Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Vă vom spune cum să implementați un sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie pe cont propriu în 10 pași.

Descărcați documente utile:

De ce aveți nevoie de un sistem electronic de gestionare a documentelor?

Probabil că nu a mai rămas o singură companie care să nu folosească computere și rețele locale în sistemul său de management al biroului. Prin urmare, termenii EDI și managementul documentelor electronice vor începe mai devreme sau mai târziu să fie menționați în conversațiile despre planurile imediate chiar și ale organizațiilor mici.

Gestionarea electronică a documentelor pe scurt, este transferul fluxurilor de documente ale unei organizații în formă electronică digitală, automatizarea tuturor proceselor de procesare a documentelor.

Ce avantaje are introducerea și menținerea managementului electronic al documentelor cu ajutorul unor persoane specializate software- sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS)?

1. Eficiența muncii și, ca urmare, productivitatea crește. Căutarea automată a oricărei cereri poate reduce semnificativ timpul de procesare a documentelor și poate asigura controlul oportunității executării acestora.
2. Angajații au acces instantaneu la orice document creat și înregistrat în sistem. Devine posibilă efectuarea rapidă de corectări; accesul la documente poate fi limitat de către executor.
3. Influența „factorului uman” este minimizată și erorile asociate cu acesta sunt eliminate.
4. Costurile sunt reduse prin creșterea eficienței forței de muncă, reducerea costurilor pentru echipamentele de birou și consumabile.
5. Interacțiunile atât între interpreți individuali, cât și între departamentele companiei sunt îmbunătățite. Schimbul de informații și trecerea semnalelor de management sunt accelerate.
6. Timpul pentru crearea, acordul și aprobarea documentației este redus prin asigurarea accesului colectiv și monitorizarea calendarului fiecărei etape.
7. Costurile de organizare a depozitării documentelor în arhivă sunt reduse.
8. Gradul de protecție a documentației împotriva pierderii și deteriorarii, precum și împotriva accesului neautorizat este crescut.

Întrucât toți cei care au legătură într-un fel sau altul cu munca de birou sunt familiarizați cu conceptele de „document electronic, management electronic de documente”, nu este nevoie să convingem pe nimeni de necesitatea implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Dar multe companii încă mai cred că este complicat și costisitor. Dar, între timp, este destul de posibil să o implementați folosind organizația însăși, ceea ce va reduce semnificativ costurile.

Sistemul electronic de management al documentelor (EDF): etape de implementare

Algoritmul pentru implementarea unui sistem electronic de management al documentelor constă din 10 pași.

Pasul 1. Decideți asupra scopurilor și obiectivelor automatizării. Analizați problemele managementului documentelor la întreprindere, luați în considerare dacă acestea pot fi rezolvate prin managementul documentelor electronice.

Pasul 2. Efectuați un sondaj înainte de proiect. Studiați specificul evidenței în compania dvs., pentru aceasta:

• efectuarea unui audit al fluxurilor de documente între executanți și diviziile structurale;
• analizează reglementările actuale pentru a optimiza fluxurile de documente, urmărirea rutelor documentelor interne și externe;
• studiază procesul de creare, coordonare și aprobare a tuturor tipurilor de documente interne generate în companie;
• inspectează procedura de înregistrare și procesare a corespondenței de intrare și de ieșire;
• Evaluează măsura în care evidența companiei este în conformitate cu normele și cerințele standardelor din industrie și cu legislația Federației Ruse;
• studiază procedura de creare a fișierelor, cerințele pentru stocarea lor curentă și transferul pentru stocare în arhiva organizației;
• gândiți-vă la ce procese de afaceri trebuie să fie automatizate;
• analizați datele obținute și formulați cerințe tehnice Managementul documentelor electronice EDMS trebuie să îndeplinească.

Sistem. Operațiuni pe documente interne

Pasul 3. Efectuați un audit al proceselor de documente existente ale companiei înainte de a trece la fluxul de documente formular electronic. Este necesară sistematizarea și eficientizarea muncii cu fluxurile de documente și optimizarea întregului sistem de management al biroului din companie. Elaborați reglementări pentru prelucrarea documentelor, întocmește instrucțiuni care stabilesc domenii de responsabilitate între interpreți și precizează procedura de interacțiune între aceștia. Faceți modificări și completări la local reglementărilor, fișele postului. Împreună cu serviciul IT, gândiți-vă la problemele de securitate și controlul accesului. Urmați cerințele sistemului de standardizare pentru managementul documentelor stabilite în GOST R ISO 15489-1-2007.

Pasul 4. Întocmește o diagramă a procesului de gestionare a documentelor, notează rutele fluxului documentelor, ordinea și prioritatea execuției, coordonarea și aprobarea documentației. Oferiți posibilitatea accesului și colaborării simultane cu documentul pentru toți executanții. Întocmește specificațiile tehnice ținând cont de dorințele și cerințele specifice.

Pasul 5. Studiați EDMS modern, gândiți-vă la ce modificări și completări pot fi aduse configurației standard, ținând cont de caracteristicile care caracterizează fluxul de documente electronice al organizației dumneavoastră. Multe companii de dezvoltare de software iau în considerare cerințele individuale ale clienților și fac ajustările necesare.

Pasul 6. Începeți să implementați un EDMS în organizația dvs. alegând una dintre cele două opțiuni:

1. Implementați EDI după tipul de document, atunci când procesarea unui tip de document este mai întâi automatizată: comenzi și instrucțiuni, contracte și acorduri.
2. Implementați treptat EDMS pe departamente, când primele locuri de muncă sunt automatizate în serviciul de birou, apoi în serviciul de personal, contabilitate și așa mai departe în întreaga companie.

Întrucât în ​​orice opțiune începe deja procesarea documentelor, obțineți certificate pentru executanții responsabili autorizați să semneze documente.

Tabelul arată ce tipuri de semnături digitale electronice există și la semnare ce documente pot fi utilizate.

Pasul 7 Creați o arhivă electronică prin conversia documentelor pe hârtie create anterior în formate electronice. Într-o arhivă electronică, documentele pot fi stocate atât sub formă de scanări, cât și în formate de editor de text. Puteți începe să creați o arhivă electronică de îndată ce conducerea decide necesitatea implementării managementului electronic al documentelor.

Dosare electronice în nomenclatorul dosarelor firmei

Pasul 8 Integrați EDMS cu alte sisteme de contabilitate automatizate utilizate în companie. Lucrul în sistemele electronice de gestionare a documentelor, de regulă, implică posibilitatea de a face schimb de date cu acele sisteme de contabilitate care au deja implementate și oferă acum contabilitatea automată a personalului, financiară și de producție în companie.

Pasul 9 Efectuați instruirea angajaților, dezvoltați manuale de utilizare ținând cont caracteristici specifice locuri de muncă specifice.

Pasul 10 Asigurarea controlului asupra respectării procedurilor reglementate în perioada de adaptare a interpreților la noile condiții de muncă. Numiți angajați responsabili în departamente care vor oferi asistență promptă altora și vor asigura conformitatea ordinea stabilită aplicarea EDS.

