Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Instrumente WEB și concepte BPM - toți acești termeni sunt aruncați asupra antreprenorilor moderni care doresc să-și modernizeze afacerea. Abrevieri de neînțeles, termeni străini neclari... Și cu adevărat, ce sunt sistemele ERP, BPM, CRM?

Produse noi în beneficiul maselor

ÎN în ultima vreme tehnologia informației, puterea de calcul oțel element important viata de zi cu zi. Nu au trecut și sfera este un proces destul de complex de a scrie astfel pachet software, care vă va permite să preluați controlul asupra a tot ceea ce se întâmplă în cadrul companiei și, dacă este posibil, să reduceți probabilitatea erorilor umane.

Modelele tradiționale de management de afaceri devin treptat o relicvă a trecutului. Automatizarea sistemelor de afaceri în zilele noastre este o întreprindere obligatorie, care este mai bine să nu întârziem, deoarece flexibilitatea companiei, capacitatea acesteia de a supraviețui pe piață și de a se adapta la condițiile în schimbare, chiar și într-o situație de concurență acerbă, depind în mare măsură de aceasta.

Terminologie generală

Un proces de afaceri este un set de etape care vă permite să eficientizați și să implementați o strategie pentru atingerea obiectivelor formulate de managerii companiei. Folosind instrumente eficiente de automatizare a afacerii, puteți standardiza toate operațiunile pentru a vă îndeplini planurile. Acest lucru va face ca interacțiunea cu clienții să fie mai eficientă, departamentele organizației vor fi în dialog constant, iar profiturile vor crește. Totodată, clientela va fi mulțumită, clienții anteriori vor rămâne, întrucât calitatea serviciilor va fi destul de ridicată, urmând să vină și alții noi, inclusiv la recomandarea celor deserviți anterior.

Principalele obiective ale automatizării proceselor de afaceri sunt transformarea procesului de lucru într-un mod eficient, eficient, profitabil de a supraviețui pe piața de bunuri și servicii. Dezvoltarea sistemelor de management folosind soluții funcționale și convenabile vă permite să gestionați toate procesele care au loc în companie.

Cum funcţionează asta?

Atunci când un antreprenor trebuie să ia o decizie, merită să înțelegeți că alegerea unui sistem de automatizare a afacerii nu este o sarcină ușoară și foarte responsabilă. Este necesar, ori de câte ori este posibil, să se acorde preferință unui produs eficient specializat în zona în care își desfășoară activitatea întreprinderea. Se crede că opțiunile care permit modelarea tuturor proceselor care au loc în cadrul unei organizații, indiferent de complexitate, sunt ușor de utilizat și eficiente în funcționare. Dacă acest lucru este implementat pe serverele cloud, ceea ce permite accesul online, o astfel de automatizare a proceselor de afaceri va fi cea mai eficientă.

Instrumentele vizuale fac lucrul cu sistemul mai convenabil, este mai ușor să controlați calitatea informațiilor introduse, caracterul complet al conținutului și, de asemenea, să evaluați eficacitatea fiecărui angajat al întreprinderii. Informațiile corecte care sunt furnizate managerului prin automatizarea proceselor de afaceri devin baza pentru luarea deciziilor de management.

Util pentru toată lumea

Tehnologiile de automatizare a afacerilor nu sunt mai puțin importante pentru managerii companiei, care primesc astfel un instrument prin care pot urmări în orice moment persoana responsabilă de sarcini, precum și toți participanții la proces. În același timp, este posibil să se calculeze timpul petrecut la muncă. Aceste informații sunt necesare pentru planificarea ulterioară a activităților.

La dezvoltarea sistemelor de automatizare a afacerii, produsul trebuie să includă un memento automat care vă permite să controlați sarcinile urgente. Mesajele sunt generate în modul specificat de program, puteți configura ieșirea de informații despre diverse evenimente care sunt importante pentru personalul și clienții organizației. La dezvoltarea unui sistem, este necesar să se acorde o atenție deosebită designului - interfața trebuie să fie de înțeles la nivel intuitiv, astfel încât angajații să se poată implica rapid în lucrul cu acesta și să nu facă greșeli.

Totul pentru oamenii de vânzări

Una dintre direcțiile principale de introducere a unui sistem de automatizare este îmbunătățirea activității companiilor specializate în vânzări și, în primul rând, personalul responsabil cu tranzacții va trebui să lucreze în noul produs. Automatizarea vă permite să distribuiți orele de lucruși îmbunătăți performanța fiecărei zile noi. Procesele de afaceri programate în sistem sunt împărțite în etape separate, iar managerul care utilizează produsul poate obține oricând informații de referință legate de pasul curent.

Sistemele moderne conțin instrumente care vă permit să urmăriți toate etapele interacțiunii cu un anumit client. Acest lucru ajută la analiza cererilor, pe baza cărora este posibil să se ofere un serviciu sau un produs care este relevant pentru acest anumit client. Abordarea individuală și luarea în considerare a nevoilor sunt foarte apreciate în zilele noastre. Pentru a analiza eficiența, puteți recurge la automatizarea calculelor pâlniei de vânzări. Un instrument similar va fi util în identificarea blocajelor în funcționarea unei întreprinderi. Există și alte instrumente care ajută la analiza proceselor de afaceri. Un antreprenor ar trebui să aleagă pe cele mai convenabile, ținând cont de specificul întreprinderii sale și să formuleze o sarcină pentru programatorii care implementează sistemul de management.

Conduceți cu înțelepciune

Se obișnuiește să se vorbească despre trei clase de sisteme de automatizare a proceselor de afaceri: dezvoltare, suport, primar. Gradația este determinată de gradul de influență asupra activității companiei și de dependența rezultatului de aplicarea corectă a unui anumit sistem.

Automatizarea eficientă este, de asemenea, un instrument prin care poți controla clienții potențiali și poți determina nevoile unei clientele, atât potențiale, cât și deja consacrate. Un nou lead trebuie înregistrat și afișat în sistem, pentru ca pe viitor managerul responsabil de proces să-l țină cont în munca sa și să își ajusteze pașii.

