Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Nu este un secret pentru nimeni că funcționarea cu succes a oricărei afaceri depinde în primul rând de modul în care funcționează mecanismul de organizare a documentației. La urma urmei, lucrul cu acte, deși nu aduce plăcere, este o verigă importantă în managementul unei companii.

În plus, documentația ar trebui să fie tratată în timp util, altfel va începe să se acumuleze și să se piardă. Pentru a evita eventualele pierderi, a fost introdus un sistem electronic de gestionare a documentelor.

În acest articol vă vom spune: Ce este EDMS? Ce tipuri, avantaje și dezavantaje are?

Odată cu dezvoltarea internetului, timpul folderelor groase și al arhivelor prăfuite este de trecut. Acum procesul de lucru cu documente este complet automatizat. Documentele necesare pot fi găsite cu un singur clic, iar arhivarea se face fără intervenția umană. EDMS oferă astfel de oportunități pentru întreprinderi.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un sistem special software, datorită căruia documentele sunt procesate în formular electronic. Cu alte cuvinte, datorită EDMS, este posibilă transferul de documente între angajați, eliberarea sarcinilor individuale, arhivarea etc.

Cu siguranță multe organizații știu să creeze documente electronice, să le stocheze și să le transmită. Cu toate acestea, un format pur și simplu electronic nu va avea nicio forță juridică. Pentru ca hârtia electronică să câștige în greutate, este important ca aceasta să fie semnată de ambele părți. În acest caz, documentele trebuie sigilate cu o semnătură electronică specială.

Prin urmare, EDS poate fi împărțit în două tipuri:

1. Fluxul de documente în cadrul companiei între angajați;
2. Fluxul de documente între diverse intreprinderiși organizații prin canale speciale de comunicare.

Pentru a utiliza EDMS în cadrul unei organizații, este necesar un software special. De obicei, un astfel de program se numește platformă EDI. În plus, va fi necesar hardware suplimentar pentru buna funcționare a unui astfel de software. De exemplu, servere, canale de rețea etc.

Va fi necesar un operator de gestionare electronică a documentelor dacă este necesar să lucreze cu acte între două companii diferite. Un astfel de operator va fi un bun asistent. La urma urmei, știe să livreze mesaje, verifică în ce format sunt trimise documentele, solicită și controlează aplicarea unei semnături electronice, stochează și arhivează documentele în mod independent etc.

Astfel, EDMS este „ sistemul circulator„a întregii afaceri. Economisește mult timp și, fără îndoială, are un efect pozitiv asupra activității organizației în ansamblu. Dar există întotdeauna vreun beneficiu din acest tip de prelucrare a informațiilor? Și poate EDMS să provoace daune unei afaceri? Pentru a răspunde la aceste întrebări trebuie să luăm în considerare aspectele pozitive și aspecte negative managementul documentelor electronice.

Avantaje și dezavantaje ale EDI

Ca orice alt proces EDI, are atât avantaje, cât și dezavantaje. Principalii parametri sunt prezentați în tabelul de mai jos.

Avantaje

Defecte

Aranjarea. Sistemul atribuie automat numere documentelor, ceea ce elimină tot felul de erori Urmărire. Puteți afla oricând cine lucrează cu documentul Siguranţă. Un angajat nu va putea pierde sau deteriora un document electronic Recuperare . Un document șters poate fi restaurat în orice moment Siguranța resurselor temporare. Forma electronică a documentului ajunge la fiecare angajat în câteva secunde, indiferent de locația acestuia. Convenabil la lucru. Dacă este necesar, angajatul poate modifica versiunea originală a documentului. EDF face posibilă restaurarea fiecăruia dintre ele. În plus, puteți urmări numele acelor specialiști care au lucrat la hârtie. Disponibilitate. Sistemul EDI funcționează 24/7. Mai mult, atunci când este conectat la acesta prin Internet, un angajat poate lucra cu documentație în orice moment, chiar dacă se află în spital sau în vacanță. Planificare. Sistemul permite unui specialist să planifice progresul lucrării cu documente. Puteți seta data, ora execuției, precum și comanda. Și la momentul potrivit, programul în sine îi va informa pe angajat despre necesitatea de a-și finaliza munca. Căutare convenabilă. Programul este conceput astfel încât să facă posibilă găsirea documentul solicitat nu numai după titlu, ci și după cuvânt cheie. Economisirea hârtiei. Nu este nevoie să imprimați documentația, să o capsați în dosare și să faceți un inventar. Toate informațiile sunt stocate electronic și în orice moment documentul solicitat poate fi tipărită pe hârtie.

Costuri în numerar. Crearea unui EDI va necesita anumite costuri financiare. Sunt necesari bani pentru software și echipamente. Valoarea costurilor va depinde de numărul de angajați conectați. În medie, această sumă este de aproximativ 100.000 de ruble (*). Utilizarea imediată a EDMS nu va funcționa. După cumpărare, instalare, implementare și depanare a programului necesită mult timp, precum și abilități speciale. Instruirea personalului. Pentru a utiliza corect EDMS, toți angajații implicați trebuie să urmeze o pregătire specială. Securitate. Pentru a asigura siguranța informațiilor, managerii companiei trebuie să acorde o atenție deosebită securității. Și anume, eliberarea semnătură electronică, stabiliți care dintre angajați va avea ce acces la hârtii și va fi, de asemenea, necesară protejarea programului de pătrunderea din exterior. Este necesar un administrator EDMS. Organizația trebuie să aibă în personal o persoană care va fi capabilă să rezolve problemele curente de lucru în EDMS. Și anume, depanați serverul, ajutați utilizatorii, monitorizați funcționarea sistemului. Este necesar un backup constant. Pentru a asigura siguranța informațiilor, utilizatorii trebuie să salveze permanent documentele. În unele cazuri, este necesară existența unui document electronic și hârtie. Dacă, de exemplu, un partener nu are instalat un EDMS, atunci când lucrează cu el, documentația trebuie să fie atât electronică, cât și pe hârtie.

