Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Există adesea situații în care angajații trebuie să finalizeze o misiune mult dincolo de locul lor de muncă - într-un alt oraș sau chiar țară. Trebuie introduse informații despre fiecare plecare plătită a unui angajat documente speciale- „Plan de călătorie de afaceri” și „Comandă pentru trimitere într-o călătorie de afaceri”.

Ce poate fi considerat o călătorie de afaceri?

Conceptul de „călătorie de afaceri” este clar menționat la articolul 166. Codul Muncii al Federației Ruse. Aceasta este o călătorie a unui angajat la indicația angajatorului pentru a îndeplini o sarcină de muncă. Trebuie să aibă un scop specific și un termen limită.

Conceptul nu include situațiile în care un angajat își desfășoară munca pe drum sau munca în sine este călătorește în natură.

Fiţi atenți! Șoferul poate pleca într-o călătorie de afaceri dacă scopul călătoriei de afaceri a șoferului depășește domeniul său de aplicare atributii oficiale. De exemplu, luați un alt angajat într-o călătorie de afaceri.

De ce ai nevoie de un plan de călătorie de afaceri?

Un angajat nu va dori să călătorească în afaceri pe cheltuiala sa, un antreprenor nu va dori să plătească impozit pe banii cheltuiți, iar fiscul nu va dori să creadă că banii au fost cheltuiți fără documentele corespunzătoare.

Un plan de călătorie de afaceri este un document de care veți avea nevoie pentru raportarea fiscală.

Ce informații sunt incluse în Planul de călătorie de afaceri?

În colțul din stânga sus sunt indicate data întocmirii documentului, funcția și numele complet al autorizatorului și numele organizației. În continuare, trimestrial este redactat un plan de călătorie de afaceri. Fiecare călătorie de afaceri este descrisă în 4 puncte:

numele (numărul) unității sau angajatului care pleacă într-o călătorie de afaceri;
data plecarii si durata in zile;
baza de plecare;
scopul călătoriei.

„Ordinul călătoriei de afaceri” este de natură personală. O călătorie de afaceri - o comandă. Este completat într-o formă strictă și conține, de asemenea, toate punctele descrise mai sus.

Dacă primele trei puncte nu ridică întrebări, atunci scopul unei călătorii de afaceri poate fi dificil. Ar trebui să fie scris concis, dar destul de specific.

Cerințe pentru înregistrarea în scopuri de călătorie de afaceri

Nu există cerințe de reglementare clare pentru documentarea scopurilor unei călătorii de afaceri. Cu toate acestea, uneori autoritățile de inspecție au întrebări despre document. Acest lucru se întâmplă în mai multe cazuri:

scopurile călătoriei de afaceri nu corespund tipului de activitate al companiei sau nu servesc intereselor acesteia;
formularea nu presupune posibilitatea îndeplinirii sarcinii (nu suficient de clară sau prea globală);
sarcina depășește competența angajatului (nu puteți trimite un curățenie pentru a stabili conexiuni de afaceri);
durata călătoriei de afaceri depășește timpul în care scopul poate fi efectiv realizat.

Toate acestea pot ridica suspiciuni pe care antreprenorul vrea să le ascundă profit net, „tragerea” cheltuielilor care nu existau.

Exemple de redactare corectă

Pentru a vă fi mai ușor să decideți cu privire la pregătirea documentelor, vă vom oferi mai multe exemple de scopuri de călătorie de afaceri cu formularea corectă. Poate veți găsi chiar unul dintre ele care se potrivește bine cazului dumneavoastră specific:

Administratie si Directie

Deschiderea unei noi unități structurale
Negocieri pentru încheierea unui acord de furnizare pe termen lung
Neprogramat verificarea personalului ramură îndepărtată
Extinderea conexiunilor de afaceri

Departamentul de vânzări

Cercetare de piata
Negocieri cu potențialii cumpărători angro
Analiza comparativă a produselor competitive
Formare avansată: instruire în vânzări, schimb de cunoștințe și experiență

Cercetători

Participarea la vizitarea expozițiilor, conferințelor și prezentărilor
Colectarea de informații pentru activități de cercetare
Efectuarea cercetărilor de teren
Studierea surselor primare ale lucrărilor științifice

Sectorul agricol

Vizitarea expozițiilor dedicate noilor tehnologii în agricultură
Vanzari de produse la targuri si evenimente similare
Achizitie de masini agricole
Achiziționarea de îngrășăminte sau furaje pentru animale

Mai sus sunt cele mai frecvente motive pentru călătoriile de afaceri pentru grupurile de angajați numite. Desigur, unele dintre ele sunt universale și pot fi efectuate de angajați din diferite departamente. Deci, de exemplu, finalizarea unui training poate fi scopul unei călătorii de afaceri pentru un director, iar un reprezentant al departamentului de vânzări poate fi implicat într-un contract de furnizare.

Se stie ca se gaseste usor in revistele de specialitate pentru contabili. S-ar părea că nu este deloc greu să profiti de experiența gata făcută. Cu toate acestea, dacă scopul călătoriei este formulat incorect, costurile pentru aceasta nu pot fi luate în considerare în cheltuielile de reducere a profitului impozabil al întreprinderii. Prin urmare, trebuie să justificați cu atenție și cu atenție „călătoria” de afaceri a angajatului dvs.

Ce documente trebuie pregătite

Este foarte convenabil atunci când o organizație angajează un specialist care știe să organizeze o călătorie de afaceri. Dar în zilele noastre, mulți proprietari de afaceri mici trebuie să-și facă propria contabilitate și să pregătească cea mai mare parte a documentelor oficiale.

