Ce se poate găti din calmar: rapid și gustos

Pentru ca verificarea să nu vă ia prin surprindere, trebuie să știți clar ce documente pot verifica inspectoratul de stat al muncii și Fondul de pensii al Federației Ruse și, de asemenea, să le aveți la dispoziție. Deoarece motivele numirii auditurilor de către autoritățile fiscale sunt diferite ( inspecție programată respectarea prevederilor legislației muncii, verificarea faptelor de accidente de muncă, contestații ale organelor sindicale, angajaților cu privire la încălcări ale legii, informații primite de la organele de drept), atunci lista documentelor de verificat poate varia semnificativ. Întreprinderile ar trebui să efectueze, de asemenea, propriile audituri de resurse umane pentru a evita problemele.

Inspectoratul Muncii este principalul organism responsabil cu asigurarea protecției drepturilor și libertăților muncii, inclusiv a dreptului de a conditii sigure munca si asigurarea conformarii de catre angajatori a legislatiei si a altor acte juridice de reglementare.

Inspectoratul Muncii este principalul organism responsabil de asigurarea protecției drepturilor și libertăților muncii, inclusiv a dreptului la condiții de muncă sigure și de asigurarea respectării de către angajatori a legii și a altor acte normative de reglementare.

În legătură cu sarcinile atribuite, sunt definite principalele puteri. Inspectoratul Federal de Muncă efectuează inspecții, examinări, emite ordine obligatorii pentru eliminarea încălcărilor, întocmește protocoale privind infracțiunile administrative în limitele autorității sale, întocmește alte materiale (documente) privind aducerea făptuitorilor în fața justiției în conformitate cu legile federale și alte reglementări. acte juridice RF și altele.

Dacă inspectorii dezvăluie încălcări în organizație, atunci șeful, contabilul șef și șeful departamentului de personal pot fi sancționați. Dacă un funcționar a fost deja pedepsit pentru o abatere administrativă similară, acesta poate fi descalificat pe o perioadă de la unu până la trei ani, în conformitate cu art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. În plus, pot fi impuse sancțiuni unei persoane juridice. Refuzul și opoziția la inspecție se pedepsesc în conformitate cu sancțiunile prevăzute la art. 19.4 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Încălcarea legislației muncii poate duce, de asemenea, la suspendarea activităților organizației pe o perioadă de până la 90 de zile.

Sancțiuni: responsabilitatea administrativă a angajatorului

Angajatorul poate atrage răspunderea administrativă în următoarele cazuri:

obstrucționarea activităților inspectorilor de stat de muncă, în special, nerespectarea instrucțiunilor acestora, utilizarea unei amenințări de violență sau acțiuni violente împotriva inspectorilor înșiși (articolul 363 din Codul Muncii al Federației Ruse). În baza art. 19.4 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse nesupunerea la o ordin sau la cererea legală a unui funcționar al unui organism care exercită controlul de stat, precum și obstrucționarea punerii în aplicare de către acest funcționar atributii oficiale implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative asupra oficiali;
încălcarea procedurii stabilite de lege pentru colectarea, stocarea, utilizarea sau difuzarea informațiilor despre cetățeni (date cu caracter personal). În ceea ce privește aceste încălcări, se prevede o sancțiune sub forma unui avertisment sau a unei amenzi administrative funcționarilor;
neacceptarea, prin hotărâre a organului care a avut în vedere cazul unei contravenții, măsuri de înlăturare a cauzelor și condițiilor care au contribuit la săvârșirea unei contravenții. Aici, în raport cu funcționarii, există o măsură precum amenda administrativă;
nedepunerea sau depunerea prematură în agenție guvernamentală informații care sunt prevăzute de lege și sunt necesare pentru realizarea activităților sale legale de către acest organism, precum și transferul de informații incomplete sau denaturate către funcționari și inspectori. În acest caz, amenda administrativă se aplică nu numai funcționarilor, ci și persoanelor juridice.

Verificare în companie: motive necesare

Motivele pentru desemnarea inspecțiilor de către inspecție pot fi:

planuri de lucru pentru monitorizarea respectării prevederilor legislației muncii;
fapte de accidente de muncă;
contestații ale organelor sindicale, angajaților sau altor persoane cu privire la faptele de încălcare a prevederilor legislației muncii, alte aspecte care sunt de competența inspectoratului federal de muncă;
informații primite de la organele de drept.

Un audit programat nu se efectuează mai mult de o dată la doi ani. În cazul în care societatea este o afacere mică, auditorii nu au dreptul să-i auditeze activitățile în termen de 3 ani de la data de . De obicei, auditul este raportat cu una sau două zile înainte de începerea sa, cu excepția cazului în care aceste informații, în opinia inspecției, pot deteriora rezultatele auditului și pot permite firmei să se ascundă rapid. De asemenea, o inspecție programată poate fi cuprinzătoare, atunci când o anumită zonă a activităților organizației legate de conformitatea cu Codul Muncii al Federației Ruse este supusă unui studiu aprofundat.

Trebuie acordată atenție problemelor de verificare. Inspectorii nu pot depăși limitele lor. De exemplu, dacă subiectul cecului este acumularea și emiterea salariile apoi verifica documentele legate de concedierea angajatilor, controlorilor.

În acest sens, în primul rând, este necesar să se stabilească întreaga listă de documente care pot fi verificate. O singură listă comună de documente care ar trebui să fie în fiecare organizație nu este stabilită prin lege. Diverse acte juridice conțin referiri la necesitatea menținerii anumitor jurnale, ordine și alte documente. În acest sens, și în funcție de industria din care face parte societatea, este necesară întocmirea unei liste de documente care, în conformitate cu actele juridice, trebuie să se afle în organizație.