Totul pentru client

Ideea principală a muncii oricărei întreprinderi interesate de succes este de a satisface nevoile clientului, ținând cont de nevoile și gusturile acestuia. Impecabilitatea serviciului devine cheia menținerii audienței stabilite, iar acest nivel de serviciu poate fi asigurat dacă implementați un sistem de control automatizat pentru toate operațiunile de afaceri. Acest lucru va ajuta la evitarea erorilor cauzate de factorul uman și vă va permite să păstrați în atenție toate problemele, termenele limită și aspectele importante. Serviciul pentru clienți multicanal este un instrument destul de important care vă permite să implementați un sistem atent și eficient.

Dezvoltarea presupune programarea unui proces de referință, conform căruia se vor baza toate cererile și solicitările. Când analizați informațiile primite, puteți utiliza o singură fereastră pentru a procesa cantitatea maximă de date. Folosind un sistem convenabil, operatorii vor putea să apeleze contracte asociate unui client, să vadă istoricul acestuia, să urmărească termenele limită, să monitorizeze disponibilitatea feedback-ului și să aloce un minim de timp și efort pentru toate aceste operațiuni.

Suport de documentare

Uneori se pare că documentarea fiecărei operațiuni este plictisitoare, plictisitoare, consumatoare de timp și complet inutilă. Dezvoltatorii de instrumente moderne pentru automatizarea întreprinderilor au ținut cont de această opinie populară, astfel încât un om de afaceri are o gamă largă de opțiuni produse software, contribuind la optimizarea procesului de documentare.

Toate actele oficiale sunt întotdeauna la îndemână formular electronic, sunt structurate și ordonate, iar instrumentele speciale programate monitorizează îndeplinirea termenelor limită. Puteți urmări corespondența, documentația contabilă, contractele încheiate cu clienții și furnizorii. Multe produse includ și șabloane încorporate care facilitează crearea de documente noi. Când comandă un sistem automatizat pentru o întreprindere, un om de afaceri oferă programatorilor un șablon de bază care este stocat în memorie.

De ce este necesar acest lucru?

Folosind un sistem automatizat, puteți găsi rapid și eficient documentul solicitat dintre cantitatea totală de informații. Multe programe vă permit să atașați copii scanate, ceea ce este, de asemenea, convenabil și oferă acces la formă tipărită indiferent de locul în care se află persoana care are nevoie de document.

Consolidarea documentelor în stocarea electronică vă ajută să mențineți controlul asupra datelor dvs. și să fiți sigur că nimic nu se va pierde. Comoditatea și viteza de căutare fac procesul de lucru mai eficient și, prin urmare, mai eficient. Prin extinderea drepturilor de acces, puteți lucra cu documentul selectat într-un grup, ceea ce vă ajută să faceți față sarcini complexe, care necesită o decizie colectivă. Dacă firma lucrează frecvent la documente comerciale, este necesar să alegeți un sistem de automatizare care să includă capabilități de aprobare. Acest lucru va face etapa de aprobare a documentației mai rapidă și mai eficientă.

Privește spre viitor

Perioada de criză obligă întreprinderile să recurgă la cele mai eficiente și puternice instrumente, altfel este pur și simplu imposibil să supraviețuiești pe piață. Automatizarea complexă este o abordare modernă, datorită căreia costurile sunt reduse, rezultatul muncii devine mai semnificativ, iar componenta financiară a întreprinderii este mult mai profitabilă decât înainte de utilizarea soluțiilor automate.

Dezvoltarea sistemului este o sarcină responsabilă care implică mai întâi identificarea tuturor proceselor de afaceri ale organizației, determinarea secvenței acestora și gradarea importanței și complexității acestora. Utilizarea acestei abordări ne permite să unim toți participanții la proces și să obținem înțelegere reciprocă atât în ​​cadrul companiei, cât și atunci când comunicăm cu clientul. Când lucrați la crearea unui sistem automatizat, este necesar să acordați atenție atât proceselor principale din activitatea organizației, cât și celor auxiliare care susțin infrastructura. Trebuie amintit că procesele de afaceri devin baza pentru planificarea activității unei întreprinderi, dezvoltarea personalului și îmbunătățirea rezultatelor performanței.

Automatizarea proceselor de afaceri este transferul sarcinilor tipice de afaceri și operațiunilor standard sub controlul unui sistem software și hardware. Ca urmare, resursele sunt eliberate, ceea ce crește productivitatea și eficiența. management strategic. Pentru a optimiza munca organizațiilor, acestea folosesc sisteme de modelare și optimizare a execuției proceselor de afaceri. După cum puteți vedea, relevanța automatizării proceselor de afaceri este foarte mare.

Tipuri de automatizare

Automatizarea proceselor importante de afaceri poate fi realizată în două direcții:

• Lucrați la procesele de bază ale afacerii (comunicarea cu clienții, managementul vânzărilor). Scopul automatizării în acest domeniu este de a îmbunătăți calitatea produselor, de a crește volumul vânzărilor și de a crește profitabilitatea afacerii.
• Simplificarea proceselor suport. Astfel de procese pot include contabilitatea, munca de birou și raportarea. Automatizarea acestor acțiuni nu va crește direct veniturile, dar va contribui la reducerea timpului petrecut în munca de rutină.

Un sistem convenabil în care automatizarea proceselor de afaceri este adesea efectuată - Bitrix 24, precum și alte software: „1C: Contabilitate”, „1C: Salariu”, „AuditExpert”, „Maestru de analiză financiară”, „Fingrand”.

Sarcini de automatizare a afacerii

Automatizarea execuției proceselor de afaceri de rutină într-o întreprindere care utilizează Bitrix 24 sau alte sisteme este realizată pentru a rezolva următoarele sarcini:

Sprijinirea activitatilor operationale ale organizatiei, simplificarea controlului si contabilitatii;

• Pregătirea rapidă a diverselor documentații pentru partenerii de afaceri. Exemplu: facturi, bonuri de livrare, rapoarte de reconciliere;
• Primirea promptă a rapoartelor cu informații despre starea de fapt în organizație pentru orice perioadă de timp;
• Reducerea costurilor cu personalul, creșterea eficienței procesului de muncă prin eliberarea lucrătorilor de activitățile de rutină;
• Minimizarea influenței factorului uman asupra proceselor importante de afaceri;
• Îmbunătățirea calității serviciilor;
• Stocarea în siguranță a informațiilor.

Beneficiile automatizării proceselor de afaceri

Automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii folosind Bitrix 24 sau altele software va contribui la îmbunătățirea calității produselor și la optimizarea managementului companiei.