Antreprenorii privați și angajații care nu au urmat cursuri de contabilitate, dacă este necesar, sunt interesați de modul în care sunt procesate indemnizațiile de călătorie.

Nu este un secret pentru nimeni că această procedură include mai multe etape.

1. Șeful companiei emite un ordin de călătorie de afaceri în formularul T9. Acesta conține:

Numele complet angajat;
numărul său de personal;
denumirea funcției;
diviziunea firmei (departament, sector, departament) în care lucrează angajatul;
călătoriile, calendarul acesteia, sursele de finanțare (de obicei, fondurile angajatorului);
destinaţie.

La comandă este atașat un document - baza pentru călătoria de afaceri sau o invitație).

Până în 2013 a fost necesară și pregătirea unui certificat de călătorie. Aceste formulare nu mai trebuie să fie completate. Costurile cu forța de muncă ale contabililor au fost reduse, dar au apărut noi întrebări: cum se confirmă faptul unei călătorii din motive oficiale și cum se dovedește că scopul călătoriei a fost atins?

În acest sens, multe organizații continuă să elibereze angajaților certificate de călătorie. Acesta este un document mic și în același timp foarte informativ. Gol în certificat de călătorie este indicat la fel ca în ordine.

2. Angajatorul cumpără și rezervă o cameră de hotel.

3. Salariatul detașat semnează că a citit comanda, primește bilete de călătorie și informații despre locul său de reședință.

4. Se calculează indemnizațiile zilnice. Potrivit legii, acestea sunt:

700 de ruble. pe zi - atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse.

2500 de ruble. pe zi - pentru călătorii de afaceri în străinătate.

Angajatorul poate, din proprie inițiativă, să majoreze plățile, dar în acest caz va fi obligat să contribuie la buget impozitul pe venitul persoanelor fizice acumulat la sumele care depășesc valorile specificate.

5. Calculat salariile angajat în timpul șederii sale departe de locul de serviciu principal. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile ale unei călătorii de afaceri. Dacă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri scade parțial în weekend sau sărbători, salariile pentru această zi sunt calculate în mărime dublă.

6. La întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul completează un raport în avans privind cheltuielile efectuate în Formularul nr. AO-1 și anexează documente justificative: bilete de călătorie, un voucher pentru cazare la hotel, o scrisoare de parcurs, cecuri pentru plata combustibilului și lubrifianților, dacă este necesar.

7. Rezumat: scopul călătoriei a fost atins? Salariatul întocmește un raport scris sau depune documente care confirmă îndeplinirea sarcinii oficiale.

Ce se întâmplă dacă scopul declarat al călătoriei nu este atins?

În acest caz, pot fi luate în considerare cheltuielile călătoriei de afaceri pentru a reduce baza de impozitare? Această problemă provoacă încă controverse între contabili și reprezentanții Serviciului Fiscal Federal. Aceștia din urmă susțin că nu sunt acceptate cheltuieli pentru o călătorie nereușită contabilitate fiscală.

Contabilii și proprietarii de companii, la rândul lor, aduc pretenții pentru a recunoaște că călătoria de afaceri a unui angajat este de natură de producție, indiferent de rezultatul acesteia. Ei reușesc adesea să-și apere punctul de vedere în instanță.

În special, un exemplu foarte comun al scopului călătoriilor de afaceri este „Semnați un contract cu clientul”. Există posibilitatea ca afacerea să nu se încheie. În acest caz, oficialii fiscali consideră că este nerezonabil să clasifice cheltuielile călătoriilor de afaceri drept cheltuieli pentru reducerea profiturilor. Cu toate acestea, managerii companiilor au reușit să demonstreze în mod repetat că în timpul negocierilor s-au stabilit legături de afaceri puternice cu potențiali clienți, care ar putea duce la încheierea unui contract în viitor. Instanța a recunoscut dreptul contribuabilului de a accepta cheltuieli de deplasare pentru contabilitate fiscală.

Formulare „universală” pentru sarcinile de muncă

În prezent, auditorii cu experiență recomandă: dacă există îndoieli că scopul călătoriei va fi atins, este mai bine să îl indicați în ordinea în fraze generale. La stabilirea obiectivelor este permisă utilizarea formulărilor gratuite. Iată exemple de scopuri de călătorie de afaceri care nu obligă angajatul să documenteze faptul că a îndeplinit sarcina:

„Ivanov I. Și este trimis în orașul Nsk pentru:

rezolvarea problemelor de productie,
negocieri privind o posibilă cooperare,
stabilirea de contacte de afaceri,
cercetare de piata pentru posibilitatea de a cumpara bunuri.”

Lucrătorul detașat nu a îndeplinit sarcina specificată în comandă

Dacă un obiectiv specific a fost stabilit și acesta nu a fost atins, este permisă solicitarea unei note explicative de la angajat care să conțină informații despre:

de ce nu a fost posibilă finalizarea sarcinii oficiale,
care este rezultatul călătoriei,
de ce „călătoria” finalizată este benefică din punct de vedere economic pentru companie.

Dacă există o scrisoare de la un angajat, autoritățile fiscale, de regulă, recunosc legalitatea acceptării cheltuielilor de călătorie pentru contabilitatea fiscală.

Ce condiții trebuie îndeplinite la atribuirea unui loc de muncă?

