Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

În ultimele decenii, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele căi comunicare de afaceri. Astăzi este dificil să găsești o persoană care, în practică, comunicări interpersonale Nu ar folosi e-mailul. În ciuda acestui fapt, mulți își pun astăzi întrebarea: ca să fie respectate toate regulile? Cum poți folosi o scrisoare competentă pentru a-ți forma o impresie bună despre expeditor în rândul destinatarului?

Acest articol descrie reglementările pentru corespondența de afaceri e-mail, iar sfaturile practice prezentate în articol vă vor ajuta să învățați comunicarea corectă în afaceri atunci când compuneți e-mailuri.

Mulți oameni își încep ziua de lucru verificând căsuța poștală pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu să folosească corect limbajul corespondenței de afaceri, confundând e-mailurile cu un mod informal de comunicare.

Datorită vitezei de livrare, simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, cereri, dar și aici oamenii greșesc atunci când trimit scrisori. Foarte des se întâmplă ca atunci când compun un e-mail atunci când fac schimb de fișiere, destinatarii din anumite motive să nu scrie eseuri însoțitoare și să nu introducă subiecte, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți o scrisoare prin e-mail și să respectați toate regulile de comunicare scrisă de afaceri prin e-mail?

Când compuneți e-mailuri, toate câmpurile furnizate trebuie completate

Regulile de corespondență comercială prin e-mail obligă expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile prevăzute în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorului scrisorii. Trebuie descris un subiect care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei enunțate în ea depind de subiectul descris corect. Afaceri e-mail ar trebui să înceapă cu un salut - această simplă demonstrație de respect față de destinatar este foarte importantă atunci când se corespondează. După salut, ar trebui să existe un text numit „corpul scrisorii”, iar la sfârșit ar trebui lăsată o semnătură, de exemplu, „Cu respect, Petr Ivanovich Brisov”.

Salutări în corespondența de afaceri

Merită să vă concentrați mai mult atenția asupra acestui punct, deoarece un gest de respect este foarte important în orice aspect comunicatii de afaceri. Fraza optimă de salut este „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail limitează expeditorul să folosească expresiile „ Bună seara" sau " Bună dimineaţa”, deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult timp după ce a primit-o. De asemenea, nu este corect să folosiți expresii colocviale folosite în salutări.

După un cuvânt sau o expresie de salut, ar trebui să vă adresați destinatarului prin nume și patronimic, iar dacă numele este necunoscut de către expeditor, acest moment poate fi sărit. Apoi puteți trece la declararea scopului scrisorii.

Fișiere atașate în e-mailurile de afaceri

Dacă obiectivul principal Deoarece scrisoarea nu este doar o narațiune scrisă și o declarație a esenței problemei, ci și trimiterea unui fișier, este mai bine să atașați mai întâi obiectul trimis. Se întâmplă adesea ca mulți expeditori, din cauza neatenției, după ce au declarat esența problemei în corpul scrisorii, să uite să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate avea un impact negativ asupra reputatia de afaceri expeditorul unei scrisori de afaceri.

Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă

Regulile de corespondență comercială prin e-mail impun expeditorului să aibă un nume electronic recunoscut, care trebuie să conțină informații veridice despre numele expeditorului. Scrisorile și contestațiile oficiale par foarte neconcise și stupide atunci când adresa de e-mail conține expresii sau cuvinte informale, de exemplu, Adresa de e-mail„limon_petya”. Acest lucru pare foarte nedemn pentru un adult. Pentru a efectua corespondența de afaceri, este mai bine să creați un e-mail separat și să respectați eticheta de e-mail de afaceri.

Folosind funcția de răspuns rapid (Răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior

Funcția Răspuns sau Răspuns (în versiunea sa prescurtată arată ca Re:) ajută utilizatorul să răspundă rapid la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această funcție are și capacitatea universală de a citi corespondența anterioară cu un interlocutor pe o anumită temă. Dar regulile corespondenței de afaceri prin e-mail obligă expeditorul să redenumească subiectul scrisorii de afaceri dacă esența discuției este schimbată în timpul corespondenței.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, ar trebui să verificați greșelile de ortografie și semnele de punctuație.

E-mailul simplifică schimbul de informații, dar în timpul corespondenței de afaceri nu trebuie să neglijați regulile limbii ruse, deoarece o greșeală făcută neglijent poate afecta autoritatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, ar trebui să revizuiți textul de mai multe ori și să îl verificați cu atenție pentru erori de ortografie și de punctuație. Mulți clienți de e-mail au o funcție de verificare ortografică, așa că ar trebui să acordați atenție cuvintelor subliniate cu roșu. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografia corectă, ar trebui să căutați ajutor pe Internet sau să verificați ortografia folosind un dicționar de ortografie.

Câmpul destinatarului trebuie completat ultimul.

Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate, adresa destinatarului unei scrisori de afaceri trebuie introdusă în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă este inclusă și în elementele de bază ale corespondenței prin e-mail de afaceri. Se întâmplă că atunci când completați câmpul destinatar, e-mailul poate oferi o listă de destinatari utilizați anterior și aici ar trebui să vă concentrați atenția pentru a nu trimite în mod greșit o scrisoare de afaceri scrisă unui terț destinatar;

Structurarea unei scrisori de afaceri

Regulile de structurare a textului se aplică nu numai suporturilor de hârtie, ci și regulilor de corespondență comercială prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar să citească volume mari de text de litere pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, ar trebui să împărțiți textul în paragrafe mici formate logic și să evitați propozițiile complicate atunci când scrieți textul scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții dintr-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri ar trebui menționată în esență

Pe lângă subiectul specificat al scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat și de prima și a doua propoziție clar formulate din textul principal. Sarcina expeditorului este să precizeze la începutul scrisorii esența problemei sau a problemei pentru care se adresează destinatarului. Prima propoziție ar trebui să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă informăm că termenii obligației conform Acordului nr. 45 din 01.02.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” se apropie de sfârșit. Pentru a reînnoi contractul, trebuie să depuneți un al doilea pachet de documente.” Datorită scopului desemnat, destinatarul are posibilitatea de a aprofunda Ideea principală scrisoare de afaceri. Dacă textul scrisorii este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția de atașare a unui obiect ca atașament în forma document text, dar, în același timp, eseul însoțitor care evidențiază scrisoarea de afaceri ar trebui lăsat cu o casetă de text. Exemplu: „Vă trimitem o copie electronică a scrisorii de la compania Mak-Stroy LLC pentru examinare.” Vă rugăm să ne comunicați decizia dumneavoastră cu privire la problema prelungirii contractului nr. 45 din 01.02.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” până la termenul specificat în scrisoare.”

Fiecare e-mail de afaceri ar trebui să aibă un răspuns.

Există exemple negative de corespondență comercială când destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri dintr-un motiv oarecare. Uneori pot exista într-adevăr cazuri când un răspuns nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, rezolvarea problemei poate dura câteva zile sau destinatarul este pe gânduri și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, ar trebui făcut un scurt comentariu cu privire la această chestiune, de exemplu, „Bună ziua, Pyotr Ivanovich. Am primit scrisoarea dumneavoastră, dar astăzi îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consult cu conducerea superioară. Voi raporta problema ta director general compania noastră și va da un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu stimă, managerul departamentului de vânzări Belov Ivan Gennadievich.”

Merită să ne amintim că, dacă un răspuns nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, atunci faptul că destinatarul unei scrisori de afaceri rămâne tăcut poate fi evaluat ca ignorând și refuzând să comunice cu expeditorul.

Când scrieți scrisori de răspuns, ar trebui să răspundeți la toate întrebările adresate.

Dacă scrisoarea trimisă destinatarului este de natură interogativă, atunci la alcătuirea scrisorii, răspunsurile la întrebări trebuie date în ordinea prezentă în textul primit al scrisorii de afaceri. Dacă au fost puse întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri specifice la acestea. Când compuneți o scrisoare, nu trebuie să numerotați răspunsurile, trebuie doar să vă exprimați gândurile în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările puse, mai întâi trebuie să recitiți scrisoarea de afaceri primită de mai multe ori, iar dacă există prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a preveni ratarea lor. Dacă este imposibil să răspunzi la unele dintre întrebările puse, merită subliniat că momentan, din anumite motive, răspunsul nu poate fi dat.

Nu folosiți în exces abrevierile, designul emoțional și majusculele

Există exemple negative de corespondență de afaceri când expeditorii o diluează folosind semne informale sub formă de emoticoane. Utilizarea lor este populară atunci când comunică în rețelele sociale, cu toate acestea, regulile corespondenței de afaceri nu acceptă astfel de manifestări de emoții, deoarece destinatarul poate să nu le cunoască adevăratul sens și să le considere un set de neînțeles de erori de punctuație.

De asemenea, ar trebui să evitați să scrieți textul cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „fraze flashy” și, de cele mai multe ori, astfel de fraze au o conotație negativă. Destinatarul, atunci când citește o scrisoare de afaceri electronice, poate evalua negativ un astfel de font, ceea ce va avea un efect negativ asupra percepției semnificației. Dacă într-o scrisoare de afaceri trebuie să subliniați importanța oricărui punct, este mai bine să folosiți fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că trebuie să furnizați un pachet de documente pentru a reînnoi contractul cel târziu până la 02/10/2017. ” sau „Vă rugăm să rețineți că documentele de prelungire a contractului trebuie depuse până la 02.10.2017.”

Nu transmiteți informații sensibile prin e-mail

Atunci când transmiteți informații personale sau confidențiale, este mai bine să refuzați cutiile poștale electronice, deoarece există o amenințare de interceptare a informațiilor de către atacatori pentru a le folosi în propriile lor scopuri egoiste. Astfel de informații pot include: numere de telefon, parole de la carduri bancare, conturi bancare personale etc. Este important să rețineți că informațiile sunt stocate pe serverul agentului de corespondență și pot fi furate dacă sunt piratate.

Semnătura expeditorului trebuie să fie la sfârșitul scrisorii.

După cum am menționat mai devreme, fiecare scrisoare trimisă trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale introduc o funcție de blocare a semnăturii în care puteți introduce titlul postului, numele și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va apărea automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va ușura tastarea. Este important să scrieți corect o semnătură, astfel încât destinatarul să aibă posibilitatea de a se adresa corect expeditorului atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „Cu respect, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000.”