Costul real al menținerii gestiunii electronice a documentelor pentru întreprinderile mici

(*) Dacă firma este mică, iar proprietarul afacerii (sau antreprenorul individual însuși) urmează să semneze documentele personal, atunci costurile vor fi minime. Acestea constau în achiziționarea de electronice semnătură digitală— 1500 de ruble și acces la serviciul electronic de gestionare a documentelor — de la 100 de ruble.

Pentru volume mici, editorii noștri recomandă serviciul Kontur.Diadoc. Daca selectezi tariful " Universal„, atunci costul va fi de numai 9 ruble per document trimis. Față de trimiterea documentelor originale prin poștă, aici trimiterea unuia scrisoare recomandatăîn regiune va fi de cel puțin 50 de ruble. Diferența este evidentă:

Sistemul oferă tuturor utilizatorilor noi 50 de transferuri bonus de bun venit de documente electronice.

După cum se poate observa din tabel, în ciuda aspectelor pozitive, EDS are și aspecte negative. Practic, se rezumă la costuri materiale, care, după cum se dovedește, s-ar putea să nu fie mici.

Compania va suporta costuri semnificative nu numai pentru instalarea software-ului și achiziția echipamentul necesar, dar trebuie să angajeze și un angajat, fără ale cărui competențe speciale sistemul electronic de gestionare a documentelor pur și simplu nu va funcționa. Un astfel de angajat trebuie să primească și un salariu. Și acesta este un alt element de cheltuieli.

Dar nu uitați că eforturile depuse vor da roade în viitor, iar companiile care lucrează cu EDMS vor beneficia doar. La urma urmei, vor economisi nu numai timpul de procesare a informațiilor, ci vor reduce semnificativ și costul plății pentru servicii, de exemplu, un arhivar. În plus, orice altceva, arhiva electronică nu necesită spațiu suplimentar, achiziționarea de rechizite de birou suplimentare și alte probleme.

Ce este un sistem electronic de gestionare a documentelor?

De regulă, acesta este un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDF), în care puteți genera, trimite, primi și semna documente electronice. Sunt echivalente cu cele de hârtie cu semnătură de mână. Pentru a gestiona documentele electronice, aveți nevoie de un certificat de semnătură electronică.

Interfața constă de obicei din 2-3 file, inclusiv contrapărți (partenerii și clienții dvs. care participă la EDI) și fila principală - Documente. Această filă va conține documentele pe care le-ați trimis și primit în secțiunile Inbox și Outbox.

Tipuri de EDI

Fără îndoială, atunci când implementează managementul electronic al documentelor, organizațiile pun mare accent pe eficiență. Este dificil de spus ce tip de EDI va fi cel mai eficient pentru o anumită organizație. Totul depinde de direcția întreprinderii și de procesele sale de afaceri.

Cu toate acestea, există o calificare generală a EDI în ceea ce privește funcționalitatea, tehnologia de control, componentele etc. În acest sens, putem distinge principalele tipuri de EDS:

• Sistem de păstrare a înregistrărilor. Acest tip este destinat desfășurării activității de birou a unei întreprinderi. Mai mult, lucrarea se desfășoară conform tuturor regulilor acceptate cu management vertical, adică. de la superior la subordonat;
• Arhivele electronice. Scopul principal Un astfel de sistem este organizarea lucrărilor de stocare a documentației. Printre altele, programul permite utilizatorului să găsească cu ușurință hârtia necesară. Totuși, transferul documentației într-un astfel de sistem nu va fi posibil;
• Sisteme de flux de lucru. Acest tip de sistem este larg răspândit în rândul utilizatorilor datorită faptului că sarcina sa principală este organizarea și automatizarea proceselor de afaceri. Cu un astfel de software este ușor să faci afaceri, iar fluxul de documente este doar un motiv pentru existența momentelor de lucru;
• sisteme ECM. Software-ul permite utilizatorului să introducă inovație în sistemul de management al organizației. Cu ajutorul sistemelor complexe se pot gestiona: documente, semnături, fluxuri de lucru, cunoștințele angajaților etc. Acest tip EDI va fi mult mai scump, deoarece oferă utilizatorului funcționalitate avansată.

Este de remarcat faptul că fiecare tip de EDMS devine mai mare decât precedentul și oferă mai multe oportunități utilizatorilor. Cu toate acestea, pentru a aprecia toate beneficiile gestionării electronice a documentelor, trebuie să faceți alegerea corectă.

Cum să alegi EDMS-ul potrivit

După cum sa menționat deja, alegerea unui EDMS este un proces complex care necesită o atenție specială. Printre altele, conducerea companiei trebuie să țină cont de un număr mare de factori decisivi, cum ar fi direcția activităților întreprinderii, personalul etc.

