Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Grupul de documentație contabilă îndeplinește funcția de evidență a personalului și este un depozit de date cu caracter personal obținute în timpul înregistrării inițiale și a prelucrării ulterioare a informațiilor necesare privind componența și circulația personalului.

Din punctul de vedere al succesiunii de înregistrare și acumulare a datelor contabile despre angajați în documentația contabilă, se pot distinge două subgrupe:

1) primar documente contabile;

2) documente contabile derivate (secundare).

Documente contabile primare conțin informații inițiale și se completează pe baza documentelor personale furnizate de angajați la angajare.

Acestea includ: dosar personal, fișă de evidență personală, completare la fișa de evidență personală.

Chestiune personală.

Un dosar personal este un set de documente care conțin datele personale ale angajatului și alte informații legate de activitatea sa de muncă.

Nu este necesar să fie inclus un fișier personal documentatia personalului.

De regulă, treburile personale se desfășoară în mod diferit agentii guvernamentale, iar în sectorul afacerilor private - în echipa de conducere de angajați, specialiști, persoane responsabile material. În condițiile gestionării moderne a evidențelor de personal, angajatorul are dreptul de a decide în mod independent asupra necesității întocmirii dosarelor personale. Totodată, indiferent de alegerea angajatorului, toate datele personale necesare fiecărui angajat sunt reflectate în cardul personal (formular unificat Nr. T-2).

Procedura de lucru cu dosarele personale nu este reglementată de legiuitor și, prin urmare, angajatorii decid în mod independent asupra problemelor formării și întreținerii acestora.

Excepție fac dosarele personale ale funcționarilor publici.

Gestionarea dosarelor personale ale funcționarilor publici federali este reglementată de decretul prezidențial Federația Rusă din 1 iunie 1998 nr. 640 „Cu privire la procedura de menținere a afacerilor personale ale persoanelor care dețin funcții publice în Federația Rusă în ordinea de numire și funcții publice ale Federal serviciu public».

Gestionarea dosarelor personale ale funcționarilor publici de stat ai Federației Ruse este reglementată de Decretul președintelui Federației Ruse din 30 mai 2005 nr. 609 „Cu privire la aprobarea reglementărilor privind datele personale ale funcționarilor publici de stat ai Federației Ruse. și gestionarea dosarului său personal.”

Dosarul personal se întocmește după emiterea ordinului de angajare. Inițial, documentele care formalizează procedura de angajare sunt grupate într-un dosar personal, iar ulterior toate documentele principale care apar pe parcursul vieții de muncă a angajatului la un anumit angajator.

Pe baza analizei reglementărilor privind managementul înregistrărilor de personalși, în primul rând, paragraful 337 din „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele lor de păstrare”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, putem concluziona că dosarul personal cuprinde următoarele documente:

Ø inventarul intern al documentelor disponibile in dosarul personal;

Ø chestionar sau fisa personala pentru evidenta personalului;

Ø autobiografie sau CV;

Ø copiile documentelor de invatamant;

Ø copiile documentelor care confirmă postul (în cazurile prevăzute de lege);

Ø cerere de angajare;

Ø completare la fisa personala de evidenta a personalului;

Ø copii ale ordinelor de angajare, transfer, concediere (sau extrase din acestea);

Ø certificate si alte documente aferente acestui angajat.

Conform clauzei 6.2.10. Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale” documentele din dosarele personale trebuie aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite.

Inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal trebuie să conțină informații despre numerele de ordine ale documentelor din cauză, indexurile acestora, datele, rubricile și numerele de foi ale cazului pe care se află fiecare document. Fișele dosarului personal și inventarul intern al acestuia sunt numerotate separat.

Inventarul intern al documentelor dosarului personal se semnează de către redactor, indicând transcrierea semnăturii, funcția și data întocmirii inventarului.

Fișa de evidență a personalului include informații biografice despre angajat, educația acestuia, locurile anterioare munca de la începutul angajării, starea civilă și multe altele.

Angajatul completează manual un formular personal atunci când aplică pentru un loc de muncă. La completarea acestuia se folosesc următoarele documente:

Ø pasaport;

Ø carte de munca;

Ø legitimatie militara;

Ø document privind studiile (diploma, certificat, adeverinta, certificat), acte ale Superioarelor Comisia de Certificare(VAK) despre premiu gradul stiintificși privind atribuirea unui titlu academic (diplomă și certificat);

Ø documente despre inventii existente.

„Chestionarul” este un document asemănător cu „Fișa de evidență a personalului”, care este folosit uneori atunci când se aplică pentru un loc de muncă. Spre deosebire de o fișă personală, chestionarul este semnat nu doar de persoana angajată, ci și de un specialist HR.

Uneori, unui angajat care este angajat i se cere să furnizeze o „Autobiografie” sau un „Cv”.

La crearea unui dosar personal, în el sunt introduse copii ale documentelor care confirmă fapte semnificative din punct de vedere social (documente de studii - certificat, diplomă, certificat, certificat de naștere al copilului, certificat de divorț etc.). Trebuie reținut că, pe lângă copiile documentelor, trebuie să vă asigurați că aveți originalele documentelor relevante.

Copii ale documentelor privind aprobarea posturilor se introduc în dosarele personale ale managerilor (o copie a procesului-verbal al ședinței Consiliului de Administrație sau a fondatorilor societății, o copie a procesului-verbal adunarea generală acţionari).

Dacă, la angajare, caracteristici sau scrisori de recomandare, salariatul a întocmit cerere de angajare, apoi sunt depuse și în dosarul personal al salariatului.

Contractele de muncă încheiate cu un salariat pot face parte din documentele dosarului personal sau pot fi formate în dosare separate.

Dosarul personal poate include documente precum liste de invenții, lucrări științifice si mai mult.

Adăugarea la fișa de evidență a personalului este un document secundar în raport cu fișa de evidență a personalului, înregistrează doar modificările intervenite în activitatea de muncă și viața personală a salariatului; Acest document conține: numele complet al angajatului și secțiunile destinate efectuării de modificări și completări. De regulă, un astfel de document este întocmit sub forma unui tabel.

Prima secțiune înregistrează informații despre muncă, transferuri, modificări ale titlului postului, unității structurale și așa mai departe, cu referire la data și numărul comenzii de personal.

A doua secțiune conține date despre schimbările în viața profesională și personală a angajatului (de exemplu, schimbarea starea civilă, locuri de înregistrare permanentă), în învăţământ, în perfecţionare, în cunoaştere limbi straine si altele asemenea.

Modificările și completările datelor cu caracter personal se fac pe baza ordinelor de personal și a documentelor furnizate de angajați (certificat de căsătorie, diplomă etc.). Declarația orală a unui angajat nu este baza pentru efectuarea acestor modificări. Documentele noi cu modificări și completări sunt introduse în dosarul personal împreună cu cele depuse anterior.

În practica serviciilor de resurse umane ale organizațiilor, se obișnuiește să se includă în dosarul personal copii ale comenzilor (sau extrase din acestea) privind transferurile la un alt loc de muncă, concedierea din funcție, stimulentele, impunerea și eliminarea. sancțiuni disciplinare, schimbarea numelor de familie și altele. Cu toate acestea, toate aceste informații sunt conținute în „Anexa la fișa de înregistrare a personalului”. În acest sens, se poate recomanda să nu includeți aceste documente în dosarul dumneavoastră personal.

Certificatele de sănătate, locul de reședință, fișele de ocolire și altele asemenea nu pot fi incluse în dosarele personale, deoarece informațiile din acestea sunt transferate în „Adăugarea la fișa personală pentru evidența personalului”. Dacă este necesar, acestea sunt formate în fișiere independente și stocate timp de trei ani.

Trebuie reținut că, în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse), atunci când solicitați un loc de muncă, este interzis să solicitați documente de la un solicitant care nu sunt prevăzute de lege.