Trebuie înțeles că introducerea EDMS și a fluxului de documente în formate electronice nu este un scop în sine. Acesta este un instrument eficient pentru interacțiunea externă și nu numai cu autoritățile ramura executivași control și supraveghere. EDMS va asigura un flux de documente unificat cu divizii separate și schimbul prompt de documente cu contrapărțile. Dați dovadă de inițiativă și de partenerii, furnizorii și clienții dvs. Acest lucru va ajuta nu numai la îmbunătățirea calității și a vitezei schimbului de informații, ci și la reducerea timpului de amortizare a sistemului electronic de gestionare a documentelor implementat la întreprindere.

În primul rând, să descifrăm EDMS este un sistem electronic de gestionare a documentelor.

În al doilea rând, trebuie remarcat faptul că în ultimii trei-cinci ani, sisteme electronice de gestionare a documentelor Un număr tot mai mare de companii, atât mari, cât și mijlocii, și chiar foarte mici, se mută.

Pentru gestionarea electronică a documentelor sunt utilizate platforme software speciale. De exemplu, unul dintre cele mai populare este sistemul .

Introducerea EDMS presupune achiziționarea unei astfel de platforme software, instalarea și configurarea acesteia la stațiile de lucru ale utilizatorilor, completarea bazelor de date, transformarea documentației pe hârtie în formă electronică.

Dar ce obține compania din implementarea EDS? Care sunt beneficiile automatizării documentelor?

Să încercăm să răspundem la această întrebare.

Implementarea EDMS este realizată pentru aproape toate diviziile companiei. În funcție de structura sa organizatorică, acestea pot fi:

• managementul companiei,
• departament juridic,
• birou,
• departamentul de control financiar,
• contabilitate,
• departament proiectare si estimare,
• serviciul administrativ si economic,
• departamentul de resurse umane,
• departamentul de vânzări
• departamentul de licitații etc.

Evaluând rezultatele implementării EDMS, experții evidențiază următoarele avantaje importante și destul de generale care se manifestă în oricare dintre departamente:

Creșterea productivității muncii

La implementarea unui EDMS, se obține o creștere a productivității muncii prin reducerea timpului de căutare documentele necesareși informații.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor vă va permite nu numai să găsiți fișierul solicitat în câteva secunde, ci și să faceți acest lucru de pe orice computer al companiei, indiferent dacă acesta se află în sediul central sau într-o sucursală. Acum vă puteți petrece timpul de lucru mai eficient.

Optimizarea proceselor de afaceri

Ca parte a implementării EDMS, în majoritatea cazurilor, procesele sunt optimizate. Gestionarea electronică a documentelor și, în primul rând, automatizarea contabilității contractelor fac posibilă nu numai reducerea semnificativă a timpului petrecut cu pregătirea și aprobarea unui anumit document, ci și urmărirea tuturor etapelor trecerii unui document prin diferite etape.

În consecință, în orice moment puteți găsi cu ușurință un blocaj care nu permite procesului să meargă mai departe. Un exemplu similar poate fi dat pentru coordonarea altor tipuri de documente - facturi de plată, cereri de cheltuieli numerar, bugetele companiei, nevoile de achiziții materiale etc.

Cei care au implementat deja un EDMS în compania lor spun adesea că gestionarea electronică a documentelor a scos la iveală deficiențe în organizarea activităților - le-a permis să vadă printre angajații lor „leneși” subangajați și acei „maniaci de muncă” care erau pur și simplu supraîncărcați cu sarcini și documente.

Lucru în echipă în EDMS și îmbunătățirea interacțiunii dintre departamente

Unul dintre cele mai importante avantaje ale managementului electronic al documentelor este îmbunătățirea relațiilor dintre departamentele din cadrul companiei.

La urma urmei, implementarea unui EDMS nu numai că facilitează transferul și schimbul de informații între departamente, dar face și posibil ca mai mulți angajați din diferite departamente să lucreze simultan cu un singur document.

Introducerea EDS reduce influența „factorului uman”

Căutarea documentelor „pierdute”, corectarea erorilor, inclusiv a celor gramaticale, aflarea relevanței unui document - tot ceea ce ar dura cel puțin o jumătate de oră cu gestionarea documentelor pe hârtie, dar ar dura doar câteva secunde cu un sistem electronic de gestionare a documentelor implementat .

Introducerea EDS ajută la reducerea costurilor materialelor

Pe lângă creșterea productivității, automatizarea documentelor reduce semnificativ costurile consumabilelor, cum ar fi hârtie și cartușe de imprimantă. În plus, introducerea managementului electronic al documentelor va reduce costul stocării documentației.

Reduce nevoia de personal suplimentar

Introducerea unui EDS vă permite să organizați activitatea companiei în așa fel încât o creștere a volumelor de producție sau extinderea domeniului de activitate să nu necesite o creștere semnificativă a personalului companiei.

Dezvoltarea „spiritului de echipă”

Este interesant că implementarea unui sistem electronic de management al documentelor nu numai că mărește productivitatea angajaților, dar contribuie și la dezvoltarea conștiinței corporative a angajaților, ajutându-i să se simtă ca o singură echipă.

Acest lucru nu este o coincidență; efectul socializării și coeziunii este declanșat, similar cu cel observat atunci când oamenii comunică rețelele sociale. Putem spune că introducerea EDS într-o anumită măsură satisface nevoia naturală a omului de activitate colectivăși comunicare.

Eliminarea scurgerilor de informații

EDMS moderne au dezvoltat instrumente de control al accesului care vă permit să construiți în mod competent o strategie de securitate atunci când lucrați cu diferite tipuri documente.

Implementarea unui EDMS asigură utilizarea cât mai eficientă a tuturor sistemelor informaționale ale întreprinderii

De regulă, orice companie are deja instalate sisteme ERP de contabilitate sau integrate. Integrarea acestor sisteme cu EDMS permite creșterea eficienței management generalîntreprindere de înaltă calitate nou nivel(vezi proiectul).

În cele din urmă, introducerea EDMS asigură o creștere cuprinzătoare a acestora avantaje competitive afaceri care nu sunt cuantificabile. Aceasta este încrederea conducerii în executarea corectă a instrucțiunilor și respectarea termenelor de rezolvare a problemelor, aceasta este schimbare generală cultura corporativă.
Și, ceea ce este, de asemenea, important - crearea unei imagini de avansat întreprindere modernă cu procese de afaceri clare și transparente și un sistem de management care funcționează bine.

Apropo, serios companii străine Printre principalele cerințe pe care le impun partenerilor lor, ei numesc în primul rând managementul electronic al documentelor.

Procesul de implementare, indiferent de domeniul de activitate al organizației, numărul de personal al acesteia și teritoriul de prezență, este un proces complex în mai multe etape.

Cu orice strategie, proiectul trece printr-o serie de etape obligatorii.

Stabilirea obiectivelor și strategiei

Implementarea unui EDMS începe întotdeauna cu identificarea problemelor Clientului în domeniile muncii de birou și fluxului de documente.

Problemele standard sunt

pierderea documentelor,

timp semnificativ petrecut pentru finalizarea lor,

coordonare „opacă” și complexă,

căutarea de informații,

livrarea corespondenței oficiale către departamente,

scăzut disciplina de performanta,

„opacitatea” executării ordinelor etc.