Implementarea sistem automat pentru modelarea și executarea unor procese importante va oferi următoarele beneficii:

• Accelerează procesarea informațiilor, simplifica rezolvarea sarcinilor repetitive;
• Automatizarea muncii manuale;
• Creșterea transparenței în afaceri;
• Creșterea coerenței muncii angajaților, îmbunătățirea calității muncii;
• Controlul unor volume mari de informații;
• Reducerea numărului de erori, creșterea preciziei controlului, capacitatea de a efectua mai multe sarcini în paralel;
• Luare promptă a deciziilor în situații tipice.

Automatizarea proceselor de afaceri este o oportunitate pentru un manager de a primi rapid informații detaliate sub formă de rapoarte analitice, datorită cărora compania este gestionată cu o atenție maximă la nivel intern și indicatori externi organizatii.

Cum să automatizezi procesele de afaceri?

Automatizarea proceselor de afaceri, un exemplu pe care îl puteți găsi cu ușurință în numeroase materiale, se realizează folosind tehnologii moderne. În tabel am adunat principalele exemple de automatizare și optimizare a afacerii.

Automatizarea proceselor de afaceri este o condiție importantă succesul unei organizații de orice dimensiune, indiferent de domeniul de activitate sau structură. Situația economică în schimbare rapidă, necesitatea reducerii riscurilor, viteze mari luarea deciziilor – toate acestea necesită abordări moderne. Datorită utilizării automatizării, devine posibilă eliberarea de resurse valoroase și concentrarea eforturilor maxime pe domenii cheie de activitate.

Procesele de afaceri ale întreprinderii

Procesele de afaceri includ o succesiune de etape, pași, funcții și alte acțiuni, precum și toți participanții care interacționează în organizație (manageri, angajați, clienți). Munca oricărei întreprinderi este o serie de procese de afaceri conexe.

Există patru tipuri principale de procese de afaceri:

• Cheie. Creați valoare pentru bunuri/servicii, crește prețul acestora în stadiul de instalare, producție sau altă etapă intermediară;
• de susținere. Reprezintă resurse importante pentru procesele cheie și sprijină infrastructura companiei;
• Procese de dezvoltare. Oferiți oportunități de îmbunătățire a funcționării viitoare a întreprinderii. Procesul include pregătirea sau pregătirea avansată a personalului, precum și planificarea activităților viitoare ale companiei;
• Managerii. Aceștia rezolvă problemele companiei cu ajutorul managementului operațional, al planificării, al formării și al motivației personalului.

Automatizarea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi va avea succes numai dacă managerul știe să gestioneze eficient aceste procese. Directorul trebuie să organizeze activitatea companiei astfel încât procesele de afaceri să se desfășoare strict conform schemei întocmite și fără eșecuri. În mod ideal, procesarea documentației nu ar trebui să dureze mult.

Există multe moduri eficiente organizarea afacerilor. Cea mai rațională opțiune este automatizarea completă a procesului, bazată pe modelul propriu sau adaptat sistem informatic. Utilizarea sistemelor de automatizare poate crește profitabilitatea producției și poate reduce semnificativ costurile.

Relevanța automatizării proceselor de afaceri

Există o serie de simptome care indică necesitatea unei automatizări cuprinzătoare a proceselor de afaceri (inclusiv a proceselor de aprovizionare) ale unei companii:

• Compania funcționează intermitent, angajații nu pot coordona acțiunile și le desfășoară fără probleme;
• Compania se confruntă cu întârzieri regulate, distorsiuni și pierderi de informații;
• Atunci când efectuează munca zilnică, specialiștii companiei nu-și pot împinge propriile interese în plan secund;
• Sarcinile companiei sunt îndeplinite ineficient, concentrarea către client este foarte slab dezvoltată;
• Angajații nu au o înțelegere clară a modului în care activitățile lor afectează performanța organizației;
• Nu există o distribuție clară a cărui angajat este responsabil pentru obiectivele și funcțiile specifice ale întreprinderii;
• Nu există un interval de timp pentru îndeplinirea sarcinilor;
• Compania nu lucrează întotdeauna în interesul clienților.

Dacă cel puțin câteva dintre semnele descrise sunt prezente în compania dumneavoastră, înseamnă că automatizarea proceselor de afaceri este necesară pentru a face activitățile întreprinderii mai productive și de succes.

1. Definirea obiectivelor de automatizare.

Înainte de a începe să automatizați procesele de afaceri, trebuie să vă stabiliți obiective strategice specifice. Gândiți-vă la ceea ce doriți să realizați, ce sarcini ar trebui să vă ajute să rezolvați automatizarea proceselor de management. De exemplu, automatizarea proceselor de afaceri de management al aprovizionării este diferită de automatizarea serviciului pentru clienți. Dacă în primul caz trebuie să optimizați logistica, primirea/expedierea mărfurilor etc. În al doilea caz, trebuie să urmăriți alți indicatori: apeluri, eficiența pâlniei de vânzări etc.

1. Formalizarea proceselor de afaceri.

Pentru a descrie procesele de afaceri, trebuie să determinați ce subprocese sunt prezente în ele, cum circulă informațiile, în ce secvență sunt efectuate activitățile, ce limitări există și ce resurse puteți utiliza.

1. Optimizarea proceselor de afaceri.

După elaborarea modelului, specialiștii le analizează pentru a le transpune apoi din dorit în real. Se elaborează apoi un plan pentru a atinge obiectivele specificate folosind procese. Ca urmare, se construiește un proces de afaceri din care sunt excluse operațiunile inutile și întârzierile.

1. Elaborarea specificațiilor tehnice.

Sunt determinate sarcinile exacte care nu pot fi rezolvate fără participarea proprietarului.

1. Codificarea informațiilor, elaborarea fișelor de post.

O organizație care implementează soluții automate codifică informații. De asemenea, se recomandă în această etapă să începeți elaborarea fișelor postului pentru a facilita pregătirea viitoare a personalului.

1. Formarea angajaților.

Acest pas este necesar numai atunci când structura fluxului de lucru se modifică sau se plănuiește să se schimbe compoziția angajaților.

1. Operațiune de probă.

Există o singură modalitate de a evalua productivitatea unui sistem de automatizare: puneți-l în practică. Această etapă va ajuta la depanarea fluxului de lucru și la evitarea erorilor.