Din păcate, în documente de reglementare nu este prezentat ca eșantion exemple corecteîn scopuri de călătorie de afaceri. Angajatorul stabilește sarcinile pe care angajatul trebuie să le rezolve în timpul călătoriei în mod independent. Cu toate acestea, atunci când redactați o comandă, este important să luați în considerare câteva puncte:

Pentru ca cheltuielile de călătorie să fie acceptate în contabilitate fiscală, trebuie să fie evidentă nevoia de producție de a muta un angajat în alt oraș sau țară. De exemplu, costurile asociate cu călătoria la o funcție corporativă sau la ceremonia de premiere nu pot fi incluse ca cheltuieli pentru reducerea profiturilor.
Scopurile și obiectivele călătoriei de afaceri trebuie să corespundă responsabilități de serviciu angajat.
Momentul și traseul „călătoriei” nu pot contrazice motivul acesteia. De exemplu, dacă un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a participa la o expoziție, acesta trebuie să plece în direcția opusă în 24 de ore de la încheierea evenimentului.

Călătoria de afaceri a personalului de conducere

Directorii executivi ai companiilor și adjuncții acestora călătoresc în alte orașe și țări, de regulă, pentru:

desfășurarea negocierilor cheie cu partenerii,
participarea la evenimente oficiale,
cu potențiali clienți.

O călătorie de afaceri a unui manager este cel mai adesea oficializată nu printr-o comandă în formularul T9, ci printr-un ordin care conține sintagma: „Plec în orașul ______________ în scopul de a...”. În comandă, ca și în comandă, este necesar să se indice numele complet. și poziția angajatului, destinația, scopul și obiectivele călătoriei.

Iată exemple de sarcini pe care directorul executiv al companiei le poate atribui lui sau adjuncților săi:

derularea negocierilor cu Komplekt LLC;
demonstrație de mostre de produse Standard LLC;
participarea la expoziția „Materiale electrice ale Rusiei”, Moscova, 27 septembrie 2016;
susținerea unei prezentări pentru participanții la întâlnirea „Cosmotehnică” în data de 20 iulie 2016;
participarea la seminarul „Cum să supraviețuiești unei crize financiare” din 21 august 2016, susținut de SRL Centru de antrenament„Consultație” la Moscova;
susținând o prelegere studenților de licență și absolvenți ai Universității de Stat din Moscova pe tema „ Sprijin guvernamental producător autohton”;
schimb de experiență cu participanții la conferința „Afacerile sunt ușoare și cu plăcere”, desfășurată în perioada 10-15 octombrie 2016;
dezvoltare profesionala;
familiarizarea cu noile tehnologii.

Călătoria de afaceri a directorului și a adjuncților săi poate fi asociată și cu verificarea calității muncii sucursalelor companiei. Iată câteva exemple:

însumând activităţile financiare şi economice filială SRL „Firma noastră” pentru prima jumătate a anului 2016;
participarea la auditul operațiunilor financiare și comerciale ale filialei Enterprise LLC din Nsk;
efectuarea unei analize a calității muncii și certificarea personalului în biroul suplimentar Nr.0233 din A-sk în perioada 2 septembrie - 10 septembrie 2016.

Dacă este necesar, scopul unei călătorii de afaceri poate fi împărțit în mai multe sarcini mai restrânse. De obicei, acestea nu sunt indicate în comandă, dar sunt reflectate în documentele interne ale companiei.

Deci, de exemplu, următoarele sarcini pot fi stabilite pentru obiectivul „desfășurarea negocierilor cu Perspektiva LLC privind o posibilă cooperare”:

Cunoștință și întâlnire personală cu director general Perspektiva LLC: demonstrație de materiale publicitare, mostre de produse, discuție despre condițiile de livrare.

Rezultatul planificat:

stabilirea contactului cu șeful Perspektiva LLC,
oferiți-i informații despre avantaje competitive produsele companiei noastre LLC și beneficiile cooperării,
negociază un contract de furnizare a primului lot de mărfuri.

2. Participarea la o intalnire cu departamentul de achizitii al Enterprise LLC, discutarea termenilor contractului.

Rezultatul planificat:

Obține dreptul de a furniza bunuri în condițiile de plată anticipată de 100%, sub rezerva acordării de către Perspektiva LLC cu o reducere angro de cel mult 20% din prețul indicat în lista de prețuri (1 opțiune);
Acordați furnizarea de mărfuri în cantitate de o tonă de materii prime pe lună, fără reducere, cu plata în rate pe o perioadă de cel mult 3 săptămâni (opțiunea 2).

La întoarcerea din călătorie, directorul rezumă dacă scopul călătoriei a fost atins.

Călătorii de afaceri pentru managerii de vânzări

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat responsabil cu serviciul clienți și vânzările de produse? Managerilor de vânzări li se oferă de obicei obiective clare exprimate în termeni cantitativi. Câștigurile sale și perspectivele de carieră depind de cât de eficient și eficient implementează un angajat un plan de afaceri.

Dacă un angajat responsabil de lucrul cu clienții nu reușește să îndeplinească sarcina principală a unei călătorii de afaceri (face o vânzare), angajatorul dorește totuși să obțină cât mai multe informații despre potențialul client, perspectivele de cooperare cu acesta, precum și despre motivele pentru care afacerea nu a putut fi încheiată.

În plus, este important ca șeful unei companii care vizează extinderea bazei de clienți să înțeleagă cu care dintre companiile concurente cooperează potențialul client și în ce condiții sunt încheiate contractele.

Prin urmare, atunci când un manager de vânzări pleacă într-o călătorie de afaceri, i se oferă un obiectiv pe mai multe niveluri, care include sarcini legate nu numai de negocierile cu clientul, ci și de colectarea informațiilor de piață.

