Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

ECM este simplu sau complex?

Astăzi, 100% din documentele din birou sunt create în formular electronic, dar totusi mai mult de 80% din documentele create sunt tiparite (pentru aprobare, revizuire, lansare)! Cum poate fi eficient un astfel de format? Se pare că introducerea managementului electronic al documentelor este cea mai rezonabilă acțiune din partea factorilor de decizie...

Dar nevoia de îmbunătățiri și automatizare a afacerii nu se formează instantaneu și numai după primirea unei serii de semnale, îndrumări și specialişti responsabili ajunge la concluzia că pentru a rezolva problemele actuale compania are nevoie informatii speciale sistem pentru managementul conținutului ( sistem ECM). Adică, este necesar să gestioneze informațiile în toate etapele existenței sale până când acestea devin depășite.

Pentru a ajunge la o înțelegere a nevoii exprimate, pentru a vedea beneficiile practice ale utilizării unei soluții IT specifice, este necesar nu numai „să creștem”, ci și să înțelegem cum este structurat sistemul ECM în general. Ce etape de lucru cu informații sunt acoperite de infrastructura ECM? Ce se poate face cu informațiile în fiecare etapă? Ce reguli guvernează procesele de interacțiune cu informația? Cum se traduce teoria generală în practică?

Această secțiune a resursei noastre online a colectat și structurat materiale care acoperă pur și simplu probleme complexe legate de managementul conținutului corporativ.

Ce este un document electronic, EDMS, ECM

Există multe definiții a ceea ce este un document electronic, EDMS, ECM... Vom încerca să vă oferim cele mai înțelese și succinte dintre ele.

Document electronic– acesta este un anumit set de informații (text, imagine, înregistrare audio) salvate pe un computer (fișiere Word, Excel etc.). Acest set de informații este însoțit de un card cu atribute, la fel cum cărțile dintr-o bibliotecă sunt însoțite de un index de card. După atribute (titlu, autor, data creării etc.). documentul poate fi găsit rapid.

Fluxul de lucru(fluxul de lucru) este o secvență de acțiuni ale angajaților în cadrul unui anumit proces de afaceri. De exemplu: succesiunea de acțiuni este „primirea unui document, înregistrarea unui document, revizuirea unui document, executarea unui document”, iar procesul de afaceri este „lucrarea cu cererile cetățenilor”.

Gestionarea electronică a documentelor(EDF) este o modalitate de organizare a muncii cu documente, în care cea mai mare parte a documentelor sunt utilizate în formă electronică și stocate central.

Ai nevoie de un sistem ECM?

Pentru a evalua dacă aveți nevoie de un sistem EDMS sau ECM, răspundeți singur la următoarele întrebări:

• poți găsi imediat documentul solicitatîn timp ce vorbești la telefon cu un partener important?
• puteți spune cu siguranță care dintre comenzile pe care le-ați emis nu au fost finalizate în prezent și care sunt restante?
• Sunteți sigur că viteza actuală de aprobare a documentelor creează o imagine pozitivă a organizației dvs.?
• Ești mulțumit de volumul de hârtii care se află pe biroul tău?
• puteți spune cu încredere unde se află în prezent documentul pe care l-ați emis pentru aprobare?

Dacă ați răspuns nu la 3 sau mai multe întrebări, atunci este timpul să vă gândiți serios la achiziționarea unui sistem EDMS sau ECM.

Avantajele managementului electronic al documentelor

Transparența proceselor de afaceri. Sistemul oferă capacitatea de a urmări etapele proceselor de afaceri, ceea ce face ca toate activitățile din organizație să fie absolut transparente și controlabile pentru management.

Promovare disciplina de performanta . Conform statisticilor, 20% din sarcinile primite nu sunt îndeplinite de către angajații care răspund de acestea. Oferind control complet asupra tuturor etapelor de lucru pentru management, sistemul ECM afectează direct disciplina de performanță a angajaților.

Reducerea timpului petrecut de manageri și angajați. Utilizarea sistemului reduce timpul petrecut pentru aproape toate operațiunile de rutină cu documente (creare, căutare, aprobare etc.). În plus, fluxul de documente și, ca urmare, toate procesele din organizație sunt accelerate.

Asigurarea confidentialitatii informatiilor. O scurgere de informații confidențiale poate duce la milioane de pierderi pentru o organizație. Spre deosebire de fluxul tradițional de documente „de hârtie”, sistemul ECM oferă acces la documente strict în conformitate cu drepturile de utilizator atribuite, toate acțiunile din document (citire, modificare, semnare) sunt înregistrate.

Respectarea standardelor ISO 9000. Stabilirea managementului calității a devenit acum una dintre sarcinile prioritare care se rezolvă companiile rusești. Una dintre cerințele pentru un sistem de management al calității (QMS) este fluxul de documente transparent și interacțiunea informațiilor. Avantajele utilizării unui sistem ECM la configurarea unui QMS:

• asigurand respectarea stricta a sectiunilor Standardul ISO 9001:2000 privind managementul documentelor și înregistrărilor;
• sprijin pentru implementarea reglementărilor de către angajați în cadrul proceselor de afaceri descrise;
• furnizarea de mijloace pentru controlul managerial asupra funcționării SMC.

Ușurință de inovare și învățare. Datorită unui sistem de notificare construit pe baza unui sistem ECM, puteți comunica rapid noile reguli de lucru tuturor angajaților. Timpul de pregătire pentru noii angajați este redus datorită posibilității căutare rapidă informatii necesare pentru munca (prevazuri, instructiuni etc.). Rutele și șabloanele de documente pot fi modificate cu ușurință, după care angajații încep automat să lucreze într-un mod nou.

Dezvoltarea culturii corporative. Procesul de implementare a sistemului ECM stabilește și sprijină cultura corporativă. Optimizarea interacțiunii angajaților și dezvoltarea conexiunilor orizontale duc la unitatea echipei. În același timp, crește responsabilitatea fiecărui angajat pentru calitatea performanței sarcinii atribuite.

Avantaje competitive sporite. Implementarea unui sistem ECM afectează direct avantaje competitive companii peste alți jucători de pe piață. Viteza și calitatea serviciului clienți crește datorită accelerării fluxurilor de informații și controlului clar al tuturor proceselor. Funcționează chiar întreprindere mare devine mai mobil și mai puțin dependent de anumiți angajați „de neînlocuit”.

