Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

MegaFon prezintă un serviciu unic pentru clienții corporate, Electronic Document Management. Serviciul face posibilă organizarea unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic cu semnătură electronică.

Semnătura electronică astăzi este un instrument de automatizare a documentelor recunoscut de toată lumea servicii guvernamentale, inclusiv serviciul fiscal al Federației Ruse. Pentru a lucra în sistem" Gestionarea electronică a documentelor» clienții corporativi ai operatorului pot folosi o semnătură electronică calificată existentă de la orice autoritate de certificare acreditată.

Folosind Electronic Document Management, companiile pot genera acte electronice, bonuri de livrare și facturi, pot semna electronic documente create în sistem sau încărcate de angajați și le pot schimba cu alte companii care utilizează serviciul. În plus, sistemul va oferi acces instantaneu la documentele de raportare pentru serviciile de comunicare clienților corporativi MegaFon.

Serviciul Electronic Document Management va ajuta la optimizarea activității unei întreprinderi de orice dimensiune. Dacă anterior semnăturile electronice și fluxul de documente erau disponibile doar companiilor mari din cauza costului și cerințe tehnice, atunci astăzi sistemul poate fi folosit de orice persoană juridică. Acest lucru a devenit posibil datorită transferului sistemului în cloud, care a făcut posibilă realizarea tarifelor cât mai mici și flexibile și a deschis accesul la sistem de pe orice computer conectat la rețea. Acest lucru vă permite să accelerați procesele de lucru, deoarece managerul poate semna documente oricând, de oriunde în lume.

Pentru a stoca fișiere și, dacă este necesar, a trimite rapid dintr-un spațiu de stocare a fișierelor („cloud”), a fost dezvoltată o interfață foarte prietenoasă, cu navigare simplă și configurare extrem de ușoară. Cu toate acestea, nimeni nu poate folosi conținutul descărcat, toate drepturile asupra cărora rămân la utilizator. Astfel, clientul primește acces ușor și protecție fiabilă.

Inainte de a lua o decizie, fiecare client care are semnatura electronica poate accesa sistemul si beneficia de livrare gratuita a documentelor in termen de 14 zile. Acest lucru vă va permite nu numai să vă familiarizați cu toate capacitățile sistemului, ci și să evaluați intensitatea necesară a utilizării acestuia, ceea ce vă va ajuta la alegerea tarifului adecvat.

„Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă predarea raportare fiscală prin internet, iar astăzi a devenit un instrument important, datorită căruia documentele s-au accelerat semnificativ. Ne-am oferit nou nivel viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu”, comentează Mihail Sinyugin, manager de dezvoltare afaceri corporative Compania MegaFon din Regiunea Orenburg. „Cu ajutorul serviciului „Gestionare electronică a documentelor”, poate cel mai conservator proces al activității de lucru a companiei – managementul documentelor – trece în cloud după multe resurse corporative.”

Recent, Megafon a anunțat prima operațiune transfrontalieră de schimb de documente. Astăzi vă prezentăm un interviu exclusiv pentru ECM-Journal cu Mikhail Berstenev, Director de Achiziții și Logistică. Experții au avut multe întrebări de natură tehnică, de reglementare, organizatorică și generală de piață.

EDI a fost organizat cu contrapartea din care țară? Ce documente au fost schimbate: formalizate sau informale?

– MegaFon a devenit prima companie din Rusia care a implementat un proiect internațional de gestionare a documentelor electronice cu un nerezident – ​​​​Huawei. Acesta este furnizorul nostru din China, această țară nu este membră a EAEU. Schimbăm documente neformalizate: acte de acceptare și transfer de licențe și echipamente, comenzi - conform legii, nu pot fi acte formalizate cu nerezidenții. Am hotărât formatul în stadiul de a conveni asupra contractelor. În viitor, intenționăm să semnăm contracte, acorduri suplimentare, notificări folosind EDI, precum și să efectuăm corespondență oficială cu această contraparte.