Sarcina principală ar putea suna astfel:

desfășurarea negocierilor și stabilirea contactului inițial cu Future Client LLC;
încheierea unui acord de furnizare de materiale pentru societatea SA „Client”;
extinderea bazei de clienți, studierea oportunităților de piață din orașul N-Ska;
participarea la expoziția „Materiale de construcție astăzi” pe 1 august 2016;
schimb de experiență cu directorii de vânzări ai filialei de Vest a companiei; participarea la conferința corporativă „Tranzacții profitabile”;
instruirea noilor angajați ai departamentului de vânzări al filialei de Vest;
organizarea şi desfăşurarea seminarului „Munca de succes”.

„Încheierea unui contract de furnizare de bunuri” este cel mai popular scop al călătoriilor de afaceri pentru angajații responsabili de lucrul cu clienții. Poate fi dezvăluit în sarcini:

întâlnire cu un reprezentant al departamentului de achiziții al Future Customer LLC, identificarea și analiza nevoilor;
vizita la întreprinderile concurente SRL „Rival 1” și SA „Rival 2” ca „cumpărător misterios”: obținerea listelor de prețuri, colectarea de informații despre condițiile de cooperare cu clienții, întocmirea unui raport pentru departamentul de marketing, identificarea punctele forte SRL „Rival 1” și SA „Rival 2”;
negocieri cu șeful departamentului de achiziții al Future Client LLC, demonstrație de mostre de produse, acord asupra condițiilor contractuale;
întâlnire cu directorul general al Future Client LLC, semnarea unui contract.

La întoarcerea dintr-o călătorie, managerul de vânzări este obligat să prezinte un raport privind finalizarea fiecărei sarcini și rezultatele obținute. Este insotita de protocoale de negocieri, o analiza a nevoilor potentialului client, materiale pentru cercetare de marketing, copii oferte comerciale, contract semnat (dacă este disponibil).

Scopurile unei călătorii de afaceri pentru șeful unui departament client sau directorul departamentului de vânzări pot fi formulate într-un mod similar.

Următoarele sarcini pot fi, de asemenea, atribuite echipei de management:

efectuarea unui audit intern al tranzacțiilor de vânzare,
controlul asupra activității sucursalei companiei,
participarea la ședința Comitetului pentru îmbunătățirea calității serviciului clienți,
prezentarea unui raport de vânzări membrilor consiliului de administrație la adunarea anuală.

Călătorii de afaceri pentru achiziționarea de materiale

Directorii întreprinderilor, precum și angajații departamentelor de achiziții, merg adesea în călătorii de afaceri pentru a cumpăra bunuri pentru nevoile întreprinderii.

În acest caz, comanda poate indica orice exemplu al scopului călătoriilor de afaceri din următoarele:

desfășurarea negocierilor cu Possible Supplier 1 LLC și Possible Supplier 2 LLC, discutând termenii de cooperare;
stabilirea contactelor de afaceri cu Zavod SRL, studierea procesului de productie si a mostrelor de produse;
încheierea de contracte de achiziție de materii prime și componente cu SRL „Material” și SA „Detalii”;
acordarea termenilor contractului cu furnizorul Producer LLC.

Deplasarea lucrătorilor de producție

Inginerii de instalare și asamblare, constructorii și muncitorii trebuie adesea să „călătorească”. Pentru acești specialiști, orice exemplu de sarcină de călătorie de afaceri dintre următoarele este relevant:

instalare și testare inițială echipamente de productie„Linia-1” în atelierele companiei SA „Client”,
instalarea, reglarea și punerea în funcțiune a echipamentelor „Conveyor-100”,
service în garanție al mașinii „A-2”,
întreținere de rutină pe linia de producție a SA „Client”,
reparații neprogramate, corectarea defecțiunilor utilajului,
prevenirea echipamentelor.

Călătoriile de afaceri ale șoferilor

„Lucrătorii la cârmă” trebuie adesea să călătorească în alte orașe pentru a transporta mărfuri, documente și pentru a livra specialiști la locurile de muncă.

O călătorie de afaceri pentru un angajat din această categorie este de obicei asociată cu următoarele sarcini:

predarea directorului comercial al Standard LLC la locul negocierilor cu Client LLC,
primirea materialelor la depozitul furnizorului, livrarea mărfurilor pe teritoriul firmei Our Firm LLC,
reparații auto, achiziționare de piese de schimb,
diagnosticare tehnică a mașinii într-un centru de service auto certificat.

Concluzie

Acum știți la ce puncte este important să acordați atenție atunci când organizați o călătorie de afaceri pentru un angajat. În acest articol, puteți alege un exemplu de scop de călătorie de afaceri care se potrivește cazului dvs. personal.

Pentru design corect documentația privind cheltuielile de deplasare, un aspect foarte important este scopul corect stabilit al călătoriei de serviciu a angajatului. Este indicat în ordinul scris al angajatorului. Acest ordin vă permite să trimiteți un angajat să îndeplinească o sarcină oficială care vizează realizarea unui profit pentru companie. În timpul șederii dumneavoastră într-o călătorie de afaceri, sarcina atribuită trebuie îndeplinită. Această cerință este specificată în partea 1 a art. 166 Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 3 „Regulamente privind particularitățile trimiterii lucrătorilor la călătorii de afaceri", aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.

Sarcina se formează pe baza nevoilor de afaceri ale întreprinderii.