Tehnologii ECM

La conducere informatii corporative(sau conținutul) poate fi abordat atât din partea practică, cât și teoretică. Fără îndoială aspecte practice ECM este interesant în primul rând datorită concentrării sale pe afaceri. Cu toate acestea, pentru ca diverse aspecte practice să formeze un sistem structurat de cunoștințe, este necesară o bază teoretică pentru componenta tehnică. Pentru a face acest lucru, trebuie să acordați atenție componentelor ciclului de viață specificate în definiția canonică din glosarul AIIM (Association for Information and Image Management): captura (Capture), management (Manage), stocare (Store), protecție (Conservare) și livrarea informațiilor (Livrare).

Managementul informațiilor se realizează pe tot parcursul ciclului de viață al informațiilor: de la crearea sau primirea acesteia de către organizație, până la livrarea către consumatorul final sau distrugerea după expirarea perioadei de stocare. Informația pătrunde în toate procesele unei organizații, este creată și procesată în diferite sisteme informaționale și folosind diverse aplicații, dar numai ECM subliniază că ar trebui să existe o abordare unificată a managementului informațiilor pe întregul său ciclu de viață.

Merită să acordați atenție faptului că din punct de vedere al afacerilor în ciclu de viață ale unui document, etapele care au un impact direct asupra proceselor de afaceri sunt importante atunci când documentul este implicat în fluxurile de lucru. Din punct de vedere pur tehnic, aceste etape nu poartă o încărcătură semantică pronunțată, ele sunt desemnate prin termenul general de „gestionare a documentelor”.

Citiți mai multe despre tehnologiile de management al informațiilor în articolele:

Funcționalitatea și clasificarea sistemelor EDMS și ECM

Potrivit companiei de cercetare Gartner, sistemele care acceptă cel puțin trei din șase funcții pot fi clasificate ca ECM:

• managementul documentelor (checkout/retur, control version, security, document grouping etc.);
• colaborarea pe documente comune și sprijinul echipelor de proiect;
• scanarea documentelor și gestionarea imaginilor documentelor pe hârtie;
• gestionarea înregistrărilor pentru stocarea arhivă pe termen lung, automatizarea regulilor și reglementărilor de păstrare, asigurându-se că înregistrările respectă legile și reglementările;
• flux de lucru pentru a sprijini procesele de afaceri, rutarea conținutului, atribuirea sarcinilor și stărilor de lucru, urmărirea rutei și controlul execuției;
• gestionarea conținutului web pentru automatizarea publicațiilor, managementul dinamic al conținutului și interacțiunea cu utilizatorul pentru aceste sarcini.

În conformitate cu numărul de funcții implementate, EDMS sunt împărțite în:

• sisteme de management al înregistrărilor
• arhive electronice
• sisteme de flux de lucru
• sisteme complexe sau ECM.

Puteți afla mai multe despre acest subiect în titlurile secțiunii „Funcționalități EDMS și ECM”:

Cum să faci ca sistemele ERP și ECM să funcționeze împreună

ERP (Entreprise Planificarea resurselor) – o strategie de management al întreprinderii axată pe optimizarea resurselor (producție, financiare, forță de muncă) prin sistem informatic.

Deși atât sistemele ERP, cât și ECM funcționează cu informații corporative, natura acestor informații este complet diferită. Baza datelor sistemului ERP este o informație bine structurată. Un document de sistem ERP este o formă clar definită (care descrie una dintre resurse - finanțe, active materiale, capacitate de producție), în care un set de detalii corespunde valorilor acestora și unei anumite logici de procesare.

Un document de sistem ECM (unitate de conținut) este în primul rând informații nestructurate. Nu există nicio diferență pentru sistemul ECM document text, tabel, fișier video sau desen. Sistemul va fi la fel de bun la includerea unor astfel de documente în procesele de aprobare a afacerii, atribuirea de drepturi sau căutarea documentului solicitat.

Integrarea ERP și ECM într-o întreprindere este poate cea mai naturală și mai puțin riscantă modalitate de a combina funcționalitatea acestor sisteme.

Citiți mai multe despre integrarea sistemelor ERP și ECM:

La ce să nu vă așteptați de la un sistem ECM

În prezent, automatizarea cuprinzătoare a întreprinderilor este construită prin integrarea mai multor sisteme, fiecare dintre acestea rezolvând o gamă specifică de sarcini. Prin urmare, este foarte important să se determine corect ce anume ar trebui implementat în cadrul fiecărui sistem.

Sistemul EDMS și ECM se concentrează în primul rând pe lucrul cu informații nestructurate, așa că încercările de a rezolva unele probleme din acesta vor fi ineficiente.

Să luăm în considerare cele mai comune cerințe ale clienților, a căror implementare în sistemul EDMS și ECM trebuie să fie rezonabil.

Managementul înregistrărilor HR. În ciuda faptului că gestionarea evidenței personalului este direct legată de documente, sarcina acestei zone nu este în gestionarea documentelor în sine, ci în contabilitate și managementul personalului. Este necesar să se obțină diverse eșantioane de personal (după studii, gen, specialități, data admiterii/demiterii etc.), pentru aceasta, informațiile trebuie stocate într-o formă structurată într-o bază de date, și nu sub formă de nestructurat separat documente. Crearea fiecărui document ar trebui să se reflecte în schimbări în starea personalului, prin urmare, pentru automatizare managementul înregistrărilor de personal este mai convenabil de utilizat sisteme specializate managementul personalului, care poate fi integrat cu un sistem ECM pentru stocarea informațiilor nestructurate (cv-uri, fotografii, comenzi de personal etc.). În plus, este utilă automatizarea proceselor de aprobare a acestor documente în sistemul ECM.

• Practicum DIRECTUM: Ordine, declaratii, cereri + ECM = Acte de personal in circulatie

Contabilitatea documentelor financiare. Situația este similară și în cazul documentelor financiare structurate: facturi, facturi, certificate de muncă finalizată etc. Pentru menținerea impozitului și contabilitate, care se bazează pe documente primare, sunt sisteme de contabilitate specializate, precum și module specializate ale sistemului ERP. Un sistem ECM nu le poate înlocui, deși scanarea și organizarea unei arhive electronice de imagini scanate ale documentelor financiare sunt sarcinile EDMS. Necesitatea implementării unor astfel de soluții apare de obicei atunci când există volume mari de documente și participanți la procesele de afaceri care vor lucra cu documente financiare ca documente EDS, ținând cont de drepturile de acces, semnătura digitală etc.

Utilizarea combinată a sistemelor ECM și ERP este benefică la următoarele niveluri:

• stocarea imaginilor documentelor în ECM, care sunt înregistrate în ERP;
• stocarea rapoartelor ERP în ECM, incl. semnătură digitală semnată;
• coordonarea documentelor și înregistrărilor directoarelor ERP folosind un sistem ECM.