Un grup special de experți, care ar trebui creat de manager din rândul angajaților care au informații despre trecerea documentelor, va putea identifica aceste „puncte slabe”. Aceștia sunt muncitorii

servicii preșcolare,

departamentele IT,

departamentul de contracte,

Specialisti HR,

precum și angajații departamentelor în care se formează o parte semnificativă a fluxului de documente.

Acest grup, cu delimitarea domeniilor de competență și responsabilitate între membrii săi, ar trebui să lucreze în toate etapele implementării EDMS.

Experții EOS sunt capabili să identifice probleme care nu sunt întotdeauna evidente pentru angajații cu normă întreagă și, de asemenea, folosind experiența multor proiecte finalizate, oferă opțiuni pentru optimizarea lucrului cu documente și soluții software care răspund nevoilor clientului.

În aceeași etapă, se formează o strategie preliminară de implementare a EDMS: automatizarea departamentelor și filialelor se va realiza secvenţial sau simultan, care procese vor fi acoperite mai întâi, precum și ordinea de formalizare cu ajutorul EDMS a lucrului cu diverse grupuri de documente.

Studiu privind fluxul de documente

După luarea deciziei de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor, este necesar să se descrie mai precis cerințele funcționale și tehnice pentru EDMS și, cel mai important, cerințele pentru automatizarea proceselor de afaceri ale organizației.

Ca parte a examinării fluxului de documente actual, se efectuează următoarele:

analiza structurii organizatorice a companiei;

identificarea proceselor de afaceri legate de deplasarea documentelor;

clarificarea schemei de flux de documente (grupuri de documente, traseele acestora, reguli de înregistrare, drepturi de acces etc.);

identificarea zonelor ineficiente ale fluxului de documente și pregătirea propunerilor pentru optimizarea acestora - reinginerie de proces (documentată într-un acord separat);

analiza infrastructurii tehnice pentru conformitatea cu funcționalitatea sistemului implementat (capacități echipamente, rețea locală, acces la distanță etc.), pregătirea propunerilor de modernizare;

auditul sistemelor IT ale clientului (pentru a evalua nevoia de integrare cu EDMS implementat sau transfer de acreditări de la sistemele existente);

determinarea unui pachet de opțiuni suplimentare necesare extinderii funcționalității „out-of-the-box” a sistemului implementat, evaluând nevoia de îmbunătățiri individuale;

formarea de grupuri de utilizatori (conform categorii de locuri de muncăși drepturi în EDMS), evaluarea calificărilor acestora pentru a determina necesitatea formării.

Formarea specificațiilor tehnice și încheierea unui acord pentru implementarea EDMS

Rezultatele studiului privind fluxul de documente sunt formalizate în termenii de referință, care ar trebui să conțină:

cerințe pentru funcționalitatea EDMS (ținând cont de diferite categorii de utilizatori), a acestuia specificatii tehniceși setări;

descrierea zonelor de automatizare;

cerințe pentru hardware, infrastructură și sisteme de operare;

descrierea metodelor de securitate;

lista lucrărilor și servicii suplimentare(inclusiv instruire, elaborarea de rapoarte suplimentare, documente de reglementare etc.)

Într-un acord în care specificațiile tehnice includ parte integrantă, sunt furnizate graficul de lucru și costul acestuia, precum și volumele și metodele de suport tehnic al sistemului de către firma implementătoare.

Instalarea EDMS

Demararea instalării EDMS este precedată de modernizarea infrastructurii tehnice, inclusiv de achiziție echipamentul necesar. Apoi software-ul este instalat pe server și pe stațiile de lucru ale utilizatorului, precum și sistemul este configurat în conformitate cu structura organizatorică a companiei.

Funcționarea de probă a EDMS și instruirea utilizatorilor

Faza de instruire este adesea combinată cu începerea funcționării sistemului. De obicei, utilizatorii primesc cunoștințe de bază privind lucrul în EDMS în grupuri formate în funcție de rolul lor în sistem. Cunoștințele dobândite sunt consolidate la locul de muncă cu sprijinul de consultanță al specialiștilor care au realizat implementarea EDMS. Funcționarea de probă a sistemului de management al documentelor este efectuată pentru a identifica abaterile ascunse de la specificațiile tehnice și cerințele nesocotite. Dacă sunt identificate, setările EDMS sunt ajustate în consecință.

Punerea în funcțiune

Implementarea sistemului electronic de management al documentelor se finalizează prin intrarea acestuia în operare industrialași semnarea certificatului de finalizare. După finalizarea proiectului de implementare EDMS, EOS sau specialiștii companiei partenere vor oferi suport tehnic de înaltă calificare pentru sistem.

Mai aveți întrebări despre implementarea managementului electronic al documentelor? Lăsați o solicitare, iar specialiștii noștri vă vor oferi o soluție adaptată cerințelor dvs., vă vor oferi o versiune demo și vă vor oferi o consultație gratuită.

15 moduri de a nu eșua implementarea managementului electronic al documentelor într-o organizație

Selectarea unui EDMS

Cum să alegi cu succes un sistem de management al documentelor. Cu toate acestea, proiectul de implementare EDMS nu se limitează la selectarea și achiziționarea de software. Puteți găsi un sistem grozav, dar, în același timp, puteți organiza o implementare eșuată. Produsul va fi instalat în organizație, dar nu va fi folosit la întregul său potențial, va fi incomod pentru utilizatori sau nu va oferi beneficiul așteptat.

Experiența proiectelor interne și străine de implementare a sistemelor de management al documentelor în organizații arată că clienții EDMS fac aceleași greșeli din nou și din nou, ceea ce duce la cel mai bun scenariu, la utilizarea ineficientă a EDMS, iar în cel mai rău caz, la inutilitatea acestuia sau la faptul că proiectul de implementare se oprește la jumătate.

Am încercat să colectăm cele mai frecvente greșeli și să facem o listă cu ce nu trebuie făcut pentru o tranziție cu succes la fluxul de documente electronice.

1. NU RĂSPÂNȘIȚI RESPONSABILITATEA PENTRU PROIECTUL ÎNTRE CĂȚI OAMENI

Experții, furnizorii, consultanții implicați în implementarea managementului electronic al documentelor susțin aproape unanim că unul dintre primii pași în acest proces este organizarea grup de lucru privind implementarea sistemului. Se recomandă implicarea în grupul de lucru atât a persoanelor din firma vânzătoare, cât și din organizația clienților.

Piesa de poticnire pe care o poate întâlni proiectul în această etapă sunt „șapte boieri” din grupul de lucru din partea clientului. O companie care implementează managementul electronic al documentelor poate avea mai multe divizii (sau departamente), iar fiecare dintre ele are proprii săi oameni interesați să implementeze managementul documentelor fără hârtie și managementul proceselor de afaceri.

Fiecare dintre inițiatori, desigur, va avea propria sa viziune asupra pentru ce este necesar gestionarea documentelor electronice și cum ar trebui să fie utilizat sistemul. Dacă, în același timp, toți membrii grupului de lucru au puteri egale în organizarea activităților de implementare a EDMS, atunci poate apărea o situație în care fiecare inițiator va „trage pătura peste sine”.