Este important să rețineți că formularea corectă obiectivele vă permite să evitați riscurile inutile dacă scopul călătoriei de afaceri nu este atins. De exemplu, formularea „să semneze un acord cu compania „Horns and Hooves”” sună lipsită de ambiguitate, dar formularea „să evalueze posibilitatea de cooperare cu compania „Horns and Hooves”” implică un rezultat negativ ca una dintre opțiuni. pentru atingerea scopului.

Care sunt obiectivele?

Scopurile unei călătorii de lucru pot fi de natură diferită și împărțite condiționat în universale și speciale:

Cele universale au ca scop dezvoltarea afacerii companiei și pot include găsirea de clienți sau atragerea de investitori.
Obiectivele speciale pot fi de natură diferită și reflectă nevoia întreprinderii la un anumit moment în timp, de exemplu, participarea la un proces judiciar.

Este important de menționat că orice scop trebuie să fie specific și să conțină în formularea sa informatii complete despre sarcină, adică să fie concret.

Scopul călătoriei și exemple:

participarea unui reprezentant al companiei la negocieri (trebuie indicată contrapartea) pe probleme (se precizează subiectul negocierilor);
reprezentare in instanta instanța de arbitraj(denumirea completă a instanței) în cauză (numărul cauzei);
efectuarea unui control al sucursalei (adresa filialei).

Scopul unui călător de afaceri poate fi specificat și în planul de călătorie de lucru dacă acest lucru este cerut de reglementările locale ale organizației. Directorul sau altă persoană împuternicită întocmește și semnează acest document. Angajatul semnează planul după ce îl revizuiește.

În plus față de sarcină, planul trebuie să conțină informații despre locul sau organizația în care a fost trimis angajatul, o listă a problemelor care trebuie rezolvate și durata călătoriei de afaceri.

Exemplu de plan de călătorie

În baza Decretului Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595, care a intrat în vigoare la 8 ianuarie 2015, întocmirea unui certificat de călătorie nu mai este obligatorie și este necesară numai dacă este specificat în regulamentul local. reglementărilorîntreprinderea în sine. În acest caz, scopul călătoriei în certificatul de călătorie și exemple pot fi văzute mai sus.

Dacă scopul nu este specificat sau nu corespunde scopurilor călătoriei de afaceri

Este important de menționat că în legătură cu desființarea eliberării obligatorii a unui certificat de călătorie și pregătirea unui plan de călătorie de afaceri, scopul trebuie precizat în ordin. Certificatele și planurile sunt pregătite numai dacă acest lucru este specificat în reglementările locale ale organizației.

Scopul trebuie să fie în concordanță cu focalizarea afacerii. Dacă este scris incorect sau lipsește, călătoria de lucru a angajatului la instrucțiunile conducerii poate fi declarată invalidă de autoritățile de inspecție, iar costurile pot fi supuse impozitului pe venitul personal și plăților de asigurări.

misiune oficială și certificat de călătorie. Aceste formulare nu mai trebuie să fie completate. Costurile cu forța de muncă ale contabililor au fost reduse, dar au apărut noi întrebări: cum se confirmă faptul unei călătorii din motive oficiale și cum se dovedește că scopul călătoriei a fost atins?

În acest sens, multe organizații continuă să elibereze angajaților certificate de călătorie. Acesta este un document mic și în același timp foarte informativ. Scopul pe certificatul de călătorie este același ca și pe comandă.

2. Angajatorul cumpără bilete de călătorie și rezervă o cameră de hotel.

3. Salariatul detașat semnează că a citit comanda, primește bilete de călătorie și informații despre locul său de reședință.

4. Se calculează indemnizațiile zilnice. Potrivit legii, acestea sunt:

700 de ruble. pe zi - atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse.

2500 de ruble. pe zi – pentru călătorii de afaceri în străinătate.

5. Salariul salariatului se calculează pe perioada șederii acestuia în afara locului de serviciu principal. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile ale unei călătorii de afaceri. În cazul în care timpul petrecut într-o călătorie de afaceri scade parțial în weekend sau sărbători, salariul pentru această zi este calculat la dublu față de rata.

7. Rezumat: scopul călătoriei a fost atins? Salariatul întocmește un raport scris sau depune documente care confirmă îndeplinirea sarcinii oficiale.

Ce se întâmplă dacă scopul declarat al călătoriei nu este atins?

În acest caz, pot fi luate în considerare cheltuielile călătoriei de afaceri pentru a reduce baza de impozitare? Această problemă provoacă încă controverse între contabili și reprezentanții Serviciului Fiscal Federal. Aceștia din urmă susțin că cheltuielile pentru o călătorie nereușită nu sunt luate în considerare în scopuri fiscale.

Formulare „universală” pentru sarcinile de muncă

„Ivanov I. Și este trimis în orașul Nsk pentru:

rezolvarea problemelor de productie,
negocieri privind o posibilă cooperare,
stabilirea de contacte de afaceri,
cercetare de piata pentru posibilitatea de a cumpara bunuri.”

Lucrătorul detașat nu a îndeplinit sarcina specificată în comandă

Dacă un obiectiv specific a fost stabilit și acesta nu a fost atins, este permisă solicitarea unei note explicative de la angajat care să conțină informații despre:

de ce nu a fost posibilă finalizarea sarcinii oficiale,
care este rezultatul călătoriei,
de ce „călătoria” finalizată este benefică din punct de vedere economic pentru companie.

Dacă există o scrisoare de la un angajat, autoritățile fiscale, de regulă, recunosc legalitatea acceptării cheltuielilor de călătorie pentru contabilitatea fiscală.

Ce condiții trebuie îndeplinite la atribuirea unui loc de muncă?