În plus, acum este posibilă schimbul de documente financiare (facturi, contracte, facturi și acte) cu contrapărțile în formă electronică. Și stocarea unor astfel de documente în EDMS va oferi un avantaj suplimentar.

.

Următoarele materiale vor fi utile pentru studierea acestui subiect:.

Analiza si modelarea proceselor de afaceri De regulă, sistemele de clasă BPM () sunt utilizate pentru a analiza și modela procesele de afaceri. Acestea sunt instrumente specializate pentru analiza de afaceri a unei întreprinderi sau externe firma de consultanta

. Procesele de afaceri modelate pot conține activități care nu sunt legate de documente, efectuate manual (de exemplu, livrarea documentelor prin curier), de către entități externe (de exemplu, furnizori) sau cu suportul altor clase de sisteme (ERP, CRM).

Un EDMS clasic poate oferi o anumită cantitate de informații pentru analiza proceselor de afaceri (de exemplu, sub formă de rapoarte privind întârzierile în executarea anumitor tipuri de sarcini). Dar aceasta este doar o mică parte din datele necesare pentru o analiză completă.

Este recomandabil să se implementeze integrarea EDMS și a sistemelor de modelare folosind date de referință, de exemplu, tipuri de documente sau structură organizațională. În plus, va fi eficientă utilizarea EDMS ca furnizor de date pentru analiza proceselor de afaceri existente care sunt efectuate în EDMS.

Pe de altă parte, sistemele de management al documentelor disponibile pe piață depășesc adesea domeniul de aplicare al EDMS și se apropie de clasa sistemelor BPM, atunci capabilitățile pot include una sau alta funcționalitate pentru analiză și modelare.

Puteți citi mai multe despre poziționarea sistemului ECM în secțiunea.

Implementarea unui sistem ECM

Evaluarea efectului unui proiect ECM nu este în esență diferită de evaluarea eficienței unui proiect IT, iar evaluarea unui proiect IT nu este diferită de evaluarea oricărui proiect al companiei.

Uneori companiile pot implementa tehnologia de informație, practic fără să ne gândim la efectul economic. Acest lucru este posibil în cazurile în care problemele IT abordate sunt evidente și nu necesită o justificare suplimentară. De exemplu, cumpărarea unui computer pentru o secretară sau implementarea unui sistem de contabilitate. Motivul aici este maturitatea tehnologiei companiei, fără de care întreprinderea pur și simplu nu poate fi considerată eficientă. În alte cazuri, efectul este aproape imposibil de calculat, deși necesitatea implementării este fără îndoială. Și uneori calcularea efectului este mai costisitoare decât tehnologia în sine (de exemplu, oferirea angajaților cu acces nelimitat la internet). În toate aceste cazuri, se acordă mai degrabă atenție costurilor proiectului și potențialului soluției, de exemplu cât de ușor vor fi rezolvate alte probleme ale companiei cu ajutorul sistemului implementat.

EDMS și soluțiile bazate pe acesta nu pot fi întotdeauna clasificate ca sisteme al căror efect este complet clar. Metodele tradiționale de analiză a eficienței utilizării activelor nu sunt aplicabile informațiilor, precum și formula „raportul dintre profit și costurile totale este eficiență”. Acest lucru se datorează faptului că informația este un activ necorporal care participă la producție împreună cu materialul și resurselor de muncă. Implementarea unui sistem ECM este însoțită de schimbări în procesele de afaceri și costurile forței de muncă. Costurile pentru sistemele informatice, inclusiv ECM, sunt în cele mai multe cazuri costuri indirecte, care pot fi calculate doar pe unitate de producție folosind un anumit model. planificarea economică, care este adesea destul de greu de oficializat.

Vă oferim o descriere a mai multor metode de evaluare a eficacității proiectelor ECM:

Implementarea unui sistem ECM constă de obicei din următorii pași:

• organizarea proiectului, alocarea personalului (manager de proiect și grup de lucru);
• cercetare întreprindere și proiectare de soluții pentru utilizarea unui sistem ECM;
• configurarea si adaptarea sistemului ECM;
• instruirea personalului;
• operațiune de probă.

O întreprindere poate organiza procesul de implementare independent sau cu implicarea unei terțe companii de implementare. În primul caz, va fi necesar mai mult timp și efort din partea propriilor dumneavoastră angajați, iar perioada de implementare va fi, cel mai probabil, întârziată. În al doilea caz, vor fi necesare costuri financiare semnificative pentru a plăti serviciile unei organizații terțe, dar momentul și rezultatul proiectului vor fi mai garantate.

În orice caz, următoarele reguli sunt obligatorii pentru implementarea cu succes:

• participarea activă a conducerii în procesul de implementare și utilizare a sistemului ECM;
• alocarea și formarea aprofundată a angajaților cheie pentru implementarea și sprijinirea sistemului ECM;
• organizarea de instruire pentru toți utilizatorii și furnizarea de instrucțiuni privind modul de utilizare a sistemului.

Probleme și riscuri ale implementării unui sistem ECM

În multe privințe, problemele și riscurile implementării unui sistem ECM coincid cu proiectele de implementare a altor sisteme informaționale la scară întreprindere și conduc la următoarele consecințe negative:

• încălcarea termenelor de proiectare;
• încălcarea bugetului proiectului;
• atingerea incompletă a obiectivelor stabilite (sistemul funcționează, dar nu în întregime: mai puțin/mai rău decât era planificat);
• eșecul complet al implementării (după implementare sistemul nu funcționează cu adevărat).

Specificul riscurilor la implementarea unui sistem ECM este legat de faptul că Pe termen scurt Este necesar să se transfere majoritatea angajaților companiei la metode de lucru complet noi (citirea documentelor în formă electronică, primirea de rezoluții electronice și semnături ale conducerii etc.). Cele mai tipice riscuri ale implementării unui sistem ECM includ:

• conservatorismul utilizatorilor, neacceptarea unor noi metode de lucru;
• cunoștințe scăzute de informatică a utilizatorilor obișnuiți și a conducerii superioare;
• procese nestructurate (lipsa reglementărilor);
• echipament tehnic insuficient/neadecvat;
• management neclar de proiect.

Modalități de prevenire a riscurilorîn general standard:

• proiectarea preliminară detaliată a funcționării sistemului ECM la o întreprindere dată;
• directive clare și exemplu personal de leadership;
• instruirea personalului și suport operațional în rezolvarea problemelor.
• etapa de implementare.