Procese de afaceri: dificultăți de tranziție

Un sistem de automatizare a proceselor de afaceri nu este întotdeauna implementat rapid și ușor: în acest proces pot apărea anumite probleme și dificultăți. Să ne uităm la cele mai comune dintre ele.

Termenele de implementare a proiectului sunt întârziate.

Acest lucru se întâmplă adesea atunci când procesele nu sunt împărțite în blocuri gestionabile și punctele de control nu sunt alocate. Această problemă poate fi rezolvată prin evidențierea circuitelor logice generale și stabilirea unei secvențe de operații pentru implementarea unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri.

Nu există un cadru logic pentru proiect.

Procesul nu va fi amânat dacă limitele de timp sunt specificate în mod clar în documentul aprobat. Acestea din urmă pot fi soluții de proiectare sau sarcini tehnice.

Resursele nu sunt atrase în timp util, iar calitatea lor lasă de dorit.

Personalul companiei nu acceptă inovații.

Profitați de diverse resurse de informații pentru a informa angajații despre automatizarea proceselor de afaceri. Concentrați-vă pe importanța implementării. Dacă conflictul nu poate fi rezolvat, concediați organizatorul protestului.

Nu există o testare reală a funcționalității proceselor automate de afaceri.

Pentru a organiza procesul de lucru, trebuie să evidențiați rezultatele pozitive. Pentru a face acest lucru, analizați rezultatele după o anumită perioadă de timp și, dacă este necesar, rafinați indicatorii obținuți la ideal.

Nu există un sistem de management eficient.

Un specialist invitat în managementul conflictelor va ajuta la rezolvarea acestei probleme. Va ajuta la rezolvarea conflictelor și a disputelor dintre angajați și la rezolvarea situațiilor dificile.

Proiectul are o prioritate scăzută, iar implementarea lui are loc în mod rezidual.

Găsiți și eliminați cauzele neglijării proiectului. Dacă situația nu se schimbă, înlocuiți interpretul.

Scopurile proiectului nu sunt definite, nu există criterii pentru atingerea obiectivelor sau evaluarea rezultatelor.

Criteriile de evaluare trebuie intocmite individual, tinand cont de directia proiectului. Prin definirea obiectivelor specifice ale proiectului, veți simplifica implementarea sarcinilor și veți obține rezultate pozitive mai rapid.

Automatizarea proceselor de afaceri de management al aprovizionării sau a altor procese vă va ajuta în cele din urmă să optimizați funcționarea întreprinderii dvs. și să o faceți eficientă.

Liderii companiei depun adesea mult efort în îmbunătățirea proceselor care vizează atingerea anumitor obiective și creșterea eficienței colaborării între angajații implicați. Ei înțeleg cu adevărat importanța asigurării comunicării și eficienței între departamente sau echipe la o scară mai mare. Această căutare a unei abordări optime a interacțiunii este asociată cu nevoia de a rezolva probleme vitale care apar inevitabil atunci când există dezbinare în diferite departamente și zone ale companiei. Efectuarea muncii solicitate independent de alte părți ale companiei poate face mai mult rău decât bine, deoarece îi determină pe angajați să se concentreze pe rezolvarea unor probleme specifice, mai degrabă decât pe atingerea obiectivului general al procesului. Software-ul de automatizare a proceselor de afaceri - BPMS - oferă angajaților companiei capacitatea de a vizualiza rolul sarcinilor lor în procesul de afaceri, ceea ce ajută la creșterea productivității angajaților și poate avea, de asemenea, un efect pozitiv în alte domenii ale activităților companiei și atingerea obiectivelor cheie. a organizatiei.

Ce este automatizarea proceselor de afaceri?

Termenul „proces de afaceri” este folosit pentru a descrie organizarea și structura acțiunilor interdependente ale angajaților companiei cu unicul scop de a atinge cu succes un obiectiv stabilit. Esența automatizării unui proces de afaceri este stabilirea unei structuri pentru transferul responsabilității pentru execuția procesului și, în consecință, atingerea scopului. Pentru angajații individuali, un proces de afaceri reprezintă pașii pentru a obține rezultate de succes. În cazul grupurilor mici și mari, un proces de afaceri este înțeles ca atribuirea responsabilităților pe care fiecare membru al grupului trebuie să le îndeplinească pentru a îndeplini o sarcină comună pentru grup. Putem da multe exemple de procese de afaceri automatizate, de la procesul de preparare a unui fel de mâncare după o rețetă dată până la procesul amplu de achiziție a unei companii de către alta. Companiile care utilizează automatizarea proceselor de afaceri în industrii precum marketingul și altele, notează rezultatele pozitive ale utilizării acestei abordări a managementului datorită nivel înalt organizarea muncii, scopul acțiunilor angajaților și disciplina în îndeplinirea sarcinilor.

Cheia succesului unui proces de afaceri sunt anumite componente de neînlocuit. În primul rând, fiecare pas al procesului necesită date și materiale. În al doilea rând, aveți nevoie de un algoritm - un proces - pe care oamenii sau software-ul (în cazul automatizării proceselor de afaceri) îl pot urma. În cele din urmă, rezultatul trebuie definit pentru a obține ce efort este depus, timpul este cheltuit și datele sunt utilizate. Este important să recunoașteți importanța acestor componente de automatizare a proceselor de afaceri și să vă faceți timp pentru a selecta și a formaliza fiecare dintre ele, deoarece doar punând fundația potrivită puteți conta pe rezultatul corect.

Automatizarea proceselor de afaceri - istoric

Termenul a fost folosit pentru prima dată de Frederick Taylor și Henry Gantt, ingineri mecanici și consultanți în management, în anii 1920. Inițial, acest termen a fost legat de producție, dar, evident, în procesul de studiu și regândire a termenului de proces de afaceri, a devenit aplicabil chiar și pentru a descrie dinamica activităților din cadrul familiei. La începutul anilor 1980, pe baza lucrărilor lui W. Edwards Deming și Joseph M. Juran, a fost dezvoltat un nou concept de proces de afaceri, iar teoria a fost susținută de tehnologie. De exemplu, modalități complet noi de a interacționa, de a stabili obiective și de a obține rezultate au apărut odată cu apariția mașinilor de scris, a fotocopiatoarelor și a calculatoare personale. Internetul a devenit, de asemenea, un factor major în dezvoltarea de noi abordări ale managementului proceselor de afaceri (BPM) și dezvoltarea practicilor de automatizare a proceselor de afaceri.