Tragând concluzii, se poate observa că, pentru a înțelege cum să desfășurați corespondența de afaceri prin e-mail, nu este necesar să stăpâniți elemente de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să respectați regulile de bază ale etichetei și să respectați normele limbii ruse.

Dacă crezi că gen epistolar s-a scufundat în uitare, te înșeli profund. În viața de zi cu zi, nu te poți certa, a devenit obișnuit să faci apeluri telefonice sau să schimbi mesaje ICQ instant - simplu și rapid. Cu toate acestea, în relațiile de afaceri, scrisorile joacă încă un rol important: o convorbire telefonică, corespondența pe ICQ nu pot fi folosite pentru a trata problema: aici sunt necesare documente mai serioase.

Trebuie să fii meticulos și responsabil atunci când scrii scrisori de afaceri. Pentru orice scrisoare de afaceri, inclusiv cele trimise prin e-mail, se recomandă utilizarea antet, unde sunt indicate detaliile organizației. Acest lucru subliniază faptul că în spatele scrisorii se află o companie de renume și puteți face afaceri cu ea. Asigurați-vă că indicați data la care a fost scrisă scrisoarea. Este recomandabil să scrieți luna cu litere; abrevieri precum 01/20/02 sunt acceptate numai în Rusia și nu sunt folosite în practica internațională.

Scrisoare de afaceri trebuie să conţină titlu, dezvăluind conținutul textului. Acest lucru face mult mai ușor pentru destinatar să proceseze și să sorteze scrisorile. În primul rând, trebuie să vă asigurați că scrisoarea dvs. este separată din masa celor similare și trimisă angajatului potrivit. Subiectul scrisorii este subliniat sau scris cu majuscule.

Adresa destinatarului scris de două ori: pe plic în partea dreaptă jos și în colțul din stânga sus al scrisorii. Dacă scrisoarea este plasată într-un plic cu o fereastră transparentă, atunci adresa este scrisă o dată - în scrisoare și este pliată astfel încât adresa destinatarului să fie în fereastră. Adresa este scrisă următoarea comandă: numărul casei, strada, numele orașului, regiune, republică (stat, județ, canton etc.), cod poștal, țară.

După adresă - inițialele și prenumele destinatarului. Inițialele sunt precedate de abrevierile „Mr”, „Ms” sau „G-dam”. Dacă destinatarul are un rang sau un titlu, este mai bine să îl indicați în loc de „Dl.” În toate țările Europei de Vest și în Statele Unite, omiterea titlurilor este considerată nepoliticoasă. Cu toate acestea, scrierea și rostirea „dl + titlu + prenume” este acceptată doar în Germania. În Franța și Anglia, titlul nobiliar al destinatarului este întotdeauna indicat în adresă, dar nu se obișnuiește să se menționeze în corpul scrisorii.

Cuvintele „Mr.” și „Mrs.” nu sunt de obicei folosite fără un nume de familie și sunt întotdeauna prescurtate în „Mr.” În Anglia, adresa politicoasă „Esquire” (Esquire - Esq.) este adesea scrisă după numele destinatarului și nu este niciodată folosită împreună cu cuvântul „Mr”. Dacă doriți să trimiteți o scrisoare personal, atunci după nume indicați: „Personal” (Privat - pentru Anglia, Personal - pentru SUA).

Dacă scrisoarea este adresată unei firme și trebuie citită o anumită persoană, se folosește expresia „Atenția...”. Puteți trimite o scrisoare la adresa unei companii unei persoane a cărei adresă este necunoscută, iar compania în care lucrează menține o relație de afaceri cu aceasta, indicând „Care of” (C/O).

Adresa de deschidereîn mod tradițional constă din cuvintele „Stimate domnule (doamnă) + nume de familie” sau „Stimate domnule (doamnă) + nume de familie”. În scrisorile oficiale, nu se obișnuiește să te adresezi „tu”, chiar dacă ești scund în viața reală. În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., adresa poate începe cu cuvintele „Dragă + prenume” sau „Dragă + prenume”.

Nu trebuie să scrieți în adresa dvs.: „Uv. domnule director! În acest caz, abrevierile sunt nepotrivite. Cuvintele „dragă”, „domnule”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament” și altele asemenea ar trebui scrise în întregime. În caz contrar, destinatarul are dreptul să creadă că nu îl respecți prea mult.

O impresie bună o fac scrisorile de afaceri care conțin ceva după salut. introducere-compliment. De obicei, ei spun că sunt bucuroși să primească o companie atât de cunoscută, că va fi o mare onoare pentru dvs. să oferiți servicii unui partener atât de reputat etc. Ne putem exprima speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.

Scrisori de afaceri care conțin gunoi verbal („Suntem, desigur, încrezători că cooperarea cu noi vă va fi cu siguranță benefică", politețe excesivă (" Vă rugăm să citiți această scrisoare"), adjective fără sens ( extraordinar, uimitor, minunat), pronume suplimentare („ Cu toții suntem bucuroși să cooperăm cu tine și compania ta »).