Fiabilitatea și legalitatea unui document electronic

Domeniul managementului conținutului electronic și al interacțiunii electronice se dezvoltă în prezent în mod activ. Se dezvoltă și legislația; unele norme sunt fixate în ea după ce s-au stabilit în viață, în timp ce altele, dimpotrivă, apar odată cu introducerea actelor legislative.

Determinarea autenticității și a semnificației juridice a unui document pe hârtie este o procedură clară pentru toată lumea: documentul trebuie să aibă semnăturile și sigiliile necesare. Dar cum se determină autenticitatea unui document electronic?

Creat pentru asta semnatura electronica (ES)– acesta este un detaliu al unui document electronic menit să îl protejeze de fals. Semnătura electronică vă permite să identificați proprietarul semnăturii, precum și să determinați absența modificărilor în documentul electronic după semnarea acestuia.

În forma sa cea mai simplă, mecanismul EP funcționează după cum urmează. Un centru de certificare (diviziune sau organizare externă), care, cu ajutorul unui specialist software generează așa-numitele „certificate cheie” pentru fiecare utilizator. Tasta ES este o secvență unică de caractere. Este alcătuită dintr-o cheie privată (este accesibilă doar proprietarului său, cu ajutorul ei proprietarul poate semna un document de semnătură electronică) și cheie publică(este la indemana oricui, cu ajutorul lui puteti stabili cine a semnat documentul electronic si cand).

Când utilizați un sistem ECM, toate „dificultățile” pe care le poate întâmpina utilizatorul sunt ascunse. Utilizatorul, de regulă, trebuie să selecteze pur și simplu funcția dorită: „Semnați un document” (un document semnat printr-o semnătură electronică va fi închis simultan pentru modificări) sau „Obțineți informații despre semnături”. Legitimitatea documentelor electronice este recunoscută.

Dacă doriți să explorați utilizarea unei semnături electronice, vă rugăm să consultați secțiunea.

Dacă doriți să studiați diferite domenii ale legislației, consultați materialele din secțiune.

Cuvinte de despărțire

Sperăm că această secțiune v-a ajutat să înțelegeți ce înseamnă gestionarea electronică a documentelor și dacă este timpul să implementați un sistem ECM în organizația dvs.

Vă dorim succes în stăpânirea noilor tehnologii, iar materialele de pe resursa noastră vă vor ajuta întotdeauna să găsiți răspunsuri la întrebările din domeniul EDI.

Importanța acestei părți a muncii oricărei întreprinderi nu poate fi supraestimată. Succesul comercial al proiectului și perspectivele acestuia depind de cât de precis, la timp, profesional și atent își îndeplinește sarcinile specialistul în managementul documentelor electronice. De aceea este atât de important să acordăm atenția cuvenită problemelor recalificare profesională angajații de birou.

Cursuri de formare avansată „Gestionarea electronică a documentelor”

• lucrul cu profesori – practicieni competenti;
• selecție mare de subiecte;
• abordare de înaltă calitate a învățării, înregistrarea lecțiilor video pentru îmbunătățirea independentă a cunoștințelor, comunicarea cu profesorii pe temele studiate.

Subiecte de curs: managementul documentelor electronice

• Birou Lean
• Arhivă documentele de personal
• Organizarea muncii de birou
• Hârtii
• Documente primare
• Examinarea valorii documentului
• Auditul documentelor de personal

Veți dobândi abilități practice în configurarea și utilizarea managementului electronic al documentelor (EDF) folosind exemplul programului 1C: Contabilitate 8 și al serviciului 1C-EDF.
O atenție principală este acordată utilizării fluxului de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic între contrapărți. Sunt luate în considerare și alte tipuri de management electronic al documentelor, fundamentele lor legislative și tehnologice, precum și practica aplicării în viața economică.

Cursul va fi util:

• manageri și contabili care au început deja să folosească EDI și doresc să devină utilizatori încrezători ai acestui serviciu, integrat direct în programele 1C;
• utilizatorii care doar plănuiesc să treacă la schimb documente electronice cu contrapartidele;
• consultanți implicați în implementarea EDI: vor putea explica unui utilizator începător avantajele managementului documentelor electronice față de cele pe hârtie, vor putea vindeca clientul de „frica EDF” și îl vor putea obișnui să folosească schimbul de documente electronice în mod continuu.

Programul cursului

Subiectul 1. Fundamente teoretice EDI

• Documente electronice
• Semnătura electronică
• Schimb de documente electronice

Tema 2. Aplicarea EDI în viața economică a companiilor

• Avantajele EDI
• Politica contabila si fluxul documentelor electronice
• acorduri EDI
• Acceptarea ED pentru contabilitate (Confirmarea cheltuielilor si deducerilor cu documente electronice)

Tema 3. Demonstrarea schimbului electronic de documente

• Configurarea schimbului electronic de documente

• Aplicație (schimb de documente electronice între contrapărți)
• Greșeli comune când lucrați cu 1C-EDO (Taksk)
• Furnizarea ED Serviciului Federal de Taxe și altor autorități, inclusiv. tribunale (în conformitate cu formatele Serviciului Federal de Taxe și alte ED)
• Stocarea ED cu EP
• Extinderea capabilităților EDI

Subiectul 4. Implementarea EDI într-o companie (scurtă prezentare)

• Obiectivele implementării EDI
• Grup de lucru
• Implicarea contrapartidelor

Consultați webinarul despre EDI

Organizarea muncii de birou

Suport de documentare pentru management

În conformitate cu GOST R 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții” suport de documentare managementul (DOU) este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Termeni munca de birou si suport de documentare controalele în conformitate cu GOST R 51141-98 sunt folosite ca sinonime, dar există încă unele diferențe între ele. Prima dintre ele, munca de birou, este folosită în principal pentru a descrie latura organizațională și metodele tradiționale de lucru cu documente. A doua - suport de documentare managementul pune accent pe componenta tehnologiei informaţiei în organizare modernă munca de birou si este mai bine sa-l folosesti cand despre care vorbim O tehnologii informatice lucrul cu documente.

