Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

29.05.18 71 255 13

Documentele pot fi semnate pe hârtie sau electronic. Pe hârtie pentru o lungă perioadă de timp, electronic - nu este clar cum.

Pavel Ovchinnikov

12 ani de experiență în lucrul cu documente electronice

Dar mă ocup de documente electronice de doisprezece ani și vă spun: este un fior incredibil. Să vă spun cum funcționează totul, cu exemple.

Pe scurt vorbind

Pentru a începe să gestionați gestionarea documentelor electronice, aveți nevoie de:

1. Convingeți contrapărțile să înceapă să facă schimb de documente electronice.
2. Cumpărați un certificat de semnătură electronică.
3. Decideți modalitatea de trimitere a documentelor: printr-un serviciu special sau fără acesta.

Cine are nevoie de documente electronice

În ciuda confortului și modernității, puțini mențin gestionarea electronică a documentelor. Dacă un antreprenor cu impozitare simplificată încheie câteva contracte pe an, poate să nu fie atât de înfricoșător pentru el să trimită documente tipărite de câteva ori. Există însă cazuri când gestionarea electronică a documentelor este extrem de utilă.

Companii mari documentele electronice ajută la reducerea costurilor dacă volumul corespondenței externe depășește câteva sute de documente pe lună. Pentru ei, livrarea documentelor afectează direct viteza tranzacțiilor. Costurile de documentare se pot ridica la sute de mii de ruble pe an, iar riscurile asociate cu pierderile, erorile și amenzile de la biroul fiscal cresc și mai mult costurile.

Chiar dacă acum semnezi un act la fiecare șase luni, asta nu înseamnă că afacerea ta nu va crește. S-ar putea să ai parteneri principali care lucrează cu documente electronice și vă vor solicita același lucru.

De exemplu

Magazinul online s-a acumulat în mod regulat creanţe de încasat pentru zeci de milioane din cauza faptului că încă o dată s-a făcut o greșeală în factură: marfa se află într-un camion și nu poate fi acceptată în depozit. Zilele trec in timp ce asteapta sosirea curierului cu documentul corectat de la furnizor. Am introdus documentele electronice, iar acum toate ajustările documentelor durează mai puțin de o oră.

Și într-o companie mare de vânzări de energie în timpul la fața locului controale fiscale inspectorii au constatat anual încălcări și erori în documente. Cecul pentru amenzi a ajuns la 120.000 de ruble pe an. S-a ajuns în punctul în care departamentul financiar a bugetat acești bani în avans ca cheltuieli generale. A fost introdus managementul electronic al documentelor, iar acum acuratețea documentelor este controlată de programe, nu de oameni. Nu mai sunt erori.

Ce este un document electronic

Un document electronic este un document obișnuit sau fișier PDF care poate fi creat și citit în orice editor. Este important ca acesta să fie semnat cu o semnătură electronică specială și trimis într-un mod special.

Pentru ca un partener, avocat sau judecător să nu aibă nicio îndoială că ați semnat documentul electronic și nimeni nu l-a schimbat, specialiștii în securitate digitală au venit cu o semnătură electronică. Este ca o amprentă plasată pe setul unic de biți și octeți al documentului. Aproximativ vorbind, atunci când semnezi ceva electronic, spui: „Autentific acest set de biți”.

La orice document se atașează o semnătură electronică, după care se consideră semnată. Documentul poate fi citit fără semnătură. Vă garantează doar că aveți în față același document neschimbabil, în forma în care v-a fost trimis. Dacă schimbați ceva într-un document și îl salvați, setul său de biți se va schimba - semnătura va fi invalidă.

De exemplu

Cele două companii au decis să semneze un contract electronic. Am întocmit un contract și am convenit asupra condițiilor. Acum o companie semnează contractul cu semnătura sa și îl trimite celeilalte. Ea deschide contractul și decide să corecteze în liniște ceva, de exemplu cuantumul amenzilor. Corectează. Salvează. Trimite primul. Ea arată - hopa! - semnătura originală de pe acest acord a fost ruptă. Înseamnă că au reparat ceva, răufăcătorii. Apoi se duc să-l lovească în față, probabil.

De unde să obțineți o semnătură electronică

O semnătură electronică este achiziționată de la un centru special de certificare. Trebuie doar să găsești un centru convenabil în orașul tău. Principalul lucru este că este inclus în lista centrelor acreditate a Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse.

Același lucru se poate face chiar la biroul centrului de certificare: trebuie doar să veniți cu toate documentele și să completați o cerere. Dar în acest caz, va trebui să așteptați până când plata fără numerar va fi efectuată - aceasta poate dura câteva ore. Nu puteți plăti un certificat pentru o companie în numerar, la fel cum nu îl puteți primi de la distanță.

Cum funcționează o semnătură electronică?

Forța juridică a unei semnături electronice este descrisă în legea federală „Cu privire la semnăturile electronice”.

Legea definește tipurile de semnături: simple, necalificate și calificate. Poți semna documente de la oricare dintre ele, dar cu rezerve: calificat - în scopuri fiscale, comerciale, iar în unele cazuri și pentru instanță; simplu și necalificat - pentru orice altceva.

Semnătură simplă sau necalificată

O opțiune accesibilă și ieftină, dar cu utilizare limitată. O semnătură necalificată conține algoritmi criptografici, dar nu este verificată de nicio autoritate de certificare. Unul simplu este doar o combinație de autentificare și parolă, un cont pe un site web al serviciilor guvernamentale sau Adresa de e-mail contraparte.

Astfel de semnături sunt potrivite dacă nu participați la tranzacționare electronică, nu faceți schimb de documente electronice primare și nu trimiteți raportare fiscală. O semnătură simplă poate fi folosită pentru contracte, facturi și acte, dar va trebui să semnați un acord separat cu contrapartea și să înregistrați acordul părților de a avea încredere într-o astfel de semnătură.

Dacă aveți zeci de contrapărți și documente diferite, schema nu va funcționa. Va trebui să semnați un astfel de document cu toată lumea, iar în timp acest proces va încetini, nu va accelera, munca. Atunci este mai bine să te gândești la un alt certificat de semnătură electronică.

