generală.

Pentru a evita riscurile de contestare ulterioară a deciziilor luate la adunarea generală a participanților, se recomandă ca acesta să fie aprobat de către participanții societății prezenți la ședință (dacă este cvorum) cu votul majorității din numărul total al voturile participanților societății (clauza 8 al articolului 37 din Legea SRL nu prevede majoritate calificată la luarea deciziei de aprobare a ordinii de zi a adunării generale, conform paragrafului 3 al clauzei 8 al articolului 37 din Legea SRL, o astfel de decizie poate fi luată cu majoritatea voturilor din numărul total de voturi. membri ai companiei, cu excepția cazului în care necesitatea unui număr mai mare de voturi este prevăzută de statutul companiei).

Fiţi atenți!

În conformitate cu paragraful 7 al art. 37 din Legea SRL, adunarea generala a participantilor societatii are dreptul de a lua decizii numai asupra punctelor de pe ordinea de zi comunicate participantilor societatii in conformitate cu alin. 1 si 2 din art. 36 din Legea SRL, cu exceptia cazurilor in care toti participantii societatii participa. în această adunare generală.

Pentru a evita riscurile de contestare ulterioară a deciziilor luate la adunarea generală a participanților cu privire la aspecte introduse suplimentar în cadrul ședinței, se recomandă aprobarea acestora ca parte a ordinii de zi numai dacă toți participanții sunt prezenți la ședință. Se recomandă ca astfel de probleme să fie aprobate pe ordinea de zi cu votul majorității din numărul total de voturi ale participanților companiei (în baza paragrafului 3, clauza 8, articolul 37 din Legea SRL).

Încălcări la aprobarea ordinii de zi a adunării generale a participanților SRL

La aprobarea ordinii de zi a adunării generale a participanților pot fi săvârșite următoarele încălcări:

Modificarea redactării punctelor de pe ordinea de zi;

Includerea întrebărilor suplimentare în absența tuturor participanților LLC la întâlnire.

În cazul în care se constată aceste încălcări, participanții se pot adresa instanței de judecată cu cerere de invalidare a hotărârilor luate în adunarea generală în baza clauzei 1 a art. 43 din Legea SRL.

Reveniți la tabel >>>

5.5. Adoptarea deciziilor privind punctele de pe ordinea de zi la adunarea generală ordinară a participanților SRL

Principalele standarde aplicabile:

Artă. 37 din Legea federală din 02/08/1998 N 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” (denumită în continuare Legea SRL).

După aprobarea ordinii de zi a următoarei adunări generale a participanților SRL, președintele adunării generale aduce în discuție în adunarea generală problema luării unei decizii cu privire la fiecare punct de pe ordinea de zi. Înainte de vot, este posibil să se țină o discuție pe fiecare punct de pe ordinea de zi. În acest caz, protocolul trebuie să reflecte informații despre persoana (persoanele) care au vorbit pe această problemă, precum și informații despre conținutul discursului său.

Decizia este luată de adunarea generală prin votul „pentru” sau „împotrivă” adoptării acesteia. În acest caz, decizia se consideră adoptată dacă pentru adoptarea ei este exprimat numărul de voturi cerut conform legii SRL.

para. 3 clauza 8 art. 37 din Legea SRL

Potrivit paragrafului 9 al art. 37 din Legea cu privire la SRL, statutul SRL poate prevedea votul cumulativ asupra problemelor de alegere a membrilor consiliului de administrație (consiliu de supraveghere), organului executiv colegial și (sau) comisiei de audit a societății.

Fiţi atenți!

În cazul votului cumulativ, numărul de voturi aparținând fiecărui participant SRL se înmulțește cu numărul de persoane care trebuie să fie alese în organul SRL, iar participantul SRL are dreptul de a exprima toate voturile pentru un singur candidat sau de a le distribui între doi sau mai mulți. candidaţilor. Sunt considerați aleși candidații care obțin cel mai mare număr de voturi.

Cu privire la întrebarea dacă statutul unui SRL poate prevedea posibilitatea ca deciziile să fie luate de către participanții la adunarea generală în unanimitate, dacă, în conformitate cu Legea cu privire la SRL, nu este necesară unanimitatea pentru a lua decizii cu privire la aceste aspecte, diverse practicile s-au dezvoltat. Consultați Ghidul litigiilor corporative. Adunarea generală a participanților unei societăți cu răspundere limitată >>>

Deschis, cu excepția cazului în care charter prevede altfel.