De exemplu, pentru organizare comercială Ar fi corect să se stabilească un EDS atât între angajați, cât și între parteneri. Numai în acest fel întreprinderea va putea obține beneficiile economice necesare.

Pentru agentie guvernamentala Este mai bine să vă concentrați pe specificul activității sale și să acordați mai multă atenție creării de arhive electronice. De asemenea, este necesar să instruiți angajații pentru a lucra cu ei.

Atunci când alegeți unul sau altul EDMS, este important să luați în considerare dacă sistemul îndeplinește cerințele menționate. Acestea includ:

• Functionalitate completa;
• Ușurință în utilizare;
• Cu ce ​​viteză va fi implementat acest sistem în procesul de lucru;
• Disponibilitatea setărilor, iar acestea trebuie să fie flexibile;
• Sistemul are capacitatea de a extinde funcționalitatea;
• Este posibil să se adapteze EDMS la software-ul existent al întreprinderii;
• Ușurință de adaptare;
• Disponibilitatea suportului tehnic. Este important ca o astfel de asistență să fie la un nivel înalt;
• Reputația producătorului etc.

Ținând cont de acest fapt, utilizatorul ar trebui să respecte următoarele acțiuni:

1. Explorați funcționalitatea. Este necesar să acordați o atenție deosebită capitolului „Oportunități”. Este important ca producătorul să indice în mod specific lista sarcinilor efectuate de program. Dacă nu există detalii, atunci ar trebui să abandonați un astfel de sistem EDS;
2. Disponibilitatea prezentărilor tematice. Este important ca programul să conțină material demonstrativ, explicând astfel utilizatorului cum să folosească funcționalitatea;
3. Studiați capturile de ecran. Astfel managerul va putea verifica dacă funcționalitatea este de fapt simplă și dacă îndeplinește cerințele declarate;
4. Asigurați-vă că citiți recenzii de la utilizatori reali. Cele mai multe cea mai buna varianta– vizionarea videoclipurilor pe YouTube;
5. Mulți producători oferă managerilor teste gratuite. Astfel utilizatorul va putea înțelege dacă produsul selectat este potrivit sau nu;
6. În ceea ce privește costul mărfurilor, este evident că acest punct nu poate decât să îl îngrijoreze pe cumpărător. Este dificil de determinat care ar trebui să fie costul real al unui EDS, dar merită să studiezi ce alcătuiește cutare sau cutare cifră. Prin urmare, un studiu detaliat al listei de prețuri va ajuta cumpărătorul să evite cheltuielile și cheltuielile neașteptate.

Merită să ne amintim că doar un specialist vă va ajuta să faceți alegerea corectă. Prin urmare, selecția și instalarea EDMS ar trebui să fie efectuate numai sub atenția atentă a unei persoane care are abilități speciale.

Din cauza costului ridicat, nu toate organizațiile din țara noastră lucrează cu EDMS. Momentan este doar firme mari procesează documentele electronic. Dar totul se schimbă și este probabil ca în viitorul apropiat nevoia de a lucra cu ajutorul unui EDMS va fi apreciată, iar multe companii își vor putea permite să conducă e-business. Aceasta înseamnă că vor deveni cele mai eficiente și de succes!

Materiale suplimentare și de arhivă

Existența cu succes a dezvoltatorilor de software pe piața produselor și serviciilor IT este aproape imposibilă fără o rețea de parteneri dezvoltată. Partenerii ajută la reducerea costurilor proceselor de marketing și vânzări, organizează comunicarea între producătorul și consumatorii de produse software, oferă servicii suplimentare (inclusiv dezvoltarea funcționalității software-ului de bază și instruirea clienților) și rezolvă problema completității geografice a afacerii. TAdviser a pregătit o revizuire și o evaluare a programelor de afiliere ale furnizorilor ruși de produse EDMS/ESM ().

piata ruseasca EDMS se modifică ca urmare a schimbărilor în abordări și nevoi de afaceri. Accentul nu se pune doar pe fluxul personalizat de documente și pe interfețele ușor de înțeles, ci în primul rând pe eficiența procesului. Calitatea automatizării lor este reflectată, printre altele, de motoarele de flux de lucru. Fluxul de lucru vă permite să accelerați procese de rutinăși sarcini repetitive, crescând în cele din urmă productivitatea și rezolvând atât problemele de management operațional, cât și strategic. Analizați oportunitățile actuale sisteme rusești managementul documentelor electronice în ceea ce privește automatizarea proceselor se poate baza pe rezultatele unui sondaj de furnizori realizat de TAdviser.

În cadrul studiului TAdviser, 12 dezvoltatori de sisteme electronice de management al documentelor au fost intervievați cu privire la capacitățile motoarelor de flux de lucru pe care le oferă (module responsabile cu rutarea documentelor) în cadrul: inițierea proceselor, lansarea proceselor, deplasarea pe rute și dezvoltarea rutelor. Sistemele au fost evaluate în funcție de 35 de parametri, ținând cont de nivelul de implementare a funcționalității și de faptul utilizării acesteia de către clienți ().

