Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Din: 28.04.2010
Revista: Directorul personalului
Anul: 2010
Autor: Andreeva Valentina Ivanovna
Subiect: La inițiativa angajatorului, Din alte motive, Transfer temporar la alt loc de muncă, Transfer definitiv la alt loc de muncă, Schimbare de condiții contract de munca, Remunerație
Categorie: Managementul înregistrărilor de personal

Adesea, angajații departamentului de resurse umane trebuie să furnizeze informații atât angajaților companiei, cât și terților. În plus, în majoritatea cazurilor este de dorit să se poată confirma că obligația de a furniza informații a fost îndeplinită. Un document de notificare poate ajuta în acest sens. În ciuda faptului că crearea sa nu este prevăzută de legislația muncii, ofițerii de personal sunt familiarizați cu acest document. Să vedem în ce situații este recomandabil să creezi o notificare și care sunt regulile de bază pentru proiectarea acesteia.

Legea nu explică în mod direct ce este o notificare. Între timp, în unele cazuri, reprezentantului angajatorului i se ordonă să trimită o notificare de ceva anumitor persoane sau să primească o astfel de notificare.

CÂND CREAM O NOTIFICARE?

Principala întrebare care se pune în rândul lucrătorilor serviciul de personal: În ce situații este necesară sesizarea angajaților sau a altor persoane în scris și când este suficientă sesizarea lor verbală?

Dicţionar de personal

Să definim principalele cazuri în care angajații HR emit notificări.

Cazul unu. O notificare este creată atunci când Codul Muncii al Federației Ruse stabilește obligația angajatorului de a furniza anumite informații unui angajat, unui organism ales al unei organizații sindicale primare sau altei persoane. În același timp, Codul Muncii al Federației Ruse folosește mai multe denumiri pentru cazurile în care este necesară o notificare. Astfel, în anumite situații, angajatorul trebuie să „sesizeze”, să „informeze”, „să sesizeze”, să „avertizeze” un angajat sau o altă persoană despre ceva, iar legea nu face întotdeauna referire la forma scrisă de înregistrare a unor astfel de acțiuni. Responsabilitățile angajatorului, astfel cum sunt prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, precum și conținutul notificărilor, sunt prezentate în Tabelul 1.

Vă rugăm să rețineți: anumite prevederi ale Codului impun în mod direct ca angajatul să fie notificat cu privire la orice „împotrivă semnăturii”. Este evident că în aceste cazuri, precum și atunci când Codul Muncii al Federației Ruse prevede „notificare scrisă”, „mesaj scris”, „notificare scrisă” și „avertisment scris”, executarea documentului corespunzător este obligatorie. În alte cazuri, nu se face referire la o formă scrisă de notificare, dar în practică, angajații HR preferă să informeze angajații sau alte persoane în scris, astfel încât angajatorul să aibă dovezi documentareîndeplinindu-şi îndatoririle.

Cazul doi. Obligațiile angajatorului de a transmite anumite informații autorităților sau autorităților guvernamentale administrația locală furnizate legi federale. Principalele cazuri în care angajatorul este obligat să notifice în scris organizațiile relevante sunt prezentate în Tabelul 2.

Cazul trei. Notificările pot fi trimise și angajaților în cazurile în care, în termen relaţiile de muncă apar situații care pot fi rezolvate „cu acordul salariatului” sau „prin acordul părților” din contractul de muncă.

În articolul „Document: Aplicație” am observat că în astfel de cazuri angajatul nu trebuie să completeze o cerere, deoarece nu vorbim despre cererea angajatului ca angajatorul să ia vreo măsură. Părțile la raportul de muncă trebuie să înregistreze consimțământul angajatului la ceva sau acordul părților, iar acest lucru se poate face după cum urmează.

Fiţi atenți!

În cele mai multe cazuri, Codul Muncii al Federației Ruse impune ca consimțământul angajatului să fie exprimat în scris

1. Este necesară notificarea salariatului cu privire la posibilitatea sau necesitatea de a întreprinde anumite acțiuni, de obicei vizând modificarea condițiilor determinate de părțile la contractul de muncă;

2. Obțineți consimțământul angajatului pentru o astfel de modificare (sau înregistrați refuzul angajatului).

Situațiile în care este necesar acordul angajatului, precum și conținutul notificărilor, sunt enumerate în Tabelele 3 și 4.

Este de dorit ca cazurile de creare și regulile de procesare a notificărilor trimise angajaților și altor persoane să fie înregistrate de către angajator la nivel local, de exemplu în Instrucțiunile pentru managementul înregistrărilor de personal (Anexa 1).

REGULI PENTRU COMPLETAREA ȘI EXECUTAREA AVISĂRILOR

Notificările emise de angajații HR pot fi împărțite în două grupe.

Notificări trimise persoanelor juridice și cetățenilor care nu lucrează în organizație

Astfel de notificări sunt emise pe antet. Am trecut în revistă regulile de pregătire a scrisorilor oficiale în numărul precedent al Manualului Ofițerului de Personal, așa că nu ne vom opri asupra lor.

Notificările pot fi emise și pe o foaie standard de hârtie și trimise destinatarului cu scrisoare de intentie (Anexa 3). Această metodă de înregistrare este folosită cel mai des atunci când există un formular obligatoriu sau recomandat pentru trimiterea de informații.

Notificări trimise angajaților organizației

Pentru a emite astfel de notificări, angajatorul poate elabora un formular de notificare care conține detaliile: denumirea organizației și denumirea tipului de document.

Numele organizației este indicat în formă de scrisoare, în strictă conformitate cu numele consacrat în acte constitutive, inclusiv numele prescurtat și numele limba straina. Dacă există un nume prescurtat al organizației, indicați mai întâi numele complet, iar apoi, sub sau după acesta, numele prescurtat (în paranteze).