A fost acesta un schimb de teste sau o operațiune cu drepturi depline a unei soluții gata făcute?

– Putem spune că acesta este primul caz de schimb transfrontalier, dar nu singurul. Am început semnarea comenzilor de licență în august 2017, iar certificatele în decembrie, în timp ce așteptam ca operatorul să finalizeze sistemul. Primul set a fost semnat în decembrie documente primare la livrare echipamente tehnologice, iar în ianuarie a acestui an - prima comandă pentru furnizarea de echipamente. Adică, acesta nu mai este un mediu de testare, ci un schimb cu drepturi depline. Dar inițial nu a existat o soluție gata făcută, a fost dezvoltată special pentru acest caz.

Am înțeles de multă vreme necesitatea implementării unui astfel de proiect și am lucrat activ în această direcție. Huawei a devenit primul partener cu care am reușit să creăm un precedent pe piață. Desigur, nu intenționăm să ne oprim aici. Avem planuri mari de scalare a soluției, dorim să transferăm interacțiunea cu toți furnizorii nerezidenți într-un format electronic. În ceea ce privește calendarul, țintăm primul trimestru al anului 2018. În general, situația va depinde de nevoile afacerii, suntem mereu deschiși către noi proiecte. Sunt încrezător că acest lucru va optimiza procesele de afaceri și va face interacțiunea și mai eficientă.

Pe ce software s-a bazat schimbul?

– Operatorul EDI a fost compania SKB Kontur, schimbul se realizează folosind platforma Kontur Diadoc pe care au dezvoltat-o. Pe partea MegaFon, platforma este integrată în sistem ERP SAP, pe partea Huawei - prin acces prin interfața web. În viitorul apropiat, colegii plănuiesc să integreze modulul în sistemul lor SAP.

Din punct de vedere legislativ, organizarea schimburilor transfrontaliere este întotdeauna foarte dificilă. Ce norme legale ați urmat atunci când ați organizat un astfel de schimb?

– Legea fundamentală în acest caz este legea Federației Ruse. În cadrul proiectului, am încheiat un acord de licență cu operatorul EDI, iar a doua parte, Huawei, a încheiat exact același acord cu operatorul. Întrucât întregul proces a fost reglementat de legea Federației Ruse, nu au apărut dificultăți din punct de vedere juridic.

Cât timp a durat toate activitățile pregătitoare?

– Este greu de dat o dată exactă, ne gândim de mult la organizarea EDI transfrontalieră. În general, implementarea integrală a proiectului a durat aproximativ 6 luni, inclusiv așteptarea unui răspuns de la agentii guvernamentaleși modificarea sistemului de către operator.

Cum a fost organizată semnarea documentului electronic în timpul fluxului transfrontalier de documente electronice?

– În cazul EDI transfrontalier, la fel ca și în cazul EDI național, documentele sunt semnate pe ambele părți. Dacă vorbim despre partea tehnică, atunci pe scurt procesul de semnare este următorul - documentul este mai întâi aprobat în sistemul nostru SAP și semnat prin semnătura noastră electronică, apoi prin magistrala de integrare prin operator este transferat în contul web personal al contrapartidei. , verificat de acesta și semnat prin semnătura sa electronică. Drept urmare, atât noi, cât și contrapartea vedem în sistem un document semnat pe ambele părți.

Datorită îmbunătățirilor pe care operatorul le-a adus platformei sale special pentru proiect, MegaFon semnează documente folosind o semnătură electronică calificată, iar Huawei - o semnătură electronică necalificată. După cum am spus mai devreme, întregul proces este reglementat de legea Federației Ruse.

Ambele părți folosesc certificate rusești de cheie de verificare a semnăturii electronice. La noi, am primit semnătura electronică în mod independent prin intermediul propriului nostru centru de certificare nerezidenții au primit-o printr-un operator de flux de documente electronice.