În acest caz, proiectul se poate bloca, în cel mai bun caz, în faza de discuție. În scenariile mai puțin reușite - când fiecare dintre inițiatori a dat deja comenzi, a dezvoltat un fel de activitate pentru a implementa un EDS în departamentul lor și a cheltuit bani. Urmează confuzie, organizațională și financiară, iar proiectul este oprit pentru a preveni pierderile ulterioare.

Este important să se asigure un astfel de echilibru de putere, astfel încât grupul de lucru din partea Clientului să aibă un singur șef responsabil de managementul documentelor electronice - managerul de proiect, care va avea ultimul cuvânt de autoritate privind strategia de implementare a EDMS. Desigur, propunerile altor participanți pot și trebuie luate în considerare. Dar cineva singur trebuie să-și asume responsabilitatea pentru implementarea cu succes a proiectului.

2. NU SUBESTIMAȚI BUGETUL ȘI TERMENELE LIMITĂ

Nu este greu de calculat cât costă un sistem electronic de gestionare a documentelor. Orice furnizor care se respectă vă va oferi un site web unde puteți estima aproximativ costul licențelor în funcție de ediția sistemului, numărul de utilizatori, prezența modulelor suplimentare și așa mai departe.

De fapt, costul mijloace tehnice furnizarea de gestionare a documentelor electronice nu este comparabilă cu costul resurselor umane și de timp necesare pentru implementarea cu succes. Pe lângă costul licențelor în sine, bugetul proiectului include planificarea, consultanța, configurarea, testarea, instalarea, instruirea și suportul suplimentar al sistemului - partea subacvatică a aisbergului bugetar, de care nu știți până nu vă confruntați. a face faţă.

De regulă, atunci când calculează bugetul și planificarea implementării, de cele mai multe ori uită să ia în considerare: costul actualizării hardware pentru a asigura performanța optimă a sistemului (achiziționarea de servere, munca departamentului IT etc.); ;

costul și timpul de muncă al grupului de lucru pentru implementarea EDMS;

costurile umane, de timp și financiare pentru digitizarea și introducerea documentelor în EDMS; costul instruirii utilizatorilor și administratorilor.

Este mai bine să începi cu un mic proiect și să-l planifici corect din punct de vedere financiar și strict din punct de vedere al termenelor limită, decât să încerci să automatizezi totul dintr-o dată și, în final, să afli că nu sunt suficienți bani sau timp pentru asta.

3. NU IMPLEMENTAȚI SISTEMUL DACĂ ȚI LIPSĂ COMPETENȚĂ

Neîncrederea în contractori și dorința de a face totul singur este cuiul care a pus în cuie sicriul mai multor proiecte de implementare. Se întâmplă ca clientul să-și supraestimeze propriile puncte forte și punctele forte ale specialiștilor săi, încrezător că el însuși știe „cel mai bine” să implementeze managementul electronic al documentelor.

Desigur exemple de succes există multe implementări independente ale sistemelor electronice de management al documentelor - noi înșine suntem sincer mândri. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, un proiect de implementare EDMS de succes este rezultatul cooperării și înțelegerii reciproce dintre client și furnizor.

Unele implementări EDMS la întreprinderi eșuează din cauza faptului că clientul este convins de expertiza sa, subestimează riscurile gestionării electronice a documentelor și refuză ajutorul profesioniștilor în implementarea EDI. În acest caz, dacă proiectul se blochează brusc, organizația rămâne singură cu problema și nu știe cum să o rezolve.

Cealaltă parte a proiectelor are de suferit deoarece clientul încearcă în mod independent să găsească modalități de a-și implementa sarcinile și de a le impune specialiștilor contractorului atunci când stabilesc specificațiile tehnice. În loc de „ce trebuie făcut”, clientul încearcă să-și explice „cum se face”, ceea ce, având în vedere lipsa de cunoștințe de specialitate, nu duce la nimic constructiv. E bine dacă poți ajunge la o înțelegere.

Este important să vă evaluați cu atenție propriile capacități și să nu refuzați să cooperați atunci când este necesar. În plus, un dialog onest și adecvat între client și antreprenor ajută la evitarea disputelor inutile și accelerează implementarea proiectului de implementare.

4. NU ALEGE CONTRACTORI CU PROFIL PREA LARG

Există o glumă binecunoscută pe Internet despre „ești un programator”: unii oameni cred că, dacă o persoană câștigă bani scriind programe, atunci implicit ar trebui să poată rezolva problemele cu orice echipament, de la computer la un fierbător electric. Ceea ce în realitate este complet greșit și chiar dacă un programator, din bunăvoința inimii sale, se angajează să-ți repare ibricul, nu este un fapt că o va face bine. Pentru că aceasta este treaba unui tehnician electrocasnic.

Unii clienți își strica implementarea managementului electronic al documentelor alegând un integrator bazat pe însuși principiul „ești un programator”. Clientul presupune că dacă compania integratoare implementează sisteme de automatizare contabilitate, și „to the heap” și EDMS, atunci ea este la fel de bine versată în ambele. Ceea ce, din nou, nu este deloc cazul.

Un integrator care ți-a automatizat cu succes contabilitatea poate, desigur, să se ocupe de gestionarea documentelor, dar în cele din urmă se poate dovedi că procesul de introducere a managementului electronic al documentelor durează de prea mult timp, iar rezultatul nu este ceea ce este necesar. . O poveste similară s-a întâmplat cu unul dintre clienții noștri mari - proiectul a blocat până când conducerea a decis să schimbe integratorul. (În final, totul s-a terminat cu bine).

Atunci când încredințați automatizarea altor persoane, este important să alegeți specialiști în domeniul dvs. În ceea ce privește implementarea EDMS, acestea sunt companii implicate în dezvoltarea EDMS, sau ale lor.

5. NU REPETAȚI EDMS-ELE VECHI PE BAZĂ NOULUI

Acest motiv pentru eșecul proiectului îi așteaptă pe clienții care decid să înlocuiască un EDMS învechit. Compania avea deja un sistem, a îndeplinit unele sarcini și, ca urmare, există o mare tentație de a organiza munca sistem nou după chipul şi asemănarea celui precedent.

Mai mult decât atât, se întâmplă adesea ca de la vechiul EDMS la cel nou, în primul rând, să doriți să transferați nu procesele curente de afaceri ale companiei, ci câteva lucruri mici familiare - locația elementelor de interfață, specifice (nu legate de funcționarea afacerii) funcționalitatea vechii platforme și altele. Acesta este un exercițiu destul de inutil - durează mult mai puțin timp pentru a te obișnui cu noua interfață decât pentru a o reproduce pe cea veche.

O problemă mai fundamentală este transferul proceselor de afaceri ineficiente de la cel vechi la noul EDMS. Reticența de a optimiza procesele de lucru cu documente duce la faptul că o întreagă „coadă” de probleme de gestionare a documentelor electronice care anterior împiedicau organizația să vină de la sistemul vechi la cel nou. Timpul poate și ar trebui să fie cheltuit pentru a reorganiza și a gândi cum să faceți lucrul cu documentele mai rapid și mai bine.