Numele tipului de document este indicat pe toate documentele oficiale, cu excepția literelor. Numele tipului de document este scris după numele organizației cu majuscule, de exemplu: NOTIFICARE.

Formularul de notificare indică locația detaliilor variabile: data documentului și numărul de înregistrare a acestuia.

De regulă, detaliile formularului de notificare se află în colț.

Data notificarea arată ora la care a fost semnată. Data semnării, precum și datele cuprinse în textul sesizării, se eliberează digital. Elementele date sunt date cu cifre arabe pe un rând în următoarea secvență: zi, lună, an. Data și luna sunt reprezentate de două perechi de cifre arabe separate printr-un punct, iar anul este indicat cu patru cifre, de exemplu: 15/03/2010. După scrierea digitală a datei, nu există nicio litera „d” cu un punct sau doar un punct, cu excepția cazului în care data se termină propoziția.

Este permisă și o metodă verbal-numerică de formatare a unei date, în care după numerele care indică anul se scrie neapărat litera „g” cu punct sau cuvântul „an”, de exemplu: 15 martie 2010 sau 15 martie , 2010.

Număr de înregistrare- aceasta este o desemnare digitală sau scrisă atribuită fiecărui document de ieșire (trimis), intern și de intrare (primit) atunci când este înregistrat. Înregistrarea documentelor se realizează în conformitate cu sistemul de indexare adoptat de organizație, pe baza căruia este numărul de serie al documentului. În funcție de tipul de document, la numărul de serie pot fi adăugate și alte componente. De exemplu, la înregistrarea notificărilor, poate fi utilizată indexarea alfanumerică: 111-у.

Notificarea conține următoarele detalii: destinatar, titlul textului, text, semnătură.

Destinaţie. O notificare este un document intern care se adresează unui angajat care lucrează într-o organizație. Atunci când detaliile formularului de sesizare se află în colț, în colțul din dreapta sus sunt indicate următoarele: denumirea unității structurale în care este înregistrat salariatul, denumirea funcției (profesie, specialitate), numele acestuia și inițiale (în cazul dativ).

Vă reamintim că în notificările emise pe antet, informațiile despre destinatar sunt completate conform diferitelor reguli.

Pentru o percepție rapidă și exactă a informațiilor incluse în document, se obișnuiește să se formuleze pe scurt conținutul acestuia sub forma îndreptându-se către text. Titlul trebuie să fie scurt și să transmită cu acuratețe conținutul textului documentului. Titlul este în concordanță gramatical cu numele tipului de document și în notificări începe de obicei cu prepoziția „despre” sau „despre”.

Text de notificare conține informații despre relațiile de muncă care trebuie furnizate salariatului în cazurile prevăzute de lege. Caracteristicile conținutului unor notificări emise de angajații HR sunt prezentate în Tabelul 4.

Notificarea trebuie să fie semnată de șeful organizației sau de o altă persoană împuternicită. Inclus în recuzită "Semnătura" cuprinde: denumirea funcției persoanei care a semnat notificarea, semnătura personală și transcrierea acesteia.

MIȘCAREA DOCUMENTULUI

Pentru toate documentele care necesită înregistrarea, executarea și utilizarea în scopuri de referință, este necesară înregistrarea. Acesta este numele evidenței datelor contabile despre un document în forma stabilită, înregistrând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia (GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții”, aprobat prin Rezoluția Standard de stat al Rusiei din 27 februarie 1998 nr. 28).

Notificările sunt înregistrate în ziua semnării. Formularele de înregistrare sunt elaborate de angajator. Pentru a înregistra notificări, de obicei folosesc:
1. Un jurnal destinat înregistrării documentelor de ieșire (pentru notificările emise pe antet și trimise altor organizații și persoane).

2. Un jurnal destinat înregistrării documentelor interne (pentru notificările trimise angajaților organizației). Acesta poate fi un jurnal de mai multe tipuri de documente interne sau un formular destinat doar înregistrării notificărilor adresate angajaților.

După înregistrare, notificare trimisă organizației sau unui individ, este trimis destinatarului. Se poate face în diverse moduri: prin posta, prin fax, prin e-mail. Trimiterile poștale sunt sortate, ambalate, procesate și livrate la oficiul poștal.

Angajatul trebuie să fie familiarizat cu conținutul anunțului. O viză de familiarizare servește drept confirmare scrisă a faptului că notificarea a fost adusă la cunoștința angajatului. Începe cu cuvintele „Am citit notificarea” și include numele funcției angajatului, semnătura lui personală, transcrierea și data.

Avizele adresate angajaților se întocmesc de obicei în două exemplare. Acest lucru vă permite să oferiți o copie angajatului, despre care se face o notă corespunzătoare pe viza de familiarizare: „Am primit o copie a notificării”.

În viza de familiarizare, angajatul poate reflecta și decizia sa asupra substanței informațiilor conținute în notificare. O astfel de înregistrare a consimțământului scris al angajatului (Anexa 4) sau refuzul lui (Anexa 6) simplifică semnificativ diferite proceduri de personal, deoarece nu necesită executarea de documente suplimentare.

Documentele executate, inclusiv notificările, sunt procesate pentru stocarea ulterioară. O copie certificată a notificării trimise prin poștă este depusă la dosar. (Anexa 10). În cazul în care avizul a fost întocmit în două exemplare, copia angajatorului se depune la dosar (cu notă de la salariat că a primit copia sa).

Conform procedurii standard de încetare a unui contract de muncă cu un angajat, nu este necesară trimiterea de preaviz. Acest lucru poate fi necesar numai dacă angajatul, din anumite motive, nu a primit carnetul de muncă la concediere. Trimiterea unei notificări pentru a se prezenta cartea de munca sau furnizarea consimțământului pentru trimiterea acestuia prin poștă permite angajatorului să evite răspunderea pentru încălcarea legislației muncii.