Toate documentele legate de dosarul personal sunt depuse într-un folder pe măsură ce sunt primite. Foile de carcasă sunt numerotate în timpul procesului de formare a carcasei. Când un document nou este plasat într-un dosar personal, datele despre acesta sunt introduse inițial în inventarul dosarului, apoi foile documentului sunt numerotate și numai după aceea documentul este depus.

Coperta unui dosar personal, precum și coperta fișierelor de stocare permanentă, se întocmește și se execută în forma stabilită prin GOST 17914-72 „Coperți fișiere pentru stocare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice„(introdus prin rezoluție Comitetul de Stat Standardele URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411).

Pe coperta dosarului personal se indică integral următoarele: denumirea organizației, titlul cauzei, numele, prenumele, patronimul salariatului în cazul nominativ, indexul cazului, numărul de ordine al cazul (de obicei un număr de personal).

Sub acest număr, dosarul personal este înregistrat în „Cartea (Jurnalul) de afaceri personale”, care cuprinde următoarele coloane: număr de ordine, prenume, prenume, patronimul salariatului, data înregistrării cazului și data radierii. .

Fișierele personale sunt depozitate într-un seif, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța ca documente strict responsabile, separat de înregistrările de lucru. Responsabilitatea pentru depozitarea acestora revine persoanelor care păstrează documentația personalului.

Atunci când se lucrează cu documente incluse în dosarele personale, este necesar să se țină cont de faptul că acestea se referă la datele personale ale angajatului, protejate în conformitate cu legislația în vigoare.

Pentru a limita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, toate operațiunile de înregistrare, formare, întreținere și stocare a dosarelor personale trebuie să fie efectuate de un angajat al departamentului HR, care răspunde personal de siguranța documentelor din dosare și de acces. la dosarele altor angajaţi. Documentele pentru formarea și gestionarea treburilor personale îi sunt predate contra semnăturii în jurnalul de transferuri de către angajatul responsabil cu procesul de documentare a relațiilor de muncă cu salariatul.

Ordinul angajatorului trebuie să stabilească procedura de eliberare, familiarizarea cu dosarele personale ale angajaților și cercul persoanelor autorizate să utilizeze fișierele personale acest lucru se poate face și în Regulamentul privind Datele Personale ale Salariaților; Dacă un document este eliminat dintr-un dosar personal, se face o înregistrare în inventarul de fișiere indicând baza unei astfel de acțiuni (comanda, permisiunea managerului) și noua locație a documentului. Conform clauzei 3.2.3. Ordinul Direcției principale de arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr. 33 „ Sistemul de stat suport de documentare management. Dispoziții de bază. Cerințe generale către documente și servicii suport documentație”, se face o copie a documentului care urmează a fi ridicat și depus la dosar în locul documentului sechestrat. Marca din inventar si copia sunt certificate prin semnatura angajatului departamentului HR.

Chestiuni personale nu sunt emiseîn mâinile angajaţilor care îi angajează. Salariatul are dreptul de a face cunoștință numai cu dosarul său personal în sediul departamentului de personal. Faptul de familiarizare cu dosarul personal se consemneaza si in inventarul dosarului.

Atunci când lucrați cu un dosar personal emis pentru utilizare temporară, este interzis să faceți orice corecții în înregistrările făcute anterior, să faceți noi înregistrări în acesta, să eliminați documente existente din dosarul personal sau să introduceți altele noi în acesta și să dezvăluiți informațiile confidențiale conținute în acesta. . Modificările la fișierele personale se fac numai de către persoanele responsabile cu gestionarea acestora.

La returnarea carcasei se verifică cu atenție siguranța documentelor, absența deteriorării, includerea altor documente în carcasă sau înlocuirea documentelor.

Doar dosarele personale ale angajaților care lucrează sunt stocate în sediul departamentului de personal. Fișierele personale pot fi aranjate în ordine numerică sau alfabetic după numele de familie al angajatului.

După ce angajatul este concediat, dosarul său personal este scos din dosar și pregătit pentru transferul în depozitul de arhivă. Dosarele personale ale angajaților concediați în conformitate cu „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000, sunt stocate timp de 75 de ani. Fișierele personale ale managerilor sunt păstrate permanent. Pentru depozitare, seifurile și dulapurile metalice încuiate sunt folosite pentru a asigura siguranța completă a documentelor.

Cardul personal al angajatului.

Se completează un card personal (formular nr. T-2) pentru lucrătorii de toate categoriile, inclusiv lucrătorii temporari și sezonieri, lucrătorii principali și cu fracțiune de normă. Cardul personal este documentul principal pentru evidența personalului.

Se menține pe toată perioada de angajare a salariatului la un anumit angajator, începând de la angajare, și se închide numai la concediere. Pentru angajații angajați sub contracte civile, cardurile personale nu sunt păstrate.

Cardul personal nr. T-2 aparține grupului de obligatorii documentele de personal. Forma cardului personal este unificată și se referă la sistemul de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobare forme unificate documentația contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata."

În legătură cu specificul anumitor domenii de activitate a muncii, Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia” a aprobat încă două formulare contabile: Nr.T-2GS (MS) si Nr.T -4.

Cardul personal al unui angajat de stat (municipal) (formular nr. T-2GS (MS)) este utilizat pentru a înregistra persoanele care dețin funcții de serviciu public de stat (municipal). Se realizează în locul formularului nr. T-2 și are un conținut similar.

Fișa de înregistrare a lucrătorului științific, științific și pedagogic (formularul nr. T-4) se completează în paralel cu formularul nr. T-2 în organizațiile științifice, de cercetare, științifice și de producție, instituțiile de învățământ și alte instituții și organizații care își desfășoară activitatea în domeniul educației, științei și tehnologiilor pentru contabilitatea lucrătorilor științifici. Se completează pe baza documentelor relevante (diplome de doctorat și candidat în științe, certificate de conferențiar și profesor etc.), precum și informații furnizate de angajat.

Importanța unui card personal constă în faptul că, dacă se pierde un carnet de muncă, acesta este singurul document care confirmă în mod direct experiența de muncă a angajatului.

Nu trebuie să vă confundați cardul personal nr. T-2 cu documente precum, de exemplu, o fișă personală de evidență a personalului sau un chestionar, care fac parte din dosarul dumneavoastră personal. Aceste documente se completează chiar de angajat, sunt întocmite sub orice formă și pot lipsi dacă angajatorul nu are o procedură aprobată de înregistrare a dosarelor personale.

Cardul personal se completează numai de către un specialist HR pentru toate persoanele angajate pe bază de ordin (instrucțiune) privind angajarea (formular nr. T-1 sau nr. T-1a). Cardurile personale sunt depozitate într-un seif, formând un dulap separat, în ordine alfabetică, după numele de familie al angajatului.

La completarea unui card personal, sunt utilizate informații din următoarele documente prezentate de angajat atunci când solicită un loc de muncă (în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse):

pașapoarte;

Document educativ despre calificări sau disponibilitate cunoștințe speciale- atunci când aplică pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială;

Carnet de muncă (pentru lucrătorii cu fracțiune de normă - copii după carnetul de muncă);

Certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat;

certificate de inregistrare la organul fiscal;

Acte de înmatriculare militară (pentru cei obligați pentru serviciul militar).

La completarea unui card personal, sunt folosite și informații suplimentare furnizate de angajat despre sine.

Fiţi atenți!

În unele cazuri, ținând cont de specificul muncii, angajatorul poate solicita (cu acordul salariatului) prezentarea de documente suplimentare la încheierea unui contract de muncă. În acest caz, lista documentelor suplimentare nu este stabilită în mod independent de către angajator, dar necesitatea de a le furniza trebuie stabilită direct printr-un act normativ: Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale, decrete ale președintelui Federației Ruse. Federația Rusă și Rezoluțiile Guvernului Federației Ruse.

În toate celelalte cazuri, este interzisă solicitarea unei persoane care aplică pentru un loc de muncă orice alte documente suplimentare decât cele prevăzute de lege.