Consecințele încălcării Încălcarea procedurii de desfășurare a adunării generale a participanților SRL atrage după sine impunerea răspunderii administrative asupra oficiali - de la douăzeci de mii la treizeci de mii de ruble; pe persoane juridice

- de la cinci sute de mii la șapte sute de mii de ruble (clauza 11 a articolului 15.23.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Este nevoie de o agendă nu pentru vizibilitatea activității companiei, ci, în primul rând, pentru a identifica și clarifica sarcinile care necesită soluții. Cu cât sunt mai clare și mai logice, cu atât este mai mare probabilitatea de a fi aduse la un „numitor comun”.

Ce este o agendă?

O agendă este o listă de probleme care sunt necesare pentru a fi discutate de către participanții SRL și asupra cărora se ia o decizie în vederea dezvoltării companiei. Pentru a înțelege acest lucru în detaliu, trebuie să țineți cont de ordinea trecerii.

Dacă acest eveniment este împărțit în etape, se pot distinge următoarele:

– Trimiterea notificărilor.

În anticipare întâlnire anuală O notificare de convocare este trimisă fiecăruia dintre participanții LLC în termen de 30 de zile. Acest lucru este făcut prin scrisoare recomandată la adresa de reședință a participantului, prin telegramă sau altă opțiune de notificare convenită în charter. Notificarea include documente care informează despre data și locul evenimentului, procedura și termenele limită de înregistrare a participanților, tipul de întâlnire etc.

De asemenea, trebuie atașat un exemplu de ordine de zi (articolul 36 „Legea privind SRL”).

– Facerea de propuneri.

În termen de 15 zile, fiecare dintre participanții SRL are dreptul de a completa ordinea de zi cu probleme care intră în competența adunării generale (articolul 36 „Legea SRL”). Problemele sunt înregistrate pe ordinea de zi în formularea declarată de participant. Modificările sunt strict interzise, ​​așa că ar trebui să aveți grijă de acest lucru în avans.

În termen de 15 zile, fiecare dintre participanții SRL are dreptul de a adăuga pe ordinea de zi.

Numărul de propuneri nu este limitat de lege (clauza 21 din Rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse nr. 90 și Plenul Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse nr. 14). De asemenea, nu există un cadru pentru modul în care sunt trimise organului de convocare (de exemplu, prin poștă cu o notificare, prin curier personal), așa că este mai bine să reflectați procedura în carta companiei.

– Notificare repetată.

Cu 10 zile înainte de începerea următoarei adunări generale, participanților SRL se trimite o a doua notificare cu ordinea de zi modificată. Nu mai poate fi schimbat. Cu toate acestea, compania poate stabili alte termene scurte.

Un exemplu de notificare poate fi descărcat.

– Intrarea în protocol.

Ordinea de zi este inclusă în procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL. Ordinea examinării problemelor este determinată de gradul de importanță.

Ordinea de zi este documentul principal pentru desfășurarea unei reuniuni anuale a participanților SRL, cu executarea corespunzătoare a cărei proces de discutare a căii ulterioare de dezvoltare a companiei devine structurat și productiv.

Pentru a vizualiza fotografiile postate pe site la dimensiunea mărită, trebuie să faceți clic pe copiile lor reduse.
Pentru a vă familiariza cu conținutul detaliat al subsecțiunilor site-ului, trebuie să faceți clic pe elementul din meniul principal care vă interesează.

La 29 iulie 2017, președintele Federației Ruse a semnat o nouă lege federală „Cu privire la desfășurarea grădinăritului și a grădinăritului de legume de către cetățeni pentru propriile nevoi și privind modificările anumitor acte legislative Federația Rusă”.
Link gratuit către noua lege pentru descărcare (format de fișier docx): Legea federală-217 din 29 iulie 2017.
Data intrării în vigoare a legii este 01.01.2019 De la aceeași dată, Legea Federală-66 din 15.04.2019 devine invalidă.
Discuția despre lege este deschisă aici:
(înregistrarea este necesară pentru a face comentarii, sugestii, modificări).

Legea federală-217 din 29 iulie 2017 - Comentarii completate și modificate în mod constant la noua lege federală, ținând cont de practica consacrată.

