Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Crearea unui sistem de management funcțional productiv pentru o entitate economică presupune următoarele activități:

Identificarea factorilor care influențează semnificativ activitățile unității și prioritizarea acestora;

1. Determinați direcția proceselor verticale determinate de colectarea și furnizarea de informații;

2. Selectați sau proiectați un tipic organigrama pentru fiecare unitate structurală în funcție de principiul rolului (informații despre personal, date despre produse, date despre fluxul financiar etc.);

3. Determinați focalizarea proceselor orizontale (HP), care completează focalizarea prioritară a proceselor verticale;

4. Proiectați procese orizontale ținând cont de abordarea bazată pe rol;

5. Pentru angajații care fac față cu succes funcțiilor atribuite de implementare a GP, oferiți modalități formale și informale de a-și îmbunătăți activitățile.

Să aruncăm o privire mai atentă moduri formale asigurarea mentinerii functionarii productive a unei entitati economice.

* Documentare proceduri și procese de afaceri. Scopul principal este de a crește eficiența angajaților prin reglementarea responsabilităților lor de rol și descentralizarea procesului decizional. Această abordare ne permite să dezvoltăm standarde „interne” pentru fiecare angajat și să legitimăm ordinea interacțiunii diviziuni structurale, garantat de documentele de reglementare relevante.

* Optimizare procesele de afaceri și procedurile cheie de luare a deciziilor pentru a crește „controlabilitatea” tuturor legăturilor ierarhice. structura organizatorica, începând de la un interpret individual și terminând cu o entitate economică în ansamblu. Acest lucru se realizează prin echilibrarea cheii afaceri corporative proceselor și creșterea durabilității funcționării acestora.

* Creare grupuri intelectualeîn cadrul definirii activităților pentru a genera propuneri pentru domeniile lor promițătoare.

* Organizare o echipă de angajați pentru a implementa un proiect specific într-un anumit domeniu de activitate. Această activitate este cea mai responsabilă, deoarece echipa este obligată să monitorizeze cu strictețe cheltuirea resurselor financiare și să respecte termenele limită, implementând sarcinile atribuite. În plus, activitățile echipei în sine de implementare a proiectului trebuie să fie realizate în conformitate cu etapele planificate.

Să luăm în considerare cel mai mult etapele caracteristice ale implementării proiectului. Astfel de etape pot fi următoarele: determinarea parametrilor principali, planificarea lucrărilor, formarea unui grup de dezvoltatori, organizarea lucrărilor pentru implementarea proiectului, monitorizarea progresului implementării, finalizarea.

Etapa „definirea parametrilor principali” presupune: stabilirea unui obiectiv; alocarea resurselor umane, financiare și materiale; termenele de implementare; riscuri posibile. La etapa de „planificare a lucrărilor” se determină succesiunea lucrărilor efectuate, interacțiunea acestora, rezultatele fiecărei lucrări, se întocmește un program de implementare a acestora, posibile abateri de la termenele și măsurile de eliminare a acestora, disponibilitatea resurselor fiecăruia. munca este specificata. Etapa „formarea unei echipe de dezvoltare” presupune selecția specialiștilor în fiecare domeniu prevăzut în proiect și repartizarea responsabilităților între aceștia. La etapa de „organizare a muncii pentru implementarea proiectului” se elaborează măsuri organizatorice pentru implementarea efectivă a fiecărei lucrări și pentru realizarea proiectului în ansamblu. Etapa „monitorizarea progresului implementării” prevede monitorizarea, înregistrarea și urmărirea constantă a tuturor tipurilor de lucrări și etape; identificarea blocajelor în implementare și eliminarea acestora. Etapa de „finisare” presupune însumarea rezultatelor proiectului; dezvoltarea de măsuri care să garanteze eliminarea erorilor de calcul înregistrate în primul ciclu al proiectului.

Automatizarea controlului

Atunci când o organizație ridică o întrebare și ia decizia de a automatiza managementul, apar multe întrebări. Să le enumerăm pe cele mai semnificative dintre ele. Ce a motivat această decizie? Ce înseamnă „controlul automatizat”? De unde să încep? Care sunt principalele etape de dezvoltare? Cum să abordăm problema alegerii? Care ar trebui să fie criteriile de evaluare? Care sunt preferințele pentru o anumită metodologie de proiectare și mediu de instrumente? Ce este nevoie pentru asta?

Vom încerca să răspundem la aceste întrebări și la alte întrebări care apar inevitabil în timpul creării unui sistem de automatizare a managementului unei organizații, ale căror principale etape sunt prezentate într-o diagramă schematică generalizată (Fig. 2.4).

Figura 2.4. Schema generalizata de automatizare a managementului organizatiei

Abordare metodică. Funcționarea oricărei organizații are ca scop rezolvarea productivă a unui anumit set de probleme. Acestea includ următoarele: angajarea unui angajat, concedierea unui angajat, urmărirea creșterea carierei, compilatie masa de personal, acumulare salariile, încheierea diferitelor contracte, transferul de bani, asigurarea cantității necesare de resurse de producție, comportament de succes pe piața produselor etc. La stabilirea fiecăreia dintre sarcini, este descrisă starea inițială a lucrurilor, resursele disponibile, instrumentele și cerințele pentru executanți. În plus, sunt determinate obiectivele care se preconizează a fi atinse ca urmare a implementării anumitor sarcini.

Soluție în vedere generală a unei anumite sarcini presupune implementarea unui anumit set de acţiuni care formează un anumit proces. Schematic, aceasta poate fi reprezentată astfel: executanții execută secvențial acțiuni conform unui proces prestabilit, atrăgând instrumentele adecvate și cheltuind resursele necesare. Specialistul în astfel de procese acționează ca un interpret. Cu alte cuvinte, funcționarea unei organizații este considerată ca implementarea unui anumit set de sarcini, fiecare dintre ele având procese corespunzătoare.

Rezumând cele de mai sus, concluzionăm: pentru funcționarea productivă a unei organizații (în cazul general, o entitate economică), este necesar să existe enunțuri ale tuturor sarcinilor care se preconizează a fi dezvoltate și descrieri ale proceselor de implementare a acestora.

Pe de altă parte, orice organizație trebuie considerată ca un sistem care trebuie să răspundă în mod adecvat la schimbările din mediul intern și extern și să se adapteze eficient la noile condiții de funcționare a acestuia. Totodată, este necesar să se țină cont de aspectele legate de reorganizarea entității de afaceri în sine, ceea ce determină posibila transformare a structurii organizatorice, care, la rândul său, implică modificări în lista sarcinilor de rezolvat, a acestora. formularea, succesiunea, precum și procesele de implementare a acestora.

Schimbarea proceselor de rezolvare a problemelor, la rândul său, poate implica schimbări calitative și cantitative ale resurselor, redefinirea instrumentelor, modificarea compoziției executanților și/sau redistribuirea responsabilități funcționaleîntre interpreți, precum și îmbunătățirea nivelului lor profesional.

Vom pleca de la faptul că într-o organizație, pentru orice sarcină, se definește un proces de rezolvare a acesteia, cu condiția să fie asigurată cu resursele, instrumentele și personalul instruit necesare. În același timp, dezvoltarea și rezolvarea în comun a mai multor probleme trebuie să fie coordonate între ele în ceea ce privește timpul, resursele, componența interpreților și un set de instrumente.

Să definim nivelul de management al organizatiei ca o varietate de unități structurale și angajați care oferă: compilarea unei liste de sarcini de rezolvat în organizație; punerea lor în scenă; implementarea proceselor pentru rezolvarea sarcinilor atribuite; resursă, instrumentală și personalul fiecare proces; implementarea proceselor și coordonarea executării acestora. În același timp, trebuie avută grijă la creșterea eficienței nivelului de management, datorită creșterii productivității lucrătorilor în rezolvarea problemelor tipice fără a compromite indicatorii de calitate atinși datorită automatizării managementului.

Astfel, motivul pentru a lua o decizie de automatizare a controlului este dorința de eficientizare mediu intern functionarea organizatiei in vederea cresterii productivitatii managerilor specialisti.

Prezentarea ulterioară a materialului implică clarificarea unui număr de concepte.

Automatizare este un sistem de măsuri care vizează creșterea productivității unui individ prin transferul și îndeplinirea funcțiilor sale de către mașini și/sau mecanisme.

Automatizarea controlului- aceasta este îndeplinirea funcțiilor unui individ prin software și hardware în implementarea unei părți sau a întregului proces de rezolvare a unei anumite probleme. De regulă, automatizarea controlului se identifică cu disponibilitatea informațiilor necesare în aceste scopuri. Aceasta înseamnă că automatizarea managementului ar trebui să fie începută în prezența proceselor informaționale existente susținute de documente relevante.

Se știe că funcționarea unei organizații și nivelul de management al acesteia se realizează pe baza unor documente. Documentul este implicat în rezolvarea problemelor de producție, personal, contabilitate, financiare sau de altă natură. Astfel, document trebuie considerată o componentă de bază a managementului.

Să definim munca de birou ca procesul de creare a documentelor şi de executare a procedurilor de management pe baza acestora în vederea rezolvării unui anumit set de sarcini care asigură funcţionarea (eventual productivă) a organizaţiei. Astfel, automatizarea de birou este considerată o componentă de frunte a sistemului de automatizare de management al organizației în ansamblu.

Există două abordări cunoscute ale procesului de automatizare a sistemului de management al unei organizații. Prima abordare este concepută pentru a automatiza un sistem de management existent, care se bazează de obicei pe gestionarea înregistrărilor pe hârtie. Al doilea presupune crearea de birou electronic pentru un nou sistem de management, care asigură automatizarea maximă a întregului proces de management.

Să luăm în considerare sistemul de organizare și management, a cărui funcționare se bazează pe documente. În același timp, sub documente Vom înțelege procesul de producere a unui set de documente pe hârtie ca principalul purtător de informații necesare pentru luarea deciziilor, iar unul sau altul specialist este presupus a fi executant. În acest caz, dezvoltarea unui sistem de automatizare ar trebui să înceapă cu automatizarea procesului de management existent, bazat, de regulă, pe un sistem pe hârtie. Această decizie se datorează faptului că procesul de management există de facto, iar organizația funcționează efectiv. Să vă reamintim că sistemul actual documentele reflectă nivelul de dezvoltare a sistemului de management organizatie specifica, care este de înțeles, familiar pentru angajații săi și corespunde calificărilor acestora. Prin urmare, o tranziție treptată la automatizarea managementului este nedureroasă atunci când mediul de informare se schimbă doar de la hârtie la electronic, iar ordinea obișnuită de execuție a proceselor și procedurilor de management rămâne aceeași. În acest caz, este necesar să se descrie în mod oficial sistemul de management existent bazat pe managementul documentelor pe hârtie. Atunci când se dezvoltă un sistem de automatizare a controlului, este imperativ să se implice angajații organizației implicați într-un anumit proces, datorită faptului că numai ei cunosc toate caracteristicile acestuia. Este necesar să se descrie un proces separat pentru rezolvarea unei probleme specifice și procesul de executare a formelor documentelor utilizate în implementarea acesteia. Cu această formulare a întrebării, documentul descriptiv acoperă o singură sarcină și este vizibil pentru lucrătorul care își formalizează descrierea. În acest caz, angajatul trebuie să descrie în mod oficial munca pe care o desfășoară zilnic. Documentele descriptive pentru fiecare sarcină și proces în cadrul dezvoltării unui sistem de control automat constituie documentația de proiect. Creare documentatia proiectului implică utilizarea unui limbaj formalizat, a cărui sintaxă și vocabular sunt clar înțelese de toți participanții la dezvoltare. Vocabularul unei astfel de limbi se bazează pe vocabularul disciplinei și/sau al activității subiectului, precum și pe vocabularul documentelor. Această abordare este dictată de faptul că schimbul de informații se realizează la nivelul documentelor, a scopului funcțional al acestora, a tipurilor de date prezentate în acestea, precum și a operațiunilor efectuate atât asupra datelor individuale, cât și asupra documentelor în ansamblu. Rețineți că, împreună cu termenul „hârțoage”, vom folosi termenul „hârtoagie”.

Să luăm în considerare o organizație și sistemul său de management, a cărui funcționare se bazează pe managementul biroului electronic. Sub managementul biroului electronic se referă la astfel de proceduri în care un document electronic este utilizat ca suport de informații de bază, iar executanții sunt angajați ale căror locuri de muncă sunt echipate cu calculatoare, care, la rândul lor, pot fi combinate în retea de calculatoare. Rețineți că împreună cu termenul „luc de birou electronic” vom folosi termenul „flux de documente electronice”.

În ceea ce privește documentele pe hârtie, în acest caz ele joacă un rol de susținere.

Dezvoltarea unui sistem de automatizare bazat pe documentația de proiectare pentru gestionarea înregistrărilor pe hârtie se reduce la proiectarea unei scheme de gestionare a înregistrărilor electronice. Să enumeram principalele diferențe: principalul purtător de informații devine un document electronic; operațiunile se efectuează atât pe părți, cât și pe documentul electronic în ansamblu; menținerea metainformațiilor unui document electronic, care este parte integrantă a spațiului informațional unificat al organizației, este atribuită computerului; serviciu documente electronice(distribuție, replicare, colectare, replicare, copiere, stocare etc.) se realizează într-un mediu computerizat de rețea.

Pe următoarea etapăÎn timpul dezvoltării unui sistem automatizat, o descriere intra-sistem este implementată folosind instrumentele platformei software selectate. Să vedem cum puteți alege o platformă software.

bază munca de succes Orice întreprindere este o activitate de management. Managementul, după cum se știe, constă în analiza, luarea deciziilor și controlul executării sale. Mai mult, toată această activitate se desfășoară în regim de lucru în grup.

Automatizare activitati de management este un set de activități care vizează dezvoltarea și implementarea unei platforme software care să îmbunătățească eficiența activităților și a luării deciziilor prin eliberarea de sarcinile de rutină și utilizarea timpului mai inteligent.

Automatizarea activităților de management în diferite etape de lucru ar trebui să îndeplinească funcții diferite.

• În etapa de analiză, asigurați în timp util completitatea și relevanța informațiilor care provin din sistemele contabile ale întreprinderii, de la alți angajați și de la contractori.
• În faza de luare a deciziilor, asigurați accesul la orice referință și informații de reglementare necesare folosind arhive electronice, rapoarte și sisteme analitice. Formulați soluții sub formă de sarcini pentru executare de către alți angajați. Asigurați notificarea în timp util a deciziilor luate tuturor părților interesate, inclusiv contractorilor externi.
• În etapa de control al execuției, informați persoana care a luat decizia despre stadiul executării acesteia.

Întregul set de sarcini trebuie să funcționeze în modul de lucru în grup, fără a pierde integritatea sarcinilor și sarcinilor asociate cu soluția, indiferent de modul în care acestea sunt delegate și defalcate în sarcini pentru alți executanți.

Pierderea integrității deciziilor duce la pierderea controlului și la rezultate inevitabile - nerespectarea termenelor de executare a deciziilor, continuarea lucrărilor cu decizii deja anulate sau modificate și alte încălcări grave procesele de management, conducând la o scădere semnificativă a eficienței întreprinderii.

Principalele rezerve pentru creșterea eficienței activităților de management se află în zona transparenței controlului și a menținerii integrității managementului în condiții de lucru în grup.

Pentru a realiza aceste rezerve, în EDMS sunt create soluții pentru automatizarea complexă a proceselor critice, în special munca de birou și activitățile contractuale. O astfel de automatizare a procesului a activităților de management permite menținerea integrității managementului în cadrul unui singur proces. Indiferent câte procese sunt automatizate, există întotdeauna o zonă „descoperită” a activităților zilnice de rutină ale managerilor. Pentru a automatiza eficient activitățile de management în EDMS, trebuie rezolvată problema controlului end-to-end asupra întregii structuri de sarcini private generate în implementarea soluției.

Automatizarea activităților de management presupune implementarea măsurilor pentru implementarea cuprinzătoare a tehnologiilor moderne în companie tehnologia de informație. Problemele rezolvate prin utilizarea hardware-ului și software-ului pot fi împărțite în două grupe:

• amenajarea locurilor de munca pentru personalul de conducere cu mijloacele tehnice necesare colectarii si analizei informatiilor;
• implementarea unui sistem informatic cuprinzător adaptat nevoilor unei anumite companii și specificului activităților acesteia.

De ce este necesară automatizarea activităților de management?

Majoritatea problemelor de management sunt asociate cu ineficacitatea structurii organizatorice a întreprinderii. Sistemul de automatizare este conceput pentru a elimina acest dezavantaj. Acesta va asigura productivitate maximă din munca dvs., vă va ajuta să vă creșteți șansele în competiție, să eficientizați și să îmbunătățiți procesele de afaceri. Corecta decizii de management va permite:

• reducerea costurilor cu forța de muncă în timp ce desfășurați aceeași cantitate de muncă sau efectuați mai multă muncă cu aceleași costuri cu forța de muncă;
• eliminarea zonelor de lucru duplicate;
• eliminarea proiectelor nepromițătoare;
• redistribuiți sarcina;
• să răspundă prompt la schimbările din factorii cheie care influențează activitățile companiei;
• structura fluxul documentelor, raportarea și, în consecință, simplificarea accesului la informații;
• creșterea transparenței afacerii - instrumentele vă permit să identificați deficiențele și încălcările;
• consolida controlul.

În cele din urmă, deciziile inteligente de management vor duce la creștere indicatori financiari companiilor.

O soluție eficientă de la Docsvision

Automatizarea activităților de management este una dintre principalele specializări ale soluțiilor DoxVision. Experții companiei o desfășoară cu scopul de a îmbunătăți calitatea procesului, reducând riscul erorilor la zero (spre deosebire de făcut singur), creșterea preciziei și stabilității operațiilor efectuate. Platforma software Docsvision vă permite să creați o bază solidă pentru dezvoltarea afacerii, să colectați date maxime precise și actualizate pentru a lua deciziile corecte, a dezvolta o strategie și a construi planuri pe termen lung.

Experții de la DoxVision și partenerii săi dezvoltă soluții complete pentru întreprinderi de toate dimensiunile și domeniile de activitate. În plus, gama de servicii include:

• implementarea unei platforme software;
• întreținerea sistemului;
• suport tehnic;
• instruirea personalului.

Calitatea serviciilor este dincolo de orice îndoială, ceea ce este confirmat de conformitatea cu ISO 9001 și modelul CMMI 3 DocsVision este unul dintre liderii pieței EDMS/ECM din Rusia, capabil să concureze cu dezvoltatorii globali de platforme software pentru automatizarea managementului.

PRELEZA 1

CONCEPTE DE BAZĂ ALE AUTOMATIZAREA MANAGEMENTULUI

Sistem automat de management al întreprinderii

(ASUP) este un sistem de management construit pe baza utilizării tehnologiei informatice, a metodelor economice și matematice și a tehnologiei informației. Automatizarea controlului vizează în primul rând integrarea, care este una dintre cele mai importante proprietăți în sistemele moderne de producție.

Sistemul de control automat constă, la rândul său, din subsisteme Scopul împărțirii sistemelor de control automatizate în subsisteme este de a izola elemente mari eterogene pentru a simplifica procesele de proiectare, implementare și exploatare a sistemelor de control automatizate. Toate subsistemele sunt de obicei împărțite în două grupuri - funcţionalŞi oferind subsisteme.

Funcţional subsistemele sunt alocate în conformitate cu funcţiile de management desfăşurate la întreprindere. Sistemul de control automat al unei întreprinderi industriale cuprinde următoarele subsisteme: managementul pregătirii tehnice a producției, producția principală, producția auxiliară, logistica, planificarea tehnică și economică a producției, contabilitate, vânzări, personal, calitatea produselor și serviciilor, finanțe.

Furnizarea subsistemele sunt concepute pentru a oferi soluții la un set de probleme ale subsistemelor funcționale. Subsistemele suport includ suport tehnic, informațional, matematic, software și organizațional.

Subsistemul suport tehnic este un complex mijloace tehnice, care include echipamente informatice, echipamente pentru organizarea rețelelor locale și conectarea la rețele globale, dispozitive pentru înregistrarea, stocarea și afișarea informațiilor.

Subsistemul suport informativ include extern suport informativ sub formă de documente de intrare și de ieșire (inclusiv formular electronic), utilizat în rezolvarea problemelor funcționale, și intern, axat pe organizarea bazei de date a întreprinderii.

Subsistemul software include metode matematice, modele, algoritmi utilizați în rezolvarea problemelor de control.

Subsistemul software include software de sistem, programe de aplicație pentru rezolvarea problemelor de management, precum și alte programe utilizate în întreprindere.

Suport organizațional constă dintr-un set de reguli, instrucțiuni, regulamente și alte documente care reglementează funcționarea sistemelor automate de control.

Proiectarea, implementarea și operarea sistemelor de control automatizate la întreprindere sunt realizate cu ajutorul instrumentelor software. Instrumentele software moderne sunt sisteme complexe multifuncționale. Acestea conțin pachete de programe de aplicație pentru rezolvarea problemelor de control, instrumente pentru integrarea sarcinilor în configurațiile necesare, mijloace pentru interfațarea sistemelor automate de control cu ​​alte sisteme, de exemplu, cu CAD și multe altele. Astfel de sisteme pot fi numite de bază. Trebuie subliniat faptul că sistemul de bază este un mijloc de creare a unui sistem de control automatizat, dar nu este un sistem automat de control complet sau fragmentul acestuia. Vă permite să creați în cele din urmă un sistem de control automatizat flexibil, modificabil pentru o întreprindere, care combină abordări standard pentru rezolvarea problemelor de management și caracteristici specificeîntreprinderilor.

Sistemele de bază sunt de obicei vizate către o anumită clasă de întreprinderi. Structurile și compozițiile sistemelor de bază diferă unele de altele și de structura funcțională necesară a sistemelor de control automate la întreprindere. Aceste diferențe lasă o amprentă serioasă asupra alegerii sistemului de bază și asupra procesului de proiectare a sistemelor de control automatizate.

METODE DE MANAGEMENTUL ÎNTREPRINDERILOR

Concepte de bază ale teoriei controlului

Folosind abordarea cibernetică, în cea mai generală formă, procesul de management al întreprinderii poate fi ilustrat folosind diagrama prezentată în Fig. 1.

În raport cu întreprindere industrială Abordarea cibernetică presupune că următoarele principii ar trebui utilizate atunci când gestionați o întreprindere:

Managementul întreprinderii este considerat în cadrul unui sistem care include, pe lângă întreprindere și mediu extern;

Scopul managementului este formulat în termeni cantitativi;

Mecanismele de comunicare și control care funcționează în sistem sunt analizate ținând cont atât de determinism, cât și de modificări stocastice.

Managementul întreprinderii este întotdeauna subordonat unui anumit scop, așa că putem vorbi întotdeauna despre management optim într-un anumit sens, de exemplu obiectivul: maximizarea profitului pentru o anumită sarcină.

Orez. 1

Aici t este timpul, X măsura (t) este un vector de parametri măsurați care caracterizează starea obiectului controlat (partea măsurată a vectorului de coordonate de fază), Z măsura (t) este un vector de parametri măsurați care caracterizează starea mediului , U - acțiune de control, V- impactul asupra mediului, W - tulburări informaţionale. În general U, V, W poate depinde de X și t.

perioadă lungă de timp, reducerea costurilor de producție etc.

Managementul constă din două componente:

Acțiuni de control software care depind doar de timp;

Acțiuni corective de control formate conform principiului feedback-ului, adică în funcție de discrepanțe între valorile curente ale parametrilor controlați și cele prezise de program. Comportamentul parametrilor de activitate controlată este prezentat în Fig. 2.

Metodele de formare a componentei software a acțiunilor de control și de predicție a comportamentului unei întreprinderi în timpul implementării acestor influențe în economie și în domeniul managementului întreprinderii au dat naștere la dezvoltarea unei astfel de direcții precum metodele de planificare. Suplimentarea metodelor de planificare cu metode de formare periodică a componentelor corective ale acțiunilor de control au stat la baza direcției - management de proiect.

După introducerea acestor simplificări, procesul de management al întreprinderii poate fi reprezentat așa cum se arată în Fig. 3.

Orez. 2

Aici t- timp; X pl (t) - software, valoarea parametrului planificat; X f (t) - valoarea reală a parametrului.

Orez. 3

Planificarea constă în elaborarea unei „traiectorii” planificate a procesului X(t) pentru perioada de planificare ( t 0 ,t pl) . Contabilitatea, adică măsurarea, în sistemele de producție constă în determinarea în momente date a stării adevărate a procesului. X f (t). Controlul vă permite să determinați abaterea X f (t) din X pl (t), iar reglementarea constă în determinarea planului ajustat Xp(t), adică, este în esență o soluție la problema de planificare în condiții inițiale noi.

Circuitul de control prezentat în fig. 2 și fig. 3, este universal și aplicabil tuturor proceselor din sistemele de producție. Componentele unei funcții vectoriale X(t) pot exista indicatori care caracterizeaza progresul productiei, starea veniturilor, cheltuielilor, capacitatii, rezervelor, personalului etc.

Următorii termeni sunt utilizați pentru a descrie procesul de management. Managementul întreprinderii reprezintă un set de influenţe menite să asigure derularea eficientă a procesului de producţie din punctul de vedere al obiectivelor date.

Implementarea procesului de management al întreprinderii are loc în cadrul sisteme de management al întreprinderii - structuri în care se pot distinge obiect de controlŞi parte de control. Obiectul de control este procesul de producție. Serviciile de management acționează ca parte de conducere a întreprinderii.

Managementul întreprinderii are loc în timp, așa că ar trebui considerat ca proces de management. Structura procesului de producție determină, la rândul său, structura procesului de management. La fiecare întreprindere se pot distinge mai multe domenii de activitate (producție, vânzări, aprovizionare, finanțe etc.), iar în cadrul acestor domenii există procese la niveluri mai profunde, care sunt și obiecte ale managementului.

Un sistem de management al întreprinderii este sistem de management de tip organizatoric. În astfel de sisteme, rolul de organizare, coordonare și coordonare a comportamentului grupurilor de oameni este mare.

În consecință, în procesul de management se iau decizii din trei categorii: strategic, tactic și operațional. În conformitate cu această clasificare, aparatul de management are de obicei o ierarhie pe trei niveluri: nivelurile superioare, mijlocii și operaționale.

Cel mai înalt nivel (top management) determină obiectivele managementului, politica externă, materiale, financiare și resurselor de muncă, elaborează planuri pe termen lung și o strategie pentru implementarea acestora. Competența sa include analiza pieței, concurenței, condițiilor și căutarea unei strategii de dezvoltare a întreprinderii.

La nivel intermediar, se pune accent pe elaborarea planurilor tactice, monitorizarea implementării acestora, monitorizarea resurselor și elaborarea directivelor de control.

La nivel operațional, sunt implementate planuri și sunt întocmite rapoarte privind progresul implementării acestora. Conducerea aici este formată, de regulă, din manageri de mijloc care asigură managementul atelierelor, secțiilor, departamentelor și schimburilor. Sarcina principală a managementului operațional este de a coordona toate elementele procesului de producție în timp și spațiu.

La fiecare nivel se efectuează lucrări care asigură colectiv managementul. Aceste lucrări sunt de obicei numite funcții.

Toate procesele de producție private, până la cele elementare, reprezintă procese gestionate. Fiecare proces este controlat prin implementare functii de management în momente separate separate în timp. Funcțiile de management includ: planificare, contabilitate, control, reglementare, analiză. Planificare - aceasta este o determinare a comportamentului procesului controlat în viitor într-o formă deterministă. Planificare- o functie prin care scopul managementului este realizat intr-o forma ideala. Planificarea - consta in elaborarea de planuri (prognoze) pe termen scurt si lung pentru productie activitate economicăîntreprinderi bazate pe luarea în considerare a legilor sociale, economice și de altă natură și asociate cu prelucrarea unor volume mari de date și efectuarea de calcule complexe și intensive în muncă. Planificarea ocupă un loc semnificativ în activitățile conducerii superioare, mai puțin la nivel mediu și minim la nivel operațional. Contabilitate - determinarea stării efective a procesului controlat la momente discrete în timp. Contabilitate- o funcție care vizează obținerea de informații despre progresul întreprinderii Contabilitatea se desfășoară în principal la nivelurile operaționale și medii de conducere. Pe nivel superior Nu există o contabilitate de gestiune, dar pe baza acesteia se realizează pe deplin analiza rezultatelor producției și reglementarea acesteia. Control - aceasta este determinarea abaterilor între starea planificată și cea reală a procesului controlat în momente discrete în timp. Regulament- asigurarea functionarii proceselor gestionate in cadrul parametrilor specificati. Analiză - aceasta este o sinteză a implementării procesului gestionat în perioada de management, identificând factorii care au influențat gradul de atingere a rezultatelor planificate. Analiză și reglementare- compararea indicatorilor efectivi cu indicatorii standard, identificarea abaterilor, stabilirea cauzelor abaterilor si gasirea modalitatilor de eliminare a acestora. Relația dintre nivelurile de conducere și funcțiile pe care le îndeplinesc în ceea ce privește volumul de muncă efectuat este prezentată în tabel.

Relația dintre funcții și niveluri de conducere

Există o altă funcție de management - prognoza. Prognoza - aceasta este o determinare pentru viitor a caracteristicilor probabilistice ale procesului controlat. În funcție de obiectivele studiului, funcția de prognoză este considerată independentă sau combinată cu planificarea.

Progresele suplimentare în domeniul formalizării metodelor de management al întreprinderii sunt asociate cu:

1) cu o abordare sistemică, care presupune construirea unui sistem de modele. De obicei, aceste modele au o structură ierarhică care reflectă diferite caracteristici calitative ale comportamentului unui obiect atât de complex ca o întreprindere, de exemplu, un model de proces, o reprezentare a întreprinderii ca o compoziție a sistemelor de așteptare, modele de date utilizate în întreprindere. , etc.;

2) cu crearea unor metode regulate de determinare a acţiunilor de control bazate pe principiul ierarhic al descompunerii şi agregarii sarcinilor. Conform acestui principiu, rezultatul rezolvării unei probleme de control nivel superior devine condiţia iniţială pentru rezolvarea problemei construirii acţiunii de control a unei sarcini de nivel inferior. Mai mult, rezultatul rezolvării problemei de nivel inferior nu conduce la o revizuire a rezultatului rezolvării problemei de nivel superior.

Utilizarea acestor abordări ne-a permis să obținem următoarele rezultate:

Identificați o serie de probleme simplificate la care ar putea fi aplicate unele metode ale teoriei controlului optim, mașinilor cu stări finite, planificarea operațiunii etc.;

Creați proceduri eficiente pentru luarea deciziilor de management folosind cunoștințele empirice ale factorilor de decizie (DM);

Utilizați strategii de management euristic;

Determinați principiile de formare a structurilor organizatorice ale întreprinderilor.

Metode ale teoriei controlului utilizate în sistemele automate de control

La rezolvarea unor probleme particulare legate de managementul întreprinderii sunt utilizate pe scară largă o serie de metode formalizate, care în literatură sunt uneori numite economico-matematice. Unele dintre ele și-au găsit aplicație în sistemele moderne de control automatizat. Metodele economico-matematice sunt de obicei înțelese ca un set de metode matematice formalizate care permit găsirea unor soluții optime sau apropiate de cele optime. sarcini economice. Declarația problemei ar trebui să reflecte constrângerile economice existente. Pentru întreprinderi, aceste restricții provin din resurse limitate sau din condițiile externe în care se desfășoară activitățile lor economice. Criteriul de optimizare este formalizat ca functie obiectiv. Aceasta este o expresie care, pe baza sarcinii în cauză, trebuie maximizată sau minimizată. - Criteriile de optimizare la diferite niveluri ale sistemului de management al întreprinderii pot fi, de exemplu, volumele vânzărilor, profiturile, abaterea totală a timpului de producție de la cele necesare, nivelul de încărcare a echipamentelor, perioada de planificare a lucrărilor (lună, an), costurile totale de producție și lucrări în curs de desfăşurare etc. Variabilele din modelele economice şi matematice sunt parametri controlați. La rezolvarea problemelor de optimizare, variabilele pot fi numărul de produse produse, timpul de lansare/lansare, dimensiunile loturilor, nivelurile de inventar, orele de începere și de sfârșit ale operațiunilor. încă unul caracteristică importantă Metodele economice și matematice sunt că pot fi un instrument puternic pentru analiza situației economice. Cu ajutorul lor, de exemplu, puteți determina rapid că, având în vedere constrângerile date, nu există o soluție fezabilă. Unele metode nu se limitează la obținerea soluției optime. Odată ce un plan a fost format, ele permit evaluarea sensibilității planului optim la schimbările condițiilor externe sau caracteristicilor interne ale întreprinderii.

Varietatea metodelor economice și matematice este destul de mare. Această scurtă analiză se bazează pe natura aparatului matematic.

Programare liniară constă în găsirea unei soluţii optime pentru o funcţie obiectiv liniară sub restricţii liniare şi restricţii asupra nenegativităţii variabilelor.

O gamă largă de probleme de planificare a producției pot fi formulate în termeni de programare liniară, activitati financiare, planificare tehnică și economică, planificare R&D.

Particularitatea programării liniare este că, cu ajutorul ei, nu numai că puteți obține o soluție optimă, ci și puteți studia cu succes sensibilitatea soluției rezultate la modificările datelor inițiale. Rezultatele analizei de sensibilitate au o interpretare economică clară.

Un caz special de programare liniară este model de transport. Se obține în mod natural la formalizarea problemei planificării transportului, dar cu ajutorul lui este posibilă rezolvarea altor probleme ale sistemului de control automat (alocarea personalului la locurile de muncă, compilarea programele de schimb etc.). Structura specifică a constrângerilor problemei ne-a permis să ne dezvoltăm metode eficiente solutii.

Loc importantîn sistemul de control automat aparține metodelor programare discreta, care sunt axate pe rezolvarea problemelor de optimizare cu variabile întregi (parțial sau complet). Cerința integrității în multe probleme de management al producției vine în prim-plan dacă despre care vorbim, de exemplu, despre determinarea programului optim pentru producția de produse, al căror număr trebuie să fie un întreg. Un caz special de probleme de programare discretă sunt problemele cu variabile booleene (0 sau 1), adică probleme de alegere a uneia dintre cele două soluții pentru fiecare obiect (numărul de obiecte poate fi mare). Ca exemplu, puteți specifica sarcinile de plasare a echipamentelor, crearea unui portofoliu de comenzi etc.

Pentru a rezolva probleme de programare discretă, au fost dezvoltați diverși algoritmi, inclusiv căutare combinatorie și aleatorie.

Modele programare stocastică descrieți situații în care elementele modelului sunt variabile aleatoare cu funcții de distribuție cunoscute. Pentru problemele de programare liniară, abordarea soluției este de a reduce problema inițială la o formă deterministă.

Modele și metode de rețea sunt utilizate acolo unde este posibilă structurarea clară a procesului controlat sub forma unui grafic care descrie relațiile dintre muncă, resurse, costuri de timp etc. Au fost dezvoltate o serie de metode pentru rezolvarea problemelor folosind modele de rețea pentru a determina calea critică. si aloca resursele.

Programare dinamică este un proces în mai multe etape de obținere a unei soluții la problema optimă. Formalizarea problemelor dinamice pare cea mai naturală, dar această metodă poate fi aplicată cu succes și la problemele statice dacă este posibilă împărțirea soluției problemei inițiale în etape. O limitare serioasă în utilizarea metodei de programare dinamică este dimensiunea problemelor. Dacă dimensiunea este mare, atunci este necesar să ne amintim o cantitate mare de informații intermediare. În practică, rezolvarea problemelor de optimizare este posibilă pentru sisteme cu o dimensiune care nu depășește trei.

Modele multicriteriale reflectă unul dintre tipurile de incertitudine în problemele de găsire a soluțiilor optime – incertitudinea obiectivelor. Aceste modele și metode sunt extrem de promițătoare, deoarece multe sarcini de planificare în sistemele de control automatizate pot și ar trebui să fie considerate multi-criterii. Această abordare vă permite să optimizați soluțiile rezultate în funcție de un set de criterii care reflectă aspecte economice, tehnologice, sociale, de mediu și alte aspecte ale activității întreprinderii.

Statistică matematică în sistemele de control automatizate se foloseşte pentru rezolvarea problemelor de analiză şi prognoză economică şi procesele sociale la întreprinderi, crearea și ajustarea cadrului de reglementare. Cele mai frecvent utilizate metode sunt: ​​calculul caracteristicilor statice, corelația, regresia și analiza varianței.

Teoria managementului stocurilor vă permite să determinați nivelurile de stoc de materiale, semifabricate, capacitatea de producție și alte resurse în funcție de cererea pentru acestea.

Teoria programării reprezintă o bază metodologică pentru rezolvarea problemelor de organizare a succesiunii de lucru. Aceasta ia în considerare structura și parametrii proces tehnologic. Pentru rezolvarea problemelor formulate din punct de vedere al teoriei planificarii se folosesc metode de modelare bazate pe prioritati.

Metode euristice au devenit destul de răspândite în sistemele de control automatizate, iar progresele ulterioare în această direcție sunt asociate cu dezvoltarea și implementarea sisteme expert. Sistemele expert fac posibilă acumularea de baze de cunoștințe despre procesul de producție, despre deciziile eficiente de control și, pe această bază, oferă soluții raționale la probleme greu de formalizat.

Gama de modele și metode economice și matematice este extrem de largă. Utilizarea acestora este îngreunată de dificultatea descrierii adecvate a procesului de producție, obținerea de soluții în condițiile unor probleme de mare dimensiune, precum și lipsa calificărilor personalului de conducere necesară pentru aceasta. caz.

Mai jos sunt enumerate modele și metode pentru rezolvarea unor probleme particulare de management al întreprinderii, incluse în sisteme de bază precum ERP:

Pentru a rezolva probleme planificare strategică se folosesc modele de programare liniară;

Planificarea operațională este construită, de regulă, pe baza modelelor de rețea. În acest caz, se folosesc metodele de calcul a căii critice și PERT;

Pentru rezolvarea problemelor de prognoză a cererii și a altor procese economice se folosesc metode de analiză de regresie, analiză a seriilor de timp și proceduri de procesare a evaluărilor experților;

La rezolvarea problemelor de planificare a vânzărilor și a volumelor de producție se folosesc metode de programare liniară;

Problema formării unui program de lansare a produsului poate fi formulată ca o problemă de minimizare a ciclului total de producție sub restricții de capacitate, unde variabilele sunt datele de lansare (producție). Sistemele de bază precum ERP au proceduri care vă permit să rezolvați această problemă prin generarea, analizarea și eliminarea opțiunilor, reducând în același timp numărul de variabile la fiecare iterație;

Problema calculării cerințelor materiale pentru asigurarea programului de producție este rezolvată pe baza unui model de explozie, în timpul căruia se calculează structura rețelei care descrie compoziția produsului.

Managementul operațional al producției în ERP se bazează pe utilizarea priorităților și a metodelor euristice pentru construirea programelor de lucru.

Cadrul de reglementare poate fi format folosind metode statistice.

După cum se poate observa din analiza de mai sus, întreprinderea nu acordă suficientă atenție sistem organizatoric management, atât pentru întreprindere în ansamblu, cât și pentru personal în special, după cum reiese din distribuția neclară a responsabilităților funcționale între departamente, dublarea funcțiilor, costuri ridicate manopera legata de fluxul documentelor, astfel ca a doua activitate planificata pentru implementare ar putea fi automatizarea sistemelor de management.

Întrucât sistemele automatizate joacă astăzi un rol important în optimizarea managementului atât al întreprinderii în ansamblu, cât și al angajaților întreprinderii în special, ele sunt cele care introduc schimbări calitativ noi în procesele de management al personalului din întreprindere.

Prin urmare, compania „Original” LLC plănuiește să facă o tranziție lină de la vechiul sistem informațional bazat pe 1C: Enterprise 7.7 la noul „1C: Enterprise 8.0”, această versiune datorită adaptării sale la sistemul rusesc munca de contabilitate si birou, precum si un pret mai mic in comparatie cu cele mai cunoscute pachete ale companiilor occidentale, este cel mai des folosita de micile afaceri.

Informații generale despre programul automat 1C:Enterprise 8.0.

„1C: Enterprise 8.0” - cea mai nouă versiune platforma tehnologică a companiei „1C”, pe care se dezvoltă soluții de automatizare a activităților companiilor.

În cadrul dezvoltării noii platforme „1C:Enterprise 8.0”, au fost rezumate mulți ani de experiență în soluții pe platforma „1C:Enterprise 7.7”, metode internaționale de management al întreprinderii (MRP, MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP). II etc.) au fost analizate și toate au fost luate în considerare dorințele partenerilor și clienților companiei 1C. Ca urmare, produsele software au fost completate cu o serie de caracteristici noi care pot extinde semnificativ gama de probleme aplicate care sunt rezolvate la automatizarea întreprinderilor mijlocii, mari și mici.

„1C:Enterprise 8.0” vă permite să creșteți performanța și scalabilitatea soluțiilor de aplicație, include noi configurații pentru management eficient date (vizualizare tabelară a părților documentelor, selecție pe mai multe domenii, planificare etc.) și instrumente puternice de raportare. Componentele de bază (contabilitatea, contabilitatea operațională, calculul) sunt acum incluse nativ în platforma 1C:Enterprise 8.0, iar interfața a devenit mai confortabilă și mai intuitivă.

Soluțiile de aplicație „1C:Enterprise 8.0” au devenit mai funcționale. Mecanismele noii platforme fac posibilă implementarea unui număr mare de funcții diferite care sunt necesare pentru gestionarea unei întreprinderi moderne.

Întreprindere

intenționează să automatizeze activitățile întreprinderii ca întreg, mai degrabă decât o singură divizie, prin instalarea unor module software precum: 1C: Contabilitate 8

Un program universal pentru automatizarea contabilității și contabilitate fiscală: 1C: Managementul comerțului 8

Automatizare activitati comercialeîntreprinderi: 1C: Salariile și managementul personalului 8

Automatizarea calculului salariilor și a vânzărilor politica de personalîntreprinderi: 1C:Management întreprindere producătoare 8.

O soluție care acoperă principalele bucle de control și contabilitate ale unei fabrici de producție

Deoarece efectul automatizării complexe este mult mai vizibil, în primul rând datorită faptului că:

· nu există lacune în fluxul de informații în organizație;

· nu este nevoie să introduceți informații de două ori;

· managerul are o imagine unificată a ceea ce se întâmplă la întreprindere, vede totul într-un „complex”.

În cazul nostru, cel mai mare interes este pentru o astfel de soluție de aplicație precum „Gestionarea salariilor și a personalului”, așa că vom dezvălui

tocmai conţinutul său.

Managementul salariilor și al resurselor umane

Configurația „Gestionarea salariilor și a personalului” este o soluție de aplicație de nouă generație concepută pentru implementarea politicii de personal a întreprinderii și a decontărilor monetare cu personalul din următoarele domenii:

· planificarea nevoilor de personal;

· rezolvarea problemelor de asigurare a afacerilor cu personal - selectie, chestionare si evaluare;

· managementul competențelor și certificarea angajaților;

· managementul motivaţiei financiare a personalului;

· planificarea eficientă a angajării personalului;

· contabilitatea personalului si analiza personalului;

· calculul salariilor personalului;

· calculul impozitelor și contribuțiilor din fondul de salarii reglementat de lege;

· reflectarea salariilor acumulate și a impozitelor în costurile întreprinderii.

Configurația vă permite să păstrați înregistrări într-o singură bază de informații în numele mai multor departamente functionale, care din punct de vedere al organizării afacerilor constituie o singură întreprindere.

În configurație se mențin în paralel două tipuri de contabilitate: managerială și reglementată. Contabilitatea de gestiune este menținută pentru întreprindere în ansamblu, iar contabilitatea reglementată este menținută separat pentru fiecare organizație.

Configurația „Gestionarea salariului și a personalului” vă permite să creșteți eficiența politicii de personal a întreprinderii. Configurația va fi utilă tuturor participanților care interacționează direct sau indirect cu ea.

Conducerea va avea control deplin asupra a ceea ce se întâmplă, va stabili structura întreprinderii și a departamentelor sale constitutive, va analiza componența personalului, va lua decizii de management pe baza completă și informaţii de încredere. Rapoartele analitice puternice oferă utilizatorului informații în secțiuni arbitrare.

Departamentul de HR va primi un instrument valoros pentru automatizarea sarcinilor de rutină, inclusiv sondajul și pregătirea de rapoarte privind angajații cu diferite condiții de selecție și sortare.

Angajații întreprinderii vor avea încredere că în orice moment vor putea primi rapid certificatele de care au nevoie, informații despre vacanța lor, date contabile personalizate pentru Fondul de pensii etc.

Depunerea raportărilor reglementate către organisme guvernamentale va deveni un proces mult mai puțin intensiv în muncă. Acest lucru este valabil mai ales pentru informațiile personalizate pentru Fondul de pensii.

In scopul mentinerii contabilitate se asigură operarea în comun a configuraţiei „Gestionare salariu şi personal” cu soluţia „1C: Contabilitate 8.0”.

Soluție în timp util probleme de personal, organizarea dezvoltării personalului, planificarea carierei angajaților, metode moderne motivarea personalului, crearea conditii optime pentru a păstra cei mai productivi angajați - cei mai importanți factori supraviețuirea și dezvoltarea companiei. Prin urmare, automatizarea principalelor procese de management al personalului la întreprindere în momentul prezent este foarte relevant, vă permite să creșteți fiabilitatea informațiilor și să obțineți rapid o imagine analitică a resurselor umane ale întreprinderii în ansamblu în orice moment.

Un sistem automat de management al personalului modern este conceput pentru a optimiza munca, în primul rând, a conducerii și a personalului serviciilor de personal ale întreprinderii (pe lângă contabilitate și alte departamente) și joacă un rol important în creșterea productivității muncii acestora. În special, cu ajutorul unor astfel de sisteme, managerii de resurse umane scapă de operațiunile de rutină atunci când lucrează cu personalul, pregătesc și înregistrează comenzi (sunt estimări că ofițerii de resurse umane petrec până la 60% din timpul lor de lucru doar lucrând cu documentația de resurse umane).

Stocarea și procesarea automată a informațiilor complete de personal permite, de asemenea, selecția și transferul eficient al angajaților. În plus, calcularea automată a salariilor, ținând cont de informații despre posturile de angajare, vacanțe, concedii medicale, călătorii de afaceri, beneficii și penalități, le permite angajaților contabili să calculeze cu acuratețe și cu promptitudine salariile, să genereze rapoarte contabile și să atribuie costurile costurilor. Și acestea sunt doar câteva dintre funcțiile sistemelor moderne automatizate de management al personalului.

În special, rolul său în activitățile întreprinderilor este grozav, iată doar câteva dintre oportunitățile pe care le oferă:

· Creșterea transparenței prin crearea unui spațiu unic pentru contabilitate, planificare și analiză;

· Reducerea numărului de erori;

· Creșterea vitezei fluxului de informații în organizație;

· Furnizarea utilizatorilor cu instrumente convenabile pentru introducerea informațiilor;

· Oferirea managerilor cu capacitatea de a controla si gestiona intreprinderea (departament);

· Creșterea eficienței întreprinderii (departament);

· Optimizarea costurilor de organizare;

· Obținerea de avantaje competitive.

Organizare

Automatizarea întreprinderii este întotdeauna un proces complex. În primul rând, datorită faptului că implementarea unui sistem informatic automatizat este asociată cu o schimbare a activităților obișnuite ale multor angajați ai întreprinderii, iar acest lucru provoacă întotdeauna rezistență.

Și aici este foarte important să efectuați corect modificările și să implementați sistemul. Managerul de proiect și metodologia de implementare joacă un rol cheie în acest proces. Proiectele de automatizare s-au bazat pe metodologia proprie de implementare a 1C și pe experiența anterioară de implementare.

Proiectul cuprinde următoarele etape:

1. Diagnosticare și examinare pre-proiect;

2. Studiu de întreprindere și compilare termeni de referință;

3. Dezvoltarea și implementarea de software;

4. Acompaniament operare industriala sistemul informatic (IS).

· Etapa nr. 1: Diagnosticarea întreprinderii și sondajul pre-proiect are scopul de a obține o idee generală despre activitățile întreprinderii, de a înțelege nevoile de automatizare, de a formula obiectivele proiectului și de a estima costurile așteptate ale forței de muncă.

Pe parcursul sondajului sunt identificate principalele fluxuri de informații la nivelul întreprinderii și se formează (verificată) o bază de date cu documentație de bază de reglementare și de referință. Principala cerință în acest caz este disponibilitatea tuturor cărților de referință și clasificatoarelor necesare funcționării sistemului (un clasificator unificat de produse, bunuri și materiale; un plan de conturi și caracteristici analitice ale contabilității; directoare ale debitorilor și creditorilor, un directorul tranzacțiilor comerciale de bază, standardele de contabilitate pentru circulația activelor materiale și monetare etc.) și conformitatea principiilor organizării lor cu cerințele sistemului. În această etapă, standardele de contabilitate și raportare corporative trebuie create sau analizate pentru a fi complet (această sarcină poate fi îndeplinită numai de personal bine pregătit sau de consultanți externi). În această etapă, sunt diagnosticate problemele care pot apărea în timpul implementării (de exemplu, identificarea lipsurilor documente primare, cărți de referință, reglementări și standarde), configurația cărților de referință și clasificatoarelor sistemului este elaborată și convenită în conformitate cu cerințele formulate. Dacă este necesar, se iau decizii de modificare a practicilor contabile existente sau a modelelor funcționale. Pe baza rezultatelor etapei, se formează un document, semnat de toți participanții la proiectul de implementare, care descrie toate problemele identificate și schițează modalitățile de eliminare a acestora. Succesul întregului proiect de implementare a programului depinde adesea de calitatea acestei etape și de caracterul complet al documentului pregătit. Rezultatele acestei etape sunt:

· Descrierea etapelor proiectului, cuprinzând obiectivele și limitele clar definite;

· Calendarul de lucru al proiectului, o descriere detaliată a lucrării și costul acesteia.

Etapa nr. 2: Studiul întreprinderii și redactarea specificațiilor tehnice, i.e. construirea unui model informaţional-funcţional al activităţii întreprinderii, descrierea şi optimizarea proceselor supuse automatizării. Modelarea proceselor de afaceri ale întreprinderii este foarte de dorit, deoarece vă permite să fiți bine pregătiți pentru implementare. Modelarea este planificată să fie realizată de către angajați bine pregătiți ai întreprinderii client, cu implicarea consultanților de înaltă calificare și prin conectarea modelului creat la standardele de afaceri și la viitorul sistem. Rezultatul acestei etape este unul, dar foarte important:

· Specificații tehnice pentru un sistem automatizat pentru un anumit proiect.

Etapa nr. 3: Dezvoltarea și implementarea software-ului este etapa cea mai extinsă și cea mai intensivă în muncă.

În cadrul acestei etape se desfășoară următoarele lucrări:

· Configurarea și modificarea configurației standard conform specificațiilor tehnice;

· Testare software;

· Instruirea personalului pentru lucrul cu sistemul automatizat. ;

· Elaborarea documentației pentru sistem;

· Instalarea de software pe calculatoarele întreprinderii;

· Introducerea (transferul) datelor inițiale din sistemul informațional utilizat înainte de implementare;

În această etapă, operațiunea de probă este de mare importanță. Acest lucru se realizează pentru a se asigura că clientul este convins că funcționalitatea obținută ca urmare a configurării sistemului respectă pe deplin cerințele întreprinderii. În această etapă, este menținută intrarea dublă a datelor în sistemele vechi și noi. În timpul operațiunii de probă: se generează rapoarte standard (folosind sistemul și în modurile obișnuite) și se realizează verificarea datelor; sistemul se pune treptat în funcțiune, în domenii individuale de contabilitate sau management; instrucțiunile de întreținere a locurilor de muncă sunt documentate și ajustate fișele postului participanții la procesul contabil etc. În diviziile individuale ale întreprinderii, datele reale sunt introduse în sistem (într-o măsură limitată), iar funcțiile de afaceri sunt testate în mod constant prin simularea situațiilor reale ale activităților întreprinderii (în condiții cât mai apropiate de realitate). Interacțiunea departamentelor este în curs de elaborare pe baza exemplelor pilot de testare. Utilizatorii finali sunt instruiți să lucreze cu sistemul configurat direct la locurile lor de muncă. În acest caz, un sistem de limitare a accesului utilizatorului final la informații trebuie să fie deja instalat și configurat. Instruirea este condusă de membrii echipei de implementare - angajați ai întreprinderii client. După instruirea utilizatorilor finali, este rulat un pilot integrat și întreaga activitate a întreprinderii este complet simulată. Pe baza rezultatelor exemplului pilot, conducerea întreprinderii ia decizia de a transfera sistemul în exploatare comercială. Apoi se elaborează un plan de transfer al sistemului implementat în exploatare comercială și se stabilesc proceduri de lucru și un program special pentru trecerea utilizatorilor finali la lucrul în noul sistem.

Adaptarea sistemului la întreprindere. În această etapă, sistemul este configurat în conformitate cu planul proiectului de implementare și modulele și funcțiile individuale sunt testate de echipa de implementare. În această etapă, prezența standardelor corporative este, de asemenea, foarte importantă, deoarece acestea stau la baza setărilor sistemului.

Rezultatul acestei etape este un sistem informatic automatizat gata de punere in functiune.

Etapa nr. 4: Întreținerea funcționării industriale este opțională și este destinată unui transfer „soft” al sistemului automatizat către managerul IT al întreprinderii. În această etapă se efectuează următoarele lucrări:

· Actualizare software.

· Consultații privind lucrul cu un sistem automatizat.

Calculul eficacității celui de-al doilea eveniment propus

Ca urmare a instalării de software automatizat, se planifică îmbunătățirea semnificativă a activității managerilor, în special datorită faptului că lacunele în fluxurile de informații din întreprindere vor fi eliminate și nevoia de introducere dublă a informațiilor va dispărea, ceea ce va crește. viteza de trecere a acestuia în cadrul organizației și, prin urmare, acest lucru va reduce semnificativ timpul de procesare a documentației, prin urmare, rata de producție pentru personalul de conducere este planificată să fie redusă cu 2%.

În același timp, creșterea planificată a productivității muncii (DPt%) va fi:

unde Nvr este rata de producție pentru personalul de conducere;

±%Нр - modificarea planificată a ratei de producție, %;

Creșterea planificată a producției (DPt%) va crește volumul produselor comercializabile (TPpl):

TPpl = Ptpl*Chppp = (Ptprosh *DPt%)*Chppp =

= (861,48*2,04%)*50 = 43952,7 mii ruble.

Modificarea volumului produselor comercializabile (DTP) va fi egală cu:

Accident rutier = TPpl - TPprosh. =43952,7 - 43074,2 = 878,5 mii ruble.

unde TPpl și TPprosh sunt produse comercializabile din perioadele planificate și anterioare, frecați.

Modificarea volumului de ieșire (DV) în termeni fizici poate fi determinată prin formula:

Vpl = TPpl:Tssr. = 43952,7: 89,4 = 491,6 tone.

DV = Vpl - Vprosh. = 491,6 - 481,8 = 9,8 tone.

unde Vpl și Vprosh sunt rezultatul perioadelor planificate și anterioare, t;

TPpl - produse comerciale planificate, mii de ruble.

Tsr - preț mediu pentru o tonă de produse, frecare.

Automatizarea va reduce numărul de operatori, prin urmare, știind că creșterea productivității muncii (DPt%) poate fi utilizată pentru a calcula economiile de forță de muncă (Eh):

DPt%=(Ech/(Rab.out.-Ech))*100%,

2,04= (Ech/(50 - Ech))*100%

0,0204= Ech/(50 - Ech)

1,02-0,0204* Ech= Ech

1,02=0,0204* Ech

Ech=0,99 = 1 persoană.

unde Chrab.ref - număr mediu personal, oameni

Economisirea personalului va reduce costul contribuțiilor la fondul de salarii (Ez/p).

Ca urmare, costurile în scădere (ZUM) vor fi:

Ez/p=(Ech*ZPsr.an)*Fd*Ns.o. =(1*3500)*12*26%=42000* 26% =52920 frec.

unde Ez/p - economii salariale, rub.;

Ech - economii condiționate în numere, oameni;

Salariul mediu pe an - salariul mediu anual al unui angajat, rub.

Ns.o. - rata contribuțiilor la asigurările sociale, care este egală conform legislației Federației Ruse - 26%;

FD - fondul anual efectiv de timp al angajatului în timpul muncii în schimburi, 12 luni.

Costul total al software-ului, inclusiv instalarea și configurarea, este de: 1694 mii de ruble.

Rata de amortizare a echipamentelor este de 8%.

Costul echipamentului înainte de introducerea noilor echipamente este de 1050 mii de ruble.

În același timp, costurile în creștere (Zuv), ca urmare a creșterii cheltuielilor de amortizare, vor fi:

Zuv = (Stn - Stst)*An. = (1694 - 1050)* 0,08 = 51520 rub.

unde Stn și Stst sunt costul echipamentelor noi și vechi, frecați.

An - rata de amortizare, %.

Economii de costuri anuale condiționate (Eus-g. = DES):

Eus-g. = DES = ZUm - ZUv = 52920 - 51520 = 1400 rub.

unde Zum - costuri în scădere, frecați.

Zuv - creșterea costurilor, frecare.

Creșterea costului (CE) ca urmare a creșterii volumului producției în termeni fizici va fi:

unde ±B este modificarea producției în termeni fizici, t;

Vpl și Vprosh. - producția din perioadele planificate și trecute (Tabelul 6), t;

Întreabă - prețul de cost al perioadei precedente, mii de ruble. (Tabelul 6);

Ud.vZus-p. - greutate specifică costuri fixe condiționat în prețul de cost - 18%.

Creșterea totală a costului va fi: DS = 123,2 - 1,4 = 121,8 mii ruble.

• De ce sunt automatizate procesele de management al întreprinderii?
• Ce condiții trebuie îndeplinite pentru a automatiza procesele de management.
• Ce factori influențează viteza și calitatea implementării automatizării.

Automatizarea proceselor managementul întreprinderii - un set de activități, a căror implementare ridică următoarele întrebări:

• ce parametri măsurați sunt critici pentru evaluarea performanței companiei și care trebuie luați în considerare;
• ce modele ierarhice sunt adecvate pentru a descrie procesele de management și planificare;
• în ce scopuri va fi justificată și eficientă utilizarea metodelor economice și matematice;
• modul de utilizare a tehnologiilor de management de proiect.

Societatea Americană de Manufacturing and Inventory Society (APICS) a dezvoltat o abordare la mijlocul anilor 1960 pentru a răspunde la întrebările cheie care apar în timpul implementării automatizării. Au fost formulate principii potrivite pentru construirea modelelor de întreprinderi în general și cheie procesele de productie asupra lor. Conceptul se bazează pe aceste principii MRP (planificarea resurselor materiale), care a fost folosit pentru prima dată pentru sistemele de gestionare a stocurilor.

1. Procesul de producție este un flux de comenzi interconectate.
2. Comenzile sunt întotdeauna executate sub constrângeri de resurse.
3. Este planificată reducerea ciclurilor tehnologice și a stocurilor.
4. Nevoile de producție și aprovizionare sunt determinate de volume și grafice de vânzări.
5. Mișcarea comenzilor este corelată cu indicatorii economici.
6. Timpul necesar pentru finalizarea unei comenzi este strict definit.

Valoarea practică a MRP, MRPII, ERP se datorează:

• utilizarea rezultatelor analizei activităților întreprinderilor care operează;
• dezvoltare progresivă, fiecare sistem ulterior a extins capacitățile celui precedent;
• eficacitatea dovedită a aplicării;
• capacitatea de a acoperi toate procesele de management ale întreprinderii în ansamblu.

Pentru a caracteriza volumul și tipul problemelor de management de rezolvat a apărut terminologia corespunzătoare: MRP-class system, ERP-class system, sau pur și simplu: ERP-system, MRP-system.

Utilizarea pe scară largă, totuși, nu permite ca recomandările MRP și ERP pentru organizație să fie considerate aprobate de standardele internaționale sau naționale. procesele de productieși gestionarea acestora. Ele rămân recomandări APICS, spre deosebire de Standardele ISO seria 9000 (9000-9004), care reglementează crearea de programe de management al calității în industrie și în sectorul serviciilor (excepția este un număr de sisteme de control automatizate din clasa MRP-APS, a căror utilizare permite companiilor să obțină un certificat ISO ).

Automatizarea managementului întreprinderii bazat pe modele economice și matematice, tehnologia informației și tehnologia computerelor pentru aproape toate companiile este etapa cea mai importantă dezvoltare care aduce afacerile la calitate înaltă nou nivel management.

Sistemele și rețelele de calcul distribuite, îmbunătățirea sistemelor de management al bazelor de date și a instrumentelor de proiectare, introducerea subsistemelor funcționale contribuie la crearea unor sisteme automate integrate complexe care combină toate sarcinile de management al întreprinderii.

Printre similare produse software prezentat pe piata ruseasca, o mare pondere o reprezintă evoluțiile celor mai mari companii străine.

Implementarea unui sistem automat integrat este un proces îndelungat, care necesită forță de muncă și costisitor.

În această situație, managerul se confruntă cu două sarcini principale: să determine obiectivele pentru care se preconizează modernizarea metodelor de management și să dezvolte strategia corectă dezvoltare automatizarea întreprinderii care permite realizarea acestor obiective.

Trebuie luate în considerare:

• nivelul actual automatizarea controlului;
• experiența potențialilor dezvoltatori;
• caracteristicile structurii organizatorice a unei anumite întreprinderi;
• resurse financiare și umane;
• experiență străină și tendințe moderne.

În timpul planificării strategice, este adesea nevoie de a lua o decizie informată cu privire la alegerea sistemului de automatizare. Managerii de afaceri trebuie să înțeleagă conceptele tehnologiilor informaționale moderne, metodele de proiectare și implementare a acestora.

Automatizarea proceselor de management - un algoritm pentru manageri

O abordare de proiect pentru automatizarea managementului întreprinderii începe cu pregătirea a trei documente obligatorii: specificații tehnice, calendar și buget. Un finanțator nu poate scrie o specificație tehnică competentă, iar un programator nu poate calcula un buget. Specialiștii ar trebui să întocmească documente, interacționând strâns între ei, doar acest lucru va permite organizarea cu succes a lucrării.

Termenii de referință (TOR) definesc scopurile, obiectivele proiectului și metodele de rezolvare a acestora. Descrie cât mai detaliat toate cerințele pentru sistemul de control, protecția datelor, arhitectură pachet softwareși algoritmi pentru interacțiunea obiectelor, tipuri de formulare, cărți de referință și rapoarte, etapele lucrării de implementare, precum și procedura de acceptare a produsului finit. Cu cât sunt luate în considerare și înregistrate mai multe detalii, cu atât proiectul va fi implementat mai rapid și mai bine.

De regulă, managerul de proiect este responsabil pentru elaborarea specificațiilor tehnice și transmite versiunea finală conducerii. În țara noastră există un anumit standard - „GOST privind specificațiile tehnice pentru crearea de sisteme automate”, deși în ultimii ani respectarea strictă la GOST nu este considerată obligatorie.

Cerințe standard pentru sistemele automatizate astăzi:

• compatibilitate cu toate produsele software utilizate în întreprindere;
• fiabilitate – funcționare stabilă și asigurarea siguranței datelor;
• adaptabilitate – capacitatea de a reconfigura rapid sistemul pentru orice schimbare în companie;
• scalabilitate – capacitatea de a crește volumul de date și numărul de utilizatori;
• potențialul de dezvoltare stabilit inițial - posibilitatea extinderii funcționalității, actualizarea versiunilor fără întreruperi în funcționare, actualizarea ținând cont de modificările legislației ruse;
• capacitatea de a lucra cu structuri distribuite (departamente și sucursale la distanță);
• respectarea cerințelor securitatea informatiei– separarea drepturilor de acces și a rolurilor de utilizator în funcție de poziții și responsabilități.

Programul este un document standard de management care este folosit pentru a ghida implementarea oricărui proiect. Acesta reflectă etapele de lucru cu termene limită pentru finalizarea acestora, persoane responsabile, interpreți numiți, numărul de angajați implicați. De exemplu, automatizarea proceselor de management va necesita pregătirea anumitor documentații, instruirea personalului și testarea repetată a sistemului înainte de a-l pune în funcțiune. Managerul de proiect consolidează informațiile din diferite departamente într-un singur program și le actualizează la anumite intervale.

Bugetul reflectă partea de cost a proiectului. Cheltuieli principale în timpul implementării sistem nou management - aceasta înseamnă achiziționarea de software, personalizarea acestuia la nevoile întreprinderii și suport tehnic.

Din punct de vedere al marketingului, este mai profitabil pentru companiile de dezvoltare să prezinte „costul unui loc de muncă”. De exemplu: un sistem ERP costă cinci mii de ruble pentru doi utilizatori sau zece mii de ruble pentru zece utilizatori. De regulă, prețul declarat nu include costurile de instalare și suport tehnic.

Atunci când alegeți software, trebuie să aflați astfel de detalii în avans, astfel încât să vă puteți seta bugetul corect. O specificație tehnică bine scrisă vă permite să calculați costurile perioadelor ulterioare pe baza costului unei ore de muncă de către un specialist de la o companie care oferă suport suplimentar pentru produs. Respectarea bugetului este un indicator al calității muncii managerului de proiect, ceea ce înseamnă că au fost luate în considerare toate resursele necesare.

Procesul de automatizare a întreprinderii poate fi considerat complet atunci când sunt puse în funcțiune un sistem informațional de lucru stabil, precum și un set complet de reglementări și instrucțiuni pentru utilizatorii cu diferite niveluri de acces și roluri.

Fezabilitatea economică a unui proiect este de obicei evaluată pe baza unor indicatori financiari: perioada de amortizare, raportul rentabilității investiției, profitabilitatea internă, costul net. În cazul implementării software-ului, efectuarea de calcule precise folosind o astfel de schemă este problematică. Dacă costurile sunt reflectate în buget, atunci este cel mai adesea imposibil să se coreleze ce parte din profit a fost obținută exact prin utilizarea unui sistem de control automat.

Automatizarea întreprinderii, în primul rând, afectează indicatorii de management, de exemplu, productivitatea muncii, numărul de clienți serviți și viteza de procesare a comenzilor. Dinamica pozitivă a schimbării lor servește drept criteriu implementare cu succes proiect și un indicator că resursele umane ale companiei au început să fie utilizate mai eficient datorită:

• optimizarea fluxului de documente;
• creșterea vitezei de acces la informații;
• prezentarea consolidată a tuturor datelor și documentelor;
• standardizarea proceselor de afaceri;
• actualizarea la timp și rapidă a documentelor de reglementare;
• accelerarea procesului de pregătire și adaptare a noilor angajați;
• integrarea cu sistemele informaționale externe și creșterea vitezei schimbului de date.

Principii de automatizare a proceselor de management

Întreprinderile moderne sunt structuri complexe, așadar, treptat automatizarea sistemelor de producție și-a găsit aplicație nu doar în industrie, ci și în multe alte domenii de activitate. Afaceri bancare, asigurări, retail, companii de transport sunt dispuși să investească masiv în software care le va face munca mai eficientă. Chiar și firmele mici se străduiesc să automatizeze procesele de management de bază.

Diferite scări, niveluri și tipuri de procese de management sunt automatizate pe baza unor principii comune:

• principiul consistenței. Punctul de ieșire al unei activități într-un proces este întotdeauna punctul de intrare pentru alta. O nepotrivire în lanțul de acțiuni duce la un eșec sau la executarea incorectă a procesului;
• principiul integrării. Un proces automatizat nu ar trebui să existe în afara mediului informațional general al întreprinderii, ci să interacționeze cu acesta. Gradul de integrare poate fi mai mare sau mai mic în funcție de nivelul de automatizare și de sarcinile rezolvate cu ajutorul acestuia, dar acest principiu este întotdeauna respectat;
• principiul independenței executării. Esența proces automatizat faptul că se realizează fără participarea umană sau această participare este minimă. Un proces care se desfășoară corect, în conformitate cu cerințele stabilite, nu necesită intervenție externă.

Principiile fundamentale enumerate mai sus sunt defalcate în altele mai specifice în raport cu un anumit nivel de automatizare și proces de control.

Ce factori influențează viteza și calitatea implementării automatizării

1. Produs bun. Software-ul defectuos duce la consecințe nedorite. Necesitatea unor setări suplimentare, modificări ale programului și testări repetate interferează cu funcționarea normală.
2. Consultant calificat.
3. Echipa energică de implementare care lucrează pentru rezultate. Bun consultant nu va rezolva problema dacă firma nu are angajați calificați care să vorbească aceeași limbă și să aibă abilitățile și competențele necesare.
4. Control personal director general peste proces. Pentru a controla munca la un proiect, nu trebuie să vă scufundați adânc în domeniul tehnologiei informației și să învățați elementele de bază ale programării. Principalul lucru este că informațiile despre progresul procesului sunt întotdeauna disponibile și de încredere. Rapoartele periodice bazate pe graficul întocmit vor oferi o imagine destul de completă a situației actuale și vor permite efectuarea de ajustări în timp util.
5. Munca angajaților întreprinderii cu un sistem automatizat. Software-ul instalat ar trebui să fie folosit de majoritatea lucrătorilor. Și cu cât vor începe mai devreme să facă acest lucru pe cont propriu, ca de obicei, cu atât mai rapid posibilele erori de sistem vor fi identificate și eliminate.

Niveluri de automatizare a proceselor de management

Fiecare companie are o anumită ierarhie de luare a deciziilor, adică niveluri de management. Pentru o muncă mai eficientă, este necesară automatizarea tuturor nivelurilor de management al întreprinderii.

Există niveluri operaționale, tactice și strategice de management și, în conformitate cu acestea, niveluri de automatizare:

1. Operațional – nivelul performanților. Procesele stereotipate, efectuate în mod regulat, care stau la baza activităților de operare ale companiei, sunt automatizate. De exemplu, un transportor de producție, care efectuează operațiuni de comerț cu amănuntul, menținând parametrii specificați ai unui sistem de inginerie.
2. Tactic – nivel de management. Prin crearea de relații între diferite procese ale nivelului anterior, managementul producției este automatizat. De exemplu, procesele de planificare operațională, aprovizionare, vânzări de produse, logistică, fluxul documentelor primare.
3. Strategic – nivel de conducere superior. Procesele de management al întreprinderii în ansamblu sunt automatizate. Sistemul vă permite să rezolvați probleme analitice, să faceți prognoze și are ca scop planificarea financiară, economică și strategică.

Pentru automatizarea managementului întreprinderii, sunt utilizate mai multe tipuri de sisteme (CRM, ERP, OLAP și altele), care sunt împărțite în trei tipuri principale:

1. Sisteme imuabile. În ele, o anumită secvență rigidă de operații este configurată inițial pentru configurația sau procesul de echipament existent.
2. Sisteme programabile. În ele, succesiunea acțiunilor se modifică în funcție de configurația curentă sau de programul specificat. Noii parametri de funcționare sunt configurați folosind instrucțiuni pe care sistemul le accesează și le execută atunci când condițiile se schimbă.
3. Sisteme auto-configurabile. Ei selectează operațiunile necesare în timpul funcționării pe baza informațiilor despre starea curentă a procesului.

Toate cele trei tipuri de sisteme pot fi utilizate la orice nivel de automatizare, fie separat, fie în combinație între ele.

Ce probleme rezolvă automatizarea proceselor de management al producției?

Pentru a conduce o afacere de succes, este necesar să se mențină solvabilitatea companiei, să crească profitabilitatea producției sau a altor activități economice și să se planifice și să redistribuie corect resursele financiare.

Întreprinderile mari multi-industriale, cu o structură organizatorică complexă și o rețea de sucursale dezvoltată, folosind automatizarea proceselor de management, rezolvă probleme care le împiedică să atingă indicatorii doriti:

1. Dificultate în coordonarea planurilor operaționale, curente și pe termen lung ale unităților disparate.
2. Problema stabilirii și monitorizării executării sarcinilor pentru fiecare divizie și ramură.
3. Diferențele în organizarea muncii și lipsa unei înțelegeri comune a proceselor de afaceri între departamente.
4. Lipsa informațiilor generale de reglementare și de referință, forme unificate de documente, metode unificate.
5. Viteză redusă de actualizare a datelor privind activitățile economice și financiare operaționale ale filialelor, diviziilor și companiei în ansamblu.
6. Costuri mari de muncă pentru colectarea, analizarea și rezumarea datelor de la sucursale și întreprinderi care fac parte din companie. Acest lucru este deosebit de semnificativ pentru contabilitate, atunci când este necesar să se consolideze solduri disparate provenite din surse diferite pentru a obține o imagine completă a starea financiara companiilor.
7. Problema controlului operațional asupra decontărilor reciproce cu consumatorii, furnizorii externi și interni. Obținerea de date incorecte privind conturile de plătit și de încasat.
8. Fiabilitatea scăzută și inconsecvența informațiilor colectate în toate domeniile de afaceri, pe baza cărora este imposibil să se facă calcule și să se obțină o idee corectă a activelor materiale și financiare ale întreprinderii.

Automatizarea managementului nu este un scop, ci un instrument de reducere a problemelor de mai sus. În același timp, sistemul nu restructurează complet funcționarea întreprinderii, ci susține și crește eficiența proceselor deja stabilite care răspund nevoilor companiei.

Este de mare importanță crearea unui comun baza de informatii organizatii din interior abordare integrată la automatizare. Modulele individuale ale sistemului vor funcționa în același spațiu informațional și vor funcționa cu date comune.

Implementarea unui sistem automatizat și crearea unei baze de date comune este un proces pas cu pas, în timpul căruia pașii sunt executați într-o secvență strict definită. În primul rând, sunt efectuate activități critice și de bază pentru întreprindere. Fiecare pas este caracterizat de obținerea unor rezultate specifice și servește drept bază pentru următoarea etapă.

Este benefic pentru companie sa minimizeze costurile de automatizare, insa economiile la alegerea unei solutii potrivite nu trebuie sa conduca la alegerea unui sistem care, datorita randamentului scazut de operare, sa nu justifice investitia facuta.

Nu puteți amâna calendarul de implementare, astfel încât până la sfârșitul procesului să apară noi nevoi și probleme care nu au fost luate în considerare în specificațiile tehnice.

Managementul activităților de proiect ale unei întreprinderi are propriile caracteristici de automatizare.

Automatizarea acoperă două domenii: funcțiile (partea procedurală) și standardele (partea documentară) ale managementului de proiect.

Un standard este un set de documente care prescriu succesiunea acțiunilor, modelele recomandate și timpul care trebuie alocat implementării acestora în procesul de management al proiectului. Aceste documente nu aparțin niciunui proiect anume, ci reprezintă suport metodologic pentru întreg activitati ale proiectului companiilor.

Una dintre tendințele moderne este organizarea părții documentare sub forma unei baze de cunoștințe, care are toate serviciile necesare pentru căutarea și actualizarea datelor, unde sunt introduse toate documentele privind proiectele finalizate, iar relația dintre documente este implementată în formă de referințe încrucișate.

Automatizarea părții procedurale a managementului de proiect se realizează ținând cont de faptul că în proiect sunt implicate atât diviziile permanente ale companiei, cât și o structură temporară - grupul de proiect. Adică apar noi interacțiuni care nu sunt tipice pentru activitățile de operare ale companiei.

Partea documentară ar trebui să reflecte cerințele pentru automatizarea managementului de proiect. În viitor, poate fi necesară utilizarea unui sistem de control pentru o serie de procese implicate în proiecte specifice.

Următoarele procese sunt supuse automatizării:

• bugetarea proiectelor;
• gestionarea interacțiunilor de afaceri, inclusiv aprobarea documentelor de proiect;
• calendarul și planificarea resurselor proiectului;
• managementul documentelor de proiect.

Să lămurim încă o dată că în acest caz vorbim despre documentele și procedurile unui anumit proiect, dar nu despre documentele și procedurile standardului.

Sistemele de automatizare pentru managementul proiectelor sunt integrate cu sistemele informaționale ale întreprinderii, ceea ce necesită crearea de interfețe suplimentare pentru comunicarea între principalele pachete software de aplicații ale întreprinderii.

Crearea unui standard de management de proiect este un mare pas înainte în dezvoltare structura informatiei companiilor. Pe de o parte, necesită automatizarea metodelor de management de proiect, iar pe de altă parte, toată experiența acumulată în acest caz se încadrează în documentele standard.

Automatizarea proceselor de management al personalului

Principala resursă a oricărei întreprinderi este personalul acesteia. Dorința de a utiliza această resursă cât mai eficient posibil a condus la adoptarea pe scară largă a sistemelor de automatizare a managementului proceselor de resurse umane. Majoritatea dezvoltatorilor oferă produse software concepute pentru serviciile de resurse umane.

Inițial, doar procesele de bază au fost automatizate: salarizare, taxe, managementul înregistrărilor de personal. Astăzi, nevoile pieței impun o abordare diferită, iar funcționalitatea sistemelor de management al personalului este în continuă expansiune. Ia în considerare performanța și competențele specialiștilor, vă permite să dezvoltați scheme motivaționale complexe și să desfășurați în mod eficient formarea atunci când angajați sau pentru a îmbunătăți abilitățile angajaților existenți. Metode de recrutare, procesul de formare rezerva de personalși structura organizatorică, afacerile au devenit, de asemenea, mai productive prin utilizarea automatizării. Noile sisteme oferă nu numai acces la informațiile despre personal și capacitatea de a genera rapoarte, ci și capacitatea de a efectua lucrări analitice, care influențează deciziile personalului. De fapt, un set atât de voluminos de sarcini de rezolvat transformă activitatea serviciul de personalîn managementul efectiv al resurselor umane ale companiei.

Piața rusă prezintă evoluții interne și externe în domeniul automatizării proceselor de management al personalului. Ținând cont de diferitele nevoi și capacități financiare ale firmelor de consum, acestea sunt foarte variabile ca cost și specificatii tehnice, dar similare ca funcționalitate.

Multe sisteme pot fi modificate la nivelul necesar. Marile companii IT sunt capabile să achiziționeze soluții modulare specializate de la alți dezvoltatori, ceea ce le permite să își dezvolte propriile produse.

Atunci când alegeți și implementați software pentru automatizarea proceselor de resurse umane, există mai multe lucruri de luat în considerare.

În mod convențional, se disting sistemele financiare și de management și sistemele electronice de management al documentelor (EDMS). Ele pot fi folosite separat, dar, de regulă, se completează reciproc. Ele diferă prin metoda de procesare a documentelor. În primul caz, documentul generat este „postat” și aici se finalizează lucrul cu acesta. În EDMS, documentul nu este închis, dar ciclul său de viață complet este acceptat.

Ca și în cazul majorității produselor software, soluțiile „locale” și „în cutie” sunt oferite pentru sistemele de management al personalului. Există și sisteme ERP (Enterprise Planificarea resurselor), permițându-vă să planificați și să gestionați multe resurse ale întreprinderii, utilizate pentru a automatiza procesele de afaceri ale companiei în ansamblu.

Este recomandabil să utilizați sisteme ERP în companii mari nu numai pentru că cost ridicat dezvoltare și implementare, dar și datorită redundanței funcționalității pentru nevoile întreprinderilor mijlocii și mici.

Pentru companiile mici, versiunile „cutie” sunt de obicei suficiente. Costul lor este semnificativ mai mic decât sistemele ERP, sunt instalate rapid, ușor de configurat și nu necesită suport tehnic serios. Desigur, acest lucru se realizează prin limitarea posibilității de a face modificări și îmbunătățiri ulterioare. Dacă compania folosește și alte sisteme informaționale, atunci pot apărea dificultăți cu integrarea produsului „cutie”. Adică, principiul unui spațiu informațional unic poate fi încălcat.

Un loc intermediar între „cutii” și sistemele ERP este ocupat de „soluții integrate” - module separate care vă permit să automatizați doar o anumită zonă de activitate. Funcționalitatea modulului de rezolvare a problemelor din domeniul automatizat este foarte mare, dar există probleme cu integrarea în sistem informatic firma nu apare.

De ce este necesară automatizarea proceselor de documentare de management?

Majoritatea tranzacțiilor efectuate într-o companie necesită dovezi documentare. Se încheie acorduri cu furnizorii și clienții, plata se face prin facturi, expedierea mărfurilor se face prin facturi, se execută lucrări sau se prestează servicii prin acte și facturi. Lista documentelor poate fi continuată, iar toate acestea trebuie să parcurgă o anumită cale în cadrul întreprinderii, să fie verificate, agreate și aprobate.

Influența factorului uman duce la erori, pierderi de lucrări, întârzieri de aprobare și alți factori care nu contribuie la trecerea rapidă a documentului prin toate autoritățile și la livrarea la timp către destinatar.

Astfel de probleme apar chiar și în companiile mici cu volume mici de activitate, dar în companiile mari acest lucru poate fi catastrofal.

Cum companie mai mare, cu cât sunt mai multe divizii și sucursale separate, cu atât mai semnificative vor fi pierderile din lucrul exclusiv cu suporturi de hârtie în toate etapele ciclului de viață al documentului.

Adesea, generatorul de probleme cu fluxul de documente este prima persoană a companiei. Există un tip de directori care se străduiesc să participe la toate procesele care se desfășoară în companie, iar fără viza lor personală, nici un singur document nu este acceptat pentru muncă. Un astfel de manager este pur și simplu copleșit de o mare varietate de lucrări și nu întotdeauna cu adevărat documente importante cad mai întâi sub mâna lui. Acesta este folosit cu pricepere atât de managerii de top, cât și de angajații obișnuiți. În lipsa timpului pentru revizuirea și analiza detaliată a documentului, directorul poate aproba deciziile discutabile luate de subordonați, iar responsabilitatea îi va fi deja transferată în siguranță.

Automatizarea fluxului de documente poate schimba situația. Când toate documentele sunt într-o singură bază de date electronică, devine posibilă urmărirea mișcării și a stării curente a fiecărei lucrări. În acest caz, nu mai trebuie să le semnați cu ochii „închiși”. Directorul primește doar documente avizate de toate serviciile interesate (în funcție de scopul lor), iar uneori aceste aprobări sunt suficiente și nu este deloc necesară semnătura șefului întreprinderii.

Automatizarea procesului de flux de documente este vitală pentru companiile în care:

• documentele sunt adesea pierdute sau este imposibil să urmăriți locația lor;
• termenele limită de aprobare nu sunt în mod constant respectate;
• există o rețea extinsă de sucursale sau unități la distanță cu care trebuie să faceți schimb de documentație;
• Problema confidențialității informațiilor este fundamentală.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor va permite:

• automatizarea procesului de aprobare a documentelor;
• păstrează toate documentele într-o arhivă electronică;
• controlează starea execuției documentului.

În funcție de amploare, o companie poate folosi soluții simple (Excel sau Access) sau sisteme mai complexe și costisitoare (1C, Microsoft Axapta, SAP etc.).

Pro:

• toate diviziile companiei folosesc o singură bază de date care conține forme unificate documente;
• viteza de circulatie a informatiilor in cadrul organizatiei creste;
• există standarde uniforme pentru lucrul cu documente, calitatea controlului asupra executării acestora se îmbunătățește;
• gradul de protecție a informațiilor crește;
• productivitatea muncii crește, dependență de calificările angajaților.

Contra:

• necesitatea schimbării sistemului obișnuit de flux de documente, dificultatea de a adapta angajații la inovații;
• costuri suplimentare pentru implementarea software-ului și o posibilă creștere a unităților hardware de calculator;
• costuri materiale și de timp pentru pregătirea personalului;
• incapacitatea de a estima profitul sau pierderea din utilizarea sistemului;
• probleme de securitate a datelor asociate cu stocarea tuturor informațiilor într-o singură bază de date.

Etape de automatizare a proceselor de management al documentației

Inițiatorul proiectului de automatizare trebuie să fie una dintre persoanele de vârf ale companiei: director general, director financiar sau comercial. Dacă conducerea superioară nu dă de mare importanță această sarcină, atunci ne putem îndoi în mod rezonabil de implementarea ei cu succes.

Automatizarea fluxului de documente constă din două părți: proces și raport (control). Dacă implementarea managementului electronic al documentelor este însoțită de un audit și optimizare a proceselor de afaceri existente, atunci toți managerii responsabili pentru acestea ar trebui să ia parte la scrierea specificațiilor tehnice. Fără aceasta, este imposibil să se creeze o versiune eficientă a gestionării documentelor electronice, iar în etapa operațională vor apărea cu siguranță departamente „nemulțumite” ale căror interese nu au fost luate în considerare.

Procesul are loc în mai multe etape.

Etapa 1. Ce să automatizezi.

Este necesar să se determine care departamente au cel mai mult nevoie de automatizare a documentelor. De regulă, cele mai „intensive de hârtie” sunt contabilitatea și departamentul financiar. Efectuarea plăților și încheierea contractelor este foarte lentă, mai ales în companiile cu structură de sucursală.

Aceleași probleme apar și cu documentele interne ale companiei (comenzi, rapoarte, reglementări) care afectează direct rezultatele întreprinderii.

Etapa 2. Descrierea proceselor de afaceri.

Pentru a vă asigura că automatizarea nu creează dificultăți suplimentare, ci crește eficiența muncii, trebuie mai întâi să efectuați un audit al proceselor de afaceri curente ale unui departament, divizie sau ale întregii companii. Ar trebui să descrieți pas cu pas calea documentului prin companie și toate procesele care sunt asociate acestuia. Numai după ce primiți aceste date puteți formula clar sarcinile pe care ar trebui să le rezolve implementarea sistemului.

Etapa 3. Planificare.

În această etapă se întocmesc un program, estimări și o listă de resurse necesare.

Etapa 4. Selectarea unei soluții IT.

Pentru întreprinderile cu un volum mic de flux de documente, poate fi suficient să folosiți un simplu baza de date electronica date (create în Excel sau Access).

Propriul nostru departament IT este capabil să pregătească o astfel de resursă și să organizeze accesul securizat la aceasta. Dacă există un site web corporativ închis, atunci este perfect pentru găzduirea unei baze de date electronice sau puteți utiliza rețeaua locală a întreprinderii în aceste scopuri. De asemenea, nu este dificilă diferențierea nivelului de acces la documente. Adică, în întreprinderile mici, crearea unui management electronic al documentelor nu necesită costuri semnificative de materiale și forță de muncă.

Companiile și holdingurile mari trebuie să fie pregătite pentru un proces de automatizare lung și costisitor, chiar dacă este afectată doar o zonă a fluxului de documente.

Etapa 5. Implementare.

Managerul de proiect coordonează munca. Directorul general stabilește următoarele puncte:

• puncte critice în ciclu de viață documente - puncte în care apar modificări evidente în ele pe măsură ce trec prin sistem;
• timpul total necesar pentru aprobarea electronică în toate departamentele companiei.

Directorul general gestionează procesul de automatizare pe principiul identificării abaterilor de la fluxul normal al procesului, așa că trebuie să vadă statistici privind întârzierea documentelor la trecerea prin punctele de referință (critice), precum și numărul de acțiuni din sistem cauzate de un anumit document.

Etapa 6. Finalizare.

Testare înainte de punere în funcțiune. În această etapă, există încă o oportunitate de a identifica deficiențe grave ale sistemului și de a face corecții, astfel încât participarea activă a CEO-ului la testare este obligatorie.

Etapa 7. Monitorizarea utilizării sistemului.

Automatizarea procesului de flux de documente a fost introdusă astfel încât angajații să-l folosească, și nu ca un set static de fișiere într-o bază de date. Este necesar să se monitorizeze activitatea personalului din sistem după punerea sa în funcțiune și astfel să se identifice și să se elimine deficiențele ratate în timpul testării.