6. NU ȚI RENEGAȚI PERSONALIZAREA DACĂ ED-UL SELECTAT O PERMITE

Acest punct este destul de controversat și este o dispută între suporteri abordări diferite la dezvoltarea EDMS - „cutie” și platformă. Diferența dintre ele, în esență, constă în faptul că produsele „cutie” se adaptează utilizatorului în principal datorită setărilor și fișierelor de configurare furnizate de dezvoltator, iar acestea din urmă - în principal datorită programării. Prima metodă este mai simplă, dar mai puțin flexibilă, a doua este mai complexă, dar deschide oportunități largi de adaptare a sistemului la nevoile organizației.

Experții din industrie din partea „din cutie” susțin că nu ar trebui să te lași dus de personalizarea sistemului. Argumentele date sunt cost ridicat implementarea și suportul produsului final, precum și problemele cu actualizarea sistemului - funcționalitatea unică poate cauza probleme de compatibilitate la migrarea la versiuni noi ale sistemului „cutie”.

Noi, ca reprezentanți ai abordării platformei, desigur, credem () că beneficiile personalizării depășesc costul implementării acesteia. Costurile creării unui nou modul pentru sistem sunt recuperate datorită mai multor factori - de exemplu, accelerarea activității companiei prin optimizarea procesului de lucru cu documente sau dezafectarea sistemelor învechite care îndeplineau anterior funcțiile implementate în noul modul .

În ceea ce privește problemele cu actualizarea, acestea practic nu există pentru platforma modernă EDMS - mecanismele de creare a extensiilor de platformă, pe baza cărora se creează o nouă funcționalitate, vă permit să actualizați funcționalitatea platformei fără a pierde compatibilitatea cu „adăugat ” funcționalitate. Acest principiu se află în construcția unei platforme EDMS. Atentie insa cand alegeti un sistem nu toate platformele EDMS au astfel de avantaje.

Astfel, dacă EDMS selectat nu este proiectat inițial pentru personalizare flexibilă, este mai bine să nu vă lăsați dus de el - puteți eșua cu adevărat proiectul. Totuși, dacă un produs vă permite să vă personalizați la maximum, ar fi ciudat să nu îl folosiți.

7. NU LIMITAȚI UTILIZAREA SISTEMULUI LA DEPARTAMENTUL DVS

Una dintre cele mai sigure modalități de a reduce eficiența sistemului este blocarea utilizării acestuia în cadrul departamentului de management al biroului. Da, funcția principală a EDMS este de a automatiza fluxul de documente pe hârtie, dar nu numai funcționarii lucrează cu documentele - fluxurile de documente tocmai își finalizează călătoria pe rafturile arhivei.

Rezumat: Nu trebuie să izolați sistemul de infrastructura IT generală a organizației - o soluție integrată va fi mai convenabilă pentru utilizare de către angajații din afara departamentului preșcolar.

9. NU ÎNCERCAȚI SĂ CONVINGEȚI ANGAJĂȚII VOȘTI CĂ EMS ESTE UN LUCRU BUN

Poate fi extrem de greu de explicat persoanelor care au lucrat toată viața doar cu documente pe hârtie că un EDMS le va permite să lucreze mai rapid și mai eficient. Conducerea unei organizații poate fi în favoarea automatizării fluxului de documente, poate alege un EDMS, poate să încheie un acord, chiar să instaleze un sistem în organizație - dar utilizatorii îl vor ignora.

Se întâmplă adesea ca la sfârșitul proiectului să se dovedească că angajații nu înțeleg de ce li s-a dat în primul rând un EDMS. Și dacă lucrează în el, atunci doar „sub gena” managerului. De fapt, proiectul eșuează - iar motivul pentru aceasta este că conducerea nu s-a deranjat să asigure acceptarea sistemului de către utilizatori.

Acceptarea de către utilizatorul final a unui nou instrument software este o problemă greu de depășit prin persuasiune. Este mult mai eficient să puneți utilizatorul într-o poziție în care el însuși își dă seama că are nevoie de un nou sistem.

Pe de o parte, este necesar să se asigure că EDMS este accesibil și necesar pentru munca unei mase critice de angajați ai companiei. Pe de altă parte, o masă critică de documente necesare angajaților trebuie să fie disponibilă în sistem.

Dacă oricare dintre aceste condiții nu este îndeplinită, procentul total de utilizare a EDMS în întreaga companie are de suferit. În plus, nu trebuie să uităm că sistemul ar trebui să fie cât mai prietenos cu un utilizator nepregătit - la urma urmei, în lumea lui anterioară nu trebuise încă să compare gestionarea tradițională și electronică a documentelor.

10. NU ECONOMIȚI LA INSTRUIREA UTILIZATORULUI

Acest punct urmează direct de la precedentul. Punând angajații față în față cu EDMS, este important să previi o situație în care aceștia vor trebui să facă față singuri unui program necunoscut până acum. Chiar și un EDMS implementat în mod strălucit nu va fi eficient până când utilizatorii vor primi o instruire adecvată.

De fapt, acest lucru este valabil pentru orice aplicație, chiar și pentru cea mai familiară. Majoritatea utilizatorilor care interacționează zilnic cu clientul e-mail sau Word/Excel, nu cunosc 90% din funcționalitatea acestor programe. Ce putem spune despre un sistem la scară largă de lucru cu documente?

Dacă doriți să optimizați fluxul de lucru și să îmbunătățiți productivitatea angajaților prin implementarea gestionării electronice a documentelor, cu siguranță nu doriți să sacrificați 25% până la 95% din capacitățile sistemului dvs. de flux de lucru despre care utilizatorii pur și simplu nu le vor ști, deoarece ați economisit pe training.

În plus, angajații tind să părăsească compania, iar alții noi le iau locul. Prin urmare, cursurile EDMS sunt un eveniment recurent din când în când, pentru care un element de cheltuieli separat poate fi alocat în mod continuu.

11. NU PERMITA ANARHIE ÎN SISTEM

Când un sistem trece de la operațiune de testare la producție, poate domnea haosul complet - la început, subordonații care nu au înțeles încă sistemul pot încerca să atribuie sarcini superiorilor lor și așa mai departe. Acest lucru este complet normal, dar este mai bine să nu amânați această etapă.

În acest scop, de regulă, sunt introduse reglementări de lucru cu sistemul de flux de documente, care sunt aduse la cunoștința angajaților prin comandă. Unii furnizori (inclusiv noi) oferă reglementări standard gratuite pentru lucrul cu EDMS-ul lor ca parte a unui pachet de servicii de implementare după încheierea unui acord pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor.

O prevedere standard privind gestionarea documentelor electronice într-o organizație descrie pe scurt procedura de lucru cu funcțiile principale ale oricărui EDMS - în cazul nostru, cu sarcini, documente și birou. Dacă este necesar, este ușor să-l rescrieți „pentru dumneavoastră” și angajații dvs.

12. NU UITA DE MOBILITATE

„Sistemul vă cere să faceți totul printr-un browser web/client de desktop, dar eu”, este o altă plângere comună a angajaților cu privire la un EDMS implementat ineficient.