AGENDA ADUNĂRII GENERALE

NERESPECTAREA STANDARDELOR LEGII Nr.66-FZ DIN 15.04.98
DESPRE ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA ADUNĂRII GENERALE ÎN SNT
CA BAZ DE ANULARE A DECIZIEI SA

Articolul adus la cunoștință este completat de normele Codului civil cuprinse în Partea 1 Capitolul 9.1 „Hotărâri de ședințe” cuprinse în cod. Legea federală Nr.100 din 7 mai 2013. Ca urmare a unei astfel de completări la Codul civil și a normelor deja disponibile în 66-FZ din 15 aprilie 1998, astăzi membrii asociatie de gradinarit dispune de un set complet și cuprinzător de instrumente de recunoaștere a adunării generale ca legitimă și obligatoare de a-și duce la îndeplinire decizia, pe de o parte, și pentru a concluziona că o hotărâre luată cu încălcarea legii este nulă de drept.

Pagina 7. ORDINEA DE ORDINE A ADUNĂRII GENERALE

Deși această problemă este importantă pentru SNT, în Legea nr.66-FZ aproape că nu este acoperită. Totuși, chiar și minimul care este în Lege oferă grădinarilor dreptul și temeiul de a anula hotărârea adunării generale în instanță, inclusiv, cu condiția ca ședința să fie competentă și să existe un cvorum corespunzător numărului de membri SNT.

Treci la obiect. Potrivit art. 21, clauza 2, paragraful 6 " " "din avizul de adunarea generală membrii unei astfel de asociații (ședința reprezentanților împuterniciți) trebuie să fie obligați să indice conținutul problemelor de discutat." Aici se termină norma Legii. La prima vedere, nu este nimic de discutat aici. Dar, asta este doar la prima vedere.

Să ne imaginăm o situație reală care s-a întâmplat în SNT „Pishchevik” 4 octombrie 2009. Atunci instanța a luat în considerare problema invalidării adunării generale extraordinare a membrilor SNT. Unul dintre motivele pentru a lua o astfel de decizie de către instanță a fost tocmai ordinea de zi. Pentru a nu vă chinui prin recitirea hotărârii judecătorești prin care adunarea generală este declarată nelegală, voi explica pe scurt esența a ceea ce a fost creat de un grup de inițiatori ai opoziției, omițând acele aspecte care sunt discutate și pe alte pagini ale site-ului. Și trebuie să acordăm credit grupului de inițiativă - au reușit să încalce toate normele Legii nr. 66-FZ din 15 aprilie 1998 privind organizarea, implementarea și implementarea deciziei. adunarea generală

, luând în același timp normele altor legi ale Federației Ruse. Acesta este doar un clasic pentru SNT: citiți decizia instanței și nu faceți ceea ce au făcut opoziției în Pișevik. Și atunci totul se va rezolva pentru tine. Aşa. Agenda ședinței

a fost postat în locuri proeminente din comunitate, dar termenul a fost încălcat. Acest lucru ar fi trebuit să se întâmple cu 2 săptămâni înainte de întâlnire. Trebuie remarcat faptul că anunțul este un element duplicat în sesizarea grădinarilor. Deja la întâlnire, ordinea de zi a fost schimbată brusc. La acesta s-au adăugat alegeri pentru președintele SNT. Și în timpul ședințelor de judecată a apărut o a treia ordine de zi, pe care nimeni nu o mai văzuse. Și ar fi fost aprobat și propus de comisia de audit. Desigur, niciunul dintre inițiatori nu a abordat consiliul de administrație cu propuneri scrise. Mai jos vă sunt oferite fragmente din hotărârea judecătorească pentru a înțelege rolul și locul normei Legii pe care o avem în vedere acum. Conform procesului verbal nr. 1 al adunării generale a membrilor SNT „Pishchevik”, ordinea de zi a fost alegerea președintelui consiliului de administrație al SNT „Pishchevik”, alegerea membrilor comisiei de audit, numirea unui audit, obligația fostului președinte al consiliului de administrație al SNT „Pishchevik” B.S.V. transferul documentatiei privind activitatile economico-financiare ale societatii si sigiliul catre noul ales presedinte al consiliului de administratie R.V.A., aprobarea regulamentului comisiei de audit, aprobarea tarifelor la energie electrica, marime