Auditul organizației: ce documente pot fi verificate

Documentele pot fi împărțite în următoarele tipuri:

Reglementări locale individuale (vezi Tabelul 1);
Actele locale obligatorii ale organizației (vezi Tabelul 2);
Reglementări locale aprobate ținând cont de avizul comitetului sindical (vezi Tabelul 3).

tabelul 1

Reglementări locale individuale

Restrângeți afișarea

masa 2

Actele locale obligatorii ale organizației

Restrângeți afișarea

Tabelul 3

Reglementări locale aprobate ținând cont de avizul comitetului sindical

Restrângeți afișarea

Sistematizarea informațiilor: cum se organizează fluxul de lucru

Conform declarațiilor angajaților cu privire la încălcarea drepturilor lor (impunerea unei sancțiuni disciplinare, concediere ilegală), pot fi solicitate și următoarele documente:

acord privind răspunderea colectivă (articolul 245 din Codul Muncii al Federației Ruse);
acorduri privind răspunderea individuală deplină (articolul 244 din Codul Muncii al Federației Ruse);
reglementare privind protecția secretelor comerciale;
regulament privind adaptarea lucrătorilor;
ordinea trecerii perioadă de probă;
regulament privind certificarea salariaţilor.

special trebuie acordată atenţie sistematizării informaţiilor privind evidența personalului . Pentru a face acest lucru, se recomandă păstrarea următoarelor reviste în instituții și organizații:

În cazul nostru:

registrul de eliberare a carnetelor de muncă. Necesitatea menținerii acestuia este dictată de dreptul salariatului de a solicita documente legate de muncă, precum și de obligația eliberării carnetului de muncă în ziua concedierii salariatului. În caz de apariție situație controversată angajatorul va putea confirma salariatului emiterea unui carnet de muncă;
registrul contractelor de munca. Este utilă mai ales în cazul angajării unui număr mare de angajați, precum și la încheierea contractelor de muncă pe durată determinată, pentru a putea urmări datele de expirare ale acestora. Acest lucru este necesar în legătură cu cerința stabilită de art. 79 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia încetarea urgentă contract de muncă in legatura cu expirarea valabilitatii acestuia, salariatul trebuie avertizat cu cel putin trei zile calendaristice inainte de concediere. În caz contrar, condiția privind caracterul urgent al contractului de muncă devine invalidă și contractul de muncă este considerat încheiat pe perioadă nedeterminată (articolul 58 din Codul Muncii al Federației Ruse);
registrul comenzilor pentru personal. Este necesar să se înregistreze cu exactitate numerele de serie ale comenzilor de personal. În funcție de numărul de angajați ai companiei, puteți ține un jurnal pentru toate comenzile (primire, transfer, concediere etc.) sau puteți înregistra fiecare tip de comenzi într-un jurnal separat;
jurnal de familiarizare cu reglementările locale. Necesitatea menținerii acesteia rezultă din art. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia angajatorul trebuie să informeze angajatul cu reglementările locale împotriva semnăturii atunci când îl angajează chiar înainte de semnarea contractului de muncă;
jurnalul de informare privind siguranța în conformitate cu secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse;
un jurnal al angajaților care trec un examen medical obligatoriu în conformitate cu art. 69 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Dupa efectuarea reconcilierii documentelor se verifica calitatea intocmirii celor existente din punct de vedere al cerintelor legale.

Astfel, auditorii vor verifica menținerea documentației primare în organizație privind contabilitatea personalului, contabilizarea utilizării timpului de lucru și decontările cu personalul pentru salarii. în care documentele necesare trebuie să respecte formularele unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 6 aprilie 2001 nr. 26 (cartele personale ale angajaților, ordinele de personal (la angajare, la transfer, la concedii, la concediere, la călătorii de afaceri, la stimulente etc.), personal, fișa de pontaj, statul de plată și statul de plată etc.).

Trebuie remarcat faptul că este posibil ca societatea să nu aibă unele dintre documentele de mai sus, de exemplu, descrierea postului, iar responsabilitățile postului pot fi incluse în prevederile contractului de muncă.

De asemenea, puteți evidenția unele particularități ale menținerii documentelor individuale. Deci, dacă organizația are angajați cu program de lucru neregulat, atunci ar trebui compilată o listă cu pozițiile acestor angajați. Dacă un contract de muncă conține o prevedere privind respectarea secretelor comerciale de către angajați, atunci trebuie să existe o prevedere privind protecția acestor secrete. În același timp, lista informațiilor care constituie un secret comercial trebuie clar definită, iar angajații trebuie să fie familiarizați cu aceste informații împotriva semnării. Regulile interne program de lucru sunt un document obligatoriu, dar pot fi o anexă la contractul colectiv

Programul de vacanță se întocmește cu două săptămâni înainte de noul an calendaristic. Toți angajații organizației ar trebui să fie familiarizați cu acesta. Se întâmplă adesea ca angajații să nu se odihnească efectiv conform programului din diverse circumstanțe, însă programul pe hârtie rămâne neschimbat, iar angajaților li se acordă zile lucrătoare în foaia de pontaj. Aceste încălcări pot fi detectate și de inspectori. În acest sens, dacă programul nu coincide cu restul efectiv al angajaților, este indicat să se preia cereri de la angajați cu privire la modificarea programului și circumstanțele transferului de concediu și să se facă modificări în program. De asemenea, angajatul trebuie anunțat cu privire la ora de începere a concediului de odihnă împotriva semnăturii cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia. Concediul trebuie acordat în conformitate cu ordinul. Nu va fi de prisos să iei confirmarea de la un muncitor cu jumătate de normă că a plecat în vacanță la locul de muncă principal.

Este destul de comun ca inspectorii să solicite ca fiecare foaie a unui contract de muncă să conțină semnăturile angajatului și angajatorului. În practică, acest lucru nu se face des. Este convenabil pentru angajator ca contractul de muncă să fie pur și simplu sigilat cu o agrafă. Foile unui astfel de acord pot fi înlocuite cu ușurință. Un acord care nu este semnat pe fiecare filă, desigur, va fi recunoscut ca fiind încheiat în mod corespunzător, deoarece legea nu conține cerința ca fiecare filă a acordului să fie semnată de ambele părți. În același timp, practica consacrată a semnării contractelor civile indică oportunitatea unui astfel de document. Această practică este adesea transferată în relațiile de muncă.

Trebuie remarcat faptul că încălcările legii sunt legate în mod special de plăți (neefectuarea plăților suplimentare în legătură cu munca în weekend și sărbători, neplata bonusurilor, plăților compensațiilor).

În unele firme, angajaților li se oferă timp liber pentru ore suplimentare, și nu compensație bănească, ceea ce reprezintă o încălcare a cerințelor art. 54, 55, 88, 89 și 90 din Codul Muncii al Federației Ruse și pot fi verificate și de inspectori.