Când scrieți scrisori de afaceri, nu trebuie să utilizați directive. fraze de instrucție (« ar trebui sa ne contactati telefonic..."). Cu o astfel de frază îi întorci psihologic pe oameni împotriva ta. Nu ar trebui să le spui cu aroganță partenerilor tăi cum ar trebui să se comporte. E mai bine să scrii: " Pentru a discuta detaliile ofertei noastre, ne puteti contacta telefonic..." Sensul este același, dar tonul scrisorii încurajează o atitudine mai prietenoasă față de tine.

Când descrieți activitățile companiei dvs., pentru a crea impresia unor realizări specifice, acordați atenție alegerea verbelor. Verbe formă perfectă vorbim despre rezultate reale: completat, dezvoltat, crescut, creat, realizat etc.. Verbele imperfective creează altele mai nedefinite în raport cu rezultatul unei activități: producem, muncim, performam, participam. Ele oferă mai degrabă o perspectivă asupra funcțiilor îndeplinite decât asupra rezultatelor obținute. Utilizarea verbelor perfecte va crea impresia de succes concret și, prin urmare, va crea impresia de soliditate și respectabilitate a companiei dumneavoastră.

ÎN scrisoare de cerere Dacă este posibil, indicați pe scurt motivul, formulați în mod clar cererea însăși, vă mulțumesc anticipat pentru îndeplinirea ei. Ca semn de recunoștință pentru răspuns, ca expresie a pregătirii pentru cooperare sau ca mesaj de informare, scriem scrisori de notificare. Sub o astfel de scrisoare este suficient să se pună semnătura referentului.

Scrisoare de reamintire trimise în cazurile în care convorbirile telefonice sau contactul personal nu reușesc să obțină rezultatul dorit. Scopul unei astfel de scrisori este de a vă aminti cu tact de necesitatea de a vă îndeplini obligațiile.

Scrisoare de confirmare este o garanție a promisiunilor făcute anterior sau a condițiilor deja convenite. O astfel de scrisoare este o expresie a politeței și a respectului față de partener. ÎN scrisoare de plângere Revendicarea în sine, baza prezentării sale și cerințele specifice trebuie să fie conținute.

Ca răspuns la o plângere ei scriu scrisori de refuz. Este mai bine să începeți și să încheiați o astfel de scrisoare cu informații pozitive: de exemplu, enumerați cu ce sunteți de acord, apoi explicați motivul refuzului. Scrisoarea va ajuta, în ciuda refuzului, la menținerea unei relații normale cu un client sau partener.

Scrisoare de scuze de obicei conține o expunere a motivelor pentru care acordul preliminar este încălcat brusc. În unele cazuri, o astfel de scrisoare este trimisă după notificarea telefonică. Scrisoare de garanție trimisă ca obligație de plată pentru ceva, indicând tipul operațiunii de efectuat. Scrisoarea se termină cu expresia „Garantăm plata” și indicând datele dvs. bancare și are două semnături - managerul și contabilul șef.

Felicitări, recunoștință, condoleanțe Este mai bine să scrieți de mână pentru a sublinia o atitudine sinceră și individuală față de partener.

O scrisoare de afaceri trebuie să includă formula finală de politețe: „Cu respect”, „Cu respect”. ÎN scrisoare oficialăÎn străinătate, de regulă, se folosește Very truly yours („Cu sinceritate al tău”). Mai mult, in scrisoarea de raspuns este indicat sa folosesti aceeasi formula de politete ca si in cea primita.

După cum puteți vedea, totul este foarte simplu, deși există convenții mai mult decât suficiente. Scrie scrisori!

Dragi prieteni, astăzi am decis să scriu despre o problemă dureroasă - cum să scriu scrisori 😉. Cred că mulți experți în diverse zoneÎn fiecare zi primim multe scrisori cu întrebări și cereri de ajutor.

Umilul tău slujitor nu face excepție :) Numărul de scrisori cu întrebări și cereri de ajutor este în medie de 40-50 pe zi și uneori depășește capacitatea mea fizică de a le răspunde.

O parte semnificativă a corespondenței este formată din scrisori în care întrebările și descrierile problemelor nu sunt în întregime formulate corect, motiv pentru care necesită scrisori suplimentare de clarificare, ceea ce ocupă timp inutil atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

În această postare, vreau să vorbesc despre cum să scrieți corect scrisori cu întrebări către specialiști, astfel încât obținerea informațiilor de care aveți nevoie să ia un minim de timp și să nu necesite corespondență inutilă.

Regula principală, după părerea mea, este că într-o scrisoare este foarte important să precizezi că prețuiești timpul destinatarului. Totul ar trebui să fie concis și clar formulat.

1. Salutare

Cred că orice scrisoare trebuie să înceapă cu un salut. „Bună ziua”, „Bună ziua”, „Bună ziua” - scrierea acestor cuvinte nu este dificilă și durează câteva secunde. Mie personal nu-mi plac e-mailurile care nu includ un salut. Nimic nu este prețuit atât de scump sau dat atât de ieftin ca politețea.

2. Apelare pe nume

Pe toate paginile site-ului blogului în care există un formular de feedback (de exemplu, pagina „ ”), scriu întotdeauna „Numele meu este Mihail”, așa că nu văd o problemă în a nu mă adresa oamenilor după nume în litere. În mod subconștient, orice persoană adoră să fie numită pe nume.