Din păcate, documentele de reglementare nu oferă exemple corecte de scopuri de călătorie de afaceri ca exemplu. Angajatorul stabilește sarcinile pe care angajatul trebuie să le rezolve în timpul călătoriei în mod independent. Cu toate acestea, atunci când întocmiți o comandă, este important să luați în considerare câteva puncte:

Pentru ca cheltuielile de călătorie să fie acceptate în contabilitate fiscală, trebuie să fie evidentă nevoia de producție de a muta un angajat în alt oraș sau țară. De exemplu, costurile asociate cu călătoria la o funcție corporativă sau la ceremonia de premiere nu pot fi incluse ca cheltuieli pentru reducerea profiturilor.
Scopurile și obiectivele călătoriei de afaceri trebuie să corespundă responsabilităților de serviciu ale angajatului.
Momentul și traseul „călătoriei” nu pot contrazice motivul acesteia. De exemplu, dacă un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a participa la o expoziție, acesta trebuie să plece în direcția opusă în 24 de ore de la încheierea evenimentului.

Călătoria de afaceri a personalului de conducere

Directorii executivi ai companiilor și adjuncții acestora călătoresc în alte orașe și țări, de regulă, pentru:

desfășurarea negocierilor cheie cu partenerii,
participarea la evenimente oficiale,
stabilirea de contacte cu potentialii clienti.

Iată exemple de sarcini pe care directorul executiv al companiei le poate atribui lui sau adjuncților săi:

derularea negocierilor cu Komplekt LLC;
demonstrație de mostre de produse Standard LLC;
participarea la expoziția „Materiale electrice ale Rusiei”, Moscova, 27 septembrie 2016;
susținerea unei prezentări pentru participanții la întâlnirea „Cosmotehnică” în data de 20 iulie 2016;
participarea la seminarul „Cum să supraviețuiești unei crize financiare” din 21 august 2016, susținut de Centrul de Formare SRL „Consultație” la Moscova;
susținând o prelegere studenților de licență și absolvenți ai Universității de Stat din Moscova pe tema „Sprijinul de stat pentru producătorii autohtoni”;
schimb de experiență cu participanții la conferința „Afacerile sunt ușoare și cu plăcere”, desfășurată în perioada 10-15 octombrie 2016;
dezvoltare profesionala;
familiarizarea cu noile tehnologii.

Călătoria de afaceri a directorului și a adjuncților săi poate fi asociată și cu verificarea calității muncii sucursalelor companiei. Să dăm exemple.

19 iunie 2016

Știți să indicați corect scopul unei călătorii de afaceri? Un exemplu poate fi găsit, desigur, fără probleme pe diverse forumuri profesionale ale contabililor sau specialiștilor din munca de personal. Dar copierea experienței altcuiva nu este întotdeauna justificată.

Reglementările nu conțin o listă de scopuri pentru călătoriile de afaceri. Cu toate acestea, merită formulat motivul pentru care un angajat călătorește în așa fel încât cheltuielile de călătorie și zilnice să se reflecte în contabilitate pentru a reduce venitul impozabil.

Pentru a face acest lucru, este important să luați în considerare o serie de puncte.

Care anume?

Contabilii practicanți citează cu ușurință diverse exemple scopurile călătoriei și indicați următoarele:

Călătoria de afaceri a unui angajat trebuie să fie în mod clar în interesul companiei. Scopul călătoriei de afaceri este formulat astfel încât să fie clar: „călătoria” este benefică pentru companie, contribuie direct sau indirect la obținerea profitului întreprinderii, la creșterea volumului activităților și la îmbunătățirea calității bunurilor și serviciilor. Un angajat al unei organizații nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri cu sarcina de „odihnă”, „recuperare” sau „recuperare”. În acest scop se acordă concediu - anual sau din motive de sănătate.
Scopul călătoriei de afaceri nu trebuie să intre în conflict Descrierea postului angajat. Astfel, un contabil nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri pentru a negocia cu clienții. Și directorul comercial al unei companii nu poate fi trimis în alt oraș în scopul „transportului de angajați”.
Motivul unei călătorii de afaceri trebuie să corespundă cu durata „călătoriei” și cu traseul acesteia. Dacă scopul unei călătorii de afaceri este, de exemplu, participarea la o expoziție, un angajat al organizației este obligat să „se miște” în direcția opusă în termen de 24 de ore de la încheierea evenimentului.
Ar trebui să fii extrem de atent când justificați călătoriile de afaceri în weekend. Dacă un angajat al companiei merge în alt oraș, de exemplu, pentru negocieri luni, iar timpul de călătorie este de o zi, atunci el poate pleca nu mai devreme de sâmbătă seara. În caz contrar, costul biletelor sau al combustibilului și al lubrifianților nu pot fi clasificate drept cheltuieli.
Este mai bine să evitați limbajul general. Este important să indicați de ce exact un angajat al organizației este trimis să lucreze în afara locului său de serviciu permanent. În caz contrar, controlorii pot avea îndoieli cu privire la legalitatea atribuirii cheltuielilor de călătorie contabilității fiscale.
Scopul călătoriei trebuie formulat în așa fel încât să se poată trage o concluzie fără ambiguitate dacă sarcina atribuită a fost îndeplinită sau nu. După călătorie, angajatul va trebui să prezinte un raport cu privire la rezultate și să atașeze documente care confirmă finalizarea sarcinii. Apropo, este posibil ca scopul unei călătorii de afaceri să nu fie atins. În acest caz, angajatorul solicită o „expunere de motive” din partea angajatului în care să indice motivele pentru care sarcina oficială nu a putut fi îndeplinită. Dacă aveți acest document, cheltuielile de călătorie pot fi luate în considerare în scopuri fiscale.
Dacă scopul unei călătorii de afaceri este extins și constă din mai multe sarcini, este important să scrieți și sarcinile individuale ale călătoriei, finalizarea fiecăreia dintre ele va trebui, de asemenea, confirmată.
Dacă munca specialistului este călătoria în natură și mutarea în alta localitate asociat cu desfășurarea activităților de zi cu zi, apoi o astfel de „călătorie”, conform Codul Muncii, nu este recunoscută deloc ca o călătorie de afaceri.