Teoria managementului proceselor de afaceri este veche de aproape o sută de ani și continuă să se dezvolte, astfel încât poate fi utilă fiecărei afaceri pentru a-și atinge obiectivele actuale prin organizarea și împărțirea proceselor în diferite etape realizate de oameni și soluții de automatizare a proceselor de afaceri.

Exemple și idei pentru automatizarea proceselor de afaceri

Există multe exemple de procese pentru execuția cu succes a cărora este oportun să se utilizeze automatizarea proceselor de afaceri. Activități în domenii precum finanțe, resurse umane iar marketingul poate fi împărțit în diverse procese, dintre care unele pot fi automatizate. De exemplu, prin automatizarea proceselor de afaceri pentru angajarea angajaților și integrarea acestora la locul de muncă, procesele de procesare a cererilor de cumpărare și a comenzilor de la clienți, puteți obține rezultate excelente în îmbunătățirea calității muncii prestate și reducerea costurilor de operare.

Beneficiile cheie ale automatizării proceselor de afaceri

Ideea cheie a folosirii instrumentelor digitale este de a lucra eficient cu toate datele despre clienți, sarcinile și serviciile/produsele companiei, precum și de a automatiza anumite acțiuni care pot fi efectuate fără efort uman. Scopul automatizării proceselor de afaceri nu este înlocuirea angajaților care efectuează sarcini repetitive cu roboți software. Datorită automatizării proceselor de afaceri, angajații companiei scapă de sarcinile de rutină și mecanice și au ocazia de a se concentra pe noi responsabilități, sarcini de cercetare sau orice activitate care implică utilizarea experienței și cunoștințelor angajatului.

Automatizarea proceselor de afaceri ajută, de asemenea, grupurile de oameni să coordoneze mai bine eforturile, astfel încât dezorganizarea poate fi eliminată din ecuație. În cele din urmă, automatizarea proceselor de afaceri poate asigura rezultate mai precise. Toate aceste beneficii sunt motivul pentru care tot mai mulți antreprenori, șefi de departamente și companii mici și mari folosesc automatizarea proceselor de afaceri în munca lor.

Toate aceste avantaje sunt relevante pentru fiecare organizație care dorește să rămână competitivă și să se dezvolte. Fiecare afacere are în minte concurenți care se străduiesc să cucerească piața actuală, iar abordarea gestionării muncii în companie poate deveni un factor decisiv în competiție. Adesea, automatizarea în timp util a proceselor de afaceri este cea care decide care afacere va reuși și care se va echilibra în pragul existenței.

Elena Gaidukova, analist de marketing, brand manager de soluții bazate pe , specialist în relații de parteneriat.

Pe nivel modern dezvoltare, automatizarea proceselor este una dintre abordările managementului proceselor bazate pe utilizarea tehnologiei informației. Această abordare permite gestionarea operațiunilor, datelor, informațiilor și resurselor prin utilizarea computerelor și software-ului care reduc sau elimină implicarea umană în proces.

Scopul principal al automatizării este îmbunătățirea calității execuției procesului. Proces automatizat are caracteristici mai stabile decât procesul efectuat în modul manual. În multe cazuri, automatizarea proceselor poate îmbunătăți productivitatea, reduce timpul de proces, reduce costurile și crește precizia și stabilitatea operațiunilor.

Astăzi, automatizarea proceselor a acoperit multe industrii și domenii de activitate: de la procesele de producție la cumpărături în magazine. Indiferent de dimensiunea și sfera organizației, aproape fiecare companie are procese automatizate.

Abordarea proceselor oferă principii uniforme de automatizare pentru toate procesele. Deși automatizarea procesului poate fi efectuată pe diverse niveluri , principiile automatizării pentru toate nivelurile și toate tipurile de procese vor rămâne aceleași. Acest principii generale , care stabilesc condițiile pentru executarea efectivă a proceselor în regim automat și stabilesc reguli control automat

proceselor.

• Principiile de bază ale automatizării proceselor sunt: principiul consistenței
• . Toate acțiunile din procesul automatizat trebuie să fie coordonate între ele și cu intrările și ieșirile procesului. Dacă acțiunile nu sunt coordonate, procesul poate fi perturbat. principiul integrării
• . Procesul automatizat trebuie să se poată integra în mediul general al organizației. La diferite niveluri de automatizare, integrarea se realizează diferit, dar esența principiului rămâne aceeași. Automatizarea proceselor trebuie să asigure interacțiunea procesului automatizat cu mediul extern (în raport cu acest proces). principiul independenței executării

. Procesul automatizat trebuie efectuat independent, fără intervenție umană sau cu o supraveghere umană minimă. Oamenii nu ar trebui să interfereze cu procesul atâta timp cât procesul este efectuat în conformitate cu cerințele specificate.

Principiile generale enumerate sunt detaliate în funcție de nivelul de automatizare luat în considerare și de procesele specifice. De exemplu, automatizarea proceselor de producție include principii precum principiul specializării, principiul proporționalității, principiul continuității etc.

Niveluri de automatizare a proceselor

Nivelurile de management sunt de obicei împărțite în operațional, tactic și strategic.

În conformitate cu aceste niveluri, se disting și nivelurile de automatizare:

• nivel inferior de automatizare sau nivelul interpreților. La acest nivel, se realizează automatizarea proceselor efectuate în mod regulat. Automatizarea proceselor vizează îndeplinirea sarcinilor operaționale (de exemplu, execuția unui proces de producție), menținerea parametrilor stabiliți (de exemplu, funcționarea cu pilot automat), menținerea anumitor moduri de operare (de exemplu, regim de temperaturăîntr-un cazan pe gaz).
• nivelul managementului producției sau nivel tactic. Automatizarea proceselor la acest nivel asigură distribuirea sarcinilor între diferite procese de nivel inferior. Exemple de astfel de procese sunt procesele de management al producției (planificarea producției, planificarea serviciilor), procesele de management al resurselor, managementul documentelor etc.
• nivelul managementului întreprinderii sau nivel strategic. Automatizarea proceselor la nivel de management al întreprinderii oferă soluții la problemele analitice și de prognoză. Acest nivel de automatizare este necesar pentru a sprijini activitatea conducerii superioare a organizației. Acesta vizează managementul financiar, economic și strategic.