Dacă un angajat care este obișnuit să lucreze de pe propriul dispozitiv mobil nu are acces la informații generale din EDMS folosind un gadget familiar, atunci trebuie să treacă la un computer, ceea ce transformă lucrul cu sistemul într-o agonie inutilă. Procesele de afaceri încep să încetinească.

Viteza cu care datele, de exemplu, aplicații, contracte sau protocoale, intră în lucru, între timp, depinde de viteza de finalizare a sarcinii. În plus, dacă fiecare angajat are acces constant la datele legate de proiect, va face mai eficientă discutarea acestora cu managerii și colegii în cadrul întâlnirilor.

Acești indicatori – viteză și eficiență – sunt pe care toată lumea încearcă să-i îmbunătățească prin introducerea managementului electronic al documentelor. Mobilitatea contribuie la aceasta și nu trebuie ignorată atunci când se selectează instrumente tehnice și software pentru gestionarea electronică a documentelor.

13. NU RĂTAȚI ACTUALIZĂRI

Singurul lucru constant din lume este că se schimbă constant. Așteptările pieței de la afaceri se schimbă, iar așteptările utilizatorilor de la sistemele IT se schimbă în același mod.

Fiecare versiune nouă include funcționalități noi și îmbunătățiri ale funcțiilor existente și remedieri de erori.

Prin urmare, actualizarea regulată a sistemului este necesară pentru a menține funcționarea fără erori și pentru a beneficia de noile caracteristici ale sistemului. În caz contrar, după un anumit timp, poate destul de semnificativ, după finalizarea implementării, va trebui să lansați proiect nou- înlocuiți sistemul învechit cu un alt EDMS nou.

14. NU REFUZA SUPORTUL TEHNIC

Când deschizi cortina și toată lumea ridică un pahar de șampanie pentru a te felicita pentru finalizarea cu succes a proiectului tău EDMS, nimănui nu trece prin cap că acest moment minunat s-ar putea transforma în curând într-un coșmar.

Din experiența noastră, punerea în funcțiune a sistemului este cea mai haotică și dificilă parte a proiectului. În procesul de implementare a managementului electronic al documentelor, clientul întâmpină în mod constant diverse nuanțe, pe care furnizorul trebuie să le contracareze „din mers” cu actualizări constante - aici, de exemplu, este un exemplu foarte colorat.

Prin urmare, este important ca cel puțin în primele șase luni până la un an de la implementarea sistemului, vânzătorul se angajează să vă ofere corecții de erori și modificări la cererea dumneavoastră, precum și să mențină sistemul într-o stare stabilă. Reînnoirea contractului de asistență vă asigură, de asemenea, că primiți actualizări în timp util - aceste două puncte sunt interconectate.

15. NU ȚI ȚIE FRICĂ DE SCHIMBARE

„Gestionarea proceselor de afaceri nu se referă în primul rând la tehnologie, ci la schimbare”, spun analiștii Gartner Research.

Schimbarea este ceva la care fiecare ființă umană rezistă în mod natural. Când introduceți ceva nou într-o organizație, trebuie să fiți în mentalitatea că schimbarea este ceva care se întâmplă în mod constant și aduce noi oportunități.

U proiect de succes Trebuie să existe un plan clar de introducere a schimbărilor, iar primul pas în acesta este găsirea unor persoane care au aceleași gânduri care sunt la fel de deschise la schimbare în rândul angajaților care pot muta procesul de schimbare în organizație.

Echipa ta trebuie să aibă încredere că implementarea unui sistem electronic de management al documentelor este un atu valoros pentru organizație și este o schimbare care trebuie implementată. Niciun proiect nu a fost finalizat cu succes fără gândirea de a câștiga.

Putkina Lidiya Vladimirovna

Candidat la științe tehnice, profesor, Departamentul de informatică și matematică, Facultatea de Economie, Universitatea Umanitară a Sindicatelor din Sankt Petersburg, Rusia

Rezumat: Acest articol discută caracteristicile implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Articolul notează că eficiența oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor și de viteza de distribuție a informațiilor între diviziile structurii organizaționale și contractori. Procesul de introducere a managementului electronic al documentelor poate fi împărțit în opt etape. Unul dintre punctele importante este faptul că, după parcurgerea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie perfecționat și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Cuvinte cheie: sisteme electronice de management al documentelor, implementare, eficiență, întreprindere

Caracteristici ale implementării documentului electronic

Doctor în științe tehnice, profesor Departamentul de informatică și matematică, Facultatea de Economie Universitatea de Științe Umaniste și Sociale din Sankt-Petersburg, Rusia

Rezumat: Acest articol discută caracteristicile introducerii sistemului electronic de management al documentelor. Articolul notează că eficacitatea oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor, de rata de distribuție a informațiilor între unitățile structurii organizaționale și contractori. Procesul de implementare a documentului electronic poate fi împărțit în opt etape. Unul dintre punctele principale este faptul că, după finalizarea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie să fie perfecționat și îmbunătățit în mod continuu. Acesta este un factor major în utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice în întreprindere.

Cuvinte cheie: sistem electronic de management al documentelor, implementare, eficiență, întreprindere

ÎN lumea modernă Eficiența oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor, de viteza de distribuție a informațiilor între diviziile structurii organizaționale și contractori, precum și de fiabilitatea întregii componente informaționale în ansamblu.

De aceea în în ultima vreme Managerii multor întreprinderi ridică din ce în ce mai mult problema îmbunătățirii sistemului de flux de documente. Această sarcină poate fi realizată prin automatizare.

Astăzi, fluxul automatizat de documente nu este o inovație. Unele organizații au implementat deja și folosesc un sistem electronic de management al documentelor (EDMS). Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor își păstrează în continuare fluxul de documente în formă tradițională de hârtie.

Principalul criteriu atunci când alegeți o formă de muncă de birou este volumul documentelor create și primite de organizație în timpul anumită perioadă timp. Prin urmare, în companiile în care structura departamentală este ramificată și conectată printr-un lanț de diverse documente, trecerea la gestionarea electronică a documentelor este o sarcină foarte importantă.

Pentru a ne forma o idee exactă a acestui concept, să-l privim mai detaliat. Fluxul electronic de documente poate fi reprezentat ca un mecanism unic de deplasare a documentelor care sunt create cu ajutorul instrumentelor informatice și, de regulă, semnate electronic semnătură digitală. În același timp, documentele sunt prelucrate și prin mijloace electronice.

Într-o organizație în care a fost implementat un EDMS, documentul servește ca instrument de management de bază. În astfel de organizații nu există pur și simplu ordine, instrucțiuni sau decizii. Există documente care conțin tocmai aceste decizii, ordine și instrucțiuni. Astfel, managementul în organizație se realizează complet prin documente. Majoritatea sarcinilor îndeplinite de angajați sunt, de asemenea, legate de documente.

EDMS poate fi folosit în orice organizație: atât pentru o întreprindere mică, cât și pentru o mare companie holding sau corporație cu o întreagă rețea de sucursale. Unele companii încep prin a automatiza etapele individuale ale fluxului de documente, deoarece EDMS are o serie de avantaje semnificative:

1) În primul rând, ar trebui să remarcăm transparența proceselor de afaceri. ÎN sistem electronic controlul asupra primirii, executării și creării documentelor este mult mai simplu și mai rapid. Cu acest ajutor, managementul poate monitoriza oricând procesele de afaceri ale organizației.