Astfel de documente suplimentare, de regulă, includ: certificatul de naștere al copilului, certificatul de căsătorie, certificatul de sarcină al unei femei, documente despre handicap, aflarea în zona de expunere la radiații în legătură cu accidentul de la centrala nucleară de la Cernobîl și altele.

Însă angajatorul nu are dreptul de a cere unei persoane care aplică pentru un loc de muncă să furnizeze documentele specificate. Totodată, furnizarea acestor documente este în interesul salariatului însuși, întrucât în ​​caz contrar angajatorul nu va putea oferi salariatului beneficiile și garanțiile cerute de lege.

Formularul unificat al cardului personal nr. T-2 este format din patru foi și conține următoarele secțiuni:

eu." Informații generale»;

II. „Informații privind înregistrarea militară”;

III. „Angajare și transferuri la alt loc de muncă”;

IV. "Certificare";

V. „Pregătire avansată”;

VI. „Recalificare profesională”;

VII. „Premii (încurajează), titluri onorifice»;

VIII. "Vacanţă";

IX. „Avantaje sociale la care un angajat are dreptul în condițiile legii”;

X." Mai multe informații»;

XI. „Motivele de încetare a unui contract de muncă (concediere).”

În Secțiunea I „Informații generale”, atunci când indicați informații despre angajat, trebuie să vă ghidați după următoarele reguli:

1. Numele, prenumele, patronimul sunt indicate pe baza pașaportului și sunt scrise complet și lizibil.

În același timp, zonele de codificare a informațiilor trebuie, de asemenea, completate în conformitate cu clasificatorii întregi ruși: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Nota.

OKATO - „Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale” OK 019-95 aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 413;

OKIN - „Clasificator integral rus de informații despre populație. OK 018-95" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 412;

OKSO – „Clasificatorul integral rusesc al specialităților în funcție de educație. OK 009-2003" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 septembrie 2003 nr. 276-st;

OKPDTR - Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și implementarea clasificatorului integral rusesc al profesiilor muncitorilor, posturilor de birou și categorii tarifare OK 016-94".

2. Data și locul nașterii se stabilesc pe baza unui pașaport sau a unui alt document de identitate și se notează integral, de exemplu: „12 decembrie 1964”. În consecință, codul este indicat astfel: 12/12/1964.

3. Cetățenia se înregistrează fără abreviere. Înregistrarea cetățeniei și codificarea acesteia se efectuează în conformitate cu OKIN, acestea pot fi după cum urmează:

· cetățean al Federației Ruse - 1;

· cetățean al Federației Ruse și al unui stat străin - 2 (în cazul cetățeniei duble, se indică ce stat este cetățenia);

· cetăţean străin (indicaţi în ce stat) - 3;

· apatrid - 4.

4. Gradul de cunoaștere a limbii la completarea paragrafului 5 „Cunoașterea unei limbi străine” din secțiunea I din formularul nr. T-2 este indicat după cum urmează: „Vorbesc fluent” (cod OKIN - 3), „Citesc și mă pot explica” (codul OKIN - 2) , „Citesc și traduc cu un dicționar” (codul OKIN - 1).

5. Toate informațiile despre educație (calificare, direcție sau specialitate) se stabilesc pe baza unui document de studii.

Educația este înregistrată și codificată conform OKIN și OKSO.

Potrivit OKIN, educația este codificată după cum urmează:

· învăţământ primar (general) - 02;

· de bază învăţământul general - 03;

· studii medii (complete) generale - 07;

· initiala învăţământul profesional - 10;

· învăţământ secundar profesional - 11;

· incomplet studii superioare - 15;

· studii superioare - 18;

· studii postuniversitare - 19.

Cei care au absolvit trei cursuri ale unei instituții de învățământ superior sunt clasificați drept persoane cu studii profesionale superioare incomplete (neterminate).

Două blocuri de coloane pentru completarea informațiilor despre educație sunt destinate în formularul nr. T-2 să indice informații despre finalizarea unei a doua instituții de învățământ.

6. Profesia (principală) este indicată integral pe bază masa de personalși un ordin (instrucțiune) privind angajarea. O altă profesie - pe baza documentelor care confirmă dobândirea unei a doua studii sau specialități. Codificat în conformitate cu Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al nivelurilor tarifare OK-016-94”, aprobat prin Decretul standardului de stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și implementarea al Clasificatorului integral rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al nivelurilor tarifare OK-016-94" (în continuare - OKPDTR).

7. Experiența de muncă (totală, continuă, care dă dreptul la un bonus pentru vechimea în muncă, dă dreptul la alte beneficii stabilite de un angajator dat) se calculează pe baza înscrierilor în carnetul de muncă al salariatului și (sau) a altor documente confirmarea vechimii relevante, indicată în zile, luni, ani.

8. Starea civilă este înregistrată și codificată în funcție de următoarele valori posibile, în conformitate cu OKIN:

· niciodată nu a fost (a fost) căsătorit - 1;

· este într-o căsătorie înregistrată – 2;

· este într-o căsătorie neînregistrată - 3;

· văduv (văduvă) - 4;

· divorţat (divorţat) - 5;

· despărțit (despărțit) - 6.

9. Doar membrii familiei sunt indicați ca parte a familiei, indicând gradul de relație.

Legislația actuală nu conține un concept general de „familie”, totuși, pe baza unei analize a normelor articolului 2 din Codul familiei al Federației Ruse și a articolului 1142. Cod civilÎn Federația Rusă, membrii familiei includ: soții, părinții și copiii (inclusiv părinții adoptivi și copiii adoptați).

10. Datele pașaportului sunt indicate exact în conformitate cu pașaportul.

11. Locul de reședință (conform pașaportului) este indicat pe baza pașaportului, efectiv - conform angajatului. Codul de reședință este stabilit de OKATO.

Documentele pe baza cărora se completează secțiunea II „Informații privind înregistrarea militară” sunt:

· legitimație militară (sau un certificat provizoriu eliberat în locul legitimației militare) - pentru cetățenii din rezervă;

· adeverință de cetățean înrolat în serviciul militar - pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar.

Conform Instrucțiunilor de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia pentru cetățeni în rezerve:

paragraful 3 „Compoziție (profil)” - completat fără abreviere (de exemplu, „comandă”, „medic” sau „soldați”, „marinari” și altele asemenea);

paragraful 4 „Desemnarea codului complet al VUS” - denumirea completă este notată (șase cifre, de exemplu, „021101” sau șase cifre și o literă, de exemplu, „113194A”);

paragraful 5 „Categoria de adecvare pt serviciul militar„- scris cu literele: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu mici restricții), C (apt limitat pentru serviciul militar) sau D (inapt temporar pentru serviciul militar). Dacă nu există înregistrări în paragrafele corespunzătoare ale legitimației militare, se indică categoria „A”:

la paragraful 7 „Înregistrat la armată” se completează (cu creion):

rândul a) - în cazurile în care există ordin de mobilizare și (sau) ștampilă pe emiterea și retragerea ordinelor de mobilizare;

rândul b) - pentru cetăţenii rezervaţi la organizaţie pe perioada mobilizării şi pt vreme de război.

Pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar:

paragraful 2 „Grad militar” - se face înscrierea „supus conscripției”;

paragraful 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” - scris cu litere: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar), D (inapt temporar pentru serviciul militar); ) sau D (nepotrivit pentru serviciul militar). Se completează pe baza înscrierii în certificatul de cetățean supus conscrierii pentru serviciul militar.

Completarea elementelor nespecificate în mod specific în Instrucțiuni se realizează pe baza informațiilor din documentele enumerate.

La paragraful 8 al Secțiunii a II-a din cardul personal al unui cetățean care a atins limita de vârstă pentru a fi în rezervă, sau al cetățeanului declarat inapt pentru serviciul militar din motive de sănătate, se notează la linia liberă „scos din armata. înregistrare din cauza vârstei” sau „eliminat din înregistrarea militară din cauza stării de sănătate”.