Cursuri de perfecţionare pentru secretari şi asistenţi manageri („cursuri de secretariat”, „cursuri pentru secretari şi asistenţi manageri”)
Scopul cursurilor de perfecţionare pentru secretariat-asistenţi („ cursuri de secretariat », « cursuri de secretariat și asistenți manageri") - furnizarea de informații moderne și precise despre munca de birou, organizare stiintifica abilități de muncă și de comunicare. plin " cursuri de secretariat », « cursuri de secretariatși asistenți manageri” (72 de ore de formare) reprezintă o oportunitate de a dobândi cunoștințe și abilități noi. Profesia de secretar este solicitată în fiecare întreprindere, de regulă, secretarul este responsabil de procesarea documentelor de afaceri și a fluxului de documente în secretariatul managerului. Sugerat " cursuri de secretariat », « cursuri de secretariat, asistenți executivi” vă va permite să îndepliniți absolut toate cerințele moderne pe care le pot prezenta angajatorii moderni.

Cursuri de perfecţionare a specialiştilor în domeniul instituţiilor de învăţământ preşcolar („cursuri de management de birou” şi „cursuri de flux de documente”)
« Cursuri de management de birou " Și " cursuri de management al documentelor » includ organizarea muncii de birou, luând în considerare caracteristicile lingvistice ale documentului oficial, elementele de bază ale documentării și arhivării personalului, etichetei și psihologiei comunicare de afaceri, inclusiv imaginea unui angajat al unei instituții de învățământ preșcolar. " Cursuri de management de birou" Și " cursuri de management al documentelor» vă permit să dobândiți abilitățile necesare în întocmirea și prelucrarea documentelor pentru întreprinderi de toate tipurile de proprietate. Cei care au ascultat " cursuri de management de birou" Și " cursuri de management al documentelor» specialiştii primesc un certificat de stat.

Seminarii, mese rotunde, cursuri de master pe probleme de lucru la birou („seminarii de lucru la birou”)
Programe propuse de seminarii, mese rotunde, cursuri de master pe probleme de management de birou (“ seminarii de management de birou „) sunt informare și consultanță integrate evenimente educative pentru specialiști în domeniul învățământului preșcolar, combinând ramuri de cunoștințe separat pe probleme din domeniul muncii de birou, organizarea științifică a muncii, eticheta în afaceri și metodele de însuşire a competenţelor profesionale. " Seminarii de management de birou» destinat managerilor si specialistilor secretariatelor, birourilor, serviciilor administrative si arhivistice ale structurilor comerciale si guvernamentale. " Seminarii de management de birou» sunt de natură practică, subiectele programelor sunt selectate ținând cont de relevanța și nevoile întreprinderilor și instituțiilor diverse forme proprietate, numărul de angajați, domeniul de activitate.

Orice proiect de implementare a unui sistem informatic, inclusiv a unui EDMS, constă în mai multe etape. Acestea sunt etapele de proiectare, dezvoltare, implementare efectivă, operare pilot și industrială a sistemului.

Dar nu trebuie să uităm că, după implementarea EDMS, viitorii utilizatori trebuie să fie instruiți să lucreze în sistem. Acest articol va discuta principalele metode de organizare a instruirii, exemple de programe pentru diferite grupuri de angajați și aspecte legate de motivația acestora.

Pregătirea pentru implementare eficientă EDMS începe în avans, chiar și în faza de proiectare a sistemului, ceea ce afectează semnificativ rentabilitatea investiției din întreg proiectul.

În același timp, este important procesul de pregătire și organizare a instruirii, care include recrutarea grupurilor, pregătirea unui program, alegerea celei mai convenabile forme de formare etc. și, în mod ideal, ar trebui să fie realizat în paralel cu dezvoltarea unui EDMS.

Iar instruirea în sine este efectuată imediat înainte de utilizarea completă a EDMS în muncă, deoarece cunoștințele dobândite trebuie consolidate imediat după finalizarea formării, ceea ce va permite nu numai funcționarilor, ci și tuturor angajaților companiei să lucreze eficient în EDMS.

De regulă, cerințele pentru viitorii utilizatori ai sistemului sunt prescrise în termeni de referințăîn secțiunea care descrie calificările personalului, dar adesea aceste cerințe sunt foarte generale și nu oferă o imagine detaliată.

Nu este un secret pentru nimeni că în fiecare an calificările și competențele personalului, inclusiv funcționarilor și specialiștilor din departamentele IT ale companiei, cresc.

Acele vremuri în care o companie a cerut să implementeze un EDMS fără să aibă idee despre procesul și funcționalitatea sistemului sunt cu mult în urmă. În zilele noastre, mulți funcționari au o vastă experiență de lucru cu diverse EDMS și abordează problema implementării unui sistem informațional în mod profesionist.

În competenţa managerilor unitati de productie de obicei, nu include cunoștințe profunde despre fluxul de documente și munca de birou, deoarece acestea sunt responsabile pentru principalele activitati de productie companiilor și EDMS nu este principalul, ci un instrument auxiliar pentru acestea.

Prin urmare, chiar și în etapa de proiectare EDMS, sunt dezvoltate diferite interfețe pentru lucrul în sistem pentru diferite grupuri de utilizatori.

Funcționalitate extinsă este oferită pentru funcționari, iar pentru șefii de divizii și departamente, interfața este concepută în funcție de competențele acestora.

O interfață pentru directorii companiei– o temă separată, deoarece necesită o abordare specială a setarii și dezvoltării: unii manageri folosesc același sistem ca și funcționarii, dar cu setări diferite; pentru alții – mobilul este în curs de dezvoltare locul de munca cu o interfață simplificată pentru lucru rapid.

În această privinţă programele de instruire pentru utilizatori diferiți nu vor fi, de asemenea, aceleași.

Instruirea se poate desfășura fie la nivel intern, fie cu asistența consultanților externi și poate fi, de asemenea, utilizată o abordare mixtă. În orice caz, toată munca este supravegheată de șeful serviciului instituției de învățământ preșcolar.

Pentru implementarea cu succes a EDMS, este necesar să ne gândim în avans la sistemul de motivare a angajaților să lucreze în Sistem.

Chiar și în faza de proiectare EDMS, indicatorii de performanță din sistem sunt dezvoltați și rapoartele sunt concepute pentru a evalua disciplina de performanță a angajaților.

Sistemul de motivare este coordonat cu conducerea companiei și departamentul HR.

Organizarea și pregătirea pentru instruirea corporativă EDMS se realizează în etapele ulterioare ale dezvoltării sistemului.

Pregătirea angajaților companiei începe în stadiu operațiune de probă EDMS, iar abilitățile dobândite în urma pregătirii sunt exersate în practică, în timpul funcționării industriale a sistemului.

În etapa de exploatare industrială a sistemului, unele companii organizează și un grup de lucru de asistență pentru utilizatori, care oferă consultații individuale utilizatorilor la fața locului.