2) De asemenea, cu ajutorul managementului electronic al documentelor, funcția executivă este îmbunătățită. Potrivit statisticilor, o proporție semnificativă a comenzilor nu sunt efectuate de angajați. EDMS permite managerilor să monitorizeze procesele de lucru, viteza și calitatea execuției și, cel mai important, rezultatul muncii.

3) Se reduce timpul de prelucrare și executare a documentelor. Cu ajutorul managementului electronic al documentelor, mai mult căutare rapidă, crearea, prelucrarea și distribuirea documentelor. Acest lucru se realizează prin compilarea automată a rezumatelor, registrelor și rapoartelor, care, la rândul lor, vă permite să efectuați munca eficient și rapid și, ca urmare, să optimizați procesele de afaceri.

4) Nivelul de confidențialitate a informațiilor crește. Fiecare angajat are gradul de acces și gestionare a documentelor companiei care corespunde autorității sale. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a citi un document, poate avea capacitatea de a edita, de a face ajustările corespunzătoare documentului sau aceștia pot avea, de asemenea, drepturi depline. Fiecare acțiune este conectată sistem informatic. Aceasta înseamnă că în orice moment este posibil să vedeți care dintre angajați a făcut modificări datelor și a lucrat cu ei.

Pentru multe organizații, problema confidențialității informațiilor este foarte acută. Pierderea oricăruia documente importante ar putea duce la pierderi de milioane. În acest sens, documentele pe hârtie sunt mult mai susceptibile la risc mai mare, deoarece acestea pot fi eliminate din folder fără probleme, iar toate informațiile vor fi transferate părții. După implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie, este posibil să nu fie posibilă eliminarea scurgerii complete de informații. Cu toate acestea, în acest caz se va putea vedea care dintre angajați a folosit aceste documente și în ce moment.

5) Cu ajutorul EDMS se optimizează schema de pregătire a noilor angajați, precum și introducerea de noi procese în companie. Introducerea de noi reglementări și instrucțiuni folosind gestionarea electronică a documentelor are loc mult mai rapid decât informarea separată a fiecărui angajat și familiarizarea acestuia cu documentele pe hârtie.

6) Nivelul culturii corporative este în creștere. EDMS creează un spațiu informațional unificat în care sunt implicate toate sau majoritatea structurilor companiei. Acest lucru, la rândul său, creează oportunitatea de a implica aproape fiecare angajat în procesele corporative.

7) Când o companie trece la gestionarea electronică a documentelor, problema adaptării la noile schimbări de pe piață este rezolvată standarde internaționale. Dacă apar, organizația care folosește EDMS poate face rapid modificări sub șablon nou, crescând astfel nivelul său de competitivitate pe piață.

Cu toate acestea, această metodă de îmbunătățire a funcționării unei întreprinderi, împreună cu avantajele sale, are și dezavantajele sale.

În primul rând, securitatea documentelor este o problemă serioasă. Este posibil să pătrundă un virus în computer și este posibil ca sistemul de salvare a documentelor să nu funcționeze. Această problemă poate fi rezolvată prin crearea unui sistem de rezervare.

Un alt posibil dezavantaj al introducerii unui EDS poate fi conservatorismul angajaților care vor fi angajați în sistem. La trecerea la gestionarea automată a documentelor, nu este întotdeauna posibil să se evite și să se prevină nemulțumirile în rândul angajaților care sunt obișnuiți cu munca manuală și au cunoștințe incomplete despre managementul documentelor electronice.

De asemenea, sistemul electronic de gestionare a documentelor dă mare valoare introducerea corectă a datelor. În acest caz, factorul uman este deosebit de important, deoarece funcționarea neîntreruptă a sistemului în viitor va depinde de calificarea și calitatea muncii personalului.

În etapa de achiziție și implementare a unui sistem electronic de management al documentelor, conducerea companiei trebuie să fie pregătită pentru costurile financiare. Deși ulterior aceste costuri sunt de obicei compensate prin reducerea costurilor de lucru cu documentația și optimizarea proceselor de afaceri.

Schimbul de documente electronice nu este posibil cu toate contrapărțile. Motivul pentru aceasta este lipsa unui spațiu informațional unificat. Ca urmare, multe companii sunt forțate să efectueze simultan schimburi de documente pe hârtie și electronice. Faptul rămâne evident că trimiterea actelor și contractelor pe cale electronică ar simplifica foarte mult munca dintre client și client pe orice segment de piață.

O cerință obligatorie pentru majoritatea documentelor, care le conferă forță legală, este semnătura personală. Forța juridică a unui document electronic este de obicei confirmată de o semnătură electronică, care, conform 63-FZ, poate fi de trei tipuri:

1) Simplu semnătură electronică. Acest tip semnăturile sunt create folosind parole, coduri și alte instrumente care identifică autorul documentului semnat. O semnătură electronică criptografică nu este utilizată în acest caz.

2) Semnătură necalificată întărită. Pentru a crea acest tip de semnătură, se folosesc mijloace criptografice, care, la rândul lor, fac posibilă determinarea autorului documentului. O semnătură necalificată îmbunătățită este adesea un analog al unui document cu sigiliu.

3) O semnătură calificată îmbunătățită poate înlocui documentația pe hârtie în toate cazurile. Excepție face situația în care la nivel legislativ este necesar doar un document pe hârtie.

Astăzi, majoritatea statelor iau în considerare atât documentele pe hârtie cu o semnătură obișnuită, cât și documente electronice, care sunt semnate cu o semnătură electronică calificată.

Tranziția unei organizații de la gestionarea documentelor pe hârtie la una electronică trebuie să fie competentă și bine gândită, deoarece munca ulterioară a întregii întreprinderi depinde de acest pas.

Cel mai adesea, inițiatorul automatizării proceselor de flux de documente într-o întreprindere este Director general. Interesul managementului în trecerea la fluxul de documente fără hârtie joacă un rol important, deoarece succesul acestui proiect depinde în mare măsură de acest lucru.

De obicei, automatizarea în sine este împărțită în mod convențional în două părți: procesul în sine și raportul, adică controlul asupra funcționării produsului finit.

Dacă sarcina nu este doar implementarea managementului electronic al documentelor, ci și transformarea proceselor de afaceri, atunci termenii de referință trebuie formulați împreună cu managerii care sunt responsabili de aceste procese. Numai dacă sunt recrutați ca aliați, va fi posibilă crearea unei versiuni de succes a managementului electronic al documentelor.

Procesul de automatizare poate fi împărțit în mai multe etape cheie:

Etapa 1. Termeni de referință. Pentru început, managerii de proiect trebuie să decidă asupra sarcinilor care trebuie îndeplinite viitorul sistem. Obiectivele clar formulate vă vor ajuta să faceți alegerea corectă în a doua etapă.

Etapa 2. Selectarea unei soluții IT. Pentru o companie cu un flux mic de documente, utilizarea unei baze de date electronice precum Access sau Excel poate fi suficientă. Adică, întreprinderile la scară mică nu trebuie întotdeauna să se angajeze într-o restructurare globală a fluxului de documente.