Ce norme juridice guvernează

În ultima zi, angajatorul îi dă salariatului toate documentele legate de activitățile sale de muncă. Cel mai important dintre ele este. Acesta este dat angajatului, iar acesta trebuie să îl semneze într-un jurnal contabil special. Neemiterea unui carnet de muncă este inacceptabilă și reprezintă o încălcare a legislației muncii.

Pe lângă asta Codul Muncii, procedura de păstrare, păstrare și completare a carnetelor de muncă este reglementată de Regulamentul Guvernului Nr. 225 și de Instrucțiunea Ministerului Muncii din 2003.

Potrivit clauzei 36 din Regulamentul aprobat prin HG nr. 225 din 2003, fostului salariat trebuie să i se transmită o notificare scrisă privind necesitatea obţinerii carnetului de muncă dacă nu a făcut acest lucru la concediere.

În ce cazuri este necesar

În baza interpretării normelor Codului Muncii, art. 84.1, întocmirea și transmiterea către salariat a unei notificări privind necesitatea obținerii unui carnet de muncă este necesară dacă acesta nu a putut primi documentul în ultima zi lucrătoare:

• din motive personale;
• ca urmare a circumstanţelor, asupra căruia părțile nu puteau avea nicio influență.

Iată o listă de situații tipice care necesită trimiterea unei notificări despre necesitatea ridicării unui carnet de muncă:

1. Salariatul a lipsit de la serviciu în ultima zi lucrătoare, contractul de munca cu acesta a fost incetat.
2. Angajatul, în ciuda faptului că a fost concediat, a refuzat să primească carnet de muncă din motivele tale.
3. La concedierea unui angajat condamnat: trebuie să consimtă la transferul lucrării sau la primirea acesteia de către o persoană autorizată. În acest din urmă caz, este necesară o procură pentru a reprezenta interese, pe care șeful coloniei are dreptul să le certifice (în conformitate cu articolul 185 din Codul civil).
4. La concedierea unui angajat care a fost chemat să se supună serviciul militar . Contractul de muncă cu acesta se încetează de drept în temeiul art. 83 TK.
5. În cazul unui angajat. În acest caz, se trimite o notificare uneia dintre rude.

La trimiterea notificării, angajatorul este eliberat de răspunderea pentru neemiterea unui carnet de muncă.

Merită să ținem cont că în notificare, angajatorul nu numai că îl anunță pe angajat cu privire la necesitatea de a se prezenta pentru un carnet de muncă, dar îi cere și acordul pentru a trimite cartea de muncă prin scrisoare recomandată cu o listă de atașamente.

Totodată, conform clauzei 36 din Regulile nr. 255 din 2003, nu este permisă trimiterea unui carnet de muncă prin poștă fără acordul prealabil al salariatului.

Cum să compun

Legislația reglementează în general procedura angajatorului doar în cazul refuzului unui angajat de a primi cartea de muncă sau dacă este imposibil să o ridice personal. Dar exemple de documente necesare pe care un angajator ar trebui să le urmeze atunci când trimite o notificare nu sunt date aici. Aceștia lipsesc nu doar din Codul Muncii, ci și din Regulile nr. 225 și Instrucțiunile nr. 69. Prin urmare, angajatorul întocmește o notificare în format liber, dar ținând cont de prevederile art. 84.1 din Codul muncii.

Notificarea privind necesitatea obținerii unui carnet de muncă trebuie trimisă imediat: în următoarea zi lucrătoare după ultima zi de lucru a angajatului.

Cum se trimite corect

Notificarea poate fi trimisă angajatului în unul dintre următoarele moduri:

1. „Poșta Rusă”– este indicat să-l trimiteți printr-o scrisoare valoroasă cu inventarul atașării. Notificarea livrării în sine nu este necesară, deoarece urmărirea mișcării scrisorii este posibilă folosind numărul de urmărire folosind servicii electronice.
2. propriu serviciu de curierat companie sau o companie terță de curierat. Confirmarea trimiterii notificării va fi semnătura angajatului pe factură sau extrasul special.

Dacă un angajat primește o notificare, dar nu reacționează la aceasta în niciun fel, atunci angajatorul ar trebui să transfere cartea de muncă pentru stocare în arhivă. Prin lege, acestea trebuie păstrate timp de 75 de ani.

Responsabilitate pentru nelivrare

Indiferent de motivul pentru care angajatorul nu a emis carnetul de muncă, sau dacă a fost sau nu vinovat, se prevede pedeapsa pentru încălcarea prevederilor Codului Muncii. Este cuprins în art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Când angajatorul este o organizație, amenda pentru neemiterea unui carnet de muncă este stabilită la 50 de mii de ruble. Pentru un antreprenor, valoarea răspunderii este de 5 mii de ruble.

Potrivit art. 234 din Codul contravențional prevede despăgubiri pentru neemiterea carnetului de muncă în favoarea unui salariat. Mărimea acestuia este determinată pe baza câștigurilor pierdute pentru perioada de la momentul concedierii până la transferul documentului către persoană.

Consecințele negative pentru angajator apar numai dacă acesta nu a trimis angajatului o notificare despre emiterea unui carnet de muncă. Această procedură este acceptabilă dacă un angajat evită să primească o carte de muncă sau nu poate să se prezinte personal pentru aceasta. Procedura este prevăzută la art. 84.1 din Codul muncii.

Dar dacă angajatorul nu emite în mod deliberat o carte de muncă angajatului, atunci acesta se confruntă. Salariatul are dreptul de a se adresa instanței, precum și de a depune o plângere împotriva acțiunilor companiei la inspectoratul de muncă.