Acest sprijin poate fi oferit fie independent de către companie, fie cu implicarea consultanților externi.

Cele mai frecvente cazuri sunt atunci când grupul de lucru pentru implementarea EDMS și instruirea angajaților include reprezentanți ai departamentelor IT, iar un angajat al departamentului de gestionare a înregistrărilor supraveghează procesul și acționează ca consultant pe probleme controversate de management al înregistrărilor.

La elaborarea programelor de formare, trebuie acordată o atenție deosebită formării grupurilor de formare: acestea trebuie să fie formate astfel încât studenții să aparțină aceluiași grup orizontal. scara cariereiși avea puteri similare de a lucra în EDMS.

În orice caz, dacă vi s-a oferit o listă gata făcută de participanți la formare, verificați dinainte componența grupului, rolurile participanților în sistem și puterile acestora. Fiecare grup de utilizatori ar trebui să aibă propriul program de instruire.

Printre principalele grupuri de utilizatori EDMS se numără angajații departamentului de birou, angajații obișnuiți ai departamentelor, secretarii de departamente și secretarii personali ai managerilor, conducerea companiei și diviziile acesteia.

Dăm exemple de compoziția programelor de formare pentru diferite grupuri de utilizatori EDMS

Pentru administratorii de sistem se formează grupuri de instruire separate și un program de instruire.

Înainte de a începe instruirea corporativă, este recomandabil ca un lider autorizat să vorbească cu angajații.

De exemplu, pentru angajații departamentului de lucru de birou acesta va fi șeful departamentului de lucru de birou, atunci când se organizează training pentru angajații departamentului de vânzări, acesta va fi șeful departamentului de vânzări etc.

Managerul va vorbi despre motivul pentru care se desfășoară instruirea, ce abilități ar trebui să dobândească angajații ca urmare a instruirii și cum vor fi utilizate aceste abilități de către aceștia în activitatea lor viitoare.

Managerul trebuie să desemneze zonele de responsabilitate ale angajaților și sarcinile acestora cu privire la utilizarea EDS în procesul de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu.

Un scurt discurs de câteva minute poate motiva nu numai angajații să folosească activ EDMS, ci și să îmbunătățească calitatea instruirii corporative, să îmbunătățească și să faciliteze procesul de introducere a EDMS în companie în ansamblu.

Printre opțiunile de pregătire pentru a lucra în EDMS, vom evidenția formarea cu normă întreagă (diurnă) și formarea prin corespondență.

Instruirea pentru a lucra în EDMS este posibilă atât la locul de muncă al utilizatorului, cât și în afara locului de muncă, în timp ce formarea în afara locului de muncă poate avea loc atât la fața locului. centru de instruire companii și sub formă de învățământ la distanță.

Există, de asemenea, o clasificare pentru formele de predare:

• curs;
• seminar;
• sarcina practică;
• instruire;
• consultare;
• practica industriala;
• munca independentă etc.

Cu toată varietatea de tipuri de organizare și implementare a instruirii în practică, se folosesc mai multe opțiuni la implementarea EDS:

• instruire față în față în grup;
• formare cu normă întreagă pentru angajați individuali (instruire individuală);
• învăţământ la distanţă.

De asemenea, este posibilă o combinație de mai multe opțiuni de antrenament.

Această abordare este utilizată pentru formarea în masă a angajaților. Se formează programe generale în cadrul cărora toți angajații companiei vor urma cursuri de formare.

Instruirea față în față în grupuri este de obicei efectuată înainte de operarea industrială a sistemului în acele companii care:

• au 12 sau mai mulți angajați care lucrează cu EDMS;

• poate oferi săli de clasă/facilități pentru instruire;

• își pot face timp pentru a-și instrui angajații. Se folosește antrenamentul de grup:

• cu instruire planificată în masă a utilizatorilor departe de producție;

• Când cantitate totală angajații pentru instruire în grupuri variază de la 8 la 80 de persoane;

• când este nevoie de un antrenament rapid, eficient și în masă pentru a pune în funcțiune EDMS;

• în absența restricțiilor bugetare, când compania este pregătită să plătească pentru formarea cu normă întreagă pentru toți angajații;

• atunci când instruirea este organizată și desfășurată independent sau cu implicarea consultanților externi ai companiei care implementează EDMS.

Principalele caracteristici ale învățării în grup cu normă întreagă

Această abordare a instruirii este una dintre cele mai populare atunci când se implementează EDMS.

În practică (cu lipsă de resurse), ca compromis, companiile organizează training full-time pentru cel puțin un angajat din fiecare departament, care ulterior, la rândul său, va putea transfera cunoștințele dobândite colegilor din departament.

Ca parte a instruirii, grupuri țintă, se organizează o clasă de pregătire, se alocă o sală separată.

Clasele trebuie dotate cu calculatoare pentru ca fiecare elev să poată efectua pas cu pas toate acțiunile din sistem conform programului de instruire.

Este recomandabil ca sala de clasă să fie echipată și cu un proiector și o tablă albă, deoarece acestea sunt convenabile pentru demonstrarea funcționalității sistemului și pentru a răspunde la întrebările publicului.

În timpul instruirii, se obișnuiește să se ia în considerare procesul real de lucru cu documentele utilizate în companie.

Cu cât este mai realist exemplul de testare, cu atât angajați mai buni va dobândi cunoștințe și va aprecia beneficiile practice ale introducerii unui EDMS.

Forme de antrenament de grup

Cu această formă de formare, toți angajații urmează mai întâi un curs teoretic general privind principiile de lucru în sistem, apoi efectuează sarcini practice la locurile lor de muncă.

Avantajul acestei abordări este că utilizatorii învață doar capacitățile sistemului de care au nevoie în munca lor. Dezavantajul este că toată lumea studiază o parte limitată a funcționalității sistemului și nu știe despre funcționalitatea altor departamente.

În acest caz, rolurile pentru lucrul cu documentul sunt distribuite între participanții la instruire, iar fiecare participant își îndeplinește partea sa din sarcinile de procesare a documentelor, ținând cont de responsabilitățile lor reale de muncă.

Printre avantajele acestei forme de instruire se numără posibilitatea de a urmări pas cu pas întregul proces de lucru cu documente și de a studia mai detaliat capacitățile sistemului. Printre dezavantaje, angajații percep adesea o astfel de formare ca timp pierdut, ceea ce provoacă reacții negative atunci când lucrează în EDMS.

Instruire personală pentru angajați dedicați

Formarea cu normă întreagă pentru angajații dedicați se desfășoară în companii care:

• au până la 8–12 angajați care lucrează cu EDMS;

• pot aloca o perioadă minimă de timp pentru a-și instrui angajații EDS.