Și deși îmi place „Mike” mai mult decât „Mikhail” 😉, orice apel pe nume va face 🙂.

3. Mai întâi pe Google.

De câte ori în corespondență a trebuit să ofer link-uri către materiale pe care le-am găsit prin simpla introducere a întrebării care mi-a fost adresată într-un motor de căutare! Nici măcar nu am destule degete de la mâini și de la picioare 😉!

Serios, vă sfătuiesc sincer să căutați mai întâi pe google întrebarea care vă interesează diverse opțiuni(inclusiv în engleză, puteți traduce folosind Google Translator) și luați-vă timp pentru a studia materialele găsite.

În cele mai multe cazuri, puteți găsi cu ușurință răspunsuri la întrebările dvs. în motoarele de căutare sau pe forumuri (mulți oameni vin acolo pentru a comunica, discuta probleme specifice pe diverse subiecte și răspund la întrebări). De ce să pierzi timpul altei persoane când în multe cazuri poți găsi cu ușurință tot ce ai nevoie?

Vă doresc succes în creșterea traficului către site-urile dvs.!

Desertul pentru azi este un videoclip cu un tip care face trageri pe o bară orizontală cu un deget. vreau si eu :)

Ești sigur că, printre sutele de e-mailuri pe care le vede destinatarul, scrisoarea ta iese cu adevărat în evidență? Specialiștii în dezvoltarea carierei și marketerii au vorbit despre cum să indice corect subiectul unui e-mail, astfel încât destinatarul să fie sigur că îl va deschide și să îi răspundă în timp util.

1. Includeți întotdeauna un subiect

Ignorarea câmpului de subiect al unui e-mail este cea mai mare greșeală pe care o face un expeditor atunci când speră să primească un răspuns în timp util. Subiectul unui e-mail îi spune de obicei destinatarului conținutul mesajului și îl obligă să decidă dacă deschide sau nu e-mailul. Un e-mail cu un câmp de subiect gol va fi, cel mai probabil, șters imediat pentru că îl va irita pe destinatar, care va trebui să deschidă e-mailul pentru a afla despre ce este vorba.

2. Introduceți mai întâi subiectul scrisorii, apoi începeți să scrieți mesajul

Mulți oameni cred că subiectul unui e-mail este o preocupare secundară după ce îl scrie. Totuși, Amanda Augustine, consultant de carieră la The Ladders, subliniază că subiectul scrisorii este prioritatea autoarei. În primul rând, este subiectul care dă tonul mesajului și, în al doilea rând, nu vă permite să fiți distras de alte subiecte.

3. Fii scurt

În timp ce atunci când deschideți căsuța de e-mail pe un monitor de computer puteți vedea 60 de caractere în linia de subiect, pe un smartphone puteți vedea doar 25-30 de caractere. Prin urmare, păstrați linia de subiect al e-mailului dvs. la 6-8 cuvinte. Acest lucru va fi mai mult decât suficient.

4. Pune cele mai importante lucruri la începutul liniei de subiect

Dmitri Leonov, vicepreședintele SaneBox, a spus că aproximativ 50% dintre scrisori sunt vizualizate din telefoane mobile. Luați în considerare acest lucru și scrieți cele mai importante lucruri chiar la începutul liniei de subiect. În caz contrar, în 50% din cazuri, părți importante ale mesajului pot fi pur și simplu tăiate de dispozitivele mobile și nu citite de destinatari.

5. Evita cuvintele inutile

Nu aglomerați subiectul cu fraze inutile precum „Bună ziua”, „Îmi pare bine să vă cunosc”, „Mulțumesc” și așa mai departe. În primul rând, nu înseamnă nimic pentru destinatar. În al doilea rând, le puteți folosi în siguranță în scrisoarea în sine, ceea ce va fi și mai logic.

6. Fii clar și specific în linia de subiect

Subiectul scrisorii ar trebui să indice exact despre ce va fi scrisoarea. Este subiectul scrisorii pe care destinatarul trebuie să-l prioritizeze și să decidă când exact trebuie să îi răspundă. De exemplu, un mesaj în subiectul „Ai acum timp liber pentru a-mi rezolva întrebarea?" este foarte vagă, deoarece nu oferă destinatarului o înțelegere a ceea ce își dorește exact de la el și îl obligă să deschidă scrisoarea. Prin urmare, dacă trimiteți un CV, atunci în linia de subiect nu ezitați. pentru a scrie numele dvs. și numele postului vacant pentru care aplicați. Dacă doriți să adresați o întrebare despre proiectul curent colegului sau partenerului dvs., atunci indicați numele proiectului specific în linia de subiect.

7. Păstrați subiectul simplu și îndemn la acțiune.

Acest sfat va fi util în special pentru agenții de marketing și pentru cei care trimit e-mailuri de marketing. Vicepreședintele Hub Spot, Kip Bodnar, sfătuiește să scrieți un subiect care cheamă destinatarul la acțiune și îl interesează.