În cazul cererilor adresate inspectoratului de muncă privind întârzierile salariale, calculul incorect al plăților, inspectorii vă vor cere cu siguranță să depuneți comenzi, extrase din contul dvs. personal, documente de plată care să le permită stabilirea calendarului plăților la concediere sau concediu de odihna. Amintiți-vă că organizația este obligată să calculeze angajatul în ziua concedierii și în concediu -. Dacă, din orice motiv, termenele prevăzute de lege sunt încălcate, angajații vor trebui să plătească salarii cu dobândă în valoare de cel puțin 1/300 din rata de refinanțare a Băncii Centrale a Federației Ruse pentru fiecare zi de întârziere, în conformitate cu cu art. 236 din Codul Muncii al Federației Ruse. Pentru încălcarea condițiilor de plată - pentru prevenirea recidivei - auditorii pot amenda șeful companiei sau contabilul-șef în valoare de la 1.000 la 5.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Problema certificării locurilor de muncă poate atrage atenția inspectorilor în cazul unui accident la întreprindere. Toate locurile de muncă disponibile în organizație sunt supuse certificării locurilor de muncă în ceea ce privește condițiile de muncă. Presupune evaluarea locurilor de muncă din punct de vedere al indicatorilor de igienă, din punct de vedere al siguranței accidentărilor și dotarea lucrătorilor cu echipament individual de protecție. Această certificare trebuie efectuată cel puțin o dată la cinci ani. Documentele privind atestarea locurilor de muncă sunt păstrate în organizație timp de 45 de ani. Pentru fiecare la locul de muncă ar trebui întocmită o hartă de atestare a locului de muncă.

Conținutul reglementărilor locale privind drepturile și obligațiile muncii ar trebui să fie cunoscut de fiecare angajat. Când luăm în considerare documentarea reglementărilor locale, trebuie să acordăm atenție în primul rând faptului că, fiind un document scris, actul studiat are anumite cerințe de formă, limbă, stil de prezentare, structură și conținut, disponibilitatea detaliilor relevante. (data adoptării, număr, denumire, înregistrare etc.), este reglementată de cerințele muncii de birou și de la nivel local. reguli, adoptat în mod centralizat printr-un ordin pentru o întreprindere (organizație). Documentele trebuie să fie în concordanță între ele.

Probleme complexe ale auditurilor: practica judiciară

Este important să respectați confidențialitatea datelor cu caracter personal. Regulamentul privind confidențialitatea datelor cu caracter personal într-o organizație este un document care stabilește regulile de bază pentru protecția informațiilor care constituie datele personale ale angajaților. Regulile stabilesc norme și cerințe care trebuie îndeplinite. Necesitatea intrării în vigoare a prezentului document decurge din cuprinsul cap. 14 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest document ar trebui să asigure, în primul rând, protecția datelor cu caracter personal ale angajaților organizației în toate etapele procesului activităților statutare organizatie specifica, inclusiv cele neautomatizate. În decizia Curții a IX-a de Arbitraj de Apel din 7 iunie 2006, 14 iunie 2006 Nr. 09AP-4259 / 2006-AK în dosarul Nr. A40-8448 / 06-119-84, judecătorii au reținut că angajatorul trebuie crea specificații protecția datelor cu caracter personal ale angajaților împotriva utilizării abuzive a acestora, în special, pentru a oferi un regim special de acces la sediul în care sunt stocate informațiile relevante, pentru a dota locuri pentru stocarea acestora care exclud accesul neautorizat la informații etc.

De asemenea, ar trebui să se acorde atenție reglementării problemei diferitelor plăți, inclusiv plăți de stimulare și plăți compensatorii, stabilite în reglementările locale. Un exemplu este Decizia Supremului Curtea de Arbitraj RF din 26 ianuarie 2005 Nr 16141/04. Potrivit Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse, nici normele diurne și nici procedura de stabilire a acestora în legătură cu impozitul pe venitul personal nu sunt definite de legislația privind impozitele și taxele: ordine generală stabilirea unor astfel de norme și limitarea dimensiunii acestora sunt prevăzute numai de legislația muncii . Potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse în cazul trimiterii către călătorie de afaceri angajatorul este obligat să ramburseze salariatului cheltuielile suplimentare asociate locuirii în afara locului de reședință permanentă (indemnizație zilnică). În prezent, din cauza tranziției pe scară largă a angajatorilor la sistemul de plată a salariilor prin conturi bancare (carduri), este necesar să se prevadă o condiție pentru o astfel de plată în contractul de muncă. În caz contrar, toți angajații nou angajați vor trebui să își dea acordul scris pentru a transfera salariile în contul de card. Codul muncii stabilește că salariul se plătește unui salariat cel puțin o dată la jumătate de lună în ziua stabilită prin regulamentul intern al muncii, contractul colectiv,.

Datele statistice demonstrează clar că greșelile angajatorilor în materie de protecție a muncii sunt foarte frecvente și domină printre alte infracțiuni. De remarcat mai ales că toate documentele de mai sus trebuie să fie în regulă, indiferent de modul în care s-a dezvoltat efectiv relația dintre angajator și angajat.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Documentele interne ale organizației cu care se ocupă angajații servicii de personal, poate fi împărțit clar în șase tipuri principale (grupe):

- reglementări locale,
- acte administrative,
- documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului,
- documente de informare si decontare,
- corespondență internă oficială,
- Jurnalele (cărțile) de contabilitate și înregistrarea documentelor.

Documentele incluse în fiecare dintre aceste grupuri au propriile caracteristici: sunt elaborate, aprobate și puse în aplicare în moduri diferite.

Reglementările locale definesc principii generale munca organizatiei. Ei stabilesc regimul muncii si odihnei salariatilor, lor funcții oficiale, sistemul de remunerare și sporuri, drepturile și obligațiile de bază ale părților la contractul de muncă.

Aceste documente sunt elaborate în conformitate cu legislația muncii în vigoare și nu trebuie să o contrazică.

Documente administrative. LA această specie documentele interne includ ordinele și ordinele șefului.

Comenzile sunt împărțite în două grupuri independente:

- comenzi pentru principalele activități ale organizației (pentru probleme de producție, privind aprobarea în organizarea tabloului de personal, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului, procedura de atestare);
- ordine privind personalul (cu privire la angajare, la concediere, la trecerea pe un alt post, la acordarea concediilor de odihna, la stimulente si sanctiuni disciplinare).

Documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului

- Istoria Angajărilor,
- contract de muncă,
- informatii despre activitatea muncii,
- Copii după ordinele de angajare și concediere a angajaților.

Documentele de informare și decontare sunt păstrate de către departamentul de personal pentru a înregistra datele personale ale angajaților, pentru a securiza informațiile legate de activitățile lor de muncă:

- cardul personal al angajatului,
- personal,
- program de concediu,
- foaia de pontaj,
- programul schimburilor
- Lucruri personale.

Forma majorității acestor documente este, de asemenea, unificată.

Corespondența internă de afaceri este utilizată pentru documentație toate deciziile de angajare.

De exemplu, șeful unei unități structurale, dorind să pedepsească un subordonat pentru absenteism, îi cere o notă explicativă. Și apoi apelează la directorul organizației cu un memoriu în care cere să-l aducă pe angajatul vinovat la răspundere disciplinară.