Pot fi trimiși angajați în călătorii de afaceri?

Acest lucru este la fel de important ca întrebarea cum să determinați scopul unei călătorii de afaceri. Exemplele de cazuri în care un angajator a fost amendat pentru că a trimis în alt oraș un angajat care nu ar fi trebuit să fie trimis într-o călătorie nu sunt izolate.

Înainte de a trimite un angajat într-un alt oraș sau țară, este important să țineți cont de următoarele:

Este strict interzisă „echiparea” femeilor însărcinate și muncitori minori(cu excepția personalului angajat în domeniul creativ).
Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să fie relaţiile de muncă cu angajatorul. La momentul plecării trebuie să fie deja încheiat un contract de închiriere, întocmit în conformitate cu legile aplicabile.
Există categorii de cetățeni care au dreptul de a refuza călătoriile de afaceri. Este permisă trimiterea lor în alt oraș sau țară din motive oficiale numai cu acordul lor scris.

Astfel de persoane includ:

Mamele copiilor sub 3 ani.
Părinții sau tutorii persoanelor cu dizabilități sub 18 ani.
Cetăţeni care îngrijesc membrii familiei bolnavi, în conformitate cu raportul medical.
Mame și tați care cresc copii sub 5 ani fără soți.

Ce documente conțin scopul călătoriei?

Până în 2015, călătoria unui angajat era aranjată:

Prin ordin.
Atribuirea serviciului.
Certificat de călătorie.
Un raport.

În prezent, toate caracteristicile „călătorii” sunt indicate în comandă. Forme unificate„misiunea oficială”, „certificatul de călătorie” și „raportul” au fost anulate.

Pentru confirmarea faptului de deplasare și a onorării comenzii se folosesc următoarele: bilete, borderouri, verificari de plata pentru combustibil si lubrifianti, rapoarte, note explicative, procese verbale de negocieri, certificate de pregatire, contracte incheiate, inventariere.

Din compoziția și conținutul acestor documente ar trebui să fie clar dacă scopul desemnat al călătoriei a fost atins.

Să vedem cum sunt determinate sarcinile de călătorie de afaceri pentru diferite categorii de angajați.

Director

Munca înalților oficiali ai întreprinderilor este adesea asociată cu „călătoriile”.

O călătorie de afaceri pentru directorul unei companii, de regulă, este oficializată nu printr-un ordin, ci printr-un ordin care conține sintagma: „Plec într-o călătorie de afaceri în scopul de a...”.

Șeful companiei poate pleca într-o călătorie de afaceri, în special pentru a cuceri noi piețe, a căuta clienți și a încheia contracte de furnizare de produse. Cum ar suna scopul călătoriei de afaceri a directorului în acest caz? Exemple:

derularea negocierilor și încheierea unui contract cu Firma SRL;
desfășurarea de negocieri cu participanții la conferința „Produsele viitorului” din Nsk „___”________ 20__;
demonstrație de mostre ale produsului „Item-1” de la compania „Large Customer” LLC;
prezentarea mărfurilor pentru firma SA „Bun Client”.

Șeful companiei se poate deplasa și în alt oraș sau țară pentru a se întâlni cu clienții existenți ai companiei. Pentru acest caz, specialiștii HR și-au dat deja seama cum să scrie scopul călătoriei pe certificatul de călătorie. Exemple:

discutarea termenilor contractului de furnizare a echipamentelor de producție către Nash Friend LLC;
acord cu Concern SA privind planul de achiziții pentru a doua jumătate a anului ____.

Directorii companiei sunt trimiși din când în când în alte orașe sau țări pentru a „deschide o nouă sucursală a companiei”. Această formulare a rezultatului dorit este, de asemenea, acceptabilă în documente. Cu toate acestea, în acest caz, merită să identificăm atât scopurile, cât și obiectivele călătoriei de afaceri. Exemplu:

„Plec la Nsk pentru a organiza munca unei noi unități structurale.

Studierea pietei tinta.
Testarea si angajarea unui angajat pentru postul de director de sucursala.
Coordonarea cu șeful filialei planuri de lucru pe ___ an.”

De asemenea, capitolul firma mica, ca un specialist din departamentul de achizitii, poate merge in alt oras sau tara pentru a achizitiona echipamente noi, a incheia contracte de furnizare de materii prime, materiale, componente, si pentru a negocia conditii de cooperare cu furnizorii. În acest caz, documentele ar trebui să indice corect și scopul călătoriei de afaceri a directorului. Exemple:

desfășurarea negocierilor cu Partner LLC cu privire la achiziționarea unui lot de bunuri „Thing”;
încheierea unui acord pentru achiziționarea de produse de la Pomoschnik LLC;
achiziționarea de echipamente „Mașină”;
studiul mostrelor de produs „Stuka” de la Manufacturer LLC.