Dacă angajatorul nu a transmis niciodată notificarea, atunci, potrivit art. 234 din Codul muncii și alin.35 din Regulile nr. 225, trebuie să respecte următoarea procedură:

1. Emite unul nou la încetarea contractului de muncă. Ordinul se emite în ziua în care angajatul primește cartea de muncă sau în ziua în care este trimisă notificarea.
2. Dacă cartea de muncă conține deja o înregistrare a concedierii angajatului, atunci angajatorul ar trebui să o anuleze și să o anuleze. Apoi se face o înregistrare cu o altă dată de concediere.
3. Salariatul este rambursat pentru toate câștigurile pierdute în perioada de întârziere a eliberării carnetului de muncă.. Câștigurile medii este definită înmulțită cu numărul de zile până la primirea carnetului de muncă sau până la data transmiterii sesizării (această poziție este cuprinsă în practica judiciară).

Astfel, angajatorul suferă pierderi materiale în cazul netrimiterii unei notificări în valoare de câștigul mediu al salariatului pentru fiecare zi de întârziere.

În plus, angajatorului i se poate percepe o despăgubire bănească în valoare de 1/150 din rata cheie, care este stabilită de Banca Rusiei (în conformitate cu articolul 236 din Codul Muncii) și despăgubiri pentru prejudiciul moral care a fost cauzat din cauza ilegală. acțiunile administrației (în conformitate cu art. 237 din Codul muncii).

Astfel, se întocmește un aviz de înregistrare de muncă la concediere dacă acest document nu a fost eliberat imediat la încetarea contractului de muncă în ultima zi lucrătoare. Angajatorul trebuie să ia în considerare două cele mai importante cerințe atunci când trimiteți o notificare: ar trebui să includă o cerință de a prezenta o carte de muncă sau de a fi de acord să o trimiteți prin poștă; Notificarea trebuie trimisă într-un mod care să ofere dovada primirii sale de către angajat. Dacă angajatorul nu trimite o notificare și reține cartea de muncă a unei persoane, atunci întreprinderii i se impun sancțiuni complexe: o amendă pentru încălcarea legislației muncii conform Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse și plăți suplimentare datorate angajatului. la necesitatea modificării datei concedierii.

(Fără evaluări încă)

Conform legislației în vigoare, toate documentele aparținând salariatului îi sunt predate acestuia în ziua concedierii – ultima zi de muncă. Se întâmplă adesea ca un angajat să nu aibă posibilitatea sau dorința de a veni în organizație: de exemplu, dacă este bolnav, este în vacanță sau nu este de acord cu încetarea contractului de muncă. Într-o astfel de situație, angajatorul sau angajatul departamentului de resurse umane este obligat să întocmească un proces-verbal care să indice imposibilitatea predării evidenței de muncă și, de asemenea, să trimită o notificare de prezentare pentru cartea de muncă, un eșantion din care de obicei conține următoarele informații:

• Numele angajatorului, adresa și numărul de telefon.
• Număr de înregistrare.
• Numele complet angajat concediat.
• O solicitare de a apărea pentru carte sau de a acorda consimțământul pentru a o trimite prin poștă.

Este demn de remarcat faptul că carnetul de muncă este eliberat numai după ce se face o înregistrare despre concediere în el. În toate celelalte cazuri, angajații departamentului HR pot furniza o copie certificată sau un extras, deoarece Până la încheierea contractului de muncă, aceștia răspund de toate documentele și nu le pot preda nici măcar cu semnătură. Acest lucru se realizează datorită faptului că, în cazul pierderii locului de muncă, ofițerul de personal va fi găsit vinovat și va trebui să obțină în mod independent toate informațiile: unde a lucrat anterior angajatul, perioade. activitatea muncii, motivele concedierii etc.

În conformitate cu Codul contravențiilor administrative, angajații departamentului de personal nu au dreptul de a reține în mod intenționat carnetele de muncă ale salariaților disponibilizați, iar în cazul în care această încălcare este constatată de inspectoratul de muncă sau alt organ abilitat, acestora li se vor aplica sancțiuni.

Termenele limită pentru emiterea notificărilor

Obligația de a transmite o notificare către funcționarii de personal sau angajatori este atribuită art. 84.1 Codul Muncii al Federației Ruse. Se spune că, dacă dintr-un motiv oarecare un angajat nu poate primi un carnet de muncă în ziua concedierii, trebuie să îi transmită această cerere, iar din ziua în care este trimisă, este eliberat de răspunderea pentru returnarea prematură a documentelor. Aceasta înseamnă că avizul trebuie trimis în dimineața următoare ultimei zile lucrătoare a salariatului concediat. Dacă nu a primit niciun răspuns de la acesta, dar după un timp a făcut o cerere scrisă pentru eliberarea unui permis de muncă, trebuie să satisfaceți cererea și să predați documentul în termen de trei zile de la vizita sa.

Cele mai frecvente greșeli de HR:

• Trimiterea unei notificări împreună cu raportul de lucru: acest lucru nu se poate face, deoarece... Pentru trimitere poștală Documentul necesită acordul proprietarului său, în plus, se poate pierde și atunci va trebui să restaurați singur toate informațiile.
• O cerere orală de a se prezenta la departamentul de resurse umane pentru a primi cartea: în caz de litigiu, va fi imposibil să se dovedească că angajatul a fost înștiințat de necesitatea de a se prezenta la vechiul său loc de muncă pentru a obține documentul.
• Netransmiterea notificării: prin lege această situație este interpretată ca o încălcare a termenelor de eliberare a carnetului de muncă, iar dacă angajatul contactează autoritatea de supraveghere, angajatorului i se poate aplica o amendă administrativă pentru o astfel de încălcare.

Modelul de notificare pentru eliberarea carnetului de muncă nu este stabilit de lege, dar angajatorilor li se recomandă să o întocmească în scris și să introducă acolo toate datele necesare: detaliile părților, data întocmirii și cererea în sine de a se prezenta pentru acte. .

Răspunderea pentru întârziere și neemiterea unui carnet de muncă

Se întâmplă adesea ca un angajator să nu elibereze un carnet de muncă unui angajat care demisionează în ultima zi lucrătoare sau să trimită în timp util o notificare cu o cerere de ridicare. acest document, încălcându-se astfel prevederile art. 84.1 Codul Muncii al Federației Ruse. Există doar câteva excepții în care managerul este eliberat de responsabilitate:

• Dacă angajatul a fost anunțat la timp.
• Dacă ultima zi de muncă nu coincide cu data încetării raportului de muncă din cauza absenteismului sau a condamnării salariatului la pedeapsă.

Conform legislației în vigoare, un angajator poate suporta răspunderea administrativă pentru întârzierea unui dosar de muncă:

• Pentru încălcarea legislației muncii - o amendă de la 30.000 la 50.000 de ruble, iar pentru persoana responsabilă cu emiterea documentului - de la 1.000 la 5.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
• Dacă un angajat plănuia să obțină un loc de muncă într-o altă organizație, dar din cauza eliberării în timp util a unui permis de muncă de către angajatorul anterior, a fost șomer de ceva timp, acesta din urmă devine responsabil financiar: trebuie să compenseze pentru câștigurile neîncasate pentru intreaga perioada (clauza 35 din Regulile de pastrare si pastrare a carnetelor de munca).

Acum, mai detaliat despre cine este responsabil pentru emiterea carnetelor de muncă: manageri sau ofițeri de personal? Conform clauzei 45 din Regulile de întreținere și depozitare, angajatorii sunt singurii responsabili pentru întreținerea, eliberarea și păstrarea acestor documente. Dacă au emis un ordin conform căruia responsabilitatea este atribuită unei alte persoane autorizate (cel mai adesea un angajat al departamentului de personal), atunci acesta va fi considerat vinovat.

Ce să faci dacă angajatul nu vine să ridice cartea de muncă?

În această situație, acțiunile angajatului de HR sau ale managerului însuși sunt foarte simple:

• Este necesar să se trimită o notificare scrisă angajatului demisionat cu cererea de a veni la vechiul său loc de muncă pentru a obține documentul, în timp ce o copie a acestuia și o chitanță pentru trimiterea scrisorii trebuie păstrate.
• Dacă angajatul este de acord să trimită raportul de lucru prin poștă, trebuie să îl înaintați cu o scrisoare valoroasă cu notificare de livrare.
• Dacă o persoană care a renunțat refuză să primească salariu de muncă, este necesar să întocmească un act de refuz și să se indice motivul în acesta.

Cum să ridici o carte de muncă prin poștă?

Adesea devine necesară trimiterea unei notificări de trimitere a cărții de muncă prin poștă dacă angajatul demisionat lucrează într-o sucursală a companiei, iar sediul principal este situat în alt oraș sau când angajatul a lucrat pe bază de rotație iar circumstanțele s-au schimbat înainte de a ajunge la serviciu. În astfel de cazuri, documentele sunt trimise pe baza cererilor de concediere și de trimitere prin poștă.

Cererea de trimitere prin poștă trebuie să conțină următoarele informații:

• Data și motivul concedierii.
• Solicitarea în sine de a trimite documentul și adresa la care ar trebui să fie livrat.

Dacă angajatul nu și-a ridicat dosarul de muncă la concediere și nu a scris o declarație cu o cerere de trimitere prin scrisoare, atunci angajatorul însuși sau persoana responsabila trebuie să întocmească o notificare despre trimiterea carnetului de muncă prin poștă și apoi să obțină acordul proprietarului său în același mod. Când toate documentele sunt gata (notificare și consimțământ scris), trebuie să vizitați oficiul poștal, să luați un formular pentru trimiterea unei scrisori recomandate și o listă a atașamentelor. După completare, angajatul poștal va emite scrisoarea și va emite o notificare de expediere.

Când scrisoare recomandată va fi primit de angajat, o notificare despre aceasta va fi trimisă la adresa angajatorului. Primirea, inventarierea și notificarea trebuie înregistrate în jurnalul de corespondență de intrare, deoarece aceste documente pot servi drept dovezi ale acțiunilor legale ale managerului dacă angajatul concediat decide să facă apel la autoritățile de supraveghere.

Primirea unui document prin poștă

Trimiterea documentelor prin poștă este cea mai simplă opțiune, ușurând viața atât angajaților demisionați, cât și ofițerilor de personal. Pentru a face acest lucru în mod legal, trebuie să efectuați mai mulți pași:

• Trimiteți cetățeanului o notificare scrisă pentru a primi o carte de muncă sau sunteți de acord să o trimiteți prin poștă.
• După primirea consimțământului, trimiteți documentul prin scrisoare valoroasă cu confirmare de primire.

Consimțământul trebuie să conțină neapărat date de pașaport și însăși esența: ca angajatul să nu se opună trimiterii documentului de muncă prin poștă. Acest document se întocmește sub formă de chitanță.

Înlăturarea răspunderii din partea angajatorului

După cum sa menționat mai devreme, managerul sau altă persoană autorizată desemnată prin ordinul său poartă întreaga responsabilitate pentru eliberarea prematură a documentelor la concediere. Există doar câteva situații în care aceștia nu sunt responsabili pentru întârzierile de muncă:

• Dacă notificarea a fost trimisă la timp.
• Dacă angajatul demisionat însuși a refuzat să vină la organizație și să ridice cartea, dar nici nu a fost de acord să fie trimis prin poștă.
• Dacă dintr-un motiv oarecare scrisoarea de notificare nu a fost livrată destinatarului, dar există o primire a expedierii acesteia.
• Dacă ultima zi lucrătoare nu coincide cu data concedierii ca urmare a încetării contractului de muncă din cauza arestării sau absenteismului salariatului.

Pentru a evita probleme, trebuie să țineți cont de toate punctele de mai sus, deoarece... Un cetățean ale cărui drepturi au fost încălcate de către un angajator poate face apel la inspectoratul de muncă sau la instanța de judecată. Dacă vinovăția acestuia din urmă este stabilită, atunci el va fi tras la răspundere financiară și administrativă.

Stocarea înregistrărilor de lucru

Ce se întâmplă dacă anunțul a fost trimis, dar angajatul nu s-a prezentat niciodată pentru a ridica ordinul de lucru sau nu și-a dat acordul scris pentru ca acesta să fie trimis prin poștă? Într-o astfel de situație, este necesar să ne ghidăm după clauza 43 din Regulile de Contabilitate și Depozitare, care prevede că toate carnetele de muncă neprimite de salariați în ziua concedierii trebuie să fie păstrate de către angajator până la cerere.

Dacă, totuși, angajatul decide să ridice permisul de muncă după încetarea contractului, atunci trebuie să scrie o declarație corespunzătoare. Acesta este revizuit de către manager și în termen de trei zile de la data cererii documentele necesare trebuie înmânat. Această obligație este stabilită de art. 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse, iar dacă un angajat nu primește o carte la timp, are dreptul de a contacta inspectoratul de muncă cu o plângere.

—————————————————————————— ¦ Societatea cu răspundere limitată„Olga” ¦ ¦ ¦ ¦ Ref. N 15 ¦ ¦ din 24.02.2009 ¦ ¦ ¦ ¦ Mamontov Anton Sergeevici ¦ ¦ Omsk, st. Karla Marksa, 29 de ani, ap. 171 ¦ ¦ ¦ ¦ Olga SRL vă informează că, în conformitate cu art. 84.1 ¦ ¦ Codul Muncii Federația Rusă la încetarea contractului de muncă, angajatorul este obligat să elibereze salariatului un carnet de muncă în ziua concedierii (ultima zi de muncă). ¦ ¦ Din cauza faptului că în ziua concedierii dvs. carnetul de muncă nu a fost ¦ ¦ eliberat din cauza absenței dumneavoastră de la locul de muncă, vă rugăm să vă raportați ¦ ¦ la departamentul de personal al Olga SRL la adresa: Omsk, st. . Lenina, 15. ¦ ¦ De asemenea, vă informăm că de la data transmiterii acestei notificări ¦ ¦ angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea eliberării ¦ ¦ carnetului de muncă. ¦ ¦ Dacă nu puteți veni personal să vă ridicați cartea de muncă, ¦ ¦ vă vom trimite documentul prin poștă la primirea consimțământului dumneavoastră scris. ¦ ¦ ¦ ¦ Şef Departament HR ¦ ¦ Olga SRL Ivanova E.V. Ivanova ¦ ———————————————————————————

Comentarii:

Cum să trimiteți corect o notificare unui angajat despre necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă

Așa că lăsați-l să mintă și așteptați, poate că proprietarul său însuși va apărea personal că îl va primi după ceva timp

Formular pentru înștiințarea unui angajat cu privire la necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă sau de a fi de acord să fie trimisă prin poștă (exemplu)

————————————————————————— ¦ Societate cu răspundere limitată „Olga” ¦ ¦ ¦ ¦ Ref. N 15 ¦ ¦ din 24.02.2009 ¦ ¦ ¦ ¦ Mamontov Anton Sergeevici ¦ ¦ Omsk, st. Karla Marksa, 29 de ani, ap. 171 ¦ ¦ ¦ ¦ Olga SRL vă informează că, în conformitate cu art. 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse, la încetarea contractului de muncă, angajatorul este obligat să elibereze angajatului un carnet de muncă în ziua concedierii (ultima zi de muncă). ¦ ¦ Din cauza faptului că în ziua concedierii dvs. carnetul de muncă nu a fost ¦ ¦ eliberat din cauza absenței dumneavoastră de la locul de muncă, vă rugăm să vă raportați ¦ ¦ la departamentul de personal al Olga SRL la adresa:

Notificarea angajatului cu privire la necesitatea ridicării carnetului de muncă după concediere

Omsk, st. Lenina, 15. ¦ ¦ De asemenea, vă informăm că de la data transmiterii acestei notificări ¦ ¦ angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea eliberării ¦ ¦ carnetului de muncă. ¦ ¦ Dacă nu puteți veni personal să vă ridicați cartea de muncă, ¦ ¦ vă vom trimite documentul prin poștă la primirea consimțământului dumneavoastră scris. ¦ ¦ ¦ ¦ Şef Departament HR ¦ ¦ Olga SRL Ivanova E.V. Ivanova ¦ ———————————————————————————

Comentarii:

Numai utilizatorii înregistrați pot răspunde la subiectele forumului.

Vă rugăm să vă înregistrați sau să vă conectați la contul personal.

Notificarea angajatului cu privire la necesitatea ridicării carnetului de muncă. Formă

Ca procedura de eliberare a actelor de munca prevazuta de Codul Muncii sau perioada de pastrare a documentatiei de personal de 75 de ani nu ti se potriveste, sau ca nu este suficient spatiu in seif? Apropo, angajatorul (reprezentantul său autorizat) este responsabil atât pentru formularele stricte de raportare la care se referă documentul de muncă, cât și pentru datele personale ale angajatului pe care acesta le conține. Apropo, răspundere, chiar penală.
Există o mulțime de povești despre cum un angajator a pierdut o carte și așa mai departe și nu i s-a făcut nimic pentru aceasta, dar aceasta este înainte de prima (va fi și ultima) oară. Amenzile prevăzute pentru astfel de „miracole” pot ajunge la 500.000 de ruble în total și se poate aplica o suspendare administrativă a activităților întreprinderii până la 90 de zile.
iti doresc mult noroc.

Numai utilizatorii înregistrați pot răspunde la subiectele forumului.

Vă rugăm să vă înregistrați sau să vă conectați la contul personal.

În cazul în care salariatul concediat nu dorește sau nu poate ridica carnetul de muncă, ofițerul de personal trebuie să întocmească o declarație privind imposibilitatea predării acestuia și să trimită salariatului o notificare „de necesitate să se prezinte pentru cartea de muncă sau să fie de acord să trimiteți-l prin poștă.”

Este posibilă o situație când un angajat concediat nu dorește sau nu poate primi o carte de muncă (de exemplu, nu este de acord cu concedierea, a plecat, s-a îmbolnăvit și deci nu vine la muncă). În cazul în care responsabilul de personal nu predă salariatului cartea de muncă la timp, societatea nu poate evita nu numai pedeapsa administrativă, ci și obligația de a plăti salariatului pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă. Cu toate acestea, există încă o cale de ieșire din situație, cum și în ce mod să transmiteți acest document.

Incetam contractul de munca

Raportul de muncă cu salariatul încetează odată cu încetarea contractului de muncă. Cum se poate face acest lucru dacă este imposibil să comunice angajatului informații despre concediere?

Ziua încetării contractului de muncă este considerată ultima zi de muncă a salariatului. Excepție fac cazurile în care nu a lucrat efectiv, dar, în conformitate cu reglementările muncii, și-a păstrat locul de muncă (funcția) (de exemplu, o perioadă de incapacitate temporară de muncă). Încetarea unui contract de muncă se formalizează prin ordin (instrucțiune) (formular T-8)*(1), pe care salariatul trebuie să fie familiarizat împotriva semnării în ziua concedierii*(2). În cazul în care ordinul nu poate fi adus la cunoștința salariatului sau acesta refuză să se familiarizeze cu acesta împotriva semnăturii, trebuie să se facă o înscriere corespunzătoare în acest document. Faptul absenței acestuia poate fi considerat de inspectori ca o încălcare a legislației muncii*(3). În opinia noastră, documentul ar trebui să înregistreze cât mai detaliat posibil circumstanțele care împiedică compania să respecte cerințele legale de familiarizare a angajatului cu ordinul de concediere (vezi exemplul de mai jos).

Exemplu de comandă cu o notă privind refuzul de revizuire

Preparat folosind sistemul GARANT

Actul de refuz de a te familiariza cu ordinul de concediere trebuie să conțină cel puțin informații specifice documente primare, și cel mult mai multe detalii despre faptele pe care le consemnează acest document (despre locul, data, ora, împrejurările întocmirii lui etc.). Astfel de cerințe sunt formate din practica examinării cauzelor în instanță. În cursul proceselor, judecătorii supun actele unei evaluări critice, detaliate și adesea nu le acceptă ca dovezi adecvate ale împrejurărilor, a căror consemnare a fost urmărită inițial de către angajator la întocmirea lor. Pentru a evita concluziile nefavorabile din partea judecătorilor, oferim următoarea opțiune pentru întocmirea unui act (vezi exemplul de la p. 122).

Exemplu de act de refuz de a vă familiariza cu ordinul de concediere

Act Data întocmirii actului: 12 martie 2013 ──── ──────── ── Ora întocmirii actului: 17.15. (local) ─────────────────── Locul redactării actului: SRL Aktiv, Salavat, st. Promyshlennaya, 19 ani, ────────────────────────────────────── ──────── ── ──── clădire de control, etajul 2, cameră. 23 ────────── ─ Eu, ──── Specialist departament HR la Aktiv LLC S.V. Shamina, în prezența: ────────────── Șef Departament HR al Aktiv SRL V.P. Kistanova, secretar Aktiv SRL O.I. Marchenko, economist al departamentului de achiziții al Aktiv LLC I.V. Karaskina În legătură cu emiterea unui ordin de încetare (încetare) a contractului de muncă cu un angajat (concediere) nr.35 din data de 12 martie 2013, către economistul departamentului de achiziții al Aktiv SRL I.V. Karaskin a fost rugat să se familiarizeze cu conținutul acestuia împotriva semnăturii, ceea ce a refuzat, după care i-a fost citit cu voce tare conținutul documentului de mai sus.

La întrebarea mea adresată economistului departamentului de achiziții al Aktiv LLC I.V. Karaskin despre motivele refuzului său de a se familiariza cu ordinul împotriva semnăturii personale, el a răspuns că nu este de acord cu concedierea. Conținutul actului este confirmat prin semnături personale: Șeful Departamentului HR al Aktiv LLC Kistanova V.P. Kistanova ──────────── ──────────────────────────────────────────Specialist departamentul Aktiv. Shamina ──────────── ────────────────────────────────────────────────────────────────────────K.I. Marchenko ──────────── ─────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────” Karaskin ────────────────── ........................... .... ..................................... Economist al departamentului de achiziții al Aktiv SRL I .IN. Karaskin a refuzat să semneze acest act și, prin urmare, i-a fost citit cu voce tare conținutul actului, ceea ce confirmăm cu semnături personale. Șeful Departamentului HR al Aktiv LLC Kistanova V.P. Kistanova ──────────── ──────────────────────────────────────────────────────3 "1.201"─ ──── ─ ─ ─── ──── Specialist departament HR al Aktiv LLC Shamina S.V. Shamina ──────────── ─────────────────────── ──────────────────────────────3 "128"── 12. ── ──── ─ ─ ─ ────── Secretarul Aktiv SRL Marchenko O.I. Marchenko ──────────── ─────────────────────────────────────────────────────3 "1. ──── ─ ─ ─── ──── Note în margini. Încălcarea legislației muncii atrage aplicarea unei amenzi administrative oficiali în valoare de 1000 până la 5000 de ruble; pe persoane juridice

- de la 30.000 la 50.000 de ruble sau suspendarea administrativă a activităților timp de până la nouăzeci de zile.

Returnăm cartea de muncă De, in ziua incetarii contractului de munca, societatea este obligata sa elibereze salariatului carnetul de munca cu un aviz de concediere cuprins in acesta *(4), precum si sa efectueze o decontare definitiva cu acesta *(5).

Legislația actuală nu numai că nu acordă companiei dreptul de a deține cartea de muncă drept garanție pentru a exercita o anumită influență asupra salariatului (de exemplu, pentru a-l obliga, în calitate de fostă persoană responsabilă financiar, să se transfere la în modul prescris toate valorile primite anterior), dar atribuie și responsabilitatea pentru astfel de acțiuni. O întârziere în emiterea unui carnet de muncă la concediere poate fi calificată drept contravenție administrativă *(6). În plus, întârzierea stă la baza tragerii la răspundere financiară a companiei, iar societatea va fi obligată să-l despăgubească pe salariat pentru câștigurile pe care nu le-a încasat pe perioada privării ilegale de oportunitatea de a munci *(7). Pentru a vă proteja ulterior de eventualele măsuri administrative din partea autorităților controlul statului(supravegherea) sau din orice pretenții materiale ale angajaților, societatea trebuie să aibă grijă să consemneze în mod corespunzător faptul livrării la timp a carnetului de muncă.

Când un angajat se află la locul său de muncă în ultima zi de muncă, nimic nu-l împiedică în mod obiectiv să emită un carnet de muncă. Faptul primirii acestuia în legătură cu concedierea este confirmat de semnătura salariatului pe cardul personal, precum și în carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea * (8).

Dar ce să faci dacă este imposibil să emiti un carnet de muncă în ziua încetării contractului din cauza absenței angajatului de la locul de muncă (de exemplu, atunci când a depus o scrisoare de demisie din cauza după voie, iar în ultima zi nu a mers la muncă și nu a retras cererea depusă anterior) sau refuzul de a o primi? În primul rând, o astfel de situație ar trebui consemnată în actul următor (vezi exemplul de la p. 124).

Exemplu de act privind imposibilitatea predării unui carnet de muncă

Preparat folosind sistemul GARANT

Act Data întocmirii actului: 12 martie 2013 ──── ──────── ── Ora întocmirii actului: 17.30. (local) ─────────────────── Locul redactării actului: SRL Aktiv, Salavat, st. Promyshlennaya, 19 ani, ────────────────────────────────────── ──────── ── ──── clădire de control, etajul 2, cameră. 23 ────────── ─ Eu, ──── Specialist departament HR la Aktiv LLC S.V. Shamina, în prezența: ────────────── Șef departament achiziții Aktiv SRL I.D. Shuvalova, economist al departamentului de achiziții al Aktiv LLC D.P. Nosikova În legătură cu emiterea unui ordin de încetare (încetare) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) nr.35 din data de 12 martie 2013, în carnetul de muncă al I.V. Karaskina (AT N 453258) a fost făcută o înregistrare a concedierii de la Aktiv LLC din cauza unei reduceri a personalului organizației conform clauzei 2 a art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse (înscrierea nr. 6).

Economist al departamentului de achiziții al Aktiv SRL I.V. Karaskin azi, 03.12.2013, a lipsit de la locul de muncă din motive necunoscute pe toată durata zilei de lucru de la 08:30 la 17:30 și, prin urmare, nu este posibil să-l familiarizezi cu înregistrările din carnetul de muncă și să-i înmâneze cartea de munca. Conținutul actului este confirmat prin semnături personale: Șeful departamentului de achiziții al Aktiv LLC Shuvalova I.D. Shuvalova ──────────── ───────────────────────────────────────────────────S.V.HR. Shamina ──apăt upă Nosikova ──────────── ──────────────────

În al doilea rând, trebuie să trimiteți angajatului o notificare scrisă „de necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă sau de a fi de acord să fie trimisă prin poștă”*(9). Numai de la data transmiterii unei astfel de notificări angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă.

Vă rugăm să rețineți că notificarea trebuie trimisă exclusiv în scris și într-o manieră care să vă permită să confirmați fără ambiguitate în viitor direcția notificării anumitor conținut (cu o descriere a conținutului și cu o chitanță). Respectarea acestor condiții va ajuta compania să evite răspunderea pentru întârzierile din carnetul de muncă. De reținut că instanțele de judecată nu acceptă drept dovezi corespunzătoare explicațiile orale ale angajatorului, precum și sesizarea prin transmiterea de mesaje telefonice* (10).

Legislația nu stabilește reguli la care adresa să fie trimisă notificarea. Practica judiciaraîn această situaţie este şi contradictorie. În unele cazuri, judecătorii sunt de acord să trimită o notificare la adresa indicată în cardul personal al angajatului completat atunci când aplică pentru un loc de muncă. În altele, dacă angajatorul deține informații despre domiciliul efectiv al salariatului, societatea este recunoscută ca nerespectând procedura de notificare la trimiterea acesteia la adresa de înregistrare * (11).

În opinia noastră, notificarea trebuie trimisă la toate adresele de rezidență (înregistrare) ale angajatului aflate la dispoziția companiei. O astfel de procedură va indica prudență maximă în acțiunile angajatorului și adoptarea de către acesta a tuturor măsurilor necesare pentru eliberarea la timp a unui carnet de muncă, chiar dacă aceste avizuri nu sunt efectiv livrate angajatului (de exemplu, returnate expeditorului). cu marca poștală „absența destinatarului”) * (12 ). Prin urmare, recomandăm companiilor să acționeze cu atenție și să nu se limiteze la informațiile furnizate de angajat doar atunci când aplică pentru un loc de muncă.