După completarea secțiunii II „Informații privind înregistrarea militară”, în partea de jos a paginii a doua a formularului nr. T-2, angajatul serviciului de personal trebuie să certifice datele specificate cu semnătura personală, indicând funcția și transcrierea semnăturii. . De asemenea, angajatul semnează a doua pagină a formularului nr. T-2 și marchează data completării acestuia. Rândul care conține semnătura personală a angajatului este un exemplu de semnătură pe baza căreia i se va plăti salariul.

Fiţi atenți!

Când informațiile despre un angajat se modifică, datele personale relevante sunt introduse în cardul său personal (de exemplu, o schimbare a stării civile, a locului de reședință, a educației, a pregătirii avansate, a cunoștințelor de limbi străine etc.), care este certificat de către semnătura unui angajat al serviciului de personal. Modificările și completările se fac pe baza ordinelor de personal și a documentelor furnizate de angajați (certificat de căsătorie, diplomă etc.). Declarația orală a unui angajat nu este baza pentru efectuarea acestor modificări, cu excepția datelor minore (de exemplu, referitoare la un număr de telefon).

Informația cea mai importantă este secțiunea III „Angajare și transferuri la un alt loc de muncă” și XI „Temeiuri de încetare a contractului de muncă (concediere)”.

Înscrierile în aceste secțiuni se fac pe baza unui ordin (instrucțiuni) privind angajarea (formularele nr. T-1 și T-1a) și a unui ordin (instrucțiuni) de transfer la un alt loc de muncă (formularul nr. T-5) și a unui ordonanță (instrucțiune) privind încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (formulare nr. T-8, T-8a).

Aceste informații trebuie completate cu deosebită atenție, deoarece servesc adesea drept bază pentru confirmarea experienței de muncă a angajatului.

În secțiunea „Angajare și transferuri la alt loc de muncă” el introduce informații despre faptul că angajatul lucrează în organizație și trebuie să corespundă înregistrărilor din carnetul de muncă, repetând data, numărul comenzii de angajare, transferul salariatului, numele poziţia, unitatea structurală. În plus, la sfârșitul fiecărei înscrieri în Secțiunea a III-a a cardului personal, este aplicată semnătura angajatului care atestă că este familiarizat cu înscrierea făcută în carnetul de muncă.

Ultima secțiune a cardului personal XI „Motive de încetare a contractului de muncă (concediere)” se completează de către angajatul HR la încetarea raportului de muncă cu salariatul. Baza rezilierii unui contract de muncă (concediere) este formularea motivului concedierii pe baza articolului relevant din Codul Muncii al Federației Ruse, care repetă complet înscrierea în cartea de muncă a angajatului. Data concedierii este ultima zi de muncă a salariatului. Detaliile comenzii (data și număr), care stă la baza completării acestei secțiuni, sunt, de asemenea, indicate exact în conformitate cu înscrierea din carnetul de muncă. Înregistrările de concediere sunt certificate prin semnătura angajatului serviciului de personal și a angajatului.

Date despre pregătirea avansată și recalificare profesională sunt înregistrate pe baza documentelor (certificat, certificat) prezentate de angajat sau primite de la departamentul de pregătire a personalului.

Când completați Secțiunea VII „Premii (stimulente), titluri onorifice”, trebuie să indicați tipurile de stimulente (în conformitate cu articolul 191 din Codul Muncii al Federației Ruse și cu reglementările locale) aplicate angajatului și, de asemenea, trebuie să enumerați premii de stat și titluri onorifice acordate.

În Secțiunea VIII. „Vacanta” înregistrează toate tipurile de concedii oferite unui angajat în timpul perioadei de muncă pentru un anumit angajator. Baza pentru efectuarea înscrierilor sunt ordinele de acordare a concediului.

Secțiunea IX specifică beneficii sociale, la care salariatul are dreptul in conditiile legii.

În secțiunea „Informații suplimentare”, liniile gratuite pot fi completate cu date la discreția angajatorului. De exemplu, datele sunt înregistrate despre studenții înscriși la studii cu frecvență redusă (seară), cu frecvență redusă și studii externe la instituțiile superioare și secundare. formare profesională(indicați numele instituției de învățământ, datele admiterii la institutie de invatamantși sfârșitul acestuia) sau despre o persoană cu handicap care lucrează (pe baza unui certificat de la Comisia de experți medicali și sociali (denumită în continuare MSEC), grupul de handicap, gradul de handicap și data înființării acesteia, concluzia MSEC privind condițiile și natura de muncă).

Fișele personale ale angajaților concediați sunt formate într-un dosar independent în ordine alfabetică. Înainte de a trimite dosarul la arhivă, toate cardurile trebuie pregătite în conformitate cu cerințele Arhivei Federale și păstrate în arhivă timp de 75 de ani.

Documente contabile secundare derivate, pe baza informațiilor inițiale ale documentelor contabile primare. Principalele obiective ale creării acestui subgrup de documente:

Asigurarea completității, fiabilității și dinamismului informațiilor în lucrul cu personalul;

Asigurarea stocarii prompte a documentelor de personal;

Asigurarea căutării eficiente a documentelor de personal.

Documentele contabile secundare includ: cardul personal al angajatului (formulare unificate Nr. T-2, Nr. T-2GS (MS), Nr. T-4), documentație pentru înregistrarea orelor de lucru și decontările cu personalul și diverse formulare de înregistrare a informațiilor contabile .

Formularele de înregistrare sunt păstrate pentru a înregistra documentația personalului.

Evidențiați următoarele tipuri formulare de inscriere:

Carduri de înregistrare și control (RCC);

Reviste de înregistrare (cărți);

Formulare de ecran (când se utilizează tehnologie informatică).

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale. De exemplu, forma cărții pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea este aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă. .” Dar majoritatea formularelor sunt elaborate la discreția angajatorului.

În „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, au fost determinate următoarele formulare contabile de bază și perioadele lor de stocare:

Ținând cont de specificul organizării muncii la nivel local, se pot crea și următoarele:

Registrul lucrătorilor cu fracțiune de normă;

Jurnal de recompense și penalități;

Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru concedii educaționale, concedii fără plată salariileși mai mult;

Jurnal de bord concediu medical si mai mult.

În conformitate cu Ordinul Direcției principale de arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr. 33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport al documentației” Toate documentele care necesită contabilitate, execuție și utilizare în scop de referință (administrativ, planificare, raportare, contabilitate și statistică, contabilitate, financiară și altele) sunt supuse înregistrării, atât cele create, cât și cele utilizate în cadrul organizație și trimise altor organizații; provenind de la superioare, subordonate și alte organizații și persoane. Atât documentele tradiționale dactilografiate (de mână), cât și cele create prin tehnologia informatică (lizibile de mașină, mașinigrame) sunt supuse înregistrării (clauza 3.2.1.2. Ordinul Direcției Principale Arhive a URSS din 25 mai 1988 Nr. 33 „Sistemul de stat de suport de documentare pentru management. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport de documentare”.

De asemenea, explică faptul că:

« înregistrarea documentelor – aceasta este înregistrarea faptului de creare sau primire a unui document prin plasarea unui index pe acesta, urmată de înregistrarea informațiilor necesare despre document în formularele de înregistrare».

Indexul documentelor constă dintr-un număr de ordine în cadrul matricei înregistrate de documente, care, pe baza sarcinilor de căutare, este completat de indici privind nomenclatorul cauzelor, clasificatorii corespondenților, executorilor și altele.

Indexul documentului urmează următoarea secvență (sau inversă): componente: număr de ordine de înregistrare, index după nomenclatorul cazurilor, index după clasificatorul utilizat. Componentele indexului sunt separate între ele printr-o bară oblică.

Fiţi atenți!

Scopul principal al înregistrării documentelor este de a le conferi forță juridică și duplicarea informațiilor.

Dublarea informațiilor în formularele contabile crește nivelul de siguranță a acestora și facilitează regăsirea documentele necesare.