Dacă vorbim privind promovarea unui salariat pentru merite de munca, seful transmite directorului o idee despre promovarea salariatului.

Cu ajutorul corespondenței oficiale interne, există și un schimb oficial de opinii între oficialii organizației, între oficiali și conducerea organizației.

Jurnalele de contabilitate și control sau jurnalele de înregistrare (cărțile) sunt ținute în organizație pentru a înregistra documentația personalului. Contabilitatea corectă a documentului (cu atribuirea unui anumit număr și cu notă la data înregistrării) îi conferă forță juridică.

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale, în timp ce alte formulare sunt elaborate chiar de organizație.

De exemplu, forma cărții de contabilitate pentru circulația cărților de muncă și a inserțiilor la acestea a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Un jurnal de afaceri personale sau un jurnal de trecere examene medicale nu are o formă recomandată, de aceea este dezvoltată de organizație însăși la propria discreție.

Toate documentele interne ale organizației enumerate anterior sunt împărțite în trei blocuri:

- obligatoriu,
- obligatoriu condiționat (în funcție de specificul organizației),
- recomandare.

Documentele obligatorii trebuie păstrate de către toate organizațiile fără excepție, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite fie direct, fie indirect în Codul Muncii.

Documentele care depind de specificul organizației sunt obligatorii doar pentru anumite companii. Într-o măsură mai mare, acest lucru se aplică organizațiilor cu condiții de muncă dăunătoare. Dacă organizația are profesii pe care legea le clasifică drept profesii cu condiții de muncă dăunătoare, atunci devine obligatoriu ca această companie să elaboreze instrucțiuni suplimentare.

De exemplu, despre a fi instruit atunci când lucrați cu obiecte periculoase sau despre efectuarea unor examinări medicale periodice.

De exemplu, nu orice companie are fișe de post pentru specialiști, un regulament privind remunerarea sau o prevedere privind bonusurile.

Mai devreme în articolul nostru: „Tipuri de documente de personal ale unei organizații în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse”, am menționat deja că documentele de personal ar trebui să fie condus de toate organizațiile, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite direct sau indirect în Codul Muncii al Federației Ruse.

În general, să documentele de bază ale personalului care trebuie să fie disponibile în orice organizație includ:

carnetul de muncă al salariatului;
masa de personal (formular nr. T-3);
contract de munca (sau contract);
ordin (instruire) privind angajarea (formular nr. T-1);
card personal (formular nr. T-2);
comanda (instrucțiune) de transfer la un alt loc de muncă (formular nr. T-5);
ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului (formular nr. T-6);
program de concediu (formular nr. T-7);
ordonanță (instrucțiune) de încetare a contractului (contractului) de muncă (formular nr. T-8);
foaie de pontaj (formular nr. T-13);
fișa de pontaj și statul de plată (formular nr. T-12);
regulamentul intern al muncii;
regulament privind protectia datelor cu caracter personal ale angajatului;

Să aruncăm o privire mai atentă la documentele de mai sus.

Istoria Angajărilor. Carnetul de muncă al salariatului este documentul principal care confirmă activitatea de muncă a salariatului și experiența acestuia (a se vedea art. 66). Codul Muncii RF). Cartea de munca este prezentata de angajat la angajare (angajare). Întreținerea carnetelor de muncă se realizează de către angajator în conformitate cu procedura de umplere, întreținere și depozitare, aprobat prin Instructie, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10.10.2003 Nr. Nr. 69. La concedierea unui angajat, toate înregistrările muncii sale, premiile, transferurile într-o altă funcție, înscrise în cartea de muncă în timpul perioadei de muncă a angajatului în organizație, trebuie să fie certificate prin semnătura șefului și sigiliul organizației.

Programul personalului. Acest document este aprobat la începutul activității organizației într-o formă unificată nr. T-3, aprobată prin Decretul nr. 1 al Comitetului de stat de statistică al Rusiei și este valabil pe termen nelimitat. Dacă este necesar, se poate face un număr nelimitat de completări la lista de personal, astfel de completări, la rândul lor, sunt aprobate prin ordin al șefului organizației. Actualul Cod al Muncii al Federației Ruse nu indică în mod direct necesitatea acestui document în organizație. În același timp, obligația acestui document este menționată la articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia relațiile de muncă implică munca în funcție de poziție, în conformitate cu tabelul de personal. Pe lângă cele de mai sus, tabelul de personal este inclus și în lista documentelor verificate de angajații Fondului de pensii al Federației Ruse.

Contract de muncă. Un contract de muncă cu un angajat este un document fundamental în gestionarea evidențelor personalului organizației (Articolul 56 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este în scris și semnat de angajat și angajator. Termenii contractului de munca trebuie sa stabileasca conditiile de munca si salarizarea stabilite in baza actelor legale de reglementare in vigoare si a cerintelor legislatiei muncii prin acord intre salariat si angajator. Conținutul contractului de muncă este determinat în conformitate cu prevederile articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse. Condițiile acestuia pot fi modificate numai cu acordul părților și numai în scris.

Ordin (instruire) privind angajarea. Admiterea unui angajat în organizație (angajați nou angajați) este oficializată prin ordinul (instrucțiunea) angajatorului cu privire la angajare în formularul nr. T-1, aprobat prin Decretul nr. 1 al Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei, în baza unui contract de muncă încheiat cu salariatul. Conținutul ordinului (instrucțiunii) angajatorului trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat cu salariatul. Ordinul (instrucțiunea) angajatorului privind angajarea se anunță salariatului contra primire în termen de trei zile de la data semnării contractului de muncă. La angajare, angajatorul trebuie sa-l familiarizeze pe angajat cu reglementarile interne de munca in vigoare in organizatie, alte reglementari locale ale organizatiei legate de functia muncii muncitor. Acest document stă la baza punerii la dispoziție angajatului la locul său de muncă și a securizării bunurilor necesare angajatorului pentru acesta. Proiectul de ordin (instrucțiune) privind angajarea se întocmește concomitent cu contractul de muncă. Perioada de valabilitate a comenzilor pentru personal, cu excepția comenzilor pentru acordarea concediilor și detașarea angajaților și a cardurilor personale, este de 75 de ani.

Program de vacanță. Acest document este aprobat de angajator, ținând cont de opinia organului ales al organizației sindicale primare (dacă există) cu cel puțin două săptămâni înainte de anul calendaristic, acest lucru este menționat în articolul 123 din Codul Muncii al Rusiei. Federația în forma unificată nr. T-7, aprobată prin Decretul Comitetului de stat de statistică al Rusiei nr. 1. Programul de vacanță este necesar pentru a reflecta informații despre momentul distribuirii concediilor anuale plătite pentru angajații tuturor. diviziuni structurale organizații pentru anul calendaristic curent, defalcate pe luni.