Este o terță parte de încredere implicată în procesul de semnare sau mecanismul de lucru este structurat diferit?

– În acest caz, terțul este operatorul EDF. Acesta este cel care verifică dacă nu se fac modificări documentului trimis și controlează valabilitatea semnăturilor electronice utilizate.

Din punct de vedere juridic, nu au existat riscuri privind recunoașterea semnăturii electronice, întrucât am semnat un acord suplimentar cu contrapartea privind utilizarea semnăturii electronice, unde s-a discutat întregul proces. Documentul precizează clar că, din partea noastră, EPC este eliberat de un centru de certificare, iar pe de o parte, de un operator EDF. Legislația prevede și cerința confirmării „pe hârtie”, adică o versiune tipărită a certificatului, care trebuie atașată la pachetul de documente în procesul de obținere a NEP. Procedura este extrem de transparentă, toate semnăturile sunt legitime.

Cum evaluați acum perspectivele de dezvoltare a pieței transfrontaliere EDI în general și capacitățile dumneavoastră în special?

– Gestionarea electronică a documentelor în rândul contrapărților ruse nu mai este ceva nou din ce în ce mai multe companii trec la acest format de interacțiune. Între timp, în timp ce companiile rusești Dacă există relații contractuale cu nerezidenții, va fi nevoie de îmbunătățirea procesului de schimb transfrontalier.

Dorința de a trece la gestionarea electronică a documentelor este destul de logică, deoarece EDI are o serie de avantaje față de sistemul tradițional de schimb de documente. Printre principalele avantaje ale trecerii la semnătura electronică se numără eliminarea costurilor de creare, stocare arhivă și livrare rapidă internațională a documentelor pe hârtie, simplificarea procesului de aprobare, posibilitatea de a semna documente din orice loc unde există o conexiune la internet, precum şi eliminarea riscului de pierdere a documentelor. În opinia mea, direcția are un viitor mare.

Ce așteaptă, în opinia dumneavoastră, operatorii EDF de la stat? Este posibil ca statul să monopolizeze pe viitor piața EDI?

– Analizând situația de pe piață, pot spune cu încredere că acum statul ne întâlnește activ la jumătatea drumului și ajută la progresul în domeniul fluxului de documente electronice. Dar mi-ar plăcea să văd autoritățile de reglementare din industrie - vamă, taxe - să treacă și la EDI, să sprijine schimbul de documente prin conturi personale pe site-uri web și să lucreze în același mediu. În ceea ce privește monopolizarea, nu exclud posibilitatea ca într-o zi toți operatorii EDI independenți să fie uniți „sub aripa” unui singur centru de roaming.

PJSC MegaFon a prezentat un nou serviciu pentru clienții corporate, Electronic Document Management (EDF). Serviciul este acum disponibil pentru clienții corporativi în sucursalele Stolichny și Central ale operatorului.

Serviciul face posibilă organizarea unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic cu semnătură electronică. Folosind Electronic Document Management, companiile pot genera acte electronice, bonuri de livrare și facturi, pot semna electronic documente create în sistem sau încărcate de angajați și le pot schimba cu alte companii care utilizează serviciul. În plus, sistemul va oferi acces la documentele de raportare pentru serviciile de comunicare clienților corporativi ai MegaFon.

Anterior, semnăturile electronice și gestionarea documentelor erau disponibile doar companiilor mari din cauza costurilor și cerințelor tehnice. Astăzi sistemul poate fi utilizat de orice persoană juridică. Acest lucru a devenit posibil datorită transferului sistemului în cloud.

După cum comentează Vlad Volfson, director de dezvoltare a afacerilor corporative la MegaFon:

Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă depunerea rapoartelor fiscale prin internet, iar astăzi a devenit un instrument important care a accelerat semnificativ hârtiile. Am oferit un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu. Cu ajutorul serviciului „Gestionare electronică a documentelor”, poate cel mai conservator proces al activității de lucru a companiei – managementul documentelor – merge în cloud după multe resurse corporative.