Această abordare este utilizată pentru instruirea unui număr limitat de angajați, precum și a șefilor de departamente sau a angajaților responsabili ai departamentului (denumit în continuare angajați-instructori), care vor instrui ulterior și restul angajaților departamentelor lor.

Principalele caracteristici ale formării cu normă întreagă pentru angajații dedicați

Instruirea cu normă întreagă a angajaților dedicați se realizează atât în ​​etapa de exploatare pilot și industrială a EDMS, cât și la angajarea de noi angajați ai companiei.

Nuanțele de motivare a angajaților să organizeze în mod independent cursuri pentru alți utilizatori trebuie rezolvate înainte de începerea proiectului.

Angajații dezactivați pot percepe noile responsabilități ca pe o povară suplimentară și inutilă, care va afecta semnificativ atât eficacitatea propriei pregătiri, cât și calitatea formării celorlalți angajați.

Formarea cu normă întreagă pentru angajații individuali are loc de obicei în mai multe etape:

instruirea angajaților-instructori se realizează cu implicarea consultanților externi, iar apoi angajații-instructori instruiți în mod independent antrenează toți ceilalți utilizatori ai sistemului.

Avantajele acestei forme de instruire includ un studiu aprofundat al funcționalității și economisirea de timp și resurse pentru companie.

Printre dezavantaje este că nu toți angajații care lucrează cu sistemul cunosc toate funcțiile și capacitățile sistemului, iar acest lucru, la rândul său, afectează atât eficiența angajatului însuși, cât și rentabilitatea investiției atunci când implementează un EDMS în companie.

Instruirea individuală la fața locului este oferită cel mai adesea managerilor.

Consultațiile personale pentru utilizatori atunci când lucrează în sistem sunt utilizate atât în ​​primele etape de lucru în sistem pentru adaptare, cât și în etapa de exploatare industrială.

Printre avantajele acestei abordări, evidențiem un studiu aprofundat al funcționalității necesare a sistemului și o abordare individuală a utilizatorului. Cu toate acestea, din punct de vedere al timpului petrecut pe antrenament, această abordare este inferioară pregătirii cu normă întreagă în grupuri.

Învățare la distanță

Formarea la distanță pentru angajați se efectuează în companii care:

• au peste 100 de angajați care lucrează în EDMS;

• nu poate oferi săli de clasă/facilități pentru instruire;

• nu pot aloca timp minim pentru instruirea angajaților lor cu privire la EDMS.

Acest tip de instruire este folosit pentru instruirea în masă a angajaților la locul de muncă, la un moment convenabil pentru aceștia.

Instrumentele utilizate pentru învățarea la distanță pot fi diferite, inclusiv:

• regulamente, instructiuni, manual de utilizare;

• prezentare educațională;

• video despre lucrul cu sistemul;

• curs electronic despre lucrul cu sisteme mele.

Principalele caracteristici ale învățământului la distanță

Învățământul la distanță este utilizat în etapa de exploatare industrială și pentru pregătirea noilor angajați ai companiei.

Principala dificultate în organizarea învățământului la distanță este motivarea angajaților.

Mulți angajați nu consideră că pregătirea pentru a lucra în sistem este semnificativă pentru munca lor, se bazează pe colegii lor din departamentele învecinate pentru a le arăta cum funcționează totul.

Dar dacă nu toți angajații companiei care lucrează cu documente finalizează cursul de formare EDMS, sistemul va fi folosit ineficient.

Ca urmare, costurile suportate pentru implementarea sistemului pot să nu fie recuperate și un astfel de proiect poate fi numit cu încredere un eșec.

Prin urmare, trebuie să aveți grijă în avans de sistemul de motivare a angajaților și să rezolvați problema monitorizării finalizării cursului de formare EDS de către toți angajații companiei.

Cu învățământul independent la distanță, angajaților le va fi dificil să se concentreze asupra cursului de formare, așa că perioada de stăpânire a cursului ar trebui reglementată și, dacă este necesar, împărțită în mai multe etape mici.

Cu cât cursul de formare este mai scurt, cu atât va fi mai ușor pentru angajați să-și aloce timpul pentru a urma cursurile de formare pentru a lucra în EDMS.

Materialul didactic pentru învățământul la distanță poate include atât reglementări, instrucțiuni și manuale de utilizare pentru EDMS, cât și materiale interactive special pregătite: o prezentare de instruire, un videoclip sau un curs electronic despre lucrul cu sistemul.

Principiul principal al pregătirii unui program pentru o astfel de instruire este următorul: cu cât volumul de material este mai mic, cu atât angajatul îl va învăța mai repede.

Nu orice angajat își poate permite să stea și să studieze materiale pe EDMS pentru o perioadă semnificativă de timp, atunci când, în plus, trebuie să îndeplinească întreaga sferă a principalelor sale sarcini profesionale.

Această formă de prezentare a materialului are un avantaj semnificativ: orice angajat va putea studia Capabilitati EDMS. Ca dezavantaj, evidențiem un studiu destul de superficial al funcționalității EDMS.

Motivarea personalului

De ce este atât de importantă motivația personalului atunci când se formează pentru a lucra în EDMS?

Reticența de a învăța cum să lucrezi într-un sistem de control electronic se poate datora lipsei de timp liber, calificărilor scăzute ale angajatului, obiceiului de a lucra după vechea schemă etc.

Să ne imaginăm o situație în care o companie a plătit pentru proiectarea și dezvoltarea unui EDMS, instruirea angajaților (care reprezintă aproximativ 30% din bugetul proiectului) și, în sfârșit, sistemul este dezvoltat și este timpul să instruim utilizatorii.

Să luăm în considerare un exemplu de abordare nereușită a organizării formării: angajatorul a emis un ordin de desfășurare a instruirii, dar șeful imediat al departamentului nu a purtat nicio conversație suplimentară cu angajații săi. Angajații au fost pur și simplu informați că trebuie să urmeze formare, dar nu li sa explicat de ce este necesar.

În consecință, viitorii utilizatori ai sistemului nu înțeleg cât de reglementat este instruirea, dacă supervizorul lor direct o susține, de ce trebuie să urmeze cursuri și care va fi impactul finalizării acestuia. Dacă nu afectează nimic, atunci de ce să te antrenezi?

De asemenea, dacă nimeni nu îi scutește pe angajați de principalele sarcini de producție în timpul formării, atunci aceștia au o povară suplimentară și, pe lângă pregătire, trebuie să rămână până târziu la serviciu pentru a-și îndeplini sarcinile principale, în timp ce compania nu oferă bonusuri. , timp liber sau alte motive de motivare a fost.