Înregistrarea documentului cu numărul de înregistrare și data înregistrării îi conferă forță juridică (forța probei), care poate fi importantă în cazul unui conflict de muncă cu un angajat.

Pe baza unei analize a prevederilor privind înregistrarea documentelor din Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale”, următoarele reguli pentru înregistrare și indexarea documentelor poate fi recomandată:

1. Documentele se înregistrează o dată: primite - în ziua primirii, create - în ziua semnării sau aprobării.

2. La transferul unui document înregistrat de la o divizie la alta, acesta nu este reînregistrat.

3. Înregistrarea documentelor se efectuează în grupuri, în funcție de denumirea tipului de document, autorul și conținutul documentului (de exemplu, comenzile pentru activitățile de bază, comenzile pentru personal, actele, propunerile, declarațiile și altele sunt înregistrate separat ).

4. Numerele de înregistrare de serie sunt atribuite documentelor din cadrul fiecărui grup înregistrat.

5. Locul de înregistrare a documentului este fixat în instrucțiunile pentru munca de birou sau alte reglementări locale.

6. Se stabilește următoarea componență obligatorie a detaliilor de înregistrare: autor (corespondent), denumirea tipului de document; data documentului, indexul documentului (data și indexul primirii documentelor pentru documentele primite), titlul textului sau al acestuia rezumat, rezoluție (executor, conținutul ordinului, autor, data), termenul de executare a înscrisului, nota de executare a documentului (o scurtă înregistrare a soluționării problemei pe fond, data executării efective și indicele documentul de răspuns) și transmiterea acestuia la dosarul nr.

Nota.

În conformitate cu punctul 3.2.1.4. Ordinul Direcției Principale de Arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr.33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport al documentației”, alcătuirea detaliilor obligatorii, dacă este cazul, poate fi completată cu alte detalii: interpreți, chitanța executantului de primire a documentului, progresul execuției, atașamente etc. Ordinea detaliilor privind formularele de înregistrare și utilizarea acestora reversul cardurile de înregistrare și control sunt stabilite de către angajator în mod independent.

După completarea ultimei pagini a jurnalului (cartei) contabil, pe coperta acesteia se pune data de încheiere și se pregătește jurnalul (cartea) pentru a fi depus în arhivă. Pentru principalele formulare de înregistrare, așa cum am menționat deja, Rosarkhiv a stabilit perioade de stocare pentru restul, angajatorul stabilește perioada de depozitare în mod independent.

Un grup de documentații pentru înregistrarea timpului de lucru și a decontărilor cu personalul se formează în procesul de documentare a înregistrării timpului de muncă și calculul remunerației corespunzătoare pentru muncă.

Acest grup de documente este format din formulare unificate aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”, să le luăm în considerare mai detaliat.

Conform articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse orele de lucru - acesta este timpul în care salariatul, în conformitate cu regulile interne reglementările muncii organizația și termenii contractului de muncă trebuie să îndeplinească sarcini de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și alte reglementări; acte juridice Federația Rusă se referă la timpul de lucru.

Legiuitorul impune angajatorului obligatia de a tine evidenta timpului efectiv lucrat de fiecare salariat.

Înregistrarea utilizării timpului de lucru este necesară în următoarele scopuri:

· asigurarea controlului asupra disciplina muncii, în ceea ce privește utilizarea timpului de lucru (prezența la timp la locul de muncă, identificarea întârzierilor și a nedușurilor; monitorizarea prezenței personalului la locurile de muncă în timpul programului de lucru, precum și înregistrarea plecării la timp a salariaților de la locul de muncă);

· contabilizarea timpului efectiv lucrat, a timpului de nefuncţionare, a bolii, a concediilor şi a altor forme de utilizare a timpului de lucru, care stă la baza calculării salariilor;

· întocmirea raportare statistică prin muncă.

Pentru înregistrarea timpului efectiv lucrat și (sau) nemuncat de fiecare salariat, se folosesc următoarele: Fișă pentru înregistrarea timpului de muncă și calculul salariilor (Formular nr. T-12) și Fișă pentru înregistrarea timpului de muncă (Formular nr. T-13). ).

Particularitatea executării acestor documente se datorează faptului că sunt documentele contabile primare pe baza cărora sunt menținute.

Lipsa documentelor de evidență a programului de lucru întocmite în conformitate cu legislația în vigoare, precum și absența oricăruia dintre detaliile obligatorii din documentele contabile primare, pot fi calificate ca o includere nerezonabilă a costurilor cu forța de muncă în componența costurilor care reducerea bazei de impozitare, ceea ce va duce la implicarea organizației în răspunderea stabilită prin partea 3 Cod fiscal Federația Rusă.

Atunci când mențineți o fișă de pontaj pentru utilizarea timpului de lucru, este recomandabil să vă ghidați după următoarele reguli:

· Contabilitatea utilizării timpului de lucru poate fi efectuată pentru organizație în ansamblu sau separat pentru unitățile structurale;

· Includerea unui angajat în Foaia de pontaj și excluderea din acesta se efectuează pe baza ordinului (instrucțiunii) relevante a angajatorului;

· Bilanțul se întocmește într-un singur exemplar, semnat de șeful unității structurale, angajat al serviciului de personal și transferat la compartimentul contabilitate.

· Notele din Fișa de pontaj cu privire la motivele absenței de la serviciu, a lucrului cu normă parțială sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru scurtat și altele se fac numai pe baza de documente întocmite în mod corespunzător. Astfel de documente sunt certificate de incapacitate de muncă, certificate de îndeplinire a îndatoririlor de stat sau publice, un avertisment scris despre timpul de nefuncționare, o cerere de muncă cu fracțiune de normă, consimțământul scris al angajatului pentru munca suplimentara in cazurile stabilite de lege si alte acte.

La completarea formularelor nr. T-12 și nr. T-13 se folosesc următoarele convenții:

Concediu parțial plătit pentru îngrijirea copilului

Concediu fără plată acordat unui angajat pentru îngrijirea unui copil

Concediu fără plată acordat unui angajat cu permisiunea administrației

Concediu fără plată în cazurile prevăzute de lege

Incapacitate temporară de muncă (cu excepția cazurilor prevăzute de codul „T”) și concedii medicale și concedii de carantină, eliberate prin certificate de incapacitate de muncă

Invaliditate neplătită în cazurile prevăzute de lege (în legătură cu o vătămare domestică, îngrijirea bolnavilor și carantină, eliberată prin adeverințe de la instituțiile medicale etc.)

Programul de reducere a muncii pentru lucrători și salariați față de durata stabilită a zilei de muncă în cazurile prevăzute de lege

Timpul de nefuncționare nu este vina angajatului

Absențe cu plată pentru o zi întreagă în cazurile prevăzute de lege (îndeplinirea atribuțiilor de stat sau publice, intervenție în situații de urgență, eliminarea consecințelor dezastrelor naturale)

Absenteism (absența de la serviciu fără motive întemeiate pe toată durata zilei de lucru (în tură), indiferent de durata acesteia, precum și în caz de absență de la locul de muncă fără motiv întemeiat mai mult de patru ore la rând în timpul zilei de lucru (în tură), arest administrativ pentru contravenții, rămânerea în stația de îngrijire medicală, greve declarate ilegale și alte absențe din motive nejustificate)

Orele nelucrate din cauza muncii cu fracțiune de normă la inițiativa administrației

Weekend-uri (pentru repaus săptămânal) și sărbători

Greva (in conditiile si in modul prevazute de lege)

Neprezentarea din motive necunoscute (până la clarificarea circumstanțelor)

Puteți afla mai multe despre problemele legate de pregătirea documentelor primare în cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Documente primare”.

Puteți afla mai multe despre problemele legate de gestionarea înregistrărilor de personal în cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Gestionarea înregistrărilor de personal”.

Microîntreprinderile au dreptul să reducă evidența personalului, iar alte organizații sunt obligate să le țină fluxul documentelor de personalîn întregime. Ce documente de personal trebuie completate și care vor fi utile în anumite condiții, vezi tabelul de mai jos.