Automatizarea proceselor la fiecare dintre aceste niveluri este asigurată prin utilizarea diferitelor sisteme de automatizare (sisteme CRM, sisteme ERP, sisteme OLAP etc.). Toate sistemele de automatizare pot fi împărțite în trei tipuri de bază.

Tipurile de sisteme de automatizare includ:

• sisteme imuabile. Acestea sunt sisteme în care secvența acțiunilor este determinată de configurația echipamentului sau de condițiile procesului și nu poate fi modificată în timpul procesului.
• sisteme programabile. Acestea sunt sisteme în care secvența acțiunilor poate varia în funcție de programul dat și configurația procesului. Selectarea secvenței necesare de acțiuni se realizează printr-un set de instrucțiuni care pot fi citite și interpretate de sistem.
• sisteme flexibile (auto-personalizate).. Acestea sunt sisteme care sunt capabile să selecteze acțiunile necesare în timpul funcționării. Modificarea configurației procesului (secvența și condițiile de efectuare a operațiunilor) se realizează pe baza informațiilor despre progresul procesului.

Aceste tipuri de sisteme pot fi utilizate la toate nivelurile de automatizare a proceselor individual sau ca parte a unui sistem combinat.

Tipuri de procese automatizate

În fiecare sector al economiei, există întreprinderi și organizații care produc produse sau furnizează servicii. Toate aceste întreprinderi pot fi împărțite în trei grupuri, în funcție de „depărtarea” lor în lanțul de prelucrare a resurselor naturale.

Primul grup de întreprinderi sunt întreprinderile care extrag sau produc resurse naturale. Astfel de întreprinderi includ, de exemplu, producătorii agricoli și întreprinderile de producție de petrol și gaze.

Al doilea grup de întreprinderi sunt întreprinderile care prelucrează materii prime naturale. Ei fabrică produse din materii prime extrase sau produse de întreprinderile din primul grup. Astfel de întreprinderi includ, de exemplu, întreprinderile din industria auto, fabricile de oțel, întreprinderile electronice, centralele electrice etc.

Al treilea grup este reprezentat de întreprinderile din sectorul serviciilor. Astfel de organizații includ, de exemplu, băncile, institutii de invatamant, institutii medicale, restaurante etc.

Pentru toate întreprinderile, este posibil să se identifice grupuri comune de procese asociate cu producția de produse sau furnizarea de servicii.

Astfel de procese includ:

• procesele de afaceri sunt procese care asigură interacțiunea în cadrul organizației și cu părțile interesate externe (clienți, furnizori, autorități de reglementare etc.). Această categorie de procese include procesele de marketing și vânzări, interacțiunea cu consumatorii, procesele de planificare financiară, de personal, materiale și contabilitate etc.
• procese de proiectare și dezvoltare– acestea sunt toate procesele asociate cu dezvoltarea unui produs sau serviciu. Astfel de procese includ procesele de planificare a dezvoltării, colectarea și pregătirea datelor inițiale, implementarea proiectelor, monitorizarea și analiza rezultatelor proiectării etc.
• procesele de productie sunt procesele necesare pentru producerea produselor sau furnizarea de servicii. Acest grup include toată producția și procese tehnologice. Acestea includ, de asemenea, procesele de planificare a cererii și de planificare a capacității, procesele logistice și procesele de servicii.
• procese de control și analiză– acest grup de procese este asociat cu colectarea și prelucrarea informațiilor despre execuția proceselor. Astfel de procese includ procese de control al calității, management operațional, procese de control al stocurilor etc.

Majoritatea proceselor aparținând acestor grupuri pot fi automatizate. Astăzi, există clase de sisteme care asigură automatizarea acestor procese.

Specificația tehnică pentru subsistemul „Depozite” este un exemplu Specificatii tehnice pentru automatizarea managementului depozitelor întreprinderii.

Acest document este un exemplu de Specificație Tehnică reală, pe baza căreia a fost selectat și implementat un sistem de automatizare pentru managementul depozitului unei întreprinderi industriale.

Documentul include 26 de pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul poate fi editat și făcut modificări.

Specificația tehnică pentru subsistemul Flux de documente este un exemplu de specificație tehnică pentru automatizarea gestionării procesului de flux de documente.

Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza cărora a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a documentelor pentru o întreprindere industrială.

Documentul include 17 pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul poate fi editat și făcut modificări.

Termenii de referință pentru subsistemul „Achiziții” sunt un exemplu de Termeni de referință pentru automatizarea proceselor de achiziții și managementul furnizorilor.

Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza căruia a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a achizițiilor și de management al furnizorilor pentru o întreprindere industrială.

Documentul include 23 de pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul poate fi editat și făcut modificări.

Strategia de automatizare a proceselor

Automatizarea proceselor este o sarcină complexă și consumatoare de timp. Pentru a rezolva cu succes această problemă, este necesar să adere la o anumită strategie de automatizare. Vă permite să îmbunătățiți procesele și să obțineți o serie de beneficii semnificative din automatizare.

Pe scurt, strategia poate fi formulată după cum urmează:

• înțelegerea procesului. Pentru a automatiza un proces, trebuie să înțelegeți procesul existent cu toate detaliile sale. Procesul trebuie analizat pe deplin. Trebuie determinate intrările și ieșirile procesului, succesiunea acțiunilor, relația cu alte procese, compoziția resurselor procesului etc.
• simplificarea procesului. Odată ce analiza procesului a fost efectuată, procesul trebuie simplificat. Activitățile inutile care nu adaugă valoare trebuie reduse.
• Operațiile individuale pot fi combinate sau efectuate în paralel. Pentru îmbunătățirea procesului, pot fi propuse și alte tehnologii pentru executarea acestuia.. Automatizarea procesului se poate face numai după ce procesul a fost simplificat cât mai mult posibil. Cu cât procesul este mai simplu, cu atât este mai ușor de automatizat și cu atât procesul automatizat va fi mai eficient.

Beneficiile automatizării proceselor

Automatizarea proceselor poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului și calitatea produsului. La implementarea unui QMS, automatizarea are un efect semnificativ și permite organizației să-și îmbunătățească semnificativ activitatea. Cu toate acestea, înainte de a vă decide să automatizați procesele, trebuie să evaluați beneficiile rulării automate a proceselor.