Foile de pontaj.Înregistrat pe foaia de pontaj timp de lucru fiecare angajat al organizației pe lună atunci când lucrează cu un program flexibil în scopul contabilizării rezumative a orelor de lucru. Forma unificată a foii de pontaj nr. T-12 și nr. T-13, aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1. Conține numărul de personal al fiecărui angajat al organizației, numele de familie, prenumele și patronimul angajatului, precum și informații despre programul de lucru pentru fiecare zi a lunii lucrate. Fișa de pontaj este ținută de un cronometru sau de o persoană responsabilă cu menținerea fișei de pontaj, care este numită prin ordin al șefului în scopul controlului personalului și al remunerației în departamentul de contabilitate al organizației.

Reglementări interne ale muncii. Reglementările interne ale muncii sunt aprobate de angajator, ținând cont de opinia organului reprezentativ al angajaților, acest lucru este menționat în articolul 190 din Codul Muncii al Federației Ruse. Regulile nu au o formă unificată. Reglementările interne de muncă sunt elaborate de către angajator în mod independent, ținând cont de legislația în vigoare și, de regulă, cuprind următoarele secțiuni: angajare; transferul în altă poziție; concediere; drepturile, îndatoririle și responsabilitățile de bază ale angajaților și ale angajatorului; timpul de lucru și timpul de odihnă; răspunderea pentru încălcarea disciplinei muncii etc.

Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale unui angajat.

Obligația angajatorului de a aproba regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajatului este consacrată în articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse, precum și în lege federala RF din 27 iulie 2006 Nr. 152-FZ (modificat la 29 iulie 2017) „Cu privire la datele personale”. Datele cu caracter personal sunt orice informație referitoare la o anumită sau determinată pe baza unor astfel de informații unui individ(la subiectul datelor cu caracter personal), inclusiv numele, prenumele, patronimul, anul, luna, data și locul nașterii, adresa, familia, starea socială, starea de proprietate, educația, profesia, venitul, alte informații (clauza 1, articolul 3 din Legea nr. 152-FZ). Regulamentul privind protectia datelor cu caracter personal formă unificată nu are. Acest document include secțiuni precum: conceptul și componența datelor cu caracter personal; îndatoririle și drepturile angajatului și ale angajatorului; colectarea, prelucrarea și stocarea datelor cu caracter personal; accesul și transferul datelor cu caracter personal; protecția datelor personale ale angajatului; responsabilitatea pentru dezvăluirea datelor personale ale angajatului.

Cartea de contabilitate a cărților de muncă și inserții în acestea. La primirea unui carnet de muncă în legătură cu concedierea, angajatul trebuie să semneze în cartea de contabilitate pentru cărțile de muncă și să se introducă în acestea. Registrul contabil trebuie numerotat, dantelat si sigilat cu semnatura sefului si sigiliul organizatiei.

Acord de răspundere integrală. Prevederile privind contractele de răspundere materială totală a angajaților sunt cuprinse în articolele 243, 244 din Codul Muncii al Federației Ruse). Sunt incheiate obligatoriu cu salariatii care au implinit varsta de optsprezece ani, in cazul in care bunuri materiale sunt transferate salariatului pentru indeplinirea atributiilor ce i-au fost atribuite in vederea depozitarii sau utilizarii in procesul de productie. Forma standard a unui acord privind răspunderea deplină a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei nr. 85.

Astfel, am încercat să luăm în considerare principalele documente obligatorii de personal pentru o organizație de orice formă de proprietate și caracteristicile acestora, în lipsa cărora inspectoratul de muncă, în cazul unei inspecții a organizației dvs., poate trage legal societatea la răspundere administrativă pentru absența oricăreia dintre cele de mai sus prezentul articol de documente de personal.

Funcția principală a documentației de personal este înregistrare legalăși consolidarea relațiilor de muncă dintre angajator și angajat.

Orice persoană juridică, indiferent de forma juridică în curs de implementare activitate economică este obligat să efectueze lucrări de proiectare, întreținere și păstrare a documentației de personal. Cerințele pentru ținerea evidenței personalului sunt prevăzute de legislația muncii în vigoare. Componența documentației de personal depinde de modificarea statutului în domeniul muncii, în special de acte ale Ministerului Muncii și Protecției Sociale.

În majoritatea organizațiilor, formulării documentației de personal nu i se acordă o importanță serioasă, drept urmare fluxul de documente de personal se realizează cu încălcări semnificative ale cerințelor stabilite.

Referinţă: documentația de personal este un ansamblu de documente care asigură reglementarea muncii și a relațiilor conexe dintre angajator și angajat în cadrul organizației.

Se recomandă împărțirea întregului sistem de acte de personal în 2 blocuri mari: documente de personal obligatorii, a căror disponibilitate este prevăzută de legislația muncii și documente de personal facultative.

Reglementări interne ale muncii

Fiecare organizație trebuie să elaboreze regulamente interne de muncă (denumite în continuare PWTR). Acestea sunt aprobate prin ordin al angajatorului, ținând cont de avizul organului reprezentativ (sindicat - dacă există) (articolele 54, 194 din Codul Muncii al Republicii Belarus (în continuare - LC)).

Referinţă: PWTR este un act juridic de reglementare local al unei organizații care reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile de bază ale părților la un contract de muncă, programul de lucru, perioadele de odihnă, stimulentele și penalitățile aplicate angajaților, precum precum şi alte probleme de reglementare a relaţiilor de muncă în organizaţie.

personal

Întocmirea și aprobarea tabelului de personal precede selecția angajaților din organizație, întrucât acest document stabilește nivelul de personal, precum și o listă de posturi și profesii (care se stabilește în funcție de direcția activităților organizației), salariile oficiale. , indemnizații și se formează un fond de salarii. Lista personalului conține o listă a unităților structurale. Se aprobă prin ordinul angajatorului sau al unei persoane împuternicite de acesta.

Acest document vă permite să determinați numărul de posturi vacante disponibile în prezent pentru angajare. Vă rugăm să rețineți că în cazul concedierii oricăruia dintre salariați din cauza unei reduceri de personal (clauza 1 a articolului 42 din Codul muncii), angajatorul, referindu-se la tabloul de personal, poate dovedi în instanță legalitatea concedierii. a salariatului și imposibilitatea reîntoarcerii în muncă a acestuia.

Contract de munca (contract)

Un contract de munca se incheie in scris si semnat de salariat si angajator (articolele 18 si 25 din Codul Muncii). Ca conditii obligatorii in contractul de munca sunt indicate conditiile de munca si plata acesteia, care se stabilesc in baza actelor legale de reglementare in vigoare prin acord intre salariat si angajator.

Ordin (instruire) privind angajarea

Angajarea se formalizează printr-un ordin (instrucțiune) al angajatorului privind angajarea în baza unui contract de muncă încheiat (articolele 24, 54 din Codul muncii). Cu alte cuvinte, până la emiterea comenzii, trebuie semnat un contract de muncă cu angajatul. Conținutul ordinului (instrucțiunii) angajatorului trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat. Ordinul (instrucțiunea) privind angajarea se anunță angajatului împotriva semnăturii. La cererea salariatului, angajatorul este obligat sa ii elibereze o copie legalizata ordinul spus(ordine) (articolul 51 din Codul muncii).

La angajare, asigurați-vă că îl familiarizați cu angajatul cu organizația actuală PWTR, cu alte acte normative locale legate de funcția de muncă a angajatului, cu contractul colectiv (articolul 54 din Codul muncii).

Dacă un angajat este acceptat pentru o poziție de conducere, de exemplu, un director, un șef al serviciului de personal, un contabil șef, atunci ordinul este adus în atenția tuturor diviziilor structurale ale angajatorului.

Ordinul stă la baza punerii la dispoziție angajatului un loc de muncă, asigurarea bunurilor necesare angajatorului pentru acesta, familiarizarea acestuia cu documentele interne, corespondența de afaceri etc. Proiectul ordinului de angajare se intocmeste concomitent cu contractul de munca.

Perioada de valabilitate a comenzilor pentru personal (cu excepția comenzilor privind acordarea concediilor de odihnă și detașarea angajaților (cu excepția detașării în străinătate) - se păstrează timp de 3 ani) și cardurile personale - 75 de ani.

Cartea de muncă a unui angajat

Cartea de muncă este principalul document privind activitatea de muncă și experiența de muncă a salariatului (articolul 50 din Codul Muncii). Cartea de muncă trebuie să fie prezentată de angajat în momentul aplicării pentru un loc de muncă. Excepție fac cazurile în care un angajat primește pentru prima dată un loc de muncă sau un contract de muncă cu acesta este supus încheierii pe bază de normă întreagă cu normă parțială. Angajatorul este obligat să păstreze carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat în organizație mai mult de 5 zile.

Completarea pentru prima dată a cărții de muncă este efectuată de un funcționar al angajatorului în prezența angajatului. Procedura de completare, păstrare și păstrare a cărților de muncă este definită în Instrucțiunile privind procedura de păstrare a cărților de muncă pentru angajați, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Republicii Belarus din 09.03.1998 nr. 30. Toate înregistrările realizate în carnetul de muncă la ultimul loc de muncă sunt atestate prin semnătura conducătorului sau funcționarului angajatorului și a organizațiilor sigiliului. Înscrierile se fac după emiterea ordinului (la concediere - în ziua concedierii). Acestea trebuie făcute în strictă conformitate cu ordinea; ca temei sunt indicate articolele din Codul Muncii.

Când un angajat este concediat, toate evidențele de muncă, premiile făcute în carnetul de muncă în timpul lucrului său la această întreprindere sunt certificate prin semnătura șefului său și sigiliul.

Cartea de contabilitate a cărților de muncă și inserții în acestea

La primirea unui carnet de muncă în legătură cu concedierea, angajatul trebuie să-și pună semnătura în cartea de contabilitate pentru cărțile de muncă și inserări în acestea, precum și în cardul de formular T-2 (formularul este elaborat de organizație independent ). Registrul contabil trebuie numerotat, dantelat si sigilat cu semnatura si sigiliul angajatorului.

Acord de răspundere integrală

Dintre documentele care trebuie întocmite de către angajator, trebuie să se acorde atenție acordurilor privind răspunderea integrală, precum și cu privire la răspunderea colectivă (de echipă) (articolele 405, 406 din Codul muncii). Sunt incheiate obligatoriu cu un angajat care a implinit varsta de 18 ani, in cazul in care i se transfera bunuri de valoare pentru depozitare, prelucrare, vanzare (vacanta), transport sau folosire a acestora in procesul de productie.

Un model de acord privind răspunderea integrală a fost aprobat prin Decretul Consiliului de Miniștri al Republicii Belarus din 26 mai 2000 nr. 764 „Cu privire la aprobarea unei liste aproximative de posturi și lucrări înlocuite sau efectuate de angajați cu care un angajator poate încheie acorduri scrise privind răspunderea individuală deplină și un acord aproximativ privind răspunderea individuală deplină” (modificat la 07/09/2011).

Problemele de răspundere colectivă (de echipă) sunt reglementate de Decretul Ministerului Muncii al Republicii Belarus din 14 aprilie 2000 nr. 54 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind răspunderea colectivă (de echipă), o listă orientativă a lucrărilor, în perioada a cărei performanță poate fi introdusă răspunderea colectivă (de echipă), acord exemplar privind răspunderea colectivă (brigadă).

Program de vacanță

Angajatorul este obligat să întocmească un program de concediu (articolul 168 din Codul muncii). În conformitate cu acesta, se stabilește ordinea acordării concediilor plătite. Programul de vacanță se aprobă de către angajator, ținând cont de opinia organului sindical ales al acestei organizații (dacă există) până la data de 5 ianuarie. Salariatul trebuie anunțat în scris despre ora începerii concediului de odihnă cu cel puțin 2 săptămâni înainte de începerea acesteia (articolul 169 din Codul muncii).

La întocmirea graficului este necesar să se asigure respectarea cerințelor legale privind anumite categorii angajaţii care au dreptul să plece la o oră convenabilă lor sau la anumit timp(de exemplu, angajați sub 18 ani, veterani de război și operațiuni militare pe teritoriul altor state etc.). În plus, persoanelor care lucrează cu fracțiune de normă li se acordă concediu concomitent cu concediul pentru locul de muncă principal.

Reglementări privind salariile

Introducerea în organizare a unui sistem eficient de salarizare și raționalizare a muncii, ținând cont de specificul acestuia, face posibilă utilizarea mai rațională a resurselor umane și luarea deciziilor optime într-un mediu de producție specific. Principalul document intern care reglementează sistemul de salarizare a angajaților utilizat în organizație este Regulamentul de remunerare. Conținutul și structura prezentului Regulament depind de multe circumstanțe care determină competența angajatorului în elaborarea termenelor de plată, i.e. în practică, conținutul acestor documente este strict individual.

Reglementări privind bonusurile

Bonusurile sunt înțelese ca plata către angajați a unor sume bănești în plus față de câștigul de bază pentru a încuraja succesul obținut la locul de muncă și a stimula creșterea în continuare a acestora. Sistemul de bonusare de remunerare presupune plata unui bonus unui anumit cerc de persoane pe baza unor conditii prestabilite de bonus.

Dispoziţia privind sporurile (articolul 63 din Codul muncii) se aprobă prin ordin al angajatorului. Indică cercul de persoane care trebuie încurajate, indicatorii și condițiile pentru bonusuri, cuantumul bonusurilor (maxim sau specific fiecărei profesii, funcție). În baza prezentului Regulament, salariații, atunci când îndeplinesc indicatorii și condițiile sporurilor, au dreptul de a cere plata sporurilor, iar angajatorul are obligația de a plăti această sumă a sporurilor. Reglementările privind sporurile se întocmesc pe categorii de salariați.

Foile de pontaj

Foile de pontaj înregistrează timpul de lucru al fiecărui angajat timp de o lună, iar atunci când lucrează cu un program de lucru flexibil - contabilizarea rezumată a timpului de lucru. Foaia de pontaj contine de obicei numarul de personal al fiecarui angajat, numele, prenumele, patronimul, informatii despre programul de lucru pentru fiecare zi a lunii. Este condus de un cronometrator sau de o persoană responsabilă cu fișa de pontaj, care este numită prin ordin al șefului și servește pentru controlul personalului și remunerarea în departamentul de contabilitate al întreprinderii.

Descrierea postului

O etapă importantă în formarea documentației de personal entitate legală este elaborarea fișelor posturilor pentru angajați (articolul 194 din Codul muncii).

Referinţă: fișa postului - un document care reglementează activitățile fiecărui post și care conține cerințe pentru angajatul care ocupă această funcție. Fișa postului este aprobată de șeful organizației și adusă angajatului împotriva semnării.

Elaborarea fișelor postului este foarte importantă, deoarece definește clar atribuțiile angajatului. Obligația de a întocmi fișele postului se stabilește de fapt numai pentru salariații care ocupă o funcție. Lucrătorilor nu li se furnizează fișe de post.

Cu toate acestea, după cum a demonstrat practica, disponibilitatea instrucțiunilor de lucru pentru diferite profesii ale lucrătorilor nu va fi de prisos, mai ales în cazul unui posibil litigiu atât cu lucrătorii angajați, cât și cu cei disponibilizați.

Fișele postului vă permit să reziliați contractul de muncă din cauza neconcordanței salariatului cu postul ocupat; servesc drept bază pentru evaluarea performanței angajaților; ajuta la evitarea dublarii sarcinilor intre angajatii cu posturi similare; să permită dovedirea în instanță a legitimității unei sancțiuni disciplinare aplicate unui salariat în legătură cu neîndeplinirea acestuia. atributii oficiale. Astfel, angajatorul va putea răspunde la întrebarea instanței: „După ce v-ați îndrumat când ați concediat angajatul, făcând o concluzie despre performanță necorespunzătoare ei îndatoririle lor?"

Afaceri private

Dosarul personal al unui angajat - un set de documente care conțin informații despre angajat și activitatea sa de muncă. Un dosar personal se întocmește după emiterea unui ordin de angajare și conține: o fișă personală pentru evidența personalului; autobiografie; copii ale documentelor de studii; caracteristici sau scrisori de recomandare (dacă este necesar); aplicație pentru un job; contract de muncă; o copie a ordinului de angajare etc.

Procedura de lucru cu dosarele personale nu este reglementată de standarde generale, în legătură cu care organizațiile rezolvă problemele formării și întreținerii acestora în moduri diferite. De regulă, dosarele personale sunt păstrate pentru directori, specialiști, financiari persoane responsabileși așa mai departe.

Inițial, documentele care formalizează procesul de angajare sunt grupate într-un dosar personal, iar ulterior - toate documentele principale care apar în perioada activității de muncă a angajatului în organizație.

Departamentul de Resurse Umane păstrează dosarele personale numai ale angajaților care lucrează. Dosarele personale ale lucrătorilor disponibilizați trebuie transferate în arhivă și păstrate timp de 75 de ani. Se întocmește un inventar intern pentru documentele dosarului personal.

Jurnal de afaceri personale

Afacerile personale sunt înregistrate în registrul afacerilor personale, care este principalul document contabil.

Cardul personal al angajatului

Cu fiecare înscriere efectuată pe baza unei comenzi (instrucțiuni) în cartea de muncă (inserție), angajatul serviciului de personal este obligat să familiarizeze proprietarul acestei cărți împotriva semnăturii în cardul personal al formularului T-2. Cardul personal al angajatului dublează înregistrările care se fac în carnetul de muncă al angajatului, și conține și alte date personale ale angajatului, de exemplu. informații referitoare la un anumit angajat, necesare angajatorului în legătură cu relaţiile de muncăși să fie înregistrate.

Reglementări privind unitatea structurală

Regulamentul privind unitatea structurală stabilește locul unității în structura societății, structura unității, funcțiile pe care le îndeplinește, interacțiunea cu alte unități ale societății și organizatii externe, drepturile și responsabilitățile funcționarilor de divizie. Prezența acestuia nu este obligatorie pentru organizație.

După cum arată practica, lipsa documentației de personal în organizație este asociată cu următoarele riscuri:

Rezultatul verificării conformității cu legislația muncii în organizație de către autoritățile de control și supraveghere este impunerea unei amenzi administrative (articolul 9.19 din Codul Republicii Belarus privind contravențiile administrative) atât angajatorului, cât și funcționarilor acestuia, precum și emiterea unui ordin obligatoriu de eliminare a abaterilor comise;

Absența documente necesare, reglementând în mod clar relația dintre salariat și angajator, creează baza pentru eventualele conflicte cu angajații, și, ca urmare, pentru depunerea plângerilor la inspectoratul de muncă sau la instanța de judecată.

La rândul său, atunci când configurați un flux de lucru optim al personalului, puteți rezolva eficient mai multe sarcini paralele simultan:

Măsurile pentru organizarea corectă a fluxului de lucru al personalului reprezintă o garanție a unui rezultat pozitiv în timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile de control și supraveghere de stat și un pas către construirea imaginii organizației;

În acest fel, se pot oficializa procedurile de personal care există în organizație (angajarea și concedierea unui angajat, impunerea unei sancțiuni disciplinare, tragerea la răspundere a salariatului etc.);

Introducerea documentelor de personal vă permite să realizați un „echilibru de interese” al organizației și al angajaților săi prin reglementarea clară a ceea ce anume trebuie să facă fiecare angajat (de exemplu, în fișele postului) și care sunt funcțiile organizației.

Natalia Vladyko, avocat

Concept de afaceri. Componența documentației de personal.

Activitati de managementîși găsește reflectarea în documente cu ajutorul cărora se realizează diverse funcții: logistică, prețuri, organizatorice și administrative, contabilitate etc. Proprietatea cea mai caracteristică a tuturor documentelor este aceea că sunt surse sau purtători de informații și trebuie să îndeplinească astfel de cerințe, ca potrivire pentru conservare pe termen lung, vizibilitate maximă.

munca de birou - activități pentru a crea documente și a organiza munca cu acestea.

Organizarea muncii cu documente prevede crearea condițiilor, asigurând deplasarea, căutarea și păstrarea documentelor în munca de birou. Această funcție trebuie îndeplinită de manageri de la toate nivelurile.

Ca urmare a implementării funcțiilor de conducere generale și speciale, se formează două grupuri de documente:

1 grup- documentatia care furnizeaza functie organizatorica aparat de management (documente în organele guvernamentale).

2 grupa- cuprinde documente specifice oricăreia dintre funcţiile speciale de conducere.

Fluxul documentelor- este mișcarea documentelor în organizație din momentul în care sunt primite sau create și până la finalizarea executării sau expedierii.

Organizare corectă managementul documentelor contribuie la trecerea rapidă a documentelor în aparatul de management, un volum de lucru uniform al departamentelor și are un impact pozitiv asupra procesului de management în ansamblu.

Circulația documentelor într-o organizație se realizează sub forma unor fluxuri care circulă între punctele de prelucrare a informațiilor (șefi de instituții și divizii structurale, specialiști și angajați) și puncte de procesare tehnică (expediții, birouri de mașini etc.).

În legătură cu aparatul de control, există fluxuri de documente de intrare, ieșire și interne.

Documentele primite, după examinarea conducerii lor și întocmirea unei hotărâri, se înmulțesc în funcție de numărul de executori, iar originalul este transferat executorului responsabil, căruia i se transferă și copiile completate în termenul stabilit.

Managementul înregistrărilor HR- activități care acoperă problema documentării și organizării muncii cu documente care conțin informații despre personalul unei întreprinderi (organizație) la angajarea, transferul și concedierea angajaților, comenzi privind personalul, evidența personalului etc.

Organizare corectă (adică în conformitate cu legea aplicabilă). munca de birou de personal joacă un rol decisiv în exercitarea de către cetățean a dreptului la muncă.

Componența documentației de personal:

Documentația care se utilizează la angajarea personalului (Chestionar pentru angajare și interviu ( vezi formularul de cerere), Chestionar al solicitantului pentru post, Ordin de angajare, Fișă personală pentru evidența personalului, autobiografie);

contracte de munca;

Carnetele de muncă ale angajaților organizației;

descrierea postului;

Documente de călătorie de afaceri (înscrise în Registrul angajaților care pleacă într-o călătorie de afaceri), se eliberează certificate celor care pleacă;

Documentație privind procesul de evaluare a personalului (Fișa de atestare, Lista indicatorilor pentru evaluarea personalului, programul de evaluare, procesul-verbal al ședinței comisie de atestare, formulare de interviu);

Documentație privind pregătirea angajaților (Fișă de înscriere pentru specialiști sosiți la formare, Model plan individual creşterea profesională a salariaţilor înscrişi în rezervă pt posturi de conducere, Instrucțiuni privind desfășurarea pregătirii psihologice, precum și Fișe standard de trimitere și Jurnale de stagiu);

Documente la concediere și transferul salariaților la un alt loc de muncă (Declarațiile angajaților, Ordin de transfer, Ordin de încetare a contractului de muncă (contract), Jurnal de înregistrare a transferurilor de salariați, Certificate de rotație a personalului, Fișă de pontaj, Fișe de număr de salariați .

După funcție managementul personalului disting următoarele grupe principale de documente:

1. Prin documente personale : carnet de muncă, introduceți pe acesta, pașaport, legitimație militară, diplomă sau certificat de studii. Aceste documente reprezintă confirmarea legală a informațiilor pe care angajații le furnizează despre ei înșiși în momentul angajării, precum și la mutare. Dintre aceste documente, doar carnetul de muncă și inserția la acesta rămân în departamentul de personal.

Documentele personale sunt și documente care sunt eliberate de departamentul de personal pentru o recomandare țintită: o carte de identitate sau un permis, un certificat de călătorie, un certificat de dezvoltare profesională etc.

2. Documente privind personalul(adică documente pe care angajatul le întocmește direct, precum și documente privind numirea, premiile etc.): cereri ale salariaților pentru angajare, concediere sau transfer, fișă de evidență personală, autobiografie.

3. Documente contabile:înregistratoare de date privind înregistrarea inițială și următoarea actualizare a informațiilor privind componența și circulația personalului:

Primar documente contabile(carte personală, documente personale: un inventar al documentelor din dosarul personal; cerere de angajare, contract, fișă de evidență a personalului, autobiografie, copie după documentul de învățământ, extrase din ordine de admitere, mutare, concediere, diverse adeverințe - medicale, de la domiciliu, extrase din procesele-verbale de ședințe colectiv de muncă, Istoria Angajărilor);

Documente contabile derivate (sunt formulare jurnal pentru înregistrarea acreditărilor) - caietul de personal și oficial și alfabetic; registrul persoanelor înscrise la rezerva de personal; carte de contabilitate a cărților de muncă; jurnale de contabilizare a concediilor, sanctiuni disciplinare, premii, contabilitate pentru acceptare, mutari, concedieri etc.

4. Documente administrative(relații de muncă fixe) - ordine de acceptare, transfer și concediere a personalului, încurajare și acțiune disciplinară, atestare, înscriere în rezerva de personal, comandă într-o călătorie de afaceri etc.

5. Organizatoric documente - Regulamente (cu privire la departamentul de personal, cu privire la certificare, cu privire la înscrierea în rezerva de personal etc.), instrucțiuni (instrucțiuni pentru munca de birou, pentru lucrul cu cererile cetățenilor, fișele postului etc.), reguli (regulamente interne, economisire). documente de personal etc.).

6. Hartii albe (utilizat în activitatea serviciilor de personal) - raportare și note de birou pe probleme de personal, scrisori oficiale, telegrame și mesaje telefonice, liste, rapoarte, informații etc.

Tema 6: Planificare și personal