Sistemul de flux de documente al unei întreprinderi include multe caracteristici organizaționale, structurale și de producție specifice, setări corporative, standarde și cerințe corporative, anumite proceduri de interacțiune între servicii și interpreți și așa mai departe.
| | |

Introducerea sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) poate crește semnificativ eficiența și cultura corporativă lucrează cu documente la întreprinderi de orice formă de proprietate, precum și în agențiile guvernamentale.
| | | | |

Terminologie de bază(GOST R 7.0.8-2013)

• Document - informații înregistrate pe un suport cu detalii care permit identificarea acestuia
• Document electronic - Un document ale cărui informații sunt prezentate în formular electronic.
• Electronic flux document - Flux document folosind un sistem informatic automatizat (sistem electronic de gestionare a documentelor).

Concepte de bază ale managementului documentelor electronice

Principii de bază ale managementului documentelor electronice

• Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați unic un document în orice instalare a acestui sistem.
• Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, permițând reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora
• Continuitatea mișcării documentului, permițând identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment din viața documentului (procesului).
• O bază de date unificată (sau distribuită coordonat) de informații despre documente, care elimină posibilitatea de duplicare a documentelor.
• Un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.
• Un sistem de raportare dezvoltat pentru diferite stări și atribute ale documentelor, permițându-vă să controlați mișcarea documentelor prin procesele de flux de documente și să acceptați decizii de management, pe baza datelor din rapoarte.

Sisteme electronice rusești de gestionare a documentelor

EDMS proprietar

EDMS plătit de la buget

• EDMS pentru organizațiile care participă la procesul bugetar este oferit de Trezoreria Federală

EDMS plătit

Vezi de asemenea

• ECM (business) - Sisteme de management al resurselor informaționale ale întreprinderii

Legături

• Doar despre managementul documentelor electronice, procese de afaceri și interacțiune. Bloguri. Discuții.
• Selectarea sistemelor de automatizare a managementului întreprinderii după criterii

Fundația Wikimedia.

2010.

Vedeți ce este „EDS” în alte dicționare: EDMS - Sistem tehnic de gestionare a documentelor electronice EDMS. EDMS rezumat departament economic de finanțe. Sistemul EDMS

„Democrația electronică” http://e democratia.ru/ ... EDMS UD - managementul documentelor electronice și sistemul de management al interacțiunii tehnice. Sursa: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Un exemplu de utilizare a Directum EDMS...

Dicționar de abrevieri și abrevieri Sistemul electronic de management al documentelor este un sistem automatizat multi-utilizator care însoțește procesul de gestionare a activității unei organizații pentru a asigura îndeplinirea funcțiilor acesteia. Dicţionar de termeni de afaceri. Akademik.ru. 2001...

Dicţionar de termeni de afaceri SED GO UR - Sistem electronic de gestionare a documentelor pentru agențiile guvernamentale Republica Udmurta - managementul documentelor electronice și sistemul de management al interacțiunii tehnice. Sursa: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Un exemplu de utilizare a Directum EDMS...

stat, Udmurtia Sursa: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … EDMS PD - managementul documentelor electronice și sistemul de management al interacțiunii tehnice. Sursa: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Un exemplu de utilizare a Directum EDMS...

- sistem electronic de gestionare a documentelor pentru documentația financiară contabilă primară. Sursa: http://mskit.ru/news/n57353/ …

EDMS Cancelar Tip Sistem de automatizare a fluxului de documente, EDMS Developer IBA, Minsk Website www.kancler.by www.iba.by Acest termen are alte semnificații, vezi Cancelar. Cancelar... Wikipedia SEDO - managementul documentelor electronice și sistemul de management al interacțiunii tehnice. Sursa: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Un exemplu de utilizare a Directum EDMS...

- EDMS EDMS sistem electronic de gestionare a documentelor...

- – un sistem electronic de gestionare a documentelor dezvoltat de specialiștii companiei ucrainene „Bankomsvyaz”, care este conceput pentru a construi un sistem cu drepturi depline pentru gestionarea proceselor de afaceri de procesare a documentelor și monitorizarea implementării acestora. JSC... ... Wikipedia

Tip EDMS, Sistem informațional corporativ Dezvoltat de JSC Industrial Information Systems Scris în... Wikipedia Platforma de creare a software-ului LanDocs sisteme corporative

managementul conținutului și managementul documentelor electronice (ECM/EDMS). Dezvoltare proprie a companiei LANIT. LanDocs Type ECM, Sistem de automatizare a fluxului de documente, Dezvoltator EDMS... ... Wikipedia

• Cărți Tehnologii moderne de lucru de birou și flux de documente Nr. 9 (45) 2014, Absent. " Tehnologii moderne

Cu doar câțiva ani în urmă, despre sistemele electronice de gestionare a documentelor se vorbea despre un viitor strălucit. Astăzi sunt deja folosite activ în privat și întreprinderi de stat. Dar cel mai important lucru este că cererea pentru EDMS este în continuă creștere. Să ne uităm la gestionarea documentelor electronice și la modul în care funcționează folosind exemplul sistemelor care funcționează în Federația Rusă.

Cerințe preliminare

Pentru a înțelege mai bine cum funcționează un program EDMS, trebuie să revizuiți conceptele și sarcinile de bază. Factorii cheie sunt cei de care depinde alegerea unui anumit sistem.

Dacă o organizație poate funcționa în condiții de management informal, atunci nu este nevoie de fluxul de documente. Odată cu apariția proceselor de afaceri, este nevoie de a gestiona mecanismul cu ajutorul documentației organizate. Dacă nu vă ocupați de documente în timp util, acestea vor începe să se acumuleze și să se piardă.