8. Folosiți cuvinte cheie pentru a căuta și a filtra în continuare

Mulți profesioniști de e-mail au foldere tematice și folosesc în mod activ filtre pentru a căuta anumite e-mailuri. Prin urmare, dacă nu există astfel de etichete în subiectul scrisorii dvs., atunci scrisoarea dvs. nu va fi observată. Prin urmare, este foarte important să folosiți cuvinte cheie care reflectă subiectul scrisorii, pentru ca pe viitor destinatarul să o găsească cu ușurință prin sistemul de căutare.

9. Vă rugăm să indicați dacă aveți nevoie de un răspuns.

Când o persoană primește o scrisoare, este, de asemenea, important pentru el să știe dacă trebuie doar să o citească sau dacă trebuie să răspundă la ea. Deci, spune Amanda Augustine, pune „Vă rugăm să răspundeți” sau „Vă rog să citiți” în linia de subiect. Puteți folosi și expresia „FYI”. Este folosit pentru a anunța destinatarului că mesajul va fi de interes pentru el. În corespondența prin e-mail de afaceri, se subliniază faptul că expeditorul dorește să informeze destinatarul, dar mesajul nu este o comandă și nu solicită destinatarului să efectueze acțiuni legate direct de mesaj.

10. Indicați termenul limită în subiectul e-mailului

Dacă trimiteți o mulțime de informații în corpul scrisorii, dar aveți nevoie de un răspuns la aceasta într-un anumit interval de timp, atunci indicați-le în subiectul scrisorii. Acest lucru va crește semnificativ șansele de a citi și de a răspunde la mesaj în timp util. De exemplu, ați putea spune: „Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail până vineri până la încheierea activității”.

11. Dacă cineva v-a îndrumat către acest destinatar, vă rugăm să-i anunțați.

Dacă contactul destinatarului v-a fost oferit de un partener, client sau coleg, atunci indicați numele acestuia direct în subiect, și nu în scrisoare în sine. În primul rând, un nume familiar va atrage atenția destinatarului. În al doilea rând, îi va oferi destinatarului o idee despre proiectul sau problema cu care îl abordezi.

12. Evidențiați ceea ce doriți să oferiți

Dacă trimiți un e-mail rece, nu știi dacă destinatarul tău va fi interesat de oferta ta. Prin urmare, indicați în subiect ce oferiți și spuneți-ne și despre bonusuri - reduceri, oferte speciale.

13. Introduceți numele destinatarului sau numele companiei

Trebuie să știi cui îi trimiți scrisoarea. Și, de asemenea, destinatarul ar trebui să realizeze imediat că această scrisoare este destinată în mod special pentru el. Kip Bodnar afirmă că una dintre cele mai multe cele mai bune moduri Această emisiune trebuie să includă numele său sau numele companiei în subiectul scrisorii. De exemplu, puteți scrie astfel: „Vladimir, uită-te la aceste cifre: vânzările companiei au crescut cu 25%”.

14. Folosiți cuvinte care limitează intervalul de timp pentru a răspunde la scrisoare.

Dacă doriți să atrageți atenția cuiva și să convingeți destinatarul să vă răspundă, atunci indicați termenul limită pentru oferta dvs. în subiectul scrisorii. De exemplu: „Înregistrarea este necesară astăzi”, „Numărul de locuri este limitat - grăbiți-vă să vă înscrieți la eveniment.”

15. Nu începe o propoziție în linia de subiect care se termină în e-mailul în sine.

Dacă începeți să scrieți o întrebare sau o propoziție în subiectul scrisorii, atunci terminați-o chiar acolo, fără a continua în scrisoarea în sine. Acest lucru îl enervează pe destinatar pentru că îl obligă să deschidă scrisoarea și să continue să citească. Gândiți-vă, poate un mesager sau chiar un apel ar fi mai potrivit pentru o întrebare scurtă?

16. Recitiți mesajul din linia de subiect

Amanda Augustine sfătuiește să recitiți subiectul înainte de a trimite. De ce este asta? Foarte des, atunci când un expeditor trimite un întreg „teanc” de scrisori către diferiți destinatari, el uită să schimbe numele sau numele companiei în subiectul scrisorii. Acest lucru poate irita destinatarul sau chiar te poate jigni. Prin urmare, înainte de a trimite scrisoarea, recitiți-o și verificați dacă există neconcordanțe.

17. Nu scrie cu majuscule

Folosirea cuvintelor scrise cu majuscule atrage atenția, dar în direcția greșită. Această metodă face scrisoarea dificil de citit și îl face pe destinatar să se îngrijoreze la nivel subconștient. În schimb, puteți folosi liniuțe și două puncte pentru a trasa o linie între cuvinte și pentru a sublinia ceva.

Traducerea articolului a fost pregătită de Ekaterina Nikitina pe baza materialelor de la Business Insider

În ultimul deceniu, e-mailul a devenit poate unul dintre cele mai populare mijloace de comunicare în afaceri. Astăzi este destul de dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica sa de comunicare interpersonală și interculturală. Scanând rapid adresele și subiectele mesajelor primite cu ochii noștri, decidem ce litere să citim și pe care să le ștergem fără a deschide. În funcție de relația dintre corespondenți, corespondența poate fi de afaceri sau privată. Dacă scrisoarea este privată, atunci nu există cerințe etice stricte pentru aceasta - stilul de scriere și modul de prezentare depind în principal de gradul de familiaritate cu destinatarul.