Cum altfel poate fi formulat scopul unei călătorii de afaceri a directorului executiv al companiei? Exemple:

instruirea personalului;
participarea la o expoziție, seminar, conferință” (participarea la evenimente legate de activitățile financiare și economice ale întreprinderii);
dezvoltare profesionala;
dezvoltarea de noi tehnologii;
verificarea calitatii activitatii departamentului.

Director de vânzări

În departamentele implicate în vânzarea de bunuri și servicii, scopurile călătoriilor de afaceri sunt de obicei specificate în detaliu. Angajații primesc instrucțiuni detaliateîn scris, indicând ce sarcini trebuie îndeplinite și ce indicatori cantitativi au fost atinși.

În primul rând, este stabilit scopul principal al călătoriei de afaceri a managerului de vânzări. Exemple:

creșterea volumelor de vânzări în regiune;
cercetare de piata;
negocieri cu potentialii clienti.

O sarcină „mare” este împărțită în etape, iar pe baza rezultatelor fiecărei etape, angajatul întocmește un raport scris. Un manager de vânzări primește adesea următoarele „subobiective”:

efectuarea de vizite la clientii existenti conform programului de vizitare;
vizitați potențialii clienți în conformitate cu planul de întâlnire;
colectează informații despre noua piață pentru departamentul de marketing;
vizita puncte de vânzare cu amănuntul concurenți, efectuați o analiză comparativă.

Ingineri, personal de producție

Călătoriile de afaceri pentru aceste categorii de angajați sunt lungi, deoarece sunt de obicei asociate cu asigurarea funcționării eficiente a utilajelor, linii automate, roboți.

De asemenea, este foarte important ca inginerii și muncitorii să formuleze corect scopul călătoriei de afaceri în certificatul de călătorie. Exemple:

instalarea, reglarea echipamentelor;
instruirea angajaților responsabili pentru a lucra cu linia de producție;
verificarea, testarea funcționării mașinilor;
reparații în garanție, service întreținere a aparatelor furnizate în baza Contractului nr.___ din data de „___”__________;
întreținere de rutină, întreținere echipamente.

Mulți ingineri merg în călătorii de afaceri pentru a comunica cu colegii și pentru a obține noi cunoștințe practice. Acesta este un scop foarte comun pentru călătoriile de afaceri. Exemplu:

schimb de experiență cu dezvoltatorii de dispozitive „puternice”.

Contabil

Contabilii șefi călătoresc în alte orașe pentru a verifica calitatea muncii specialiștilor contabili, pentru a instrui angajații, pentru a colecta informații și pentru a rezuma activitățile financiare și economice ale companiei.

Un contabil obișnuit poate merge într-o călătorie pentru a-și îmbunătăți abilitățile, poate face schimb de experiență cu colegii și poate lua parte la o întâlnire.

Cum poate fi formulat scopul călătoriei de afaceri a unui contabil? Exemplu:

efectuarea unui audit intern, verificarea corectitudinii operatiunilor financiare si economice ale filialei fiind reflectate in evidenta contabila.

Orice alt scop al călătoriei care corespunde fișei postului contabilului este, de asemenea, acceptabil. Exemplu:

vizita pentru a accepta cazuri.

Muncitori agricoli

Fermierii, agronomii, operatorii de mașini, crescătorii de animale și crescătorii de păsări se confruntă cu nevoia de a călători în călătorii de afaceri, poate mult mai des decât specialiștii „urbani”. Lucrând în zonele rurale, ei sunt obligați să fie în permanență în contact cu „civilizația”: să cumpere semințe, hrană pentru animale, să participe la expoziții de realizări economice naționale, să se familiarizeze cu noile tehnologii și, în cele din urmă, să vândă produse întreprinderilor și persoanelor fizice ale orașului, vizitatorilor pieței.

În conformitate cu obiectivele unei deplasări specifice, se formulează scopul deplasării muncitorilor agricoli. Exemple:

achiziționarea de îngrășăminte;
obținerea permiselor;
performanţă proiect de investitii la o expoziție de specialitate;
participarea la o conferință a fermierilor, schimbul de experiență;
achiziționarea de echipamente speciale;
vânzarea produselor la târgul orașului;
livrarea unui lot de mărfuri către uzina SA „Client”.

Șofer

Cum să scrieți scopul călătoriei în ordine depinde de sarcina specifică. Exemple pentru șofer:

livrarea mărfurilor către compania Our Client LLC (adresa);
transportul unui director comercial;
livrarea bunurilor si materialelor, primirea facturilor.

Cu ce altceva ar putea „arăta” scopul călătoriei de afaceri a unui șofer? Exemple:

achiziționarea de piese de schimb pentru reparații auto;
diagnosticarea de rutină a vehiculelor;
livrarea documentației originale a tranzacției.

Cercetător

Oameni de știință, cercetători, experți, teoreticieni din diverse domenii, profesori din învățământul secundar și superior institutii de invatamant mergeți în călătorii de afaceri pentru a participa la conferințe și competiții, pentru a face schimb de experiență, pentru a studia surse unice, pentru a vizita expoziții și muzee specializate și pentru a participa la săpături arheologice.

Cum poate fi formulat scopul unei călătorii de afaceri? Exemplu:

Colectarea de informatii pentru munca stiintifica pe tema (titlu).

Studierea documentației originale.

Concluzie

Nu este deloc necesar să folosiți „termeni” standard în care este de obicei descris scopul unei călătorii de afaceri. Exemplele fac doar alegerea mai ușoară a cuvintelor „potrivite”. Experiența multor angajați demonstrează că formularea sarcinii poate fi gratuită.