De obicei, automatizarea proceselor oferă următoarele beneficii:

• crește viteza de realizare a sarcinilor repetitive. Datorită modului automat, aceleași sarcini pot fi finalizate mai rapid, deoarece...
• sistemele automatizate sunt mai precise în acțiunile lor și nu sunt supuse unei scăderi a performanței din cauza timpului de funcționare. calitatea muncii se îmbunătățește
• . Eliminarea factorului uman reduce semnificativ variațiile în execuția procesului, ceea ce duce la o reducere a numărului de erori și, în consecință, crește stabilitatea și calitatea procesului. precizia controlului crește . Datorită utilizării tehnologia de informație V sisteme automatizate
• devine posibilă stocarea și luarea în considerare a mai multor date de proces decât în ​​cazul controlului manual. executarea paralelă a sarcinilor
• . Sistemele automate vă permit să efectuați mai multe acțiuni simultan fără a pierde calitatea și acuratețea lucrării. Acest lucru accelerează procesul și îmbunătățește calitatea rezultatelor.

luarea rapidă a deciziilor în situații tipice

. În sistemele automatizate, deciziile legate de situații tipice se iau mult mai rapid decât în ​​cazul controlului manual. Acest lucru îmbunătățește performanța procesului și evită inconsecvențele în etapele ulterioare.

• În ciuda avantajelor evidente, automatizarea proceselor nu este întotdeauna practică. După analiză și optimizare, se poate dovedi că automatizarea procesului nu este necesară sau nu este viabilă din punct de vedere economic.Într-o serie de situații, procesele manuale pot fi de preferat automatizării:
• Operațiunile de proces sunt dificil de automatizat . Din punct de vedere tehnologic sau economic, unele operațiuni de proces pot fi foarte greu de automatizat. scurt. Dacă un produs trebuie dezvoltat și implementat într-o perioadă scurtă de timp, sau durata lui pe piață este scurtă, atunci automatizarea procesului poate să nu fie practică. Procesele manuale vor fi mai puțin costisitoare și mai rapide decât automatizarea.
• produse unice sau unice. Atunci când un consumator solicită un produs cu caracteristici unice artizanale, un astfel de produs poate fi produs numai dacă procesele sunt efectuate manual.
• fluctuații bruște ale cererii. O modificare a cererii pentru un produs necesită o modificare a volumelor de producție. Astfel de modificări sunt mai ușor de făcut atunci când se efectuează manual procesul.

Condițiile pieței în continuă schimbare, viteza mare în luarea deciziilor, multitasking în managementul activelor și nevoia de a reduce riscurile necesită abordări moderne ale organizației activitate economică. O ieșire într-un interior din ce în ce mai complex și mediu externîntreprinderile devin automatizarea cuprinzătoare a proceselor de afaceri. Eliberează resurse prețioase pentru planificare strategicăși concentrarea managementului pe domenii cheie ale activității companiei. Vom vorbi despre ce sunt automatizarea și un sistem ERP, de ce este necesară o abordare a procesului și ce software este cel mai popular în lume și în Rusia.

Afaceri și automatizare: ieri, azi, mâine

Automatizarea afacerii este transferul parțial sau complet al operațiunilor stereotipe și al sarcinilor de afaceri sub controlul unui sistem informatic specializat sau al unui complex hardware și software. Rezultatul este eliberarea de resurse umane și financiare pentru a crește productivitatea muncii și eficacitatea managementului strategic.

Automatizarea se realizează de obicei în două direcții:

* Automatizarea principalelor procese de afaceri: de exemplu, gestionarea vânzărilor sau a serviciilor pentru clienți. În acest caz, se realizează creșterea directă a volumului vânzărilor, a numărului de produse produse și a creșterii profitabilității întregii afaceri în ansamblu.
* Automatizarea proceselor suport, cum ar fi contabilitate, raportare, munca de birou. O astfel de automatizare nu afectează direct creșterea veniturilor, dar ajută la reducerea timpului și a costurilor muncii de rutină.

Principalele obiective ale automatizării afacerii sunt următoarele:

* suport eficient pentru activitatile operationale ale intreprinderii, organizarea contabilitatii si controlului;
* intocmirea oricaror documente pentru parteneri, inclusiv facturi, facturi, rapoarte de reconciliere si propuneri de afaceri;
* primirea rapidă a rapoartelor privind starea de fapt în companie pentru orice perioadă de timp;
* optimizarea costurilor cu personalul, creșterea eficienței utilizării timpului de lucru prin eliberarea angajaților de munca de rutină;
* minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra celor mai importante procese de afaceri;
* stocarea securizată a informațiilor;
* îmbunătățirea calității serviciului clienți.

Automatizarea proceselor de afaceri poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului într-o companie și calitatea produsului acesteia. Oferă o serie de avantaje semnificative pentru întreprindere în ansamblu.

* Viteză crescută de procesare a informațiilor și de rezolvare a sarcinilor repetitive.
* Creșterea transparenței afacerii și a eficacității sale tehnologice.
* Coordonarea sporită a acțiunilor personalului și calitatea muncii acestora.
* Abilitatea de a controla cantități mari de informații.
* Automatizarea muncii manuale.
* Reducerea erorilor și creșterea preciziei de control.
* Rezolvarea paralelă a mai multor probleme.
* Luare rapidă a deciziilor în situații stereotipe.

Ca urmare a automatizării managementului proceselor de afaceri, șeful întreprinderii primește mai multe informații pentru analiza proceselor de afaceri sub forma unor rapoarte analitice detaliate și are posibilitatea de a gestiona eficient compania ținând cont de indicatorii externi și interni.

De exemplu, atunci când utilizați software-ul First Form în primele șase luni de funcționare cei mai importanți indicatori Activitățile companiei cresc:

* acuratețea planificarii - cu 40%;
* eficienta globala - cu 50%;
* economisirea timpului managerului cu 80%.

Majoritatea companiilor încep automatizarea cu procese de rutină, intensive în muncă, precum și cu operațiuni care afectează semnificativ profiturile și veniturile: finanțe și contabilitate, fluxul de documente, producția și controlul stocurilor. Automatizarea unor domenii precum managementul întreprinderilor, marketingul, managementul calității și comunicațiile externe la majoritatea întreprinderilor rusești este abia la început.