Vom afla în viitorul apropiat care operator EDF a furnizat serviciul pentru Megafon. Putem presupune provizoriu că aceștia sunt mai mulți operatori deodată. informat despre începerea conectării clienților Megafon încă din decembrie 2014. Taksky a anunțat și el acest lucru, dar din anumite motive informații despre acest proiect au dispărut de pe site-ul său. Și nici SKB Kontur nu a stat deoparte.

MegaFon PJSC efectuează un schimb documente electronice prin urmatorii operatori:

• Taxkom SRL
• CJSC PF SKB Kontur
• SA „Kaluga Astral”
• KORUS Consulting CIS LLC
• SRL „Compania „Tensor”

În acest caz, clientul este invitat să plătească pentru serviciile EDI direct în Contul Personal, transferând bani direct în contul curent al Megafon. Dacă ipotezele noastre sunt confirmate și există într-adevăr un singur operator, atunci în curând chestiunile legate de roaming interoperator vor începe din nou să fie discutate activ și vor căpăta o importanță și mai mare.

Alții urmăresc activ proiecte similare. Sperăm că în viitorul apropiat vor exista informații despre succesul altor proiecte.

Serviciu pentru capitală

Pe 22 septembrie 2015, compania MegaFon a prezentat un serviciu pentru clienții corporativi „Gestionarea documentelor electronice” - un flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic cu semnătură electronică.

Pentru a lucra în sistemul electronic de management al documentelor, clienții corporativi ai operatorului pot folosi o semnătură electronică calificată existentă de la orice centru de certificare acreditat.

Folosind „Electronic Document Flow”, companiile pot genera acte electronice, facturi și facturi, pot semna electronic documente create în sistem sau încărcate de angajați și pot face schimb cu alte companii care utilizează serviciul. Sistemul va oferi acces instantaneu la documentele de raportare pentru serviciile de comunicare către clienții corporativi ai MegaFon.

Potrivit operatorului, serviciul va ajuta la optimizarea activității unei întreprinderi de orice dimensiune: semnăturile electronice și fluxul de documente erau anterior disponibile doar companiilor mari din cauza costurilor și cerințelor tehnice, acum sistemul poate fi utilizat de orice persoană juridică. Transferarea sistemului în cloud a redus tarifele, ceea ce a permis accesul la sistem de pe orice computer conectat la rețea.

O interfață cu navigare simplă și configurare ușoară a fost dezvoltată pentru a stoca fișiere și a trimite rapid. Cu toate acestea, nimeni nu poate folosi conținutul descărcat, toate drepturile asupra cărora rămân la utilizator. Astfel, clientul primește acces ușor și protecție fiabilă.

„Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă depunerea rapoartelor fiscale prin internet, iar astăzi a devenit un instrument important, datorită căruia documentele s-au accelerat semnificativ. Am oferit un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu”, a declarat Vlad Volfson, Director Corporate Business Development la MegaFon. „Cu ajutorul serviciului „Gestionare electronică a documentelor”, poate cel mai conservator proces al activității de lucru a companiei – managementul documentelor – trece în cloud după multe resurse corporative.”

Începând cu 22 septembrie 2015, serviciul este disponibil clienților corporativi din capitala și sucursalele centrale ale operatorului.

Restricțiile teritoriale au fost ridicate

Pe 27 noiembrie 2015, serviciul de presă MegaFon a anunțat dezvoltarea serviciului Electronic Document Management pentru clienții corporate. Acum serviciul este disponibil în toată Rusia.

Serviciul Electronic Document Management este o interfață web pentru generarea, semnarea și schimbul de documente contabile și alte documente între persoane juridice. Mobil mediu de lucru, facilitând munca contabilă, a serviciilor administrative și a managerilor de companii.