Managerii mari intreprinderi, care au divizii regionale care doresc să automatizeze fluxul de documente, dimpotrivă, trebuie să fie pregătite pentru o implementare costisitoare și îndelungată.

Etapa 3. Descrierea proceselor de afaceri. Înainte de a începe implementarea managementului documentelor, este necesar să se studieze procesele de afaceri existente în prezent ale întreprinderii. În această etapă, rolul principal este acordat șefilor de departamente implicați în automatizare. Sarcina lor principală este de a ajuta la descrierea traseului documentelor și de a crea un flux pas cu pas al proceselor de afaceri.

Etapa 4. În această etapă se întocmesc devizele, graficele, listele resursele necesare, este în curs de dezvoltare plan general fabrică În acest caz, este necesar să se ia în considerare totul avantajele existenteși dezavantajele care vor apărea după automatizarea documentelor.

Etapa 5. Implementare. În această etapă are loc implementarea directă a managementului documentelor electronice. Durata etapei depinde direct de complexitatea structurii organizației și de procesele de afaceri care au loc în aceasta. Controlul și coordonarea lucrărilor sunt efectuate de managerul de proiect.

Etapa 6. Finalizare. În această etapă, programul este testat. De foarte multe ori, testarea dezvăluie lacune de automatizare. Această etapă este importantă pentru că are în continuare posibilitatea de a elimina rapid problemele apărute.

Etapa 7. Punerea în funcțiune a proiectului. Aceasta poate fi una dintre metodele de implementare care este utilizată la începutul utilizării sistemului:

O strategie paralelă, adică se lucrează conform vechiului sistem, dar în același timp se folosesc tehnologii noi. În acest proces, două sisteme - cel vechi și cel nou - sunt comparate în mod constant și, ca urmare, noul sistem este adaptat treptat. Cu toate acestea, din cauza dublării datelor, această abordare este cea mai consumatoare de muncă și de timp.

Salt - trecerea la utilizarea unui nou sistem se realizează instantaneu, adică nu există un proces de tranziție. Această metodă este eficient, dar foarte riscant.

Lansarea unui proiect pilot - saltul are loc într-o zonă. Această abordare este de încredere.

Automatizare secvenţială. Implementarea începe cu blocajele și treptat noi zone încep să participe la proces. Atunci când alegeți această abordare, de regulă, se petrece mult timp, dar răsplata este vizibilă aproape imediat.

În această etapă, indiferent de strategia aleasă, pot apărea dificultăți din cauza conservatorismului angajaților. Cu toate acestea, cu abordarea corectă, probabilitatea riscurilor poate fi redusă semnificativ.

Etapa 8. Monitorizarea utilizării sistemului. Scopul principal în această etapă este de a realiza utilizarea treptată a programului la capacitatea sa maximă. Adică, programul ar trebui să devină un adevărat instrument de gestionare a documentelor și să nu rămână un set de fișiere.

încă unul punct important este faptul că și după parcurgerea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie perfecționat și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Suportul suplimentar al sistemului trebuie să includă:

Mentinerea sistemului in stare de functionare. Poate consta în oferirea de consiliere utilizatorilor, depanarea erorilor și copierea de rezervă a datelor;

Efectuarea de ajustări la directoarele sistemului pe baza schimbărilor curente din organizație;

Monitorizarea modificărilor în legislație;

Modificarea setărilor din sistem pentru a satisface cerințele noilor angajați.

Referinte:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Constante de timp de dublare a efectelor inovației // Jurnalul Mediteranean de Științe Sociale. – 2015. – Nr. 6 - 36. – Pg. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Verificarea modelului economico-matematic dezvoltare inovatoare comunicații și informații și telecomunicații ale Rusiei // Buletinul Universității Federale din Caucazul de Nord. – 2015. – Nr 3 (48). – pp. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model de gestionare a lichidității sub controlul Băncii Rusiei în timp real // Economie, statistică și informatică. Buletinul UMO. – 2013. – Nr 4. – P. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – Nr. 11 (23). - Cu. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 3 (27). – P. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – Nr 7 (19). – P. 31.

7. Minakov V.F Funcția de undă de producție // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 10-1 (29). – pp. 22-25.

8. Minakov V.F. Funcția de producție V fluxurilor logistice// International Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 11-3 (30). – pp. 55-58.

9. Minakov V.F Diferente si asemanari in periodizarea teoriei generatiilor // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 12-2 (31). – p. 122-124.

10. Minakov V. F. Elasticitatea prețului cererii și ofertei de calitate // Tehnologia de informațieîn afaceri. Culegere de articole științifice ale celei de-a 8-a conferințe științifice internaționale. - Sankt Petersburg. Editura „Info-da”. – 2013. – P. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – Nr 2 (14). – P. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Implementarea infrastructurii cloud în spațiul informațional regional // Revizuire științifică. – 2014. – Nr. 11. – P. 103-106.

13. Minakov V. F., Malyshenko A. V. Descompunere procese de inovare la universitate // Ştiinţă. Inovaţie. Tehnologii. – 2004. – Nr. 36. – P. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Societatea informațională și problemele informaticii aplicate // Jurnal de cercetare științifică internațională = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr 1-1 (20). – pp. 69-70.

15. Minakov V.F – 2016. – Nr. 6 (30). – P. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 4 (28). – P. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 5 (29). – P. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 1 (25). – P. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Economisirea energiei este un multiplicator al eficienței economice // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – Nr. 11-2 (18). – P. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamica conceptului de dezvoltare a structurilor antreprenoriale // Jurnal de cercetare științifică internațională. 2015. Nr 2-3 (33). P.79-80.

21. Putkina L.V. Caracteristici ale structurilor antreprenoriale inovatoare//Revista de cercetare științifică internațională. 2015. Nr 2-3 (33). P.80-82.

22. Putkina L. V. Proiectarea sistemelor inteligente în economie. Deschideți arhiva articol Nr. 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Conceptul abordării procesului în management // În lumea descoperirilor științifice. 2015.№11.7(71). pp.2759-2765.

24. Putkina L.V – 2016. – Nr. 05 (029) / [ Resursa electronica] – Mod de acces. – URL:

25. Putkina L.V – 2015. – Nr. 12 (24) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V – 2015. – Nr. 10 (22) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Nr. 07 (031) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

28. Putkina L.V. Caracteristici de utilizare a managementului electronic al documentelor pentru funcționarea eficientă a unei întreprinderi moderne // Site-ul revistei electronice științifice și practice. – 2016.– Nr. 01 (25) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

29. Putkina L.V – 2015. – Nr. 10 (22) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V – 2016. – Nr. 01 (25) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

31. Putkina L.V – 2016. – Nr. 03 (027) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V – 2016. – Nr. 05 (029) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

33. Putkina L.V – 2015. – Nr. 12 (24) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V – 2016. – Nr. 02 (026) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Modelarea matematică a tendințelor de dezvoltare macroeconomică afaceri de asigurare // Probleme contemporaneștiință și educație. – 2014. – Nr 4. – P. 436.