Astăzi este destul de dificil să găsești o companie care să nu folosească e-mailul în practica de comunicare interpersonală. Trebuie remarcat faptul că în corespondența comercială obișnuită prin e-mail există reguli general acceptate pe care trebuie să le cunoașteți și să le urmați. Să ne oprim în detaliu asupra celor mai semnificative.

Regula 1. Când trimiteți un e-mail, asigurați-vă că completați toate câmpurile. ÎN vedere generală Structura unui e-mail de afaceri poate fi reprezentată după cum urmează:

Adresa și numele expeditorului.

Adresa destinatarului (sau adresele destinatarilor atunci când este nevoie de a trimite o scrisoare cu un singur text către mai mulți destinatari).

Importanța scrisului (dacă este necesar).

Subiectul scrisorii.

Aplicație.

O scrisoare constând dintr-un salut; textul principal al scrisorii; concluzii; și semnături.

Regula 2. Adresa și numele expeditorului trebuie să fie recunoscute. Prin urmare, atunci când deschideți o cutie poștală, introduceți întotdeauna numele și prenumele în coloana cu numele expeditorului. Adresa cea mai de încredere este cea care conține numele dvs. real, precum și numele organizației dvs. în numele domeniului, de exemplu: Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Trebuie să aveți JavaScript activat pentru a-l vizualiza. .

Regula 3. Asigurați-vă că completați coloana „Subiectul scrisorii”. Subiectul unei scrisori este o cerință specială a unei scrisori, a cărei prezență facilitează foarte mult lucrul cu corespondența electronică. Soarta unei scrisori depinde foarte des de Subiectul acesteia, mai ales dacă numele și adresa expeditorului nu vă spun nimic. Linia de subiect al scrisorii trebuie să fie scurtă - nu mai mult de 50 de caractere - și la obiect. Cu cât subiectul scrisorii este mai simplu și mai clar, cu atât este mai probabil ca scrisoarea să fie citită și să aibă un răspuns. Trebuie să te gândești cu atenție la subiect prima dată când îi scrii cuiva.

Regula 4. Folosiți pictograma ("Re:") numai pentru răspuns. Folosind pictograma situată în câmpul de adresă al scrisorii la care răspundeți, deschideți formularul pentru alcătuirea unui răspuns. Acest formular conține deja adresa interlocutorului dvs., textul scrisorii sale și subiectul. Pictograma (Re) este o abreviere a cuvântului englezesc „Răspuns:” sau „Răspuns:” și înseamnă „Răspunsul meu la:”. Prin urmare, dacă subiectul literei se modifică, modificările subiectului trebuie făcute folosind săgeata în jos situată în dreapta pictogramei Re. În lista derulantă care se deschide, selectați comanda „schimbați tema”.

Dacă, atunci când răspundeți la e-mailul cuiva, schimbați punctul principal al dialogului, schimbați subiectul în consecință sau, mai bine, începeți o discuție despre o nouă problemă prin crearea unui nou e-mail.

Regula 5. Pentru a evita trimiterea prematură, introduceți adresa destinatarului numai atunci când scrisoarea este completată, verificată și gata de trimis. Fiți atenți la butonul „Trimite”: asigurați-vă că trimiteți scrisoarea persoanei pe care o intenționați.

Regula 6. Asigurați-vă că scrieți un salut care constă dintr-un cuvânt de bun venit și numele destinatarului înainte de textul principal al scrisorii. Unii utilizatori cred că nu este nevoie să scrieți un salut într-un e-mail, deoarece se presupune că este o relicvă fără sens a poștalei de hârtie, că nu conține nicio informație semnificativă și conține doar cuvinte stoc.

Salutul conține informații despre creșterea persoanei care scrie scrisoarea. Ca salut, utilizați următoarea formă de adresă: „Bună ziua, dragă (respectată) + numele, patronimul destinatarului!” sau „Dragă (respectat) + nume, patronimicul destinatarului, salut!” și numai după aceea treceți la scopul mesajului dvs.

În Europa, se obișnuiește să se adreseze întotdeauna „Stimate domnule/doamnă” sau mai puțin formal, mai ales dacă cunoașteți destinatarul, „Stimate + nume”. În SUA, unde ritmul de viață și corespondența este mai intens, un e-mail începe cu o adresă formată dintr-un nume și un scurt „Hi + name”. În rusă, un semn de exclamare este plasat după o adresă scrisă în orice gen de corespondență: de afaceri, privat, oficial etc., în timp ce în engleză este plasată o virgulă în toate aceste genuri.

Regula 7. Structurați-vă corect scrisoarea. Pentru că citirea de pe ecranul unui monitor este mult mai dificilă decât citirea hârtiei. Împărțiți textul scrisorii în paragrafe logice. Încercați să păstrați propozițiile de cel mult 15-20 de cuvinte. Separați paragrafele unul de celălalt cu o indentație sau un rând liber.