Codul Muncii a fost completat cu unul nou care stabilește specificul reglementării muncii persoanelor care lucrează pentru angajatori - întreprinderi mici incluse în categoria microîntreprinderilor. Din ianuarie 2017, „microbebelușii” vor avea dreptul să organizeze un flux simplificat de documente de personal!!!

Lista documentelor obligatorii de personal ale organizației

În primul rând, atunci când selectați personalul care să lucreze în departamentul de personal, trebuie să contactați Director de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați, care oferă o listă de cerințe pentru o anumită poziție.

Suntem interesați de cerințele pentru angajații serviciului de personal (departament). Astfel, șeful serviciului de personal (compartimentul de personal) trebuie să aibă studii profesionale superioare și experiență de lucru în organizarea managementului personalului în inginerie, tehnică și posturi de conducere cel putin 5 ani.

Șeful serviciului personal (compartimentul de personal) trebuie să cunoască: acte legislative și de reglementare, materiale metodologice privind managementul personalului; legislatia muncii; structura și personalul întreprinderii, profilul acesteia, specializarea și perspectivele de dezvoltare; politica de personalși strategia întreprinderii; procedura de realizare a prognozelor, determinarea nevoilor viitoare și actuale de personal; surse de aprovizionare a întreprinderii cu personal; starea pieței muncii; sisteme și metode de evaluare a personalului; metode de analiză a structurii profesionale și de calificare a personalului; procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia; procedura de creare și menținere a unei bănci de date despre personalul întreprinderii; organizarea foilor de pontaj; metode de înregistrare a mișcării personalului, procedura de întocmire a raportării stabilite; posibilități de utilizare a modernului tehnologia de informațieîn activitatea serviciilor de personal; avansate domestice şi experiență străină lucrul cu personalul; fundamente ale sociologiei, psihologiei și organizării muncii; bazele profesionografiei; elementele de bază ale muncii de orientare în carieră; Fundamentele economiei, organizarea producției și managementului; mijloace informatice, de comunicații și comunicații; regulile si regulamentele de protectie a muncii.

Inginer HR trebuie să cunoască: acte legislative și de reglementare, materiale metodologice privind pregătirea și pregătirea avansată a personalului din producție; structura si personalul intreprinderii, profilul, specializarea si perspectivele de dezvoltare a acesteia; politica și strategia de personal a întreprinderii; de bază procese tehnologice producția de produse de întreprindere; forme, tipuri și metode de formare profesională; procedura de elaborare a planurilor de formare, recalificare și formare avansată a personalului, curriculași programe, alte documentații educaționale și metodologice; procedura de intocmire a contractelor cu institutii de invatamant; procedura de întocmire a devizelor de cost pentru formarea și formarea avansată a personalului și întocmirea contractelor (contractelor) de muncă cu profesorii și instructorii; forme progresive, metode și mijloace de predare; procedura de finantare a costurilor de formare; organizarea muncii privind orientarea și selecția în carieră; sistemul de remunerare a profesorilor și instructorilor; procedura de ținere a evidenței și întocmirea rapoartelor privind pregătirea și pregătirea avansată a personalului; fundamentale ale pedagogiei, sociologiei și psihologiei; fundamentele economiei, organizarea producției, munca și managementul; legislatia muncii; regulile si regulamentele de protectie a muncii.

Inginer de formare a personalului categoria I trebuie să aibă studii profesionale (tehnice sau inginerie-economice) superioare și experiență de lucru ca inginer pentru pregătirea personalului de categoria II de cel puțin 3 ani. Inginer pregătire personal categoria II trebuie să aibă studii profesionale superioare (tehnice sau inginerie-economice) și experiență de lucru ca inginer de formare sau alte posturi inginerești ocupate de specialiști cu studii profesionale superioare de cel puțin 3 ani. Inginer de formare trebuie să aibă studii profesionale superioare (tehnice sau inginerie-economice) fără nicio cerință de experiență în muncă, sau studii medii profesionale (tehnice sau inginerie-economice) și experiență de muncă ca tehnician de categoria I de cel puțin 3 ani sau alte posturi ocupate de specialişti cu studii medii profesionale, minim 5 ani.

Specialist HR trebuie să cunoască: acte legislative și de reglementare, materiale metodologice privind managementul personalului; legislatia muncii; structura și personalul întreprinderii, profilul acesteia, specializarea și perspectivele de dezvoltare; procedura de determinare a cerințelor de personal viitoare și actuale; surse de aprovizionare a întreprinderii cu personal; metode de analiză a structurii profesionale și de calificare a personalului; prevederi privind certificarea și testele de calificare; procedura de alegere (numire) într-o funcție; procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia; procedura de creare și menținere a unei bănci de date despre personalul întreprinderii; procedura de întocmire a rapoartelor privind personalul; fundamentale ale psihologiei și sociologiei muncii; fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii; legislatia muncii; mijloace informatice, de comunicații și comunicații; regulile si regulamentele de protectie a muncii.

Specialistul în resurse umane trebuie să aibă o educație profesională superioară fără cerințe de experiență în muncă.

inspector HR trebuie să cunoască: acte legislative și de reglementare, materiale metodologice privind menținerea documentației pentru contabilitate și circulație a personalului; legislatia muncii; structura și personalul întreprinderii; procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a cărților de muncă și a dosarelor personale ale angajaților întreprinderii; procedura de stabilire a denumirilor profesiilor lucrătorilor și a posturilor de angajați, experiență generală și continuă, beneficii, compensații și înregistrarea pensiilor pentru salariați; procedura de înregistrare a mișcării personalului și întocmirea raportărilor stabilite; procedura de menținere a unei bănci de date despre personalul întreprinderii; elementele de bază ale muncii de birou; mijloace informatice, de comunicații și comunicații; bazele legislației muncii; regulile si regulamentele de protectie a muncii.

Inspectorul de personal trebuie să aibă un învățământ profesional secundar fără cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare, pregătire specială De programul instalatși experiență de lucru în profilul relevant de cel puțin 3 ani, inclusiv cel puțin 1 an la această întreprindere.

În general, fiecare angajat HR trebuie:

• a) să aibă o bună cunoaștere a legislației muncii, a materialelor metodologice, de reglementare și a altor materiale legate de lucrul cu personalul, contabilitatea personalului; fundamentale ale pedagogiei, sociologiei și psihologiei muncii; experiență de muncă internă și străină în domeniul managementului personalului;
• b) proprii metode moderne evaluarea personalului, munca de orientare în carieră, planificarea pe termen lung și operațională a lucrului cu personalul, reglementarea funcțiilor unităților structurale și angajaților; tehnologii de management social;
• c) au o înțelegere clară a perspectivelor de dezvoltare a organizației, pieței și condițiilor lor; despre fundamentele organizării științifice a muncii, producției și managementului; despre structura organizației și principalele funcții ale diviziilor structurale.

Rețineți că cu cerințe diferite pentru educație de bază personalul serviciilor de personal (practica arată că avocații autorizați, psihologii, economiștii, specialiștii în pedagogie socială etc. lucrează la fel de succes în această funcție), adecvarea lor pentru post este determinată de calitatea - vocaţie. Conform teoriei lui M. Weber, vocația este „un sistem de gândire în care munca devine un scop absolut în sine...”. Portretul unui angajat HR este prezentat în Fig. 1 (versiunea uneia dintre întreprinderile rusești).

Figura 1 - Cerințele postului la seful managementului personalului

Angajatului HR îi sunt impuse cerințe morale și psihologice înalte, deoarece acesta este chemat să servească drept standard moral, model de urmat în conformitate cu standardele sociale și etice. colectiv de muncă. Prin urmare, în plus calitati profesionale, ofițerul de personal are nevoie de anumite calitati personale . Trebuie să aibă un discurs bine rostit, să-și exprime cu competență gândurile, să aibă un aspect prezentabil, adică să fie îngrijit, îngrijit și, în general, să fie atractiv.