În contextul crizei economice, prioritățile în domeniul automatizării proceselor de afaceri se schimbă oarecum. Principalele tendințe ale sezonului curent includ următoarele:

1. Utilizare tehnologii cloud . Principala diferență dintre această metodă de automatizare este că compania nu are propriul server. Astfel de sisteme sunt foarte populare în rândul întreprinderilor mici, deoarece costă mult mai puțin decât opțiunea tradițională.
2. Automatizarea activă a instrumentelor de marketing: implementarea sistemelor CRM, a sistemelor de automatizare a publicității contextuale și a sistemelor BI.
3. Dezvoltarea tehnologiilor de comunicare mașină la mașină. Tendința emergentă M2M - Machine to Machine - presupune participarea umană minimă la acele procese acolo unde este posibil, deoarece complexitatea tot mai mare a proceselor și echipamentelor de afaceri nu permite întotdeauna unei persoane să evalueze și să răspundă în mod adecvat la situațiile în schimbare.
4. Aplicarea instrumentelor de big data. O altă tendință în dezvoltarea automatizării proceselor de afaceri este atenția acordată datelor mari și analizelor de afaceri conexe. La cerere companii mari, deoarece prelucrarea datelor mari necesită echipamente specializate, costisitoare.
5. Analiza datelor în timp real. Sistemele de automatizare a afacerilor vor evolua către procesarea tranzacțiilor în timp real, ceea ce va duce la operațiuni complet sincronizate.

Domenii cheie și software pentru automatizarea proceselor de afaceri

Una dintre principalele condiții pentru automatizarea afacerii este utilizarea unei abordări prin proces de către întreprindere. Acest termen este înțeles ca o abordare care definește considerarea activităților unei companii ca o rețea de procese de afaceri care sunt indisolubil legate de scopurile, obiectivele și misiunea ei principale. Abordarea procesuală, spre deosebire de abordarea structurală predominantă în multe companii, nu este concentrată pe cea existentă structura organizatoricaîntreprinderi, ci pe procese reale de afaceri, al căror rezultat final este crearea unui serviciu sau a unui produs.

Abordarea procesului ajută la creșterea flexibilității afacerii, la reducerea timpului de reacție la schimbările din mediu și la îmbunătățirea performanței companiei.

Fiecare proces de afaceri dintr-o companie constă dintr-un set de operațiuni individuale cu o ordine de execuție determinată de tehnologie sau instrucțiuni. Caracteristicile necesare ale unui proces de afaceri sunt rutele și regulile, precum și intrările, ieșirile, resursele consumate, participanții și proprietarii.

Înainte de a începe automatizarea proceselor de afaceri, este necesar să se efectueze lucrări de izolare și descriere a acestora și, de asemenea, de a le clasifica ca un grup de procese principale sau auxiliare. Aceasta este o procedură destul de lungă în practică, necesită participarea tuturor departamentelor companiei în strânsă cooperare.

Tipurile și numărul de procese de afaceri sunt individuale pentru fiecare companie. Toate procesele de afaceri diferențiate pot fi apoi integrate în mai multe domenii principale, pentru fiecare dintre ele automatizarea putând fi realizată atât ca întreg, cât și în cadrul unui proces separat:

1. Control:

* management strategic;
* securitate economică;
* suport juridic;
* contabilitatea de gestiune;
* bugetare;
* securitatea informatiilor.

Puteți utiliza sistemul de program 1C: Enterprise, modulul de control al sistemului SAP R/3.

2. Marketing și vânzări:

* management activitati de marketing;
*PR;
* managementul activitatilor de publicitate;
* managementul vanzarilor;
* managementul relatiilor cu clientii (CRM).

Pentru automatizarea acestei zone, se folosesc adesea software: sisteme CRM - Megaplan, 1C:Bitrix24, Clientbase.ru, managementul reclamelor - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, management site (CMS) - Bitrix, UMI CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Productie:

* management procesele de productie;
* managementul inventarului intreprinderii;
* managementul aprovizionării cu materiale;
* management echipamente de productie;
* sistem logistic.

Produse software: sisteme Kraft, USU, modul de producție AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Managementul calității:

* sistem de management al calitatii (SMC);
* controlul calitatii produselor si indicatorilor de productie;
* lucrați cu reclamații.

Software utilizat: „Indicator Administrator”, „FINEX: Managementul calității”, „Master: Managementul calității”, Wonderware MES Software/Calitate, ProdX.

5. Managementul personalului:

* selectia personalului;
* formarea si dezvoltarea personalului;
* evidența personalului;
* motivație și remunerație

Produse software: „E-Staff Recruiter” de la Datex Software, „1C: Salary and Personnel Management”, Oracle/Personnel Management, „Pharaoh”, „BOSS-HR Manager”.

6. Finanțe:

* contabilitate;
* contabilitate fiscală;
* planificare financiară;
* gestionarea decontarilor cu clientii;
* calcul salariile angajati ai intreprinderii.

Software de automatizare: „1C: Contabilitate”, „1C: Salariu”, „AuditExpert”, „Maestru de analiză financiară”, „Fingrand”.

7. Organizarea activităților companiei:

* fluxul documentelor;
* secretariat.

Produse software: „1C: Document Management”, „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies, „Master Doc” de la Master Group, QPR 2014, Open Text.

ERP: o nouă etapă în evoluția sistemelor de automatizare

Automatizarea „insulară” a proceselor individuale de afaceri ale unei companii devine mai devreme sau mai târziu ineficientă, deoarece încercările de a combina mai multe sisteme de automatizare diferite într-un singur întreg se dovedesc cel mai adesea a eșuate. La implementarea abordării „insulare”, scopul este de a crește eficienta generala Munca întreprinderii nu este de obicei pusă în scenă.

În schimb, un sistem cuprinzător de automatizare a afacerilor este un sistem de gestionare a activităților financiare și economice ale unei companii și asigură operațiuni, management și contabilitateîn general.

Conceptul de sistem integrat de management al întreprinderii - ERP - a fost dezvoltat la sfârșitul anilor 80 ai secolului trecut. La începutul anilor 90, a început să câștige popularitate pe măsură ce au început să apară sisteme de control care ar putea implementa acest concept. Sistemul ERP se bazează pe principiul creării unui singur spațiu informațional care ajută la urmărirea în timp real a tuturor informațiilor despre procesele de afaceