Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

În mod obișnuit, sarcina asigurării fluxului de documente „de hârtie” și a monitorizării executării comenzilor revine diviziilor organizației implicate în munca de birou: birou, managementul afacerii, precum și cei responsabili cu munca de birou din diviziile structurale. Acestora le este destinat modulul „Oficiu” al sistemului electronic de management al documentelor și interacțiunilor DIRECTUM. Acest modul facilitează implementarea operațiunilor de rutină pentru procesarea documentelor pe hârtie în conformitate cu cerințele instituției de învățământ bugetar de stat, pe care se bazează tehnologia tradițională de management de birou din Rusia:

• înregistrarea unificată a întregii corespondențe de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne folosind carduri de înregistrare și control (RCC);
• înregistrarea locației unui document pe hârtie în orice etapă a acestuia ciclu de viață: revizuirea de către conducere, aprobarea proiectului de document, execuție etc.;
• exercitarea controlului asupra executării la timp a instrucțiunilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor din partea conducerii;
• anularea documentelor la dosar conform nomenclatorului dosarelor adoptat în organizație;
• căutare rapidă informatiile necesareîn funcție de starea, disponibilitatea, deplasarea documentelor pe hârtie;
• obţinerea formularelor şi jurnalelor standard necesare, precum şi rapoarte statistice asupra fluxului de documente al organizației.

În plus, modulul „Office” vă permite să organizați schimburi între diferite organizații. Cu un astfel de schimb este posibil să se utilizeze semnătură electronică(EP) și mecanismele speciale ale sistemului vă permit să controlați livrarea documentelor. Principiile schimbului se bazează pe standardul industrial pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare suport de documentare management”, aprobat de Breasla Responsabililor de Documentare.

Menținerea unei liste de cazuri și jurnalele

Sistemul flexibil de numerotare vă permite să atribuiți un număr unui document după secțiune jurnal electronicînregistrare. Pentru fiecare jurnal, este specificată o metodă personalizată pentru numerotarea automată a documentelor din jurnal. Numărul poate include un cod de departament, un cod de jurnal, precum și orice alte detalii necesare.

La pregătirea documentelor de transfer în arhivă pentru fiecare dosar de nomenclator, puteți tipări coperta dosarului, precum și un inventar al documentelor cauzei, ceea ce reduce semnificativ timpul de pregătire a documentelor pentru depozitarea arhivă.

Înregistrarea documentelor

Pentru înregistrarea documentelor în modulul „Oficiu”, se folosesc carduri de înregistrare și control (RCC), care conțin toate datele primare (corespondent, divizie a organizației, reprezentant al organizației, data înregistrării, numărul de înregistrare, subiect și rezumat document, modalitate de livrare etc.), precum și informațiile necesare despre starea oricărui document pe hârtie al organizației (locație, stare de execuție etc.). Pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de distribuție în funcție de organizație.

Sistemul oferă posibilitatea de a înregistra documente atât de la organizații, cât și de la cetățeni.

Pentru organizațiile care utilizează înregistrarea descentralizată a documentelor, sistemul utilizează locații de înregistrare - locurile de muncă ale secretarelor și angajaților de birou. Fiecare locație de înregistrare poate deservi unul sau mai multe departamente. În funcție de locul de înregistrare, este posibilă diferențierea drepturilor de acces la date.

La mutarea unui document între departamente, fiecare loc de înregistrare poate avea propriul RKK. Astfel, apare un lanț RKK, de-a lungul căruia poți urmări mișcarea unui document pe hârtie nu numai între angajații din cadrul unui departament, ci și între departamente. În plus, prin RKK, se realizează relația dintre documentele înregistrate ale sistemului, cum ar fi: „În răspuns la”, „În conformitate”, etc.

Procedura de înregistrare este simplă și constă în completarea câmpurilor obligatorii din RKK, iar un număr de înregistrare este atribuit automat.

Când vă înregistrați direct din RKK, este posibil să introduceți un document scanat (electronic) în modulul „Gestionare electronică a documentelor” și să îl atașați automat la RKK. Pentru a introduce rapid un volum mare de documente, serviciile de intrare de sistem sunt utilizate pentru a asigura intrarea continuă a documentelor în modul. Ulterior, RKK, ca cele enumerate document electronic, poate fi găsit cu ușurință prin cod de bare pe un document de hârtie, datorită tehnologiei de identificare rapidă încorporată în sistem.

Potrivit RKK, jurnalele documentelor de intrare și de ieșire sunt tipărite. Pentru documentele trimise, puteți genera și imprima automat o etichetă de plic.

Deplasarea si executarea documentelor

După înregistrare, documentul primit parcurge etapele de luare în considerare, rezoluție, control și executare a documentului. În același timp, lucrările suplimentare ale interpreților cu documentul pot fi efectuate în întregime în formular electronic. Acest lucru reduce semnificativ timpul petrecut cu interpreți și previne pierderea accidentală a originalului.

În funcție de stilul de lucru al managerului, acesta revizuiește documentul fie pe hârtie, fie în format electronic.

În baza unei rezoluții luate de manager, documentul poate fi pus sub control cu ​​numirea executorilor, instrucțiuni și termene. Pentru executanții care lucrează cu modulul „Managementul procesului de afaceri”, secretarul sau managerul însuși pot crea rapid o sarcină direct din Comitetul de lucru și dezvoltare. Lucrul cu sarcini vă permite să utilizați pe deplin capacitățile sistemului de monitorizare a executării comenzilor, cum ar fi: înregistrarea corespondenței complete privind executarea comenzilor; posibilitatea trimiterii spre revizuire; configurație flexibilă de rutare etc.

Ulterior, pe baza sarcinilor legate de RKK, puteți recrea rapid istoricul lucrărilor pe document, procedura de aprobare și justificarea deciziei luate.

Dacă modulul „Oficiu” este utilizat independent, toate ordinele emise executorilor sunt introduse de către secretar în RKK al documentului, după care este monitorizată executarea lor la timp. În același timp, instrucțiunile pot fi tipărite pentru utilizatorii manuali.

Când lucrați cu documente electronice, toate mișcările documentelor sunt efectuate prin sarcini, în timp ce locația documentului pe hârtie în orice moment este înregistrată într-o filă specială RKK. Acest lucru vă permite să găsiți rapid documentul original pe hârtie prin intermediul RKK. Lucrul cu documentele interne și de ieșire se bazează pe aceleași principii.

Schimb de documente electronice între sisteme

Folosind sistemul, puteți organiza schimbul de documente electronice oficiale, semnificative din punct de vedere juridic, între organizații. Schimbul de documente se bazează pe utilizarea standardului industriei pentru schimbul de documente electronice „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul managementului documentelor”, aprobat de Breasla Managerilor de Documentație.

Documentele pot fi schimbate între diviziuni structurale o companie (holding) și între organizații partenere independente. În acest caz, părțile la schimb pot utiliza sisteme electronice diferite de gestionare a documentelor sau pot să nu lucreze deloc cu astfel de sisteme.

Dacă schimbul se efectuează între diviziile unei companii (holding), atunci lucrul cu documente are loc în modulele „Gestionare electronică a documentelor”, „Managementul proceselor de afaceri” și „Birou”. Dacă schimbul se face între organizații terțe, atunci documentul electronic este exportat din sistem într-un fișier ESD. A doua parte poate fie să importe documentul ESD în sistemul electronic de gestionare a documentelor pe care îl utilizează (cu condiția ca acest format să fie acceptat de acest sistem; formatul ESD este deschis), fie să folosească programul DIRECTUM OverDoc distribuit gratuit pentru a lucra cu documentul ESD. DIRECTUM OverDoc vă permite să vizualizați un document, atributele acestuia și toate semnăturile electronice cu care a fost semnat documentul, inclusiv marcatorul de autenticitate.

Căutarea și analiza informațiilor

Din momentul înregistrării oricărui document în sistem, puteți găsi atât cardul său de înregistrare împreună cu informații despre locația și procesul de executare a documentului, cât și documentul electronic în sine.

Sistemul caută după numere de înregistrare, corespondent, autor al rezoluției, precum și toate detaliile RKK și orice combinație a acestora.

În plus, sistemul oferă rapoarte de specialitate care cresc semnificativ eficiența utilizatorilor: Documente luate în considerare, Comenzi restante, Documente supuse returnării etc.

Modulul web „Office”

Modulul web „Office” este conceput pentru a automatiza lucrul cu documente oficiale pe hârtie, de exemplu, documente administrative, scrisori primite și trimise, instrucțiuni, rapoarte și memorii. Facilitează procesarea documentelor pe hârtie.

Prelucrarea documentelor pe hârtie se realizează în conformitate cu cerințele instituției de învățământ bugetar de stat, pe care se bazează tehnologia tradițională rusă de gestionare a biroului.

Modulul web „Office” are ca scop rezolvarea următoarelor probleme:

• înregistrarea unificată a întregii corespondențe de intrare și de ieșire, precum și a documentelor interne, folosind carduri de înregistrare și control;
• controlul asupra executării la timp a instrucțiunilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor din partea conducerii;
• căutare rapidă informații necesare privind starea, disponibilitatea, circulația documentelor pe hârtie;
• obținerea formularelor și jurnalelor standard necesare, precum și a rapoartelor statistice privind fluxul de documente al organizației.

La baza modulului web „Office” se află cărțile de referință „Cartele de înregistrare și control”, „Instrucțiuni pentru RKK”, „Nomenclatorul cazurilor”.

Avantajele integrării modulului Office cu alte module de sistem

Astfel, datorită interacțiunii modulelor „Electronic Document Management”, „Business Process Management” și „Office” din cadrul sistem unificat asigurarea unei creșteri a eficienței organizației în deplină conformitate cu tradițiile interne și standardele muncii de birou. Toate mecanismele furnizate de fiecare modul pot fi utilizate în diferite combinații de etape „hârtie” și „electronice” ale procesării documentelor. În același timp, munca tradițională de birou „de hârtie” se potrivește armonios managementul documentelor electronice organizaţii cu conexiuni orizontale dezvoltate.

Prin achiziționarea unei varietăți de componente pentru mobil și electronice de larg consumîn magazinul Sotovik-M, în același timp, recomandăm aprovizionarea cu rechizite de birou - procesele de lucru ale oricărei afaceri sau instituții non-profit nu se pot desfășura fără ele. Dacă doriți să cumpărați rechizite de birou în vrac, atunci răsfoiți gama noastră.

Cumpărarea de rechizite de birou în vrac de la producător (rechizite de birou en-gros, rechizite de birou en-gros Moscova) este o modalitate eficientă de a economisi semnificativ la furnizarea constantă a biroului companiei cu rechizite de birou în vrac. Vrei articole de papetărie en-gros ieftine? Comandând un lot mare de pixuri, creioane, agrafe, blocnote și alte articole mici o dată la fiecare trimestru sau șase luni, nu va trebui să pierdeți timpul la finalizarea următoarei livrări lunare. Achizițiile angro de articole de birou în vrac sunt, de asemenea, utile pentru organizatii guvernamentale– multe administrații institutii de invatamant cumpărați articole de papetărie în vrac pentru școală, grădiniţă sau universitate. Companiile de papetărie cu ridicata au o conduită adecvată politica de preturi, de aceea Sotovik-M vinde rechizite de scris la un preț competitiv - rechizitele de birou sunt ieftine în vrac. En-gros de papetărie în Moscova (en-gros de papetărie Moscova, en-gros de papetărie Moscova) în magazinul nostru online.

En-gros de papetărie este foarte ieftin. Rechizite de birou en-gros în Moscova

En-gros de papetărie în magazinul nostru la unul dintre cele mai bune prețuri. Dacă intenționați să cumpărați articole de papetărie școlare în vrac, papetărie în vrac la prețuri mici sau să comandați articole de papetărie neobișnuite în vrac pentru un magazin de cadouri, Sotovik-M este ceea ce aveți nevoie! Cumpărați rechizite de birou în vrac, de la caiete obișnuite până la produse ștampilate și cărți de vizită, la un preț atractiv cu livrare promptă în toată Rusia. Papetăria noastră cu ridicata este foarte ieftină!

Trăsătură distinctivă Biroul electronic Olympus este funcționalitatea sa bogată, care provine din munca clasică de birou.

Pe scară largă întreprindere industrială Sarcinile secretarului (grefierului) nu sunt doar înregistrarea documentelor, ci și o serie de alte sarcini:

• determinarea managerului căruia să depună documentul de intrare spre rezoluție
• pregătirea rezoluțiilor prealabile
• predarea documentului la executant
• controlul original al returului
• analiza sumară a executării sarcinii
• controlul asupra executării comenzilor
• generarea de rapoarte finale privind sarcinile neîndeplinite
• trimiterea documentelor de ieșire
• căutați documentul solicitat la cerere
• imprimare, scanare
• și chiar stocarea unui număr mare de documente. Un bun funcționar este responsabil pentru toate acestea.

Birou electronic Olympus capabil să facă treaba oameni buni mai usor si mai eficient!

Înregistrare automată:

Control automat al documentelor re-primite

Sistemul însuși prinde documente care reintră în organizație și avertizează despre asta.

Notificări automate despre returnarea originalului

Sistemul oferă o diagramă a mișcării originalului, iar dacă acesta nu este returnat la timp, va anunța registratorul.

Sistem convenabil de conectare

Legăturile de documente din Olympus sugerează posibilitatea obținerii unui istoric detaliat al tuturor documentelor interconectate, inclusiv a celor de arhivă, create în plus, în anulare sau modificare.

Designer de rapoarte

Folosind proiectantul de rapoarte al sistemului Olympus, un angajat poate crea rapoartele de care are nevoie fără ajutorul unui administrator sau programator. Acesta este modul în care rapoartele sunt adesea generate pe documente neexecutate sau de control.

Sistem flexibil de filtrare

Sistemul Olympus oferă posibilitatea de a efectua o solicitare de căutare a documentelor folosind o linie de filtrare. Linia de filtrare vă permite să formulați multe condiții de căutare variabile pentru documentul dorit.

Sediu electronic în sistemul Olympus este un instrument pentru organizarea muncii de birou digital. Acest segment acumulează toate informațiile legate de documentele întreprinderii. Conține istoricul utilizatorului; stochează toate link-urile documentelor; informează despre termenul limită; include toate fișierele create cu documentul; oferă răspunsuri la întrebările interpreților și responsabililor cu privire la document, precum și la rezultatele muncii lor.

Controlul execuției

Controlul execuției în sistemul Olympus- aceasta este o funcționalitate profundă care oferă informații despre momentul, etapele și rezultatele executării comenzilor. Această funcționalitate este prezentă în întregul sistem, de la biroul electronic până la stocarea structurată. Funcționalitatea se bazează pe termene pentru executarea documentelor și instrucțiunilor și notificarea nerespectării acestor termene.

Vizualizarea controlului execuției

1. Indicații de culoare și mesaje de la sistemul Olympus despre termenele limită nerespectate.
2. Modul specializat cu număr total sarcini primite, preluate, finalizate la timp, finalizate cu întârziere pe perioadă, neterminate la timp.
3. Un întreg sistem de rapoarte privind executarea instrucțiunilor în contextul documentului, executorilor și supraveghetorilor.

Control special

Pentru executarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor, Olympus are un sistem de control special. Esența sa este că toate sarcinile cele mai importante atribuite controlului trebuie să fie supuse procedurii de scoatere de sub control, adică. închidere. În unele cazuri, eliminarea unei sarcini de sub control necesită o evaluare a calității muncii efectuate de un specialist competent. Apoi, sistemul poate aplica suplimentar o procedură de confirmare.

Formarea unui ordin de control

1. Emiterea ordinelor de control este însoțită de numirea unui angajat care monitorizează și, dacă este cazul, confirmă calitatea execuției.
2. Pentru comenzile de control, coeficientul este calculat automat disciplina de performanta.
3. Mod special „Analiza execuției” sarcini de testare„afișează informații despre oportunitatea executării sarcinilor de control.
4. Panourile analitice de pe desktop convertesc aceste informații în formă grafică.

Managementul documentelor

Gestionarea corectă a documentelor este cheia pentru funcționarea eficientă a unui departament, divizie, serviciu și a organizației în ansamblu. „Gestionarea documentelor” în sistemul Olympus este un instrument modern de management al întreprinderilor la scară largă, concentrat în mod special pe procesele de afaceri de nivel înalt.

„Gestionarea documentelor” este un Segment al Fluxului de documente - modulul Olympus, construit pe principiul unui planificator, i.e. toate sarcinile și documentele primite de un angajat sunt aranjate într-o singură listă.

Lista arată tipul de sarcină, subiectul, conținutul, data primirii, data scadenței și de la cine provine. Această listă poate fi completată cu ușurință cu coloana dorită.

Un fundal roșu indică o sarcină întârziată, ceea ce vă va ajuta să vă amintiți să o finalizați. Sistemul are control avansat, atunci când o indicație de culoare indică apropierea termenului limită de execuție a unui document.

Sub lista de pe file puteți vedea toate informațiile suplimentare necesare pentru a lua o decizie. Acesta este textul documentului, sarcina detaliată, istoricul mișcării și documentele aferente.

Ușor de găsit în program documentul solicitatși ridică, de asemenea, istoria lucrului cu el. Mai mult, istoria arată câte cercuri a circulat deja documentul, cine l-a dus la lucru și cine nu a făcut-o încă.

Primirea promptă a informațiilor:

• cine a inițiat documentul;
• care a fost de acord;
• cine o are în prezent;
• ce comentarii au fost date și de către cine asupra documentului;
• dacă acest document are legătură cu alte documente și cum, cu posibilitatea de a deschide și documente aferente;
• Pentru un angajat, serviciu, divizie sau întreaga întreprindere în ansamblu, vezi imaginea comenzilor executate și neexecutate.

Ușurința de a lucra cu o gamă largă de documente:

• sistemul în sine generează o listă de documente pentru a fi luate în considerare;
• sistemul vă indică ce documente trebuie luată o decizie urgentă;
• sistemul informează despre termenul limită care se apropie de sfârșit;
• sistemul face posibilă delegarea muncii dumneavoastră și controlul cu ușurință a execuției la timp;
• sistemul vă permite să obțineți istoricul muncii pe orice document;
• sistemul vă va permite să numiți adjuncți în timpul absenței dumneavoastră și să vedeți cum a lucrat adjunctul.

Ușurință în gestionarea documentelor:

• creșterea vitezei de schimb de informații;
• cresterea nivelului de disciplina de performanta a angajatilor;
• respectarea termenelor contractuale;
• capacitatea de a obține rapid informațiile necesare fără a părăsi locul de muncă.

Structura de depozitare

Stocarea de documente structurată a sistemului Olympus nu este doar o bibliotecă cu acces limitat la dosare, este o „bază de cunoștințe” individuală pentru fiecare angajat. Principiul construirii stocării Olympus se bazează pe drepturile de acces ale utilizatorului la secțiuni, foldere, documente și fișiere. Sistemul construiește automat o structură de arhivă individuală pentru fiecare angajat. Utilizatorul vede doar acele secțiuni și documente la care are drepturi.

În plus, angajatul are posibilitatea de a copia o parte din structura arhivei, foldere, documente în depozitul său personal. Această caracteristică va permite utilizatorului să obțină informațiile sau documentele de care are nevoie și mai rapid.

Umplerea depozitului

Spațiul de stocare din sistemul Olympus este umplut automat cu documente pe baza rezultatelor finalizării ciclului de lucru cu documentul. Această tehnologie vă permite să acumulați documentele necesare în secțiunile corespunzătoare fără a aloca timp în mod specific pentru această lucrare.

Când un nou document apare în depozit, sistemul anunță angajatul dacă este abonat la astfel de notificări.

Ușurința de a lucra cu documente

Stocarea Olympus se distinge prin servicii funcționale care determină comoditatea lucrului cu documente:

• Versiune;
• Legături de documente (anulate, expirate, în plus);
• Extras din arhivă;
• Eliberarea originalului;
• Atribute de depozitare (număr de inventar, depozitare, raft, raft, număr de copii).

ÎN companii mariÎn fiecare an se realizează corespondență cu zeci de mii de contrapărți, iar documentele interne sunt create de mii de angajați. O anumită corespondență poate fi primită și procesată pe hârtie. Sistemele electronice de management al biroului ajută companiile să-și crească de mai multe ori eficiența muncii și să creeze un singur depozit cu toate documentele.

„Oficiu” acoperă întregul ciclu de lucru cu documente pe hârtie: de la intrare și înregistrare până la depunerea în arhivă. Funcționalitatea respectă pe deplin standardele rusești de lucru de birou, permițându-vă să automatizați majoritatea operațiunilor „manuale”.

Menținerea unei liste de cazuri și jurnalele

Componența aprobată a nomenclatorului de cazuri este menținută într-un director special al sistemului. În cazul înregistrării descentralizate a documentelor, locațiile de înregistrare sunt prevăzute în cadrul unităților structurale.

Nomenclatorul cazurilor

La pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă pentru fiecare dosar de nomenclatură, puteți tipări automat coperta dosarului, precum și o listă de documente. Timpul de pregătire pentru stocarea arhivei și căutarea în arhivă este redus de mai multe ori.

Înregistrarea documentelor

Pentru a introduce un document în DIRECTUM, completați câmpurile obligatorii ale cardului de înregistrare și control (RCC), iar un număr de înregistrare va fi atribuit automat. Un sistem flexibil de numerotare vă permite să atribuiți un număr unui document în contextul fiecărui jurnal de înregistrare aleatoriu și automat. Numărul poate include un cod de departament, un cod de jurnal și orice detalii necesare. Odată cu implementarea soluției, timpul mediu de înregistrare a documentelor se reduce cu 35-50%.

Exemplu RKK

RKK conțin date primare (diviziunea, data înregistrării, numărul de înregistrare etc.), precum și informații despre starea oricărui document pe hârtie, de exemplu, locația acestuia. La mutarea unui document între departamente, fiecare loc de înregistrare are propriul RCC. Puteți urmări mișcarea unui document pe hârtie în cadrul companiei prin lanțul de RCC-uri create.

De asemenea, puteți atașa un document sau o imagine scanată a acestuia la RKK. Pentru a înregistra rapid un volum mare de documente, se utilizează serviciul de intrare în flux DIRECTUM Capture Service. Ea susține diverse moduri introducerea documentelor: captura din e-mail sau din sistemul de fișiere (de exemplu, de la un scanner).

Funcția de creare a RKK și de completare a datelor poate fi transferată către mecanismele inteligente ale Ario. După ce au primit documentul, îl clasifică în mod independent, recunosc textul și completează RCC cu informațiile semnificative extrase. Funcționarul poate verifica doar corectitudinea completării. Acest lucru vă permite să reduceți și mai mult timpul de înregistrare și să reduceți numărul de operațiuni de rutină.

Revizuirea și executarea documentelor primite

După înregistrare document de intrare Funcționarul îl trimite managerului pentru examinare în câteva clicuri. Pe baza rezultatelor revizuirii documentului, secretarul sau managerul însuși formează instrucțiuni asupra documentului.

Dacă managerul are un asistent, examinarea preliminară a documentului cu pregătirea unui proiect de rezoluție este efectuată de asistentul său. Managerul poate doar aproba proiectul de hotărâre și poate trimite instrucțiuni de executare.

În procesul de executare a ordinelor se asigură următoarele:

• înregistrarea corespondenței privind execuția;
• capacitatea de a delega și trimite spre revizuire;
• controlul termenelor limită, solicitări pentru un nou termen limită.

Controlerele monitorizează vizual execuția. Un scurt rezumat care reflectă situația privind comenzile aferente este disponibil pentru toți participanții la lucru.

Arborele de comandă

Trimiterea de scrisori către corespondenți

Soluția este strâns integrată cu modulul „Schimb cu contrapărți”. Odată ce o scrisoare de ieșire a fost aprobată, aceasta poate fi trimisă cu ușurință destinatarilor prin intermediul sistemelor de schimb de documente - acest lucru elimină nevoia de a tipări documentul de mai multe ori și reduce costurile de livrare.

În plus, pentru documentele trimise, puteți specifica o listă de corespondență pentru organizații și puteți trimite automat e-mail-uri destinatarilor sau tipăriți plicuri care îndeplinesc standardele Russian Post.

Imprimarea plicurilor

Înregistrarea și familiarizarea cu documentele organizatorice și administrative

Pregătirea și trimiterea documentelor administrative spre aprobare este complet automatizată. Este suficient să completați datele necesare în vrăjitorul de acțiuni, după care sistemul va genera un document și îl va trimite angajaților necesari pentru aprobare și semnare:

După semnare, documentul organizatoric și administrativ poate fi trimis angajaților interesați pentru revizuire. Pentru a face acest lucru, trebuie să completați lista de corespondență RKK. Această listă poate fi folosită și în viitor pentru a distribui un alt document.

Angajații din lista de corespondență primesc sarcini pentru a revizui documentul. În sistemul DIRECTUM, pentru a confirma familiarizarea, este suficient să finalizați sarcina. Și dacă o sarcină este trimisă pentru a vă familiariza cu un document care nu este introdus în sistem, atunci acest lucru este indicat în textul sarcinii, iar executanții se familiarizează cu documentul pe hârtie.

Căutare și analiză

Folosind detalii cunoscute, pot fi găsite atât documentul electronic în sine, cât și RKK-ul acestuia, împreună cu informații despre locația și stadiul executării documentului.

Căutați după RKK

De asemenea, puteți găsi rapid documentul necesar împreună cu RKK folosind codul de bare de pe echivalentul de hârtie al documentului. Datorită tehnologiei de identificare rapidă, codul de bare este citit de un scaner special, după care sistemul găsește automat documentul și sarcinile aferente.

Fereastra pentru acțiuni pe un document găsit

Pentru a analiza eficiența utilizatorilor, sistemul oferă rapoarte de specialitate: „Lista de familiarizare”, „Controlul termenelor de executare a comenzilor”, „Statistici de executare a comenzilor”, „Documente de returnat”, etc.

Exemplu de raport

Clientul web poate fi utilizat în birourile la distanță ale unei organizații distribuite geografic sau ca client principal, oferind funcționalitate multiplatformă și ușurință în administrare. Pentru a lucra, ai nevoie doar de acces la Internet.

RKK primit în biroul web

Efectul implementării

Folosind soluția, angajații vor primi ordine și instrucțiuni de executare în timp util. Controlul execuției decizii de management va deveni complet transparent.

• La minim reduce riscul pierderii documentelor
• de 2 ori timpul pentru pregătirea și aprobarea unei scrisori trimise va fi redus
• de 12 ori va accelera căutarea locației documentelor pe hârtie
• de 2 ori va fi accelerată pregătirea informaţiilor pentru conducere privind executarea instrucţiunilor
• cu 20% Implementarea instrucțiunilor de management va crește