Probleme de rezolvat:

• gestionarea tuturor tipurilor de documente electronice (de intrare, de ieșire, interne, organizatorice și administrative (ORD), de arhivă, aprobate de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei și altele) și a copiilor lor pe hârtie;
• semnarea documentelor cu semnătură electronică - un analog semnificativ din punct de vedere juridic al celui scris de mână;
• schimb de documente electronice cu contrapărțile;
• procesarea, distribuirea, stocarea și navigarea comodă a documentelor într-un singur spațiu de informare.

Potrivit operatorului, serviciul va fi cel mai eficient pentru:

• companii care furnizează servicii de la distanță - geografia afacerii se extinde, costurile pentru serviciile poștale și de curierat sunt eliminate.

• companii cu o rețea de sucursale - fluxul de documente intern este optimizat, documentele ajung la angajații potriviți instantaneu și direct, iar factorul uman este eliminat în timpul livrării. Managerul poate semna un document urgent în timp ce se află în altă țară.

• agenți, distribuitori și francizați, al căror profit depinde în mare măsură de închiderea corectă și promptă a tranzacției - cu gestionarea electronică a documentelor, compania nu pierde timpul așteptând ca documentele să ajungă la partener. Riscul de pierdere a banilor din cauza întârzierii documentelor sau a pierderii documentelor este minimizat.

• firme cu contabilitate externă - control sporit asupra documentelor contabile, acces constant la arhivă. Contabilul lucrează de la distanță, generând și trimițând în orice moment documente spre semnare.

• pentru întreprinderile mici - un sistem simplu și ușor de înțeles, este ușor să navigați, să generați și să emiteți documente corecte contractorilor fără ajutorul unui contabil.

Încă din anii 1960, organizațiile din Statele Unite și Europa au început să facă schimb de date electronice. Dar doar câțiva au folosit gestionarea electronică a documentelor companii mari cine si-ar putea permite. La urma urmei, nu existau standarde uniforme pentru schimbul electronic de documente. Până când au început să vorbească despre semnături electronice la sfârșitul anilor ’70.

O semnătură electronică este o informație în formă electronică care este atașată sau asociată în alt mod cu alte informații în formă electronică (informația care se semnează) și care este utilizată pentru a identifica persoana care semnează informația.

Articolul 2 Legea federală„Despre semnătura electronică”

Mai simplu spus, acesta este un detaliu al unui document electronic care vă permite să verificați autenticitatea (autoritatea), autenticitatea și integritatea acestuia.

Algoritm criptografic pentru crearea primitive semnături digitale a fost dezvoltat în 1977. Și șapte ani mai târziu, a fost aprobat standardul unificat pan-european de schimb de date EANCOM (EDI).

În anii 1990, multe țări europene au adoptat legi speciale privind documentele electronice și fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic a început să fie efectuat în formă electronică. În Rusia, o astfel de lege a fost adoptată în 2011.

Gestionarea electronică a documentelor

Tot mai multe companii automatizează procesele interne de afaceri, implementează sisteme informaticeși stocați date în cloud. Contractele și actele pe hârtie sunt înlocuite cu documente electronice. Legea timpului.

Și în timp ce majoritatea companiilor fac față cu mai mult sau mai puțin succes optimizării interne, gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți este adesea de-a dreptul lasă.

Managementul electronic al documentelor (EDF) este un flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic formular electronicîntre persoane juridice și/sau persoane fizice.

O situație tipică: un contabil întocmește un raport de finalizare a lucrărilor în sistemul său contabil, îl tipărește și îl trimite prin curier către contrapartidă. Câteva zile mai târziu, contabilul companiei partenere primește și scanează acest document, iar apoi face manual înregistrarea în sistemul său de contabilitate. În acest caz, ambele părți trebuie să păstreze versiunile pe hârtie ale actului.

Gestionarea electronică a documentelor simplifică și accelerează foarte mult acest proces.