Regula 8. Fii scurt și la obiect. Corpul scrisorii din primul paragraf ar trebui să atragă atenția cititorului nu mai puțin decât subiectul său. Fiți conștienți de timpul limitat al potențialului cititor. Începeți cu scopul scrisorii, ar trebui să fie precizat clar în prima propoziție. Dacă primele propoziții sunt formulate corect, atunci există o probabilitate foarte mare ca destinatarul scrisorii să o citească până la sfârșit. Un e-mail are scopul de a transmite rapid informații. Dacă trebuie să trimiteți informații importante care conțin un volum mare, este mai bine să scrieți un scurt text însoțitor într-un e-mail și să formatați informațiile în sine ca atașament.

Regula 9.Înainte de a începe să vă scrieți scrisoarea, atașați un atașament. De câte ori ați primit o scrisoare, al cărei scop a fost trimiterea unui atașament, fără tocmai acest atașament?! O astfel de neglijență poate să nu aibă cel mai bun efect asupra reputației afacerii tale.

Regula 10. Când îi scrieți cuiva pentru prima dată, nu atașați niciun atașament. Dacă trimiteți un atașament fără acordul destinatarului, asigurați-vă că scrieți în corpul scrisorii despre ce tip de fișier este acesta. Nu atașați atașamente mai mari de 5 MB, deoarece această situație neplăcută este posibilă: vă veți trimite fișierul la serverul de e-mail într-o secundă, iar destinatarul îl va descărca timp de o oră.

Regula 11. Când compuneți scrisoarea de răspuns, răspundeți la TOATE întrebările care vi se pun. Dacă îți este greu să răspunzi, atunci scrie direct.

Regula 12.Înainte de a trimite e-mailul, verificați-vă ortografia, gramatica și punctuația. Doar pentru că e-mailul este o metodă rapidă de comunicare nu înseamnă că trebuie să fie neglijent. Construiește-ți frazele cât mai competent posibil în ceea ce privește ortografie și gramatică. Acest lucru este important nu numai pentru că o scrisoare scrisă analfabet vă poate strica impresia, dar și pentru că este foarte dificil să citiți textul fără virgule și puncte.

Regula 13. La e-mailuri trebuie să se răspundă. E-mailul înseamnă legătura cu alți oameni, iar puțină politețe nu strică niciodată. Conform regulilor de etichetă, la e-mailuri trebuie să se răspundă, iar timpul de răspuns nu trebuie să depășească trei zile. Dacă nu răspundeți la un e-mail în această perioadă, acesta este un refuz clar de a comunica. Dacă ai nevoie de mai mult perioadă lungă de timp Pentru a răspunde la scrisoare, merită explicat motivele întârzierii. Când primiți un e-mail care conține un atașament, asigurați-vă că confirmați că atașamentul a sosit și s-a deschis normal. Dacă primiți scrisori de la persoane necunoscute, este posibil să nu le răspundeți. Ele pot fi șterse fără citire. Dacă primiți un e-mail nesolicitat cu un fișier atașat, ar trebui să ștergeți fișierul fără a-l despacheta: cel mai probabil este sursa unui virus informatic.

Regula 14. Nu cereți o chitanță de citire. Puteți scrie următoarea frază după textul scrisorii principale și înaintea semnăturii dvs.: „Vă rugăm să confirmați primirea scrisorii prin scrisoare de răspuns sau sunând la numerele de telefon indicate mai jos.”

Regula 15. Nu trebuie să utilizați niciodată majuscule în mesajul dvs. TEXTUL CU MAJUSCULE este considerat strigăt. În cel mai bun caz, el este considerat analfabet în chestiuni de netichetă. Acest lucru poate provoca iritații sau alte reacții nedorite în cititorul dvs.

Regula 16. Nu comunicați niciodată informații confidențiale prin e-mail. Fiți foarte atenți când trimiteți numerele cardului bancar sau alte informații sensibile în corpul unui e-mail. Când este redirecționat, e-mailul poate fi interceptat și folosit pentru câștig personal. În plus, e-mailul pe care îl trimiteți rămâne pentru totdeauna în memoria computerului.

Regula 17. Nu folosiți în exces abrevierile și designul emoțional. În e-mailul de afaceri, încercați să nu folosiți abrevieri precum BTW (apropo) sau LOL (râde cu voce tare), numite și emoticoane („fețe zâmbitoare”). Sunt nepotrivite în corespondența de afaceri, mai ales că destinatarul scrisorii poate să nu le cunoască semnificația.

Regula 18. Asigurați-vă că vă puneți semnătura la sfârșitul scrisorii. O semnătură este un mic bloc de text adăugat la sfârșitul mesajelor dvs. care vă identifică și conține informațiile dvs. de contact. Păstrați semnătura scurtă: nu mai mult de patru până la șapte rânduri. O semnătură lungă ocupă mult spațiu și poate fi enervantă. Includeți mai multe moduri posibile contactul cu dvs. (de obicei acestea sunt numere de telefon și de fax), precum și un link către site-ul web al companiei dvs.

Pe baza articolelor:

1. Cele mai importante 32 de sfaturi privind eticheta prin e-mail. [ Resursa electronica] http://www.emailreplies.com/ Preluat la 19.09.2015.

2. Top 26 Cele mai importante reguli de etichetă prin e-mail. [Resursă electronică] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Accesat 20.09.2015.

Materialul a fost pregătit de L.A. Shutilina, metodolog al Centrului Medical de Stat pentru Medicină Câine și Medicală