Puteți prezice cu ușurință cum va decurge implementarea EDMS într-o astfel de companie și cât de succes va avea.

Toate costurile suportate pentru implementarea EDS se pot dovedi a fi complet ineficiente din cauza nerespectării regulilor de bază de motivare a personalului, dintre care se pot distinge următoarele:

• sprijinirea angajaților de către conducere în etapa de implementare și instruire a EDMS;

• informarea angajaților despre scopul, obiectivele și rezultatele formării angajaților;

• planificarea pre-planificată a volumului de muncă al angajaților în timpul instruirii.

Pentru a motiva angajații și a crește eficiența implementării EDS, accelerarea proceselor de pregătire și prelucrare a documentelor utilizați indicatori de performanță pentru munca în EDMS.

De exemplu, dacă înainte de introducerea EDMS în companie, aprobarea și semnarea lunară a contractelor au fost efectuate cu o întârziere semnificativă, atunci indicatorul de performanță al angajatului atunci când lucrează în EDMS poate fi legat de numărul de efectiv agreat. si contractele aprobate pe luna, precum si la bonusul angajatului.

Utilizarea indicatorilor de performanță pentru munca în EDMS oferă o serie de avantaje: pentru angajat - motivație crescută pentru viteza de procesare a documentelor și, în general, pentru munca în EDMS, iar pentru companie - creșterea profitului său lunar.

Algoritm pentru pregătirea procesului de învățare

La pregătirea procesului de instruire pentru implementarea EDMS, este necesar să se asigure pașii următori si functioneaza:

1. Emiterea unui ordin privind procedura de finalizare a instruirii.

Șeful companiei emite un ordin (instrucțiune) cu privire la ordinea în care angajații urmează instruirea. Această etapă reglementează procedura de finalizare a instruirii și de utilizare ulterioară a EDMS.

1. Formare grup de lucru să implementeze sistemul și să efectueze instruire.

Companiile emit ordine privind formarea și componența unui grup de lucru pentru pregătirea pregătirii pentru a lucra în EDMS. Sarcina principală în această etapă este de a determina responsabilii cu organizarea și desfășurarea formării angajaților.

Grupul de lucru ar trebui să includă cei mai loiali și activi reprezentanți ai unităților de afaceri, un reprezentant al departamentului de management al biroului și specialiști IT care implementează EDMS.

Completarea cu un set de date de testare și configurarea directoarelor se pot face fie în interior, fie de către specialiști din compania în care este implementat EDMS.

Materialele de instruire vor varia în funcție de forma aleasă și de abordarea organizării instruirii pentru utilizatorii EDMS.

1. Realizarea unei întâlniri cu grupul de lucru privind programul de instruire, lucrul în sistem, configurarea și administrarea acestuia.

Sarcina principală în această etapă este să se asigure că toți membrii grupului de lucru au aceeași înțelegere a secvenței și a principiilor instruirii.

1. Pregătirea sistemului pentru antrenament. Completarea unui set de date de testare, configurarea directoarelor.

1. Alocarea grupurilor de utilizatori pentru instruire.

Utilizatorii, inclusiv administratorii de sistem, sunt grupați pe roluri în sistem.

1. Formarea unei liste a angajaților de instruire.

Întocmirea unei liste de instruire a angajaților este posibilă ținând cont de formarea grupurilor de angajați pe posturi și roluri de utilizator în sistem.

În aceeași etapă, este dezvoltat un șablon pentru un certificat de participare/finalizare a cursului pentru a monitoriza organizarea și desfășurarea efectivă a instruirii pentru angajații EDMS.

1. Pregătirea programul țintă instruirea utilizatorilor.

Programul trebuie să conțină o descriere generală a funcționalității de bază a EDMS implementat (lucrare cu sarcini, lucru cu directoare, căutare de informații, generare de rapoarte), precum și o descriere de specialitate a funcționalității pe module și subsisteme.

De asemenea, cursul de formare ar trebui să conțină o listă de concepte și definiții, astfel încât toți angajații să înțeleagă clar esența problemei discutate.

1. Alegerea unui formular pentru organizarea instruirii utilizatorilor.

În această etapă, este necesar să se aleagă dacă angajații vor fi instruiți personal sau de la distanță, în grup sau individual, sub forma unui seminar sau training etc.

1. Pregătirea unui program de instruire detaliat cu exemple de testare, instruire și fișe.

1. Întocmirea unui program de antrenament.

Programul indică datele planificate pentru instruire, grupurile și numele complete ale angajaților care vor urma cursuri.

1. Efectuarea instruirii corporative.

În această etapă, managerul explică principalele scopuri și obiective ale utilizării EDMS, angajații urmează cursuri de formare, studiază capacitățile sistemului și efectuează sarcini practice. Dacă este necesar, angajații sunt supuși unei certificări bazate pe rezultatele formării.

1. Completarea declarațiilor finale.

Pe baza rezultatelor instruirii angajaților, unele companii pregătesc certificate de pregătire. Declarația indică:

Numele complet al studentului, numele unitate structurală, funcția, denumirea cursului de formare, data pregătirii, prezența/absența salariatului, dacă este disponibilă certificare, se indică nota primită.

1. Întocmirea unei comenzi de punere în funcțiune comercială a EDMS în companie.

După dezvoltarea și configurarea EDMS în companie și instruirea utilizatorilor pentru a lucra cu acesta, sistemul este pus în funcțiune comercială.

1. Utilizarea și funcționarea EDMS în principalele activități ale angajaților instruiți.

Instruirea se poate desfășura pe o perioadă de una până la două luni – perioada exactă depinde de mărimea companiei și de numărul de angajați care sunt formați.

Deci, am examinat în detaliu nuanțele și algoritmul procesului de organizare a formării angajaților pentru a lucra în EDMS implementat.

În concluzie, aș dori să subliniez că, chiar dacă la început EDMS poate satisface toate cerințele companiei, fără o pregătire activă și temeinică a angajaților, va fi folosit în continuare ineficient sau, și mai rău, deloc, și toate eforturile și cheltuiți. resursele vor fi zadarnice.

Prin urmare, vă recomandăm insistent să acordați o atenție deosebită organizării de instruire pentru angajații companiei dumneavoastră, ținând cont de toate limitările de resurse, luând în considerare cu atenție sistemul de motivare a angajaților și indicatorii de performanță din EDMS.

Articole înrudite