Avantajele EDI

1. Nu este nevoie să plătiți un salariu curierului sau să plătiți servicii poștale.
2. Lucrul cu documente electronice este mai rapid și mai convenabil, iar riscul ca acestea să se piardă pe parcurs este zero.
3. Nu este nevoie să depozitați tone de hârtie în birou.
4. Toate documentele sunt la doar un clic distanță și puteți accesa oricare dintre ele oriunde există acces la Internet.

Cum se configurează EDF

Există două modalități principale de a face schimb de documente electronice: direct și printr-un intermediar.

În primul caz, companiile trebuie să încheie un acord între ele, care va descrie în detaliu procedura și condițiile schimbului, sau fiecare dintre contrapărți trebuie să aibă o semnătură electronică calificată. Pentru a-l obține, trebuie să contactați un centru de certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse.

Cu toate acestea, chiar și cu o semnătură electronică calificată, nu toate documentele pot fi trimise direct, de exemplu prin e-mail. Conform legislației în vigoare, facturile pot fi trimise electronic doar în format XML aprobat de Serviciul Fiscal Federal.

Prin urmare, este mult mai convenabil să configurați gestionarea electronică a documentelor printr-un intermediar. Compania MegaFon a dezvoltat o interfață web pentru generarea, semnarea și schimbul de documente contabile și alte documente între persoane juridice. Cu ajutorul acestuia, contabilul, managerul sau secretarul dumneavoastră va putea să încheie rapid un contract cu un nou partener, să emită o factură către un furnizor sau să accepte o estimare de la un antreprenor.

În același timp, toate documentele vor fi sistematizate și stocate în siguranță în contul personal al companiei.

Pentru a utiliza EDF trebuie să aveți o semnătură electronică calificată.

În contul personal de pe portalul Electronic Document Management de la MegaFon, puteți crea documente noi (fără semnare sau trimite) și le puteți încărca pe computerul de lucru.

Puteți solicita și acolo documente de raportare pentru comunicare: facturi, facturi si acte. Documentele obținute în acest mod sunt semnificative din punct de vedere juridic și nu necesită tipărire sau duplicare pe hârtie.

Chiar și un contract de servicii comunicatii mobile Puteți încheia un contract cu MegaFon de la distanță. Pentru clienți corporativi care au semnătură electronică, nu este necesar să pierdeți timpul vizitând biroul companiei. Totul se poate face prin cont personal. Rapid și, cel mai important, absolut gratuit.

Un alt avantaj al gestionării electronice a documentelor de la MegaFon este că se integrează ușor cu 1C. Dacă lucrați cu acest sistem de contabilitate, veți putea încărca documente în portal direct din 1C.

Pentru a începe să utilizați serviciul Electronic Document Management, trebuie să:

1. Înregistrați-vă pe portalul corespunzător.
2. Conectați o semnătură electronică validă la sistem.
3. Completați o cerere pentru a vă înscrie în Regulamentul Sistemului Electronic de Management al Documentelor.

În primele 14 zile vei putea folosi pachetul promoțional de bază. Acesta prevede trimiterea gratuită a până la două mii de documente formale și până la o mie de documente informale. Două săptămâni este timp suficient pentru a experimenta toate avantajele managementului electronic al documentelor. După aceasta puteți alege plan tarifar pe baza obiectivelor dvs. de afaceri.

Serviciul Electronic Document Flow economisește bani și timp la procesarea tranzacțiilor și la schimbul de documente. Beneficiile serviciului vor fi pe deplin apreciate de agenți, distribuitori, francizați, organizații cu structură de sucursală, precum și companiile care intenționează să crească eficiența schimbului de documente atât în ​​cadrul organizației, cât și atunci când lucrează cu parteneri. Cu cât procesele de afaceri sunt mai rapide, cu atât profitul este mai mare. De acord, este stupid să ignori o astfel de decizie.