O altă caracteristică necesară este stapanirea emotiilor tale. Serviciul de personal (departament) este direct legat de toți angajații organizației, după cum se spune - atâtea persoane câte personaje sunt. Iar ofițerul de personal trebuie să găsească o abordare individuală pentru fiecare angajat. De exemplu, un angajat este nemulțumit că este trimis într-o altă vacanță plătită, dar și-ar dori să lucreze încă un an sau doi fără concediu. A trebuit să explicăm că, conform legislației muncii, fiecare salariat este obligat să își exercite dreptul la concediu de odihnă o dată pe an. Și toate acestea se fac „fără emoții”, calm și profesional. Desigur, este necesar să se angajeze oameni echilibrați în departamentul de personal și, prin urmare, în opinia noastră, ar fi util să se efectueze un test de stabilitate emoțională cu un potențial angajat.

• - Manifestați un interes activ pentru treburile, sentimentele și experiențele oamenilor din jurul vostru?
• -Ii asculti cu atentie?
• - Luați în considerare cererile lor?
• - Te gândești la dorințele și nevoile lor nerostite?
• - Îți părăsești de bunăvoie munca pentru a-i ajuta pe alții?
• - Vă străduiți să vă exprimați aprobarea față de acțiunile altor persoane?

Dacă un angajat nu este interesat de problemele și experiențele altei persoane, dacă își ignoră opiniile, cererile, dorințele, nu ține cont de starea sa de spirit, își absolutizează propriul punct de vedere și este înclinat către cele mai severe măsuri de pedeapsă , atunci lucrul în serviciul de personal este contraindicat pentru o astfel de persoană.

Calitățile semnificative importante ale unui ofițer de personal sunt:

• - maturitate civica si emotionala;
• - abilități cognitive, organizaționale și de comunicare;
• - cunoștințe, aptitudini și abilități necesare cu rolul principal al cunoștințelor socio-psihologice.

Toate aceste calitati se manifesta in procesul de pregatire profesionala si in comportamentul angajatului de HR, unde componenta comunicativa actioneaza ca dominanta. După cum arată studiile efectuate în rândul angajaților din HR diverse intreprinderiși organizații, peste 70% din timpul de lucru al ofițerilor de resurse umane este petrecut în contact direct cu oamenii. 95% din toate responsabilități funcționaleȘeful departamentului de personal ar trebui să aibă ca scop studierea psihologiei umane.

Beneficii pentru organizație ca urmare a construcției raționale și optime a serviciului de personal (departament):

• 1) informații complete și de încredere despre fiecare angajat;
• 2) cunoașterea nevoilor organizației de noi angajați, de formare și formare avansată a angajaților;
• 3) precizarea responsabilităţilor postului şi a nivelului de responsabilitate;
• 4) acțiuni preventive ale conducerii organizației pentru eliminarea fenomenelor negative (de exemplu, la eliberarea angajaților în cazul reducerii personalului);
• 5) și ca aspect principal - absența recursurilor la instanțe și alte autorități din cauza executării incorecte a documentației de personal.

personalului de personal

Personalul lucrătorilor în cursul activităților lor elaborează, întocmește și execută diverse documente: locale reglementări angajator, contracte (munca, raspundere financiara integrala etc.) si intelegeri cu angajatii, comenzi, notificari, propuneri, acte, certificate, jurnale. De asemenea, lucrează cu alte documente.

Puteți selecta trei grupuri de documente :

• obligatoriu - documente în privința cărora legea stabilește o cerință pentru disponibilitatea lor obligatorie de către angajator, pentru acceptarea, încheierea, executarea, semnarea lor obligatorie (aceste documente, în cazul unei inspecții, sunt studiate cu atenție în special de către angajații muncii de stat inspectorate),
• documente care devin obligatorii în anumite circumstanțe,
• documente facultative.

În lista documentelor solicitate, vom furniza și câteva documente contabile care sunt menționate în legislația muncii și sunt solicitate în cadrul controalelor de către Inspectoratul de Stat al Muncii, pentru a căror pregătire și executare sunt adesea implicați lucrătorii de personal.

Dacă compania dvs. este o microîntreprindere, atunci, conform articolului 309.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să nu aveți nevoie să întocmiți unele documente:

„Angajatorul este o entitate comercială mică care este clasificată ca microîntreprindere, are dreptul de a refuza, în totalitate sau în parte, adoptarea reglementărilor locale, care conțin norme de drept al muncii (reglementări interne ale muncii, reglementări privind remunerarea, reglementări privind sporurile, programul de schimb și altele). Totodată, pentru reglementarea raporturilor de muncă și a altor relații direct legate, angajatorul - entitate de tip mic de afaceri, care este clasificată ca microîntreprindere, trebuie să includă în contractele de muncă cu angajații condiții care reglementează aspecte care, în conformitate cu normele de muncă. legislația și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii trebuie reglementate prin reglementări locale...”

Respectarea de către angajator a legislației muncii, documentelor de personal pot fi verificate de către Inspectoratul de Stat al Muncii.

Întreprinderea ține, de asemenea, un jurnal al inspecțiilor efectuate de autorități ale unei persoane juridice sau ale unui antreprenor individual controlul statului(supraveghere), organe municipale de control. Potrivit paragrafului 8 al art. 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 N 294-FZ (în ultima editie) „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale întreprinzătorilor individuali în exercitarea controlului (supravegherii) de stat și controlului municipal” persoane juridice, antreprenori individuali are dreptul de a păstra un jurnal al inspecțiilor forma standard stabilit de organul executiv federal autorizat de Guvernul Federației Ruse. Forma acestui jurnal este aprobată prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Federației Ruse din 30 aprilie 2009 N 141. Acest jurnal reflectă, împreună cu alte inspecții în companie, inspecțiile efectuate de inspectoratele de muncă.

În timpul unei inspecții efectuate de Inspectoratul de Stat al Muncii, angajatorului i se poate cere și să furnizeze documentele constitutive ale acestuia.

Lista de documente de mai sus nu poate fi numită exhaustivă în anumite circumstanțe, alte documente pot deveni obligatorii;

• Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții în acestea, Puteți comanda carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnet de muncă și inserarea în acesta și alte jurnale de contabilitate și înregistrare aici >>

Documente optionale

Documentele optionale includ fișele postului, reglementările locale privind diviziuni structurale, unii memorii, unele tipuri de jurnale contabile etc.

Reguli pentru retiparirea acestui material

La retipărirea acestui material pe un alt site, este necesar să indicați înaintea materialului (la început!) sursa și un link către acesta în următorul formular -

Acordarea actelor de putere juridică
* instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului
* intocmirea dosarelor de serviciu personal pentru transfer in arhiva organizatiei, perioade de stocare
* răspunderea angajatorului pentru încălcarea cerințelor de păstrare a evidenței personalului

Scopul principal al documentației de personal este de a oferi o mai mare transparență relaţiile de muncă. Întregul sistem de documentare a personalului stabilește anumite reguli, sub rezerva cărora angajaților li se garantează stabilitatea, iar administrația este mai ușor să gestioneze personalul. Cea mai precisă reglementare a gamei de drepturi și responsabilități cu ajutorul documentelor de personal răspunde intereselor ambelor părți din relația de muncă.
Compoziția reglementărilor locale care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, conform interpretării normelor Codului Muncii al Federației Ruse, include:
· Tabloul de personal (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Reglementări interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· La munca in schimburi fiecare grup de lucrători trebuie să lucreze în timpul programului de lucru stabilit în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Program de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
· Reguli și instrucțiuni privind protecția muncii. Angajatorul este obligat să asigure conditii sigureși protecția muncii, regulile și instrucțiunile privind protecția muncii trebuie să fie elaborate și aduse la cunoștința lucrătorilor împotriva semnării (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Aceste documente de personal se numără printre cele care sunt verificate în primul rând de inspectorii federali de muncă.
Program ture Art. 103 Codul Muncii al Federației Ruse Obligatoriu dacă există muncă în schimburi