Ca alternativă la suportul de hârtie, pe server este utilizată o schemă specială de stocare a fișierelor. Dar nici nu funcționează mult timp. Pe măsură ce volumul companiei crește, nevoia de stocare și sincronizare a informațiilor crește.

Apare o dilemă: dacă să folosiți suporturi vechi de hârtie sau un EDMS pentru a stoca informații. Ce lucruri importante pot fi obținute printr-un sistem electronic? Creșterea eficienței organizației.

Efect economic

Eficiența muncii poate fi crescută în două moduri: reducerea costurilor sau creșterea rezultatelor. Documentele EDMS vă permit să atingeți două obiective simultan. Adică, implementarea sistemului permite organizației să cheltuiască mai puțin, dar să câștige mai mult.

Reducerea costurilor se realizează prin reducerea costurilor hârtiei, timpul pierdut, accelerarea procesului de schimb de informații și schimbarea culturii corporative.

Pentru a evalua eficiența pe care o oferă programul EDMS, trebuie să calculați timpul de lucru petrecut pe documentația pe hârtie. Estimată firme de consultanta, astfel de operațiuni ocupă 20% din timpul de lucru. În birocrația rusă, acest lucru durează și mai mult - 60% din timp. Introducerea EDS va reduce aceste costuri de cel puțin 10 ori.

Lucrul de birou și fluxul de documente

Acești doi termeni sunt interdependenți. Managementul biroului este un termen care se referă la un set formal de reguli pentru lucrul cu documente. Unele sisteme EDMS pot fi configurate pentru a se potrivi regulilor muncii de birou, dar există și acele sisteme pe baza cărora munca de birou este deja formată.

Un document este o unitate de stocare a informațiilor într-un EDMS. Fluxul documentelor este format din surse diferite: alte sisteme, aplicații, e-mail, dar mai ales - din suport de hârtie scanat. Prin urmare, scanerele și alte echipamente sunt parte integrantă a EDMS. Sistemul stochează toate documentele, menține istoricul acestora, asigură mișcarea în întreaga organizație și desfășoară procese de afaceri cu acestea.

Într-o astfel de bază de date există o decizie, instrucțiune și ordine a EDMS. Organizația este condusă prin intermediul acestora. Orice document este furnizat cu un „certificat”. Setul de câmpuri din formular depinde de tipul documentului. In este stocat sub forma unei baze de date a fiecărui câmp al unui astfel de card.

Funcțiile și sarcinile EDMS

Programul de management al documentelor este conceput pentru a rezolva următoarele probleme:

• sistematizarea muncii cu documente.
• crearea de documente folosind șabloane, înregistrarea și stocarea acestora;
• automatizare contabilă;
• clasificarea documentelor.

Să aruncăm o privire mai atentă la funcțiile EDMS. Programul de gestionare a documentelor este utilizat pentru:

• crearea de carduri.
• formarea textului documentului;
• salvarea datelor în format pdf sau ms word;
• gestionarea drepturilor de acces ale utilizatorilor;
• crearea de rute;
• managementul mișcării documentelor;
• trimiterea de notificări, memento-uri;
• mentinerea revistelor, directoarelor, clasificatoarelor;
• generarea de instrucțiuni;
• căutarea și semnarea documentelor;
• generarea de rapoarte.

Funcțiile la nivelul întregului sistem includ:

• lucru la distanță cu documente;
• utilizarea unui SGBD pentru stocarea datelor;
• lucru simultan cu EDMS;
• asigurarea securității prin certificate, coduri de bare și personalizare.

Avantaje și dezavantaje

Trecerea la un EDMS are mai multe avantaje decât dezavantaje. Cu toate acestea, un proiect organizat incorect poate distruge toate avantajele automatizării. Obiectivele implementării unui EDMS trebuie să fie realizabile. Avantajele includ:

• stocarea structurată centralizată a informațiilor;
• aceeași abordare a generării și procesării documentelor;
• utilizarea șabloanelor;
• căutare;
• audit de acces.

Dezavantajele includ costuri mari de pornire și instruire extinsă a utilizatorilor.

Procesele documentare

ÎN EDMS electronic Fluxul documentului trece printr-o serie de etape, în care anumite proprietăți sunt atribuite documentului. Prelucrarea se realizează atât manual, cât și automat. În al doilea caz, se precizează următoarele:

• condiţiile de tranziţie între etape;
• separarea rutelor;
• cicluri de prelucrare;
• lansarea subproceselor, cronometrelor, procedurilor de procesare;
• rolurile utilizatorului sunt setate.

Tipuri de tratamente:

• Crearea unui document.
• Editare.
• Redenumire.
• În mișcare.
• Economisire.
• Indexarea.
• Şterge.

Cheltuieli pentru EDMS

Fluxul de documente nu poate funcționa pe deplin fără o licență, servere, configurație completă și instruire pentru toți utilizatorii. Fiecare dintre aceste elemente necesită cheltuieli financiare mari. În plus, nu trebuie să uităm de integrarea EDMS cu alte sisteme, actualizări de baze de date și software, consultații de asistență tehnică și alte costuri de asistență.

Implementarea EDMS

Implementarea proiectului poate dura câteva luni. Procesul depinde atât de numărul de procese de documentare, cât și de capacitățile financiare, organizaționale și de resurse. Implementarea se realizează conform următorului algoritm:

• Creare grup de lucru, definiția unui lider;
• definirea scopurilor si obiectivelor;
• revizuirea proceselor de documentare existente;
• elaborarea specificațiilor tehnice;
• alegerea EDMS;
• încheierea unui acord pentru implementarea EDMS;
• elaborarea si aprobarea regulamentelor de munca;
• verificarea conținutului inițial al directoarelor;
• testarea preliminară a EDS;
• instruirea personalului;
• testarea implementării EDMS;
• analiza rezultatelor lucrărilor de testare;
• remedieri de erori;
• implementarea completă a EDMS.

Erori de implementare

O atenție deosebită trebuie acordată acelor procese care necesită un document pe hârtie. Principala greșeală este duplicarea unui document pe hârtie cu unul electronic. Acest lucru îngreunează munca și provoacă o atitudine negativă față de automatizare. Nimeni nu plătește în plus pentru munca dublă. Este necesar să se construiască procese de automatizare fără duplicare. A doua greșeală este personalul neinstruit. Cel mai adesea, noile procese sunt întâmpinate cu ostilitate. Prin urmare, este necesar să le explicăm angajaților de ce este implementat EDMS, astfel încât aceștia să abordeze în mod conștient procesul de învățare.

Tehnologii de stocare a documentelor

Într-un EDMS, fluxul de documente electronice constă din atribute pe baza cărora se efectuează căutarea, clasificarea, gruparea și raportarea. Uneori, un document este creat folosind un șablon, uneori prin transferul de date din baza de date. Atributele sunt stocate în tabele. Fișierul în sine este plasat în folderul de stocare, informațiile din acesta sunt plasate în directorul DBMS. Doar utilizatorii sistemului EDMS au acces la date.

Ce este scanarea fluxului?

Prelucrarea continuă a documentelor cu plasarea ulterioară a mostrelor acestora în arhivă se realizează cu ajutorul scanerelor. În timpul procesului de scanare, este posibil să se creeze automat un cod de bare pe un document și să-l înregistreze în baza de date cu direcția ulterioară pe o anumită rută.

Recunoașterea optică a textului

Acest electronic fluxul documentelor EDMS convertește o imagine electronică a unui document în format foto sau jpeg în format text. În acest caz, software-ul special este utilizat sub forma unei aplicații de sine stătătoare sau ESCOM.BPM integrat în EDMS. Ce este ESCOM.BPM? Acesta este un program pentru recunoașterea documentelor tastate în diferite fonturi. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că aplicațiile de sine stătătoare au mai multe capacități și chiar recunosc textul scris de mână.

Cod de bare

Această tehnologie oferă un set de proceduri pentru crearea și aplicarea unui cod de bare grafic la un document. Un cod de bare unic este creat prin intermediul serverului de sistem. De asemenea, oferă identificarea documentului, a acestuia căutare rapidăîn baza de date și distribuție în zonele de depozitare. La înregistrarea unui document, pe etichetă este imprimat un cod de bare corespunzător identificatorului cardului electronic. Este lipit de versiunea pe hârtie a documentului.

EDS

Vă permite să verificați dacă documentul este corect și datele sunt neschimbate. Semnarea se efectuează utilizând un furnizor cripto și o cheie software - un certificat. Acesta din urmă este un fișier într-un format special care este regenerat la centrul de eliberare a licenței. Pentru a asigura siguranța informațiilor, ar trebui să stocați certificatul pe un card inteligent sau pe chei I-Token. Sunt protejate de un cod PIN. Dacă PIN-ul este introdus incorect de mai multe ori, certificatul va fi blocat automat.

Căutare de text complet și de atribute

Căutarea atributelor se efectuează printr-un formular special folosind mai multe valori din câmpurile cardului. De exemplu, criteriul „Cont” caută date în câmpul „Destinatar” sau „Expeditor”. În acest caz, sistemul compară criteriile introduse cu datele din carduri și introduce în rezultat acele carduri care s-au potrivit. Căutarea se efectuează luând în considerare potrivirile exacte sau parțiale.

Căutarea full-text se efectuează folosind datele din documentul în sine, inclusiv formele de cuvinte prin instrumente DBMS încorporate, cum ar fi MS SQL SERVER, ORACLE. Pentru o căutare completă, fișierele trebuie introduse în baza de date în formatul unui document (doc), tabel (xls), prezentare, mesaj.

Astăzi, managementul documentelor electronice izbucnește cu îndrăzneală în viața noastră astăzi, aproape toate companiile folosesc documente electronice; prin email, declarații electronice, mai ales că pentru impozitarea TVA declarațiile obligatorii sunt stabilite prin lege. Cineva a trecut mai departe și folosește viata de zi cu zi sisteme electronice de gestionare a documentelor și a convertit toate documentele de raportare și primare în formă electronică.

Conceptul de management electronic al documentelor și avantajele managementului electronic al documentelor

Gestionarea electronică a documentelor are avantajele și dezavantajele sale.

Masă
Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

În același timp, managementul electronic al documentelor se dezvoltă din ce în ce mai mult. Și există condiții prealabile pentru aceasta.

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este prevăzută în legislația fiscală. De exemplu, la depunerea rapoartelor privind primele de asigurare sau impozitul pe venitul persoanelor fizice, acesta trebuie depus electronic daca firma are mai mult de 25 de angajati. Transmiterea rapoartelor electronic Este necesară depunerea unei declarații în formă electronică. În plus, explicațiile în cazul în care raportarea este transmisă electronic vor trebui, de asemenea, furnizate sub forma unui document electronic în 2017.

În al doilea rând, gestionarea electronică a documentelor a fost adoptată în contabilitate. Conform Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, primar document contabilîntocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
În al treilea rând, în 2017, managementul electronic al documentelor va primi o dezvoltare și mai mare în procedurile judiciare. Astfel, mulți sunt obișnuiți cu faptul că hotărârile judecătorești sunt publicate electronic pe internet. Conform articolului 4 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o declarație de cerere, declarație, plângere, prezentare și alte documente pot fi depuse la instanță pe hârtie sau în formă electronică, inclusiv sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică în modul prevăzut de lege Federația Rusă, prin completarea unui formular postat pe site-ul oficial al instanței pe internet. Dispoziții similare sunt stabilite în procesul civil.

În al patrulea rând, tehnologiile electronice au devenit o parte integrantă a vieții noastre în ceea ce privește utilizarea managementului electronic al documentelor în documentația de licitație și licitațiile electronice. Conform articolului Legea federală din 05.04.2013 Nr. 44-FZ (modificat la 03.07.2016) „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru satisfacerea nevoilor statului și municipalității” în cadrul unei licitații în formă electronică ( licitatie electronica) se înțelege ca o licitație în care informațiile despre cumpărare sunt comunicate de către client unui număr nelimitat de persoane prin afișarea acesteia într-un singur sistem informatic notificarea unei astfel de licitații și documentația despre aceasta, cerințe uniforme și cerințe suplimentare sunt impuse participanților la achiziții, desfășurarea unei astfel de licitații este asigurată pe platforma electronica operatorul acesteia.

Al cincilea motiv este legat de faptul că astăzi multe companii operează în regiuni diferite, cu orașe diferite, deci pentru organizație afaceri eficiente este necesar să se accelereze fluxul de documente și să se simplifice relația dintre părți. În acest sens, intuitiv, multe companii introduc managementul electronic al documentelor.

Cum se introduce managementul electronic al documentelor?

În a doua etapă, trebuie să alegeți ce semnătură va folosi compania la întocmirea documentelor.

O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea unor coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.

Semnătură electronică necalificată este o semnătură electronică care:

1. obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;
2. vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic;
3. vă permite să detectați faptul de a efectua modificări la un document electronic după semnarea acestuia;
4. create folosind instrumente de semnătură electronică.

1. cheia de verificare a semnăturii electronice este specificată în certificatul calificat;
2. Pentru a crea și a verifica o semnătură electronică, se folosesc instrumente de semnătură electronică care au confirmarea conformității cu cerințele (Articolul 5 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la electronică Semnături.” Cu toate acestea, în multe cazuri documentele sunt necesare pentru motive de securitate, este o semnătură calificată consolidată.

La a patra etapă, este necesar să se furnizeze documente pentru încheierea unui acord.

A cincea etapă este încheierea unui acord cu un centru de certificare. Conform articolului 2 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la semnăturile electronice”, centrul de certificare este - persoană juridică, antreprenor individual sau agentie guvernamentala sau organ administrația locală, îndeplinind funcțiile de creare și eliberare a certificatelor de chei pentru verificarea semnăturilor electronice, precum și alte funcții.

A șasea etapă este introducerea managementului documentelor electronice în companie, organizarea schimbului specific documente electronice. Facturile se întocmesc în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție și dacă sunt compatibile mijloace tehniceși capacitatea de a primi și procesa aceste facturi în conformitate cu formatul aprobat.

Ce ar trebui să conțină un contract cu o autoritate de certificare?

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este important să acordați atenție subiectului acordului. Conform articolului 432 din Codul civil al Federației Ruse, acestea sunt condițiile obligatorii pentru contractele de acest tip. Un acord se consideră încheiat dacă între părți se ajunge la un acord, în forma cerută în cazurile corespunzătoare, asupra tuturor condițiilor esențiale ale acordului. Adică, este important să precizați cât mai clar subiectul contractului.

Obiectul contractului decurge din Legea „Cu privire la semnăturile electronice”.

Centru de certificare:

1. creează certificate pentru cheile de verificare a semnăturii electronice și emite astfel de certificate;
2. stabilește perioade de valabilitate pentru certificatele de cheie de verificare a semnăturii electronice;
3. anulează certificatele de cheie de verificare a semnăturii electronice emise de acest centru de certificare;
4. emite mijloace de semnătură electronică la cererea solicitantului;
5. ține un registru al certificatelor de cheie de verificare a semnăturii electronice emise și revocate de acest centru de certificare;
6. stabilește procedura de ținere a registrului de certificate;
7. creează chei de semnătură electronică și chei de verificare a semnăturii electronice la cererea solicitanților;
8. verifică unicitatea cheilor de verificare a semnăturii electronice în registrul certificatelor;
9. efectuează verificarea semnăturilor electronice la solicitările participanților la interacțiunea electronică;
10. desfășoară și alte activități legate de utilizarea semnăturilor electronice.

1. neperformanta sau execuție necorespunzătoare obligații care decurg din contractul de prestare de servicii de către centrul de certificare;
2. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor (clauza 3 a articolului 13 din Legea federală din 04.06.2011 nr. 63-FZ (modificată la 30.12.2015) „Cu privire la semnătura electronică”).

Cum se organizează fluxul de documente electronice în cadrul unei companii?

Întocmirea, executarea și aprobarea proiectelor de documente electronice se realizează conform reguli generale munca de birou stabilită în raport cu documente similare pe hârtie. Un document electronic trebuie să aibă toate detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția unei amprente de sigiliu, deoarece un sigiliu nu este un detaliu obligatoriu. În cadrul companiei se pot utiliza metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice în care nu se utilizează semnătura digitală electronică. De exemplu, fără semnătură digitală electronică, documentele pot fi depuse pentru control.

Dacă doriți să organizați fluxul de documente cu contrapărțile dvs., atunci trebuie să includeți prevederile corespunzătoare în acordul cu contrapartea.

Documentele sunt generate și semnate electronic. Instrumentele de semnătură digitală electronică utilizate trebuie să fie certificate în modul prescris.

Cel mai simplu mod este de a organiza fluxul de documente electronice cu autoritățile, de exemplu, cu serviciul fiscal. Pentru a face acest lucru, trebuie să obțineți și o semnătură electronică și să încheiați un acord cu un centru de certificare. Cel mai adesea, contribuabilii furnizează declarații, explicații și facturi autorității fiscale. Ca „feedback”, documentele sunt generate de autoritățile fiscale în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 aprilie 2015 nr. ММВ-7-2 /149@ „La aprobarea Procedurii de trimitere a documentelor utilizate de către organele fiscale atunci când își exercită atribuțiile în relațiile reglementate de legislația fiscală și taxe, în formă electronică prin canale de telecomunicații și cu privire la recunoașterea ca invalide a anumitor prevederi ale ordinului federal serviciul fiscal din data de 17.02.2011 Nr. ММВ-7-2 /169@".

Astfel de documente includ:

1. cerințe pentru furnizarea de explicații;
2. notificări ale companiilor străine controlate;
3. notificări despre apelarea contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal);
4. aviz fiscal;
5. decizii de suspendare a tranzacțiilor pe conturile contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal) în bancă și transferuri de fonduri electronice ale acestuia;
6. decizii de anulare a suspendării tranzacțiilor pe conturile contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal) în bancă și transferuri ale fondurilor sale electronice;
7. deciziile de a efectua un audit fiscal la fața locului;
8. alte documente.

Cum se organizează stocarea documentelor electronice?

Cum ar trebui să fie păstrate documentele?

În primul rând, este necesar să se întocmească o listă de cazuri organizatie specifica. Gama de cazuri va varia în funcție de companie și domeniul de activitate.

Nomenclatorul dosarelor este utilizat pentru gruparea documentelor executate în dosare, sistematizarea și înregistrarea dosarelor, determinarea perioadelor de păstrare a acestora și căutarea documentelor. Nomenclatorul fișierelor stă la baza întocmirii inventarelor de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru înregistrarea stocării temporare (până la 10 ani inclusiv).

În al doilea rând, este necesar să se formuleze cazuri. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor care vor fi stocate electronic. Să vă reamintim că există perioade reglementate de stocare pentru documentele individuale. De exemplu, documentele contabile sunt păstrate timp de 5 ani, iar documentele fiscale timp de 4 ani.

În al treilea rând, este necesar să se marcheze că datele sunt stocate electronic în nomenclatorul dosarului. De exemplu, „Orare de lucru. Documente electronice”.

Patrulea, trebuie să arhivezi documentele.

Înainte de a stoca un fișier electronic, acesta trebuie să:
- descărcare din sistem electronic(dacă documentul este creat într-un mod special produs software);
- proteja de posibile modificări, salvarea într-un format adecvat;
— scrieți pe un mediu de stocare.

Formatul general acceptat pentru stocarea și arhivarea documentelor electronice este PDF/A. Ar trebui să se distingă de PDF-ul obișnuit, cu fiecare actualizare a căreia apar noi oportunități de lucru cu fișiere. PDF/A este conceput pentru altceva: este un format pentru arhivarea pe termen lung a documentelor electronice.

Al cincilea pas este întocmirea inventarelor. Inventarul include toate fișierele electronice care au fost generate în legătură cu documentele electronice. Totuși, în locul numărului de foi care este indicat la crearea fișierelor pe hârtie, este indicat volumul documentelor electronice.

Formatul inventarului poate arăta astfel:

În unele cazuri, este necesară distrugerea documentelor. De exemplu, au fost depozitate destul de mult timp memorii, termenul de valabilitate a expirat și trebuie distruși. În acest caz, se efectuează o examinare a valorii documentelor. O astfel de examinare poate fi efectuată de o comisie specială. Pe baza rezultatelor examinării se întocmește un act de atribuire a documentelor în vederea distrugerii. Forma unui astfel de act este dezvoltată de companie în mod independent. Și pe baza faptei, discurile sau alte medii de stocare sunt pur și simplu distruse.

În concluzie, trebuie menționat că, desigur, viitorul aparține documentelor electronice. Cu toate acestea, este important să se organizeze corect fluxul de documente electronice. Multe companii se confruntă cu probleme de organizare necorespunzătoare a fluxului de documente, atunci când un singur lucru este conectat la fluxul de documente electronice. locul de muncaîntr-un departament sau chiar departament, când majoritatea documentelor sunt încă păstrate pe hârtie. Prin urmare, toate problemele referitoare la managementul documentelor electronice trebuie rezolvate „onshore” în etapa de implementare a sistemului.