Pentru a utiliza o semnătură electronică simplă, trebuie să tipăriți și să semnați o versiune de hârtie a acordului sau să includeți o clauză specială în acordul cu contrapartea - aceasta este o cerință legală.

Semnătura calificată

Această semnătură este potrivită pentru facturi și scopuri fiscale. Prin lege, facturile electronice pot fi semnate doar cu această semnătură. Un certificat calificat costă de la 1000 RUR, acesta poate fi achiziționat doar de la un centru de certificare care face parte din zona de încredere a Serviciului Fiscal Federal.

În fiecare an, certificatul de semnătură calificată trebuie reînnoit, ceea ce adaugă îngrijorări suplimentare: trebuie să monitorizați perioada de valabilitate și să comandați o reeditare la timp.

Pentru a lucra cu o semnătură calificată, trebuie să instalați un program special - un instrument de protecție a informațiilor criptografice. Programul atașează documentului o semnătură electronică și verifică semnăturile celorlalți participanți la schimb.

Puteți alege un program plătit (“Cryptopro TsSP”) sau gratuit (“Vipnet TsSP”). Din punct de vedere funcțional, sunt aproape la fel, dar pot apărea probleme de compatibilitate cu cel gratuit. Ambele funcționează pe Windows și Mac. Cel plătit costă aproximativ 1000 RUR, plata anuală pentru un certificat de semnătură electronică este de aproximativ 1000 RUR.

Unii folosesc o semnătură electronică bazată pe cloud, nu necesită instalarea unui program de protecție criptografică. Semnătura cloud este stocată în serviciul de schimb și de fiecare dată când semnați un document, primiți un SMS pe telefon care confirmă acțiunea. Acest certificat este mai ieftin și mai convenabil de utilizat, dar mai puțin sigur decât un program de protecție criptografică.

De ce ai nevoie de un operator de gestionare a documentelor?

Un document electronic semnat poate fi trimis prin e-mail obișnuit, dar acest lucru nu este sigur. Dacă e-mailul tău este piratat, documentele vor ajunge în mâinile infractorilor. Prin urmare, de exemplu, fiscul acceptă declarații doar prin servicii speciale. Trebuie să faceți schimb de facturi electronice prin aceleași servicii, altfel veți încălca ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei. Astfel de servicii se numesc operatori de flux de documente.

Pentru utilizatorul obișnuit, acesta este un e-mail înflorit. Funcționează printr-un browser, există foldere de intrare și de ieșire, un director de adrese, căutare încorporată și un editor de documente. În interior există un serviciu de mare încărcare cu canale de comunicații securizate și criptare care asigură securitatea transferului documentelor.

Cu operator managementul documentelor electronice Nici măcar nu trebuie să semnezi un contract. Pur și simplu vă înregistrați, descărcați certificatul de semnătură electronică și plătiți factura. Operatorul se ocupă de restul: anunță Serviciul Federal de Taxe că v-ați alăturat bursei, monitorizează formatele și garantează conformitatea cu legislația Federației Ruse.

Există câteva zeci de astfel de servicii în Rusia. În ceea ce privește prețul, funcționalitatea, fiabilitatea și viteza, acestea sunt aproximativ aceleași. Este obișnuit să alegeți operatorii în funcție de calitatea serviciului: cât de repede funcționează suportul tehnic, dacă operatorul este pregătit să ajute să conecteze contrapărțile, ce oportunități oferă și dacă are consultanți-analiști care vă vor ajuta să implementați serviciul în dvs. lucru.

De asemenea, contrapartea dvs. va trebui să se conecteze la operator. El îl poate alege pe al tău sau pe oricine altcineva - apoi schimbul va trece prin roaming, ca în comunicare celulară.

Cât costă documentele electronice?

Când lucrezi printr-un operator, plătești doar pentru documentul semnat de ambele părți. În medie, costul trimiterii unui document este de aproximativ 6-8 R, iar toate mesajele primite sunt gratuite.

De obicei, începătorii cumpără un pachet minim de 300 de documente, care se epuizează foarte repede. Apoi trebuie să cumpărați următorul pachet. Este mai profitabil să cumpărați un pachet anual nelimitat sau să negociați condiții individuale.

Trecerea la documente electronice este benefică dacă trimiteți 100 sau mai multe documente pe lună sau cel puțin 1000 de documente pe an. Apoi veți reduce costurile de hârtie și de livrare de aproape 5 ori.

Cât costă gestionarea documentelor?

1000 de documente pe hârtie

Nu este un secret pentru nimeni că funcționarea cu succes a oricărei afaceri depinde în primul rând de modul în care funcționează mecanismul de organizare a documentației. La urma urmei, lucrul cu acte, deși nu aduce plăcere, este o verigă importantă în managementul unei companii.

În plus, documentația ar trebui să fie tratată în timp util, altfel va începe să se acumuleze și să se piardă. Pentru a evita eventualele pierderi, a fost introdus un sistem electronic de gestionare a documentelor.

În acest articol vă vom spune: Ce este EDMS? Ce tipuri, avantaje și dezavantaje are?

Odată cu dezvoltarea internetului, timpul folderelor groase și al arhivelor prăfuite este de trecut. Acum procesul de lucru cu documente este complet automatizat. Documentele necesare pot fi găsite cu un singur clic, iar arhivarea se face fără intervenția umană. EDMS oferă astfel de oportunități pentru întreprinderi.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un sistem special software, datorită căruia documentele sunt procesate în formular electronic. Cu alte cuvinte, datorită EDMS, este posibilă transferul de documente între angajați, eliberarea sarcinilor individuale, arhivarea etc.

Cu siguranță multe organizații știu să creeze documente electronice, să le stocheze și să le transmită. Cu toate acestea, un format pur și simplu electronic nu va avea nicio forță juridică. Pentru ca hârtia electronică să câștige în greutate, este important ca aceasta să fie semnată de ambele părți. În acest caz, documentele trebuie sigilate cu o semnătură electronică specială.

Prin urmare, EDS poate fi împărțit în două tipuri:

1. Fluxul de documente în cadrul companiei între angajați;
2. Fluxul de documente între diverse intreprinderiși organizații prin canale speciale de comunicare.

Pentru a utiliza EDMS în cadrul unei organizații, este necesar un software special. De obicei, un astfel de program se numește platformă EDI. În plus, va fi necesar hardware suplimentar pentru buna funcționare a unui astfel de software. De exemplu, servere, canale de rețea etc.

Va fi necesar un operator de gestionare electronică a documentelor dacă este necesar să lucreze cu acte între două companii diferite. Un astfel de operator va fi un bun asistent. La urma urmei, știe să livreze mesaje, verifică în ce format sunt trimise documentele, solicită și controlează aplicarea unei semnături electronice, stochează și arhivează documentele în mod independent etc.

Astfel, EDMS este „ sistemul circulator„a întregii afaceri. Economisește mult timp și, fără îndoială, are un efect pozitiv asupra activității organizației în ansamblu. Dar există întotdeauna vreun beneficiu din acest tip de prelucrare a informațiilor? Și poate EDMS să provoace daune unei afaceri? Pentru a răspunde la aceste întrebări trebuie să luăm în considerare aspectele pozitive și aspecte negative managementul documentelor electronice.

Avantaje și dezavantaje ale EDI

Ca orice alt proces EDI, are atât avantaje, cât și dezavantaje. Principalii parametri sunt prezentați în tabelul de mai jos.

Avantaje

Defecte

Aranjarea. Sistemul atribuie automat numere documentelor, ceea ce elimină tot felul de erori Urmărire. Puteți afla oricând cine lucrează cu documentul Siguranţă. Un angajat nu va putea pierde sau deteriora un document electronic Recuperare . Un document șters poate fi restaurat în orice moment Siguranța resurselor temporare. Forma electronică a documentului ajunge la fiecare angajat în câteva secunde, indiferent de locația acestuia. Convenabil la lucru. Dacă este necesar, angajatul poate modifica versiunea originală a documentului. EDF face posibilă restaurarea fiecăruia dintre ele. În plus, puteți urmări numele acelor specialiști care au lucrat la hârtie. Disponibilitate. Sistemul EDI funcționează 24/7. Mai mult, atunci când este conectat la acesta prin Internet, un angajat poate lucra cu documentație în orice moment, chiar dacă se află în spital sau în vacanță. Planificare. Sistemul permite unui specialist să planifice progresul lucrării cu documente. Puteți seta data, ora execuției, precum și comanda. Și la momentul potrivit, programul în sine îi va informa pe angajat despre necesitatea de a-și finaliza munca. Căutare convenabilă. Programul este conceput astfel încât să facă posibilă găsirea documentul solicitat nu numai după titlu, ci și după cuvânt cheie. Economisirea hârtiei. Nu este nevoie să imprimați documentația, să o capsați în dosare și să faceți un inventar. Toate informațiile sunt stocate electronic și în orice moment documentul solicitat poate fi tipărită pe hârtie.

Costuri în numerar. Crearea unui EDI va necesita anumite costuri financiare. Sunt necesari bani pentru software și echipamente. Valoarea costurilor va depinde de numărul de angajați conectați. În medie, această sumă este de aproximativ 100.000 de ruble (*). Utilizarea imediată a EDMS nu va funcționa. După cumpărare, instalare, implementare și depanare a programului necesită mult timp, precum și abilități speciale. Instruirea personalului. Pentru a utiliza corect EDMS, toți angajații implicați trebuie să urmeze o pregătire specială. Securitate. Pentru a asigura siguranța informațiilor, managerii companiei trebuie să acorde o atenție deosebită securității. Și anume, pentru a emite o semnătură electronică, determinați care dintre angajați va avea ce acces la documente și, de asemenea, trebuie să protejați programul de pătrunderea din exterior. Este necesar un administrator EDMS. Organizația trebuie să aibă în personal o persoană care va fi capabilă să rezolve problemele curente de lucru în EDMS. Și anume, depanați serverul, ajutați utilizatorii, monitorizați funcționarea sistemului. Este necesar un backup constant. Pentru a asigura siguranța informațiilor, utilizatorii trebuie să salveze permanent documentele. În unele cazuri, este necesară existența unui document electronic și hârtie. Dacă, de exemplu, un partener nu are instalat un EDMS, atunci când lucrează cu el, documentația trebuie să fie atât electronică, cât și pe hârtie.

Costul real al menținerii gestiunii electronice a documentelor pentru întreprinderile mici

(*) Dacă firma este mică, iar proprietarul afacerii (sau antreprenorul individual însuși) urmează să semneze documentele personal, atunci costurile vor fi minime. Acestea constau în achiziționarea de electronice semnătură digitală— 1500 de ruble și acces la serviciul electronic de gestionare a documentelor — de la 100 de ruble.

Pentru volume mici, editorii noștri recomandă serviciul Kontur.Diadoc. Daca selectezi tariful " Universal„, atunci costul va fi de numai 9 ruble per document trimis. Față de trimiterea documentelor originale prin poștă, aici trimiterea unuia scrisoare recomandatăîn regiune va fi de cel puțin 50 de ruble. Diferența este evidentă:

Sistemul oferă tuturor utilizatorilor noi 50 de transferuri bonus de bun venit de documente electronice.

După cum se poate observa din tabel, în ciuda aspectelor pozitive, EDS are și aspecte negative. Practic, se rezumă la costuri materiale, care, după cum se dovedește, s-ar putea să nu fie mici.

Compania va suporta costuri semnificative nu numai pentru instalarea software-ului și achiziția echipamentul necesar, dar trebuie să angajeze și un angajat, fără ale cărui competențe speciale sistemul electronic de gestionare a documentelor pur și simplu nu va funcționa. Un astfel de angajat trebuie să primească și un salariu. Și acesta este un alt element de cheltuieli.

Dar nu uitați că eforturile depuse vor da roade în viitor, iar companiile care lucrează cu EDMS vor beneficia doar. La urma urmei, vor economisi nu numai timpul de procesare a informațiilor, ci vor reduce semnificativ și costul plății pentru servicii, de exemplu, un arhivar. În plus, orice altceva, arhiva electronică nu necesită spațiu suplimentar, achiziționarea de rechizite de birou suplimentare și alte probleme.

Ce este un sistem electronic de gestionare a documentelor?

De regulă, acesta este un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDF), în care puteți genera, trimite, primi și semna documente electronice. Sunt echivalente cu cele de hârtie cu semnătură de mână. Pentru a gestiona documentele electronice, aveți nevoie de un certificat de semnătură electronică.

Interfața constă de obicei din 2-3 file, inclusiv contrapărți (partenerii și clienții dvs. care participă la EDI) și fila principală - Documente. Această filă va conține documentele pe care le-ați trimis și primit în secțiunile Inbox și Outbox.

Tipuri de EDI

Fără îndoială, atunci când implementează managementul electronic al documentelor, organizațiile pun mare accent pe eficiență. Este dificil de spus ce tip de EDI va fi cel mai eficient pentru o anumită organizație. Totul depinde de direcția întreprinderii și de procesele sale de afaceri.

Cu toate acestea, există o calificare generală a EDI în ceea ce privește funcționalitatea, tehnologia de control, componentele etc. În acest sens, putem distinge principalele tipuri de EDS:

• Sistem de păstrare a înregistrărilor. Acest tip este destinat desfășurării activității de birou a unei întreprinderi. Mai mult, lucrarea se desfășoară conform tuturor regulilor acceptate cu management vertical, adică. de la superior la subordonat;
• Arhivele electronice. Scopul principal Un astfel de sistem este organizarea lucrărilor de stocare a documentației. Printre altele, programul permite utilizatorului să găsească cu ușurință hârtia necesară. Totuși, transferul documentației într-un astfel de sistem nu va fi posibil;
• Sisteme de flux de lucru. Acest tip de sistem este larg răspândit în rândul utilizatorilor datorită faptului că sarcina sa principală este organizarea și automatizarea proceselor de afaceri. Cu un astfel de software este ușor să faci afaceri, iar fluxul de documente este doar un motiv pentru existența momentelor de lucru;
• sisteme ECM. Software-ul permite utilizatorului să introducă inovație în sistemul de management al organizației. Cu ajutorul sistemelor complexe se pot gestiona: documente, semnături, fluxuri de lucru, cunoștințele angajaților etc. Acest tip EDI va fi mult mai scump, deoarece oferă utilizatorului funcționalitate avansată.

Este de remarcat faptul că fiecare tip de EDMS devine mai mare decât precedentul și oferă mai multe oportunități utilizatorilor. Cu toate acestea, pentru a aprecia toate beneficiile gestionării electronice a documentelor, trebuie să faceți alegerea corectă.

Cum să alegi EDMS-ul potrivit

După cum sa menționat deja, alegerea unui EDMS este un proces complex care necesită o atenție specială. Printre altele, conducerea companiei trebuie să țină cont de un număr mare de factori decisivi, cum ar fi direcția activităților întreprinderii, personalul etc.

De exemplu, pentru organizare comercială Ar fi corect să se stabilească un EDS atât între angajați, cât și între parteneri. Numai în acest fel întreprinderea va putea obține beneficiile economice necesare.

Pentru o agenție guvernamentală, este mai bine să se concentreze pe specificul activității sale și să acorde mai multă atenție creării de arhive electronice. De asemenea, este necesar să instruiți angajații pentru a lucra cu ei.

Atunci când alegeți unul sau altul EDMS, este important să luați în considerare dacă sistemul îndeplinește cerințele menționate. Acestea includ:

• Functionalitate completa;
• Ușurință în utilizare;
• Cu ce ​​viteză va fi implementat acest sistem în procesul de lucru;
• Disponibilitatea setărilor, iar acestea trebuie să fie flexibile;
• Sistemul are capacitatea de a extinde funcționalitatea;
• Este posibil să se adapteze EDMS la software-ul existent al întreprinderii;
• Ușurință de adaptare;
• Disponibilitatea suportului tehnic. Este important ca o astfel de asistență să fie la un nivel înalt;
• Reputația producătorului etc.

Ținând cont de acest fapt, utilizatorul ar trebui să respecte următoarele acțiuni:

1. Explorați funcționalitatea. Este necesar să acordați o atenție deosebită capitolului „Oportunități”. Este important ca producătorul să indice în mod specific lista sarcinilor efectuate de program. Dacă nu există detalii, atunci ar trebui să abandonați un astfel de sistem EDS;
2. Disponibilitatea prezentărilor tematice. Este important ca programul să conțină material demonstrativ, explicând astfel utilizatorului cum să folosească funcționalitatea;
3. Studiați capturile de ecran. Astfel managerul va putea verifica dacă funcționalitatea este de fapt simplă și dacă îndeplinește cerințele declarate;
4. Asigurați-vă că citiți recenzii de la utilizatori reali. Cele mai multe cea mai buna varianta– vizionarea videoclipurilor pe YouTube;
5. Mulți producători oferă managerilor teste gratuite. Astfel utilizatorul va putea înțelege dacă produsul selectat este potrivit sau nu;
6. În ceea ce privește costul mărfurilor, este evident că acest punct nu poate decât să îl îngrijoreze pe cumpărător. Este dificil de determinat care ar trebui să fie costul real al unui EDS, dar merită să studiezi ce alcătuiește cutare sau cutare cifră. Prin urmare, un studiu detaliat al listei de prețuri va ajuta cumpărătorul să evite cheltuielile și cheltuielile neașteptate.

Merită să ne amintim că doar un specialist vă va ajuta să faceți alegerea corectă. Prin urmare, selecția și instalarea EDMS ar trebui să fie efectuate numai sub atenția atentă a unei persoane care are abilități speciale.

Din cauza costului ridicat, nu toate organizațiile din țara noastră lucrează cu EDMS. Momentan este doar firme mari procesează documentele electronic. Dar totul se schimbă și este probabil ca în viitorul apropiat nevoia de a lucra folosind un EDMS va fi apreciată, iar multe companii își vor putea permite să desfășoare afaceri electronice. Aceasta înseamnă că vor deveni cele mai eficiente și de succes!

Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un sistem (program de calculator, software etc.) care vă permite să organizați și să automatizați lucrul cu documente electronice (adică fluxul de documente electronice) pe întregul lor ciclu de viață. Funcționalitatea principală a EDMS ar trebui să includă capacitatea de a crea, modifica, stoca și ruta documente, precum și o serie de capabilități de servicii, cum ar fi căutarea, clasificarea etc.

EDMS, în plus, este destinat organizării și automatizării proceselor de interacțiune între angajați (transfer documente, emitere sarcini, trimitere notificări etc.). Angajații pot primi rapid orice informatiile necesare conform clientilor companiei. În acest caz, documentele pot fi atât obiecte structurate ale sistemului informațional, care au un anumit set de detalii standard, cât și nestructurate (fișiere Word, Excel, .pdf, .jpg etc.). EDMS poate include o arhivă electronică de documente, care face posibilă prelucrarea colectivă a informațiilor și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri (flux de lucru). De asemenea, EDMS este una dintre opțiunile de utilizare a unui sistem BPM.

În mod tradițional, conceptul de automatizare a documentelor este asociat cu lucrul cu corespondență, documente administrative și organizaționale etc. Cu toate acestea EDMS De asemenea, vă permit să asociați fiecare document cu acțiunile care ar trebui efectuate cu acesta. Datorită unui astfel de sistem, devine posibilă urmărirea implementării angajaților anumite lucrări. Astfel, EDMS oferă nu numai un management eficient al fluxurilor de documente și securitatea informatieiîn companie, dar și pentru creșterea controlului asupra executării lucrărilor pe documente și a productivității angajaților.

Sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS) sunt utilizate în prezent în infrastructura IT a aproape oricărei companii - atât private, cât și publice. Majoritatea companiilor fie au implementat deja un EDMS, fie plănuiesc să-l implementeze în viitorul apropiat. Sistemele electronice de gestionare a documentelor rezolvă o gamă din ce în ce mai largă de probleme, se integrează cu sistemele de contabilitate și vă permit să gestionați indicatorii vitali ai unei întreprinderi (construiți sisteme KPI sau BSC).
Prin utilizarea EDMSîntreprinderea devine transparentă și gestionabilă: toate cele mai simple tranzacții comerciale (de exemplu, expedierea mărfurilor dintr-un depozit sau transferul materialelor în producție) sunt însoțite de reflectarea lor în sistemul contabil sub formă de documente electronice. Operațiunile comerciale pot fi însoțite de contabilizarea și înregistrarea indicatorilor procesului de afaceri. Informațiile acumulate despre indicatori sunt integrate în EDMS în indicatori nivel superior, și astfel obținem un tablou de bord echilibrat reflectat pe tabloul de bord al managerului.

Sisteme electronice de gestionare a documentelor au o serie de avantaje, care includ posibilitatea înregistrării unice a unui document electronic, executarea paralelă a operațiunilor necesare cu urmărirea persoanei responsabile de executarea acestora, precum și prezența unui sistem de căutare a documentelor organizat eficient și a unui sistem de raportare dezvoltat. .

In plus, EDMS, de regulă, conțin instrumente pentru lucrul în grup pe documente și proiecte, programareși încărcarea angajaților pentru a lucra cu documente, menținerea istoricului muncii cu documente și munca sigura cu birouri îndepărtate și divizii ale întreprinderii. Pe cea mai comună platformă din Rusia „1C:Enterprise 8”, de exemplu EDMS este . Odată cu apariția platformei 1C:Enterprise 8, distribuția familiei de programe 1C a fost reorientată de la segmentele mici la mijlocii și corporative ale întreprinderilor. Managementul electronic al documentelor este un atribut al unui sistem informatic cu drepturi depline pentru astfel de întreprinderi, în timp ce sistemele de clasă de flux de lucru și o versiune mai avansată a BPMS sunt un modul standard al sistemului de informații corporative al unei întreprinderi, în care numărul angajații de birou ajunge la peste 50 de persoane.

Nu ar trebui să fie specific industriei. Opțiunea principală și cea mai comună pentru gestionarea documentelor electronice sunt produsele ambalate, iar EDMS pe platforma 1C nu face excepție.

În condițiile dezvoltării moderne a afacerilor, EDMS trebuie să rezolve probleme legate de optimizarea costurilor, cu posibilitatea economisirii resurselor interne ale întreprinderii. În acest caz, cea mai optimă opțiune este o astfel de situație pentru întreprindere atunci când informațiile implementate sistem electronic de gestionare a documentelor vă permite să recuperați rapid (în 2-3 luni) costurile de implementare. O condiție necesară Pentru o astfel de implementare, întreprinderea trebuie să aibă un angajat care să aibă cunoștințe în domeniul managementului proceselor, abilități în construirea diagramelor de notație pentru descrierea proceselor de afaceri și să aibă o înțelegere destul de bună a proceselor de afaceri care au loc în întreprinderea care implementează EDMS. Diagramele formalizate ale proceselor de afaceri pot fi un ajutor important.

Implementarea EDMS ar trebui să abordeze întotdeauna problema optimizării proceselor de afaceri și economisirii costurilor forței de muncă atât pentru conducere, cât și pentru angajații obișnuiți ai întreprinderii. Totodată, efectul maxim de implementare se realizează atunci când gestiunea electronică a documentelor operează într-un singur spațiu informațional cu sistem de gestiune și contabilitate. Un astfel de sistem combinat vă permite să rezolvați un număr semnificativ mai mare de probleme.

Există o serie de aplicații standard EDMS pe platforma 1C, de exemplu, automatizarea lucrărilor contractuale. Dar rezolvarea unor probleme precum fluxul de documente de personal, lucrul cu călătorii de afaceri și rapoarte de cheltuieli, aplicații pentru numerar, procesele de sustinere a fluxului documentelor de vanzari, achizitii, productie si depozit pot fi rezolvate doar intr-un sistem informatic unificat cu sistem contabil. De exemplu, pe platforma 1C 8 sistem electronic de gestionare a documentelor „PiterSoft: Process Management” sau

De exemplu, pe platforma 1C 8 sistem electronic de gestionare a documentelor poate lucra într-o singură bază de date cu produsul „1C: Salary and Personnel Management” sau „1C: Manufacturing Enterprise Management”, care vă permite să rezolvați cuprinzător sarcini funcționale (de exemplu, recrutare), contabilitate (calcularea salariului) și management (realizarea decizii motivaționale cu privire la o creștere a salariului sau o amendă) și sarcina de interacțiune și transmitere de informații (trecerea unui document de-a lungul rutei, asociată cu notificarea în timp util a tuturor participanților interesați la proces, în conformitate cu o procedură aprobată anterior).

Secol tehnologia de informație vă permite să automatizați mult. Și să predea o cantitate imensă de documente companie mareîn „mâinile” computerelor - a poruncit Dumnezeu însuși. Sistem electronic de gestionare a documentelor - ușurință în lucru sau probleme suplimentare?

Din articol vei afla:

Fluxul documentelor se referă la toate procedurile asociate cu crearea unui document, mișcarea acestuia în organizație, contabilitate, stocare, arhivare, protecție împotriva accesului terților și controlul asupra executării acestuia.

Dacă toate aceste procese sunt asigurate de un set special creat programe de calculator, iar informațiile sunt generate de documente electronice, atunci un astfel de flux de documente numite electronice. La nivel filistin, se mai numește și „fără hârtie”.

Avantaje

Mișcarea fără hârtie a documentației are o serie de avantaje. De exemplu:

• economisirea de spațiu și hârtie (fără documente pe hârtie - nu este nevoie de dulapuri, mape, rafturi, arhive);
• economisind timp angajaților (găsiți documentul în baza de date electronica pentru un profesionist este o chestiune de câteva minute, dar găsirea unei versiuni pe hârtie într-un birou mare, și chiar creată cu ceva timp în urmă, este o căutare destul de mare);
• posibilitatea unui acces mai strict al terților la informații, o protecție mai atentă a confidențialității (va fi mai dificil pentru persoane aleatorii să ajungă la informații în sistem electronic, dacă problema de securitate este gândită, dar copierea unui document pe hârtie în haosul general este elementară);
• transparența procedurii de mișcare a documentului (dacă sistemul este configurat, atunci mai multe persoane pot monitoriza simultan trecerea documentului de către executanți, controlori, manageri, este mai ușor de controlat etapele, eficiența, relevanța etc.);
• sistemul vă permite să legați mai multe documente între ele, să le vedeți pe cele care sunt într-un fel legate de unul anume selectat sau să configurați alte tipuri de funcționalități);
• un sistem electronic de flux de documente permite angajaților să lucreze de la distanță, să obțină acces la documentație în timp ce se află în departamente îndepărtate geografic unul de celălalt, economisind totodată și banii cheltuiți de obicei pe curieri cu normă întreagă, companii de curierat externalizate, costuri poștale etc.;
• economisind bani pe hârtie.

Tipuri de sed

Sistem electronic de gestionare a documentelor sed este un produs software specific. Ele pot fi diverse tipuri. Împărțirea în tipuri este determinată de faptul că aceste sisteme sunt utilizate în diverse zone activități și sunt, de asemenea, achiziționate pentru a îndeplini diverse sarcini. O organizație trebuie să asigure, în primul rând, stocarea unui volum mare de documente electronice, alta este importantă să asigure schimbul acestora între departamente, în timp ce altele evidențiază analiza și relația dintre documente. Cererea creează ofertă - de aceea sistemele diferă, iar utilizatorul are uneori o alegere dificilă.

Deci, un sistem electronic de gestionare a documentelor poate:

Fii o arhivă electronică și oferă posibilitatea de a stoca și căutare rapidă documentare; astfel de programe sunt baze de date specializate;

Furnizați procese de lucru (în acest caz, documentul electronic al sistemului electronic de management al documentelor nu joacă rolul principal, este o aplicație, o completare necesară la procesele de lucru reglementate de sistem);

Permiteți multor angajați să colaboreze la un document în același timp (dacă compania nu are nevoie să ofere o structură ierarhică a fluxului de documente, iar crearea în comun a documentelor iese în prim-plan);

Includeți alte servicii necesare în sistemul de circulație a documentației propriu-zis ( e-mail, management de proiect și alte servicii).

Sisteme de control managementul documentelor electronice pot combina elemente din tipurile descrise. Ele pot fi de asemenea distinse după tipul de activitate, după industrie și prin alte caracteristici. Este important ca o companie să înțeleagă ce sarcini dorește să îndeplinească folosind fluxul de documente ed trebuie să asigure eficiență și profit. structura comercialași îndeplinirea sarcinilor statutare ale altor organizații.

Citeste si:

sarcini sed

Pe lângă sarcina principală, sistemul electronic de gestionare a documentelor oferă și alte funcționalități, uneori importante pentru companie. De exemplu ar putea fi:

1. capacitatea de a descărca un volum mare de documentație electronică;
2. un grup de angajați care lucrează simultan cu un document online;
3. crearea unei discuții online a unui document;
4. compararea diferitelor ediții de documente;
5. proceduri de protejare a informațiilor conținute în document;
6. copiere și arhivare;
7. aplicarea mijloacelor de individualizare (de exemplu, filigrane);
8. posibilitatea utilizării unei semnături digitale electronice etc.

Pe baza nevoilor, sarcinilor, capacităților financiare, prezenței sau absenței unui sistem extins diviziuni structurale, domeniul de activitate al companiei, unul sau altul este selectat. Sunt suficiente oferte pe piata.

Dezavantaje și probleme

Printre numeroasele beneficii (discutate mai sus), există și probleme. Utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor necesită anumite eforturi din partea personalului. Problemele de utilizare includ următoarele:

costurile de achiziție, instalare și întreținere a programelor (sau costurile de întreținere a propriului personal de specialiști în dezvoltare);

motivarea angajaților să învețe și să utilizeze toate funcționalitățile sistemului;

dificultatea de a lua în considerare toate nuanțele și schimbările din activitățile companiei în produsul software;

nevoia de a interacționa cu alte organizații care nu folosesc sisteme informatice managementul documentelor electronice, ceea ce înseamnă că uneori trebuie să te întorci la documente pe hârtie sau să le dublezi pe cele electronice;

Uneori apar întrebări despre acordarea forței legale documentelor atunci când opțiunile de semnătură digitală electronică nu sunt utilizate.

Formarea și motivarea personalului pentru tranziția la tehnologiile digitale este o sarcină separată, mai ales dacă compania există de mult timp în „lumea hârtiei”, iar angajații nu sunt oameni tineri și creativi ai noii generații. Mai mult, nivelul de stăpânire a produselor software este diferit pentru toți angajații. Și uneori, din momentul în care se ia decizia de a trece digital până la implementarea efectivă, trec mult timp și pași. Procesul este ușor doar la prima vedere.

Dificultatea alegerii

O mare parte din căutarea de informații în zilele noastre începe cu simpla introducere a unei interogări în bara de căutare. Deci, ca răspuns la această acțiune (apariția expresiei în termenul de căutare „ sistem electronic de gestionare a documentelorși munca de birou”), un căutător de informații primește un număr mare de oferte de diverse sisteme dezvoltate atât de specialiști ruși, cât și străini. Toată lumea declară cu voce tare o soluție necondiționată pentru toate problemele consumatorilor în această chestiune. Și atunci apare o descoperire - problema alegerii. Cum să nu greșești? Până la urmă, pentru a înțelege caracteristici funcționale Pentru a folosi programe de calculator, trebuie să aveți cel puțin rudimentele abilităților programatorilor și utilizatorilor avansați. Uneori trebuie să implicați profesioniști. Apoi apare întrebarea cum să ne înțelegem corect unul pe celălalt, cum să explicăm programatorului sarcinile companiei, astfel încât acesta să poată căuta cel mai precis soluții la aceste probleme în sistemele propuse.

Atunci când alegeți un produs, va trebui să efectuați un studiu întreg, să studiați funcționalitatea în condițiile în care dezvoltatorul-vânzătorul nu este întotdeauna interesat să dezvăluie tuturor nuanțele produsului. Sistemul electronic de management al documentelor ED trebuie să fie convenabil, funcțional și util consumatorului. Mai mult, ținând cont de activitatea sa specifică. Va trebui să studiați videoclipuri despre funcționarea programului, recenzii ale utilizatorilor, să vizionați capturi de ecran, eventual să testați și să verificați în practică, să cumpărați module și blocuri individuale dacă programul o permite, să implementați sistemul treptat etc. Ei bine, prețul problemei se dovedește uneori a nu fi ultimul număr de pe listă.

Utilizatorul rezolvă problema alegerii unei platforme în moduri diferite înainte de implementarea organizării sistemelor electronice de gestionare a documentelor - unii o rezolvă independent, unii implică specialiști și consultanți externi, mulți se mulțumesc cu angajații cu normă întreagă. În orice caz, trebuie să înțelegeți că sistemul sed este un pas responsabil în viața companiei, care se face cel mai bine cu atenție și conștient.

Element obligatoriu al infrastructurii „digitale”. întreprindere modernă sau organizația este un sistem de flux de documente. Lucrarea cu documente externe și interne este considerată a fi cea mai complexă, mai laborioasă și „problematică” zonă a activității întreprinderii. Soluții electronice fac posibilă simplificarea și optimizarea semnificativă a acestuia.

Utilizare sisteme specializate relevante pentru ambele companii sectorul comercial, deci agentii guvernamentale. Pentru primul, ei deschid perspective de creștere a profitabilității și a randamentului muncii, iar pentru al doilea, o vor face solutie eficienta sarcini pentru optimizarea fluxului de informații și lucrări, interacțiunea interdepartamentală și lucrul cu.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este o necesitate, nu o opțiune. Majoritatea companiilor de astăzi creează hârtie de birou în formă digitală, dar din cauza proceselor imperfecte de schimb de informații, angajații sunt nevoiți să le imprime, să le transfere în formă „fizică” și să piardă timp și energie cu o rutină inutilă. Un format ineficient poate fi dificil de schimbat, pentru a face acest lucru, este necesar să se automatizeze activitățile companiei într-o manieră cuprinzătoare, dar rezultatul va depăși toate așteptările. Un sistem EDMS sau ECM bine organizat (sistem de management al conținutului organizațional) va ajuta la gestionarea fluxurilor de informații și documente la toate nivelurile și etapele existenței.

Informații generale despre elementele și structura EDMS

Creat inițial ca un instrument pentru munca tradițională de birou și automatizarea acestuia, astăzi EDMS s-a dezvoltat în produse multifuncționale și complexe. Un sistem electronic de gestionare a documentelor este o soluție care:

• asigură procesul de creare și mutare a documentației interne a companiei în formă electronică;
• procesează corespondența primită și documentele externe de reglementare și administrative;
• simplifică controlul asupra fluxurilor de documente;
• ajută la gestionarea eficientă a relațiilor cu parteneri, clienți și așa mai departe.

EDMS al companiei asigură lucrul cu toate documentele în formă electronică - orice set de informații salvate sau transferate pe un computer. Ele trebuie să fie însoțite de atribute pe „cărți” unice care identifică unitatea.

Fluxul de documente în formă electronică este o modalitate de organizare centrală a lucrărilor cu documente, unde majoritatea registrelor și tranzacțiilor sunt prezentate în formă electronică. În consecință, sistemul care o gestionează este o soluție cu instrumente pentru implementarea tuturor procedurilor de creare, modificare, căutare de documente și susținere a interacțiunii dintre angajații companiei.

Uneori se numește EDMS (Electronic Document Management System) sau ECM menționat mai sus, dar acești termeni sunt ceva mai largi decât EDMS - la acesta din urmă este necesar să se adauge mijloace pentru asigurarea siguranței informațiilor, introducerea documentelor pe hârtie în mediul digital, prelucrarea conținut multimedia și așa mai departe. Sistemul electronic de management al documentelor se bazează pe fluxuri de lucru – Workflow, care sunt acțiunile angajaților în limitele unui proces de afaceri dedicat.

Avantajele EDMS

Structura de bază existentă a EDMS sa dovedit a fi eficientă, mecanism eficient, care este convenabil pentru întreprinderi și instituții de orice dimensiune. Piața EDMS se dezvoltă activ, deoarece atât sectorul public (consumator activ), cât și structurile de afaceri sunt interesate de produse software care simplifică fluxul de documente. Dezvoltarea sistemelor este facilitată și de extinderea domeniului de aplicare a semnăturilor electronice și de atenția sporită acordată problemelor de securitate a informațiilor. Ele pot fi rezolvate eficient cu ajutorul unor programe de înaltă calitate și bine gândite.

Un sistem modern de gestionare a documentelor are multe avantaje - acesta:

• asigură transparența fluxului de documente și a tuturor proceselor de afaceri ale companiei - toate acțiunile și mișcările documentelor pot fi urmărite și controlate;
• crește disciplina de lucru și execuția sarcinilor - sistemele transparente sunt convenabile pentru înregistrarea rezultatelor și a faptului de a răspunde la o cerință;
• reduce timpul petrecut în munca de rutină de zi cu zi - nu este nevoie să căutați o perioadă lungă de timp, să coordonați documentele, cifra de afaceri este accelerată;
• protejează informațiile de scurgeri, asigurând securitatea datelor și diferențierea strictă a drepturilor de acces;
• bazat pe principiile specificate în standardele de calitate ISO;
• ușor de implementat în rândul angajaților - supus unui sistem de pregătire a personalului bine organizat;
• dă întreprinderea avantaje competitive, ajută la menținerea și dezvoltarea culturii interne corporative și așa mai departe.

Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS) include, printre altele, gestionarea registrelor de reglementare. Prin urmare, activitatea sa trebuie organizată în conformitate cu cerințele legale.

Standarde și cadrul legal pentru EDMS

Există puține standarde sau legi specifice pentru sistemele de afaceri electronice în domeniul juridic intern, iar atunci când dezvoltă un EDMS, creatorii acestuia se concentrează pe o varietate de documente de reglementare pentru munca de birou „clasică”. Printre principalele acte de reglementare merită menționate:

• legislația federală privind semnăturile digitale electronice (1-FZ din 10 ianuarie 2002), privind informațiile și protecția acesteia (149-FZ), privind datele cu caracter personal (152 și 363-FZ) și așa mai departe;
• Reglementări guvernamentale federale și regionale, reguli și cerințe ale industriei;
• Standarde GOST pentru munca de birou, arhive, sisteme de documentare administrativă - R 51141-98, R 6.30-2003 și altele.

Uneori reglementărilor se contrazic reciproc, iar regulile sunt de natură consultativă, iar dezvoltatorii încearcă să facă EDMS-ul companiei cât mai adaptabil și flexibil posibil. De asemenea, trebuie să țineți cont de regulile în continuă schimbare pentru a lucra cu semnături electronice, „compatibilitatea” sistemului cu fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic. Este necesar ca toate documentele electronice oficiale ale organizației să fie legitime și fiabilitatea lor să fie ușor de determinat. Toate acestea trebuie luate în considerare atunci când alegeți un EDMS pentru uz corporativ.

Funcționalitatea EDMS

Pentru ca un sistem electronic de management al documentelor să fie numit complet, acesta trebuie să implementeze multe funcții. Cele principale includ:

• Managementul documentelor - intrare si inregistrare, lucru zilnic, control flux;
• conexiune cu fluxul de documente pe hârtie;
• căutarea și preluarea organizată a datelor și documentelor - rapidă, în conformitate cu nivelul de autorizare;
• urmărirea relevanței documentației (în special externe, primite) și arhivarea documentelor învechite;
• menținerea unui nivel adecvat de securitate a informațiilor;
• conexiune simplă, transparentă, intuitivă între program și utilizatorii finali.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor ar trebui să fie echipat cu instrumente convenabile pentru configurare, localizare și scalare bine. Este important ca dezvoltatorul să prevadă posibilitatea organizării unui singur EDMS în divizii ale companiei la distanță geografică. Sistemul trebuie să organizeze un schimb electronic ordonat de informații între nivelurile ierarhice, precum și să îl implementeze în mod competent într-o întreprindere reală.

Implementarea EDMS și evaluarea eficacității acestuia

Compania Docsvision oferă calitate înaltă și modernă produse software pentru a rezolva probleme legate de organizarea și susținerea managementului documentelor electronice. Diferența noastră este abordare integrată: împreună cu produsul în sine, oferim o gamă completă de suport pentru implementarea soluțiilor, instruirea personalului și serviciul EDMS. Implementarea sistemului la intreprindere - etapa importanta, unde are loc „lustruirea” finală a sistemului și personalizarea acestuia la nevoile clientului. De obicei, implementarea constă în:

• cercetarea situatiei actuale din companie, realizarea unui plan de implementare;
• transferul produsului proiectat la capacitățile reale ale companiei - sistem EDMS se adaptează acestora;
• testarea performanței produsului configurat;
• instruirea conducerii și a personalului - folosind metoda „terapiei de șoc” sau treptat;
• funcționarea și ajustările în procesul său, scalarea, rezolvarea problemelor curente.

Sistemul de management al documentelor trebuie să fie eficient și să recupereze investiția în el. Pentru a evalua eficacitatea EDMS, puteți utiliza metode de calcul pentru proiecte IT și, în principiu, orice active necorporale. Este necesar să se țină seama de cât de activ au fost implicați experții terți în lucrare, care este profitul intervenției lor și care sunt perspectivele de profitabilitate ulterioară. Este posibil să întâlniți o situație în care calcularea eficienței va costa pe client mai mult decât EDMS în sine, dar acest lucru trebuie făcut.

Merită să luăm în considerare faptul că metodele tradiționale de evaluare nu determină cu exactitate rezultatul - se acordă atenție costurilor de achiziție și implementare, fără a ține cont de optimizarea activității diferitelor departamente, accelerarea rotației documentelor și simplificarea deciziei. realizarea. Este necesar să se evalueze eficacitatea EDMS în ansamblu, la ceva timp după implementarea sa, iar apoi rezultatele vor mulțumi în mod plăcut clienții.

Puteți alege ediția optimă a Docsvision, puteți vizualiza costul modulelor și opțiunile de licențiere pe pagină