Documentatia personalului

Documente administrative

Documente care confirmă activitatea de muncă

Informații și documente de decontare

Corespondență oficială internă

Jurnal (cărți) de contabilitate și înregistrare

Comenzi pentru personal:

Despre angajare
- despre concediere
- despre traducere
- despre direcția spre
călătorie de afaceri
- despre acordarea concediului
-despre încurajare
-la aplicarea unei sanctiuni disciplinare

Comenzi pentru principalele activități

Înregistrări de lucru
- contracte de munca si modificari ale acestora
- copii ale comenzilor pentru personal

Cartele personale ale angajaților
- dosarele personale ale angajatilor
- foaia de pontaj

Declarația angajatului
- memorii
- explicativ
- prezentări

Inregistrarea contractelor de munca
- inregistrarea comenzilor de admitere, transfer si concediere a salariatilor
- înregistrarea comenzilor de concediu
- înregistrarea comenzilor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților
- înregistrarea certificatelor de călătorie
- înregistrarea sarcinilor de serviciu
- înregistrarea reglementărilor locale
- o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și inserții pentru acestea
- înregistrarea ordinelor privind stimulentele și impunerea sancțiunilor disciplinare
- eliberarea de certificate pentru personal
- contabilizarea concediilor medicale

Documente administrative

Documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului

Informații și documente de decontare

Corespondență oficială internă

Corespondența internă într-o organizație este folosită pentru documentare toate deciziile de personal. De exemplu, pentru a aduce un angajat la răspundere disciplinară, este necesar să obțineți o explicație de la angajat.
Dacă vorbim despre recompensarea unui angajat, șeful său imediat trimite o propunere de recompensare a angajatului șefului organizației.
Prin corespondența oficială internă, există și un schimb oficial de opinii între oficiali organizație, între oficiali și conducerea organizației.

Jurnalele de contabilitate și control

Jurnalele de înregistrare (cărțile) sunt păstrate în organizație pentru a înregistra documentația personalului (comenzi de personal, carnete de muncă, dosare personale, cărți de identitate). Înregistrarea corectă a unui document (cu un anumit număr alocat și cu o marcă pe data înregistrării) îi conferă forță juridică (puterea de probă), cu ajutorul căreia angajatorul poate câștiga cu încredere cauza. conflict de munca cu un angajat.
Departamentul HR menține înregistrarea documentelor de personal și utilizează următoarele formulare de înregistrare sau sunt păstrate de alte persoane autorizate:
- jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă;
- un jurnal al comenzilor de admitere, transfer și concediere a angajaților;
- jurnalul comenzilor de acordare a concediului;
- jurnalul comenzilor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților;
- jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie;
- jurnalul sarcinilor de lucru;
- jurnalul de înregistrare a reglementărilor locale;
- o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și inserții pentru acestea;
- carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de carnet de muncă și a inserției în acesta;
- jurnalul de înregistrare a ordinelor privind stimulentele și aplicarea sancțiunilor disciplinare;
- jurnal pentru eliberarea certificatelor de personal;
- jurnalul concediilor medicale;
- jurnal de bord pentru inregistrarea accidentelor de munca.

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale, în timp ce alte formulare sunt elaborate chiar de organizație.
De exemplu, forma cărții pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea a fost aprobată printr-o rezoluție a Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003. Nr. 69. Un jurnal de afaceri personale sau un jurnal de trecere examene medicale nu are o formă recomandată, de aceea este dezvoltată de organizație însăși la propria discreție.

Sunt necesare toate documentele?

Toate documentele interne enumerate ale organizației sunt împărțite condiționat în trei blocuri:
- obligatoriu,
- recomandat,
- in functie de specificul organizatiei.
Documente obligatorii ar trebui să fie condus de toate organizațiile fără excepție, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite fie direct, fie indirect în Codul Muncii. Astfel, necesitatea menținerii reglementărilor interne de muncă rezultă din art. 189 și 190 din Codul Muncii al Federației Ruse, personal obligatoriu - de la art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, iar documentele privind protecția datelor cu caracter personal sunt pregătite pe baza cerințelor cap. 14 Codul Muncii al Federației Ruse.
Documente recomandate servesc la optimizarea lucrului cu personalul. Ei pot fi sau nu în organizație. Depinde de decizie director general sau șeful departamentului de personal.
De exemplu, nu orice companie are fișe de post pentru specialiști sau reglementări pe departamente.
Documente in functie de specificul organizatiei, sunt obligatorii doar pentru anumite companii. Acest lucru se aplică într-o măsură mai mare organizațiilor cu condiții dăunătoare muncă. Dacă organizația are profesii pe care legea le clasifică drept profesii cu condiții de muncă periculoase, atunci devine obligatoriu ca această companie să dezvolte instrucțiuni suplimentare. De exemplu, despre pregătirea la lucrul cu obiecte periculoase sau despre efectuarea unor examinări medicale periodice.
Ce anume trebuie inclus în documentația de personal a organizației? Lista documentației de personal a întreprinderii:

Lista documentelor de personal necesare

Refacerea documentației de personal

Un nou manager de resurse umane este de așteptat la nou loc de muncă Sunt multe surprize și nu toate pot fi plăcute. Pentru verificare, se poate dovedi că organizația nu are nici măcar jumătate din documentele din lista de mai sus. Desigur, este aproape imposibil să elaborezi, să execute și să implementezi toate aceste documente într-o singură zi. Trebuie subliniat pe această listă cel mai importantși pozițiile prioritare și începe să le proceseze.
Începeți prin a întocmi un tabel de personal și un program de vacanță. Chiar dacă acest lucru se întâmplă cu încălcarea termenelor specificate în Codul Muncii al Federației Ruse.
Apoi trebuie să verificați existența contractelor de muncă cu angajații, prezența și executarea corectă a comenzilor de admitere și transfer și înscrieri în carnetele de muncă.
Păstrați jurnalele contractelor de muncă, un jurnal al comenzilor pentru angajarea, transferul și concedierea angajaților din organizația dvs.
Pregătiți un registru de lucru.
Apoi trebuie să vă puneți în ordine cărțile personale în formularul T-2.
Documentul datează din momentul executării lui, dar în textul documentului, de exemplu o fișă de formular T-2, este indicat cel real (în cazul în care despre care vorbim, mai devreme) data admiterii, i.e. exact data la care angajatul a fost angajat sau transferat pe o altă funcţie. La stabilirea datelor de primire și transfer, puteți apela la ajutorul contabilității și puteți solicita conturi personale ale angajaților pentru a împăca și clarifica datele.
Este foarte important să nu începeți munca curentă!
Documente complete pentru angajații nou angajați, transferați sau disponibilizați în mod strict stabilit Codul Muncii Termenele limită RF și în conformitate cu toate regulile de lucru de birou.
Următorul pas ar trebui să fie pregătirea, executarea și implementarea reglementărilor locale.
Amintiți-vă că aceasta este o muncă serioasă, foarte responsabilă și intensivă în muncă, deoarece aceste documente conțin norme de drept al muncii (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Este imposibil să dezvoltați și să implementați calitativ fișele postului chiar și cu un personal mic în trei zile.
Punerea în ordine în documentația de personal a organizației, Fiți foarte atenți când distrugeți documentele de personal.
În special la astfel de documente de personal precum:
contracte de muncă, ordine de admitere, transfer, concediere,
carduri personale de forma 1-2, conturi personale ale angajaților,
dosarele personale și formularele de înregistrare au o perioadă de valabilitate de 75 de ani.
Cărțile de muncă nerevendicate și o carte de evidență a cărților de muncă și inserțiile acestora sunt păstrate timp de 50 de ani.
Perioadele de păstrare a documentelor de personal sunt stabilite prin Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000 (modificată la 27 octombrie 2003). Toate documentele specificate în Listă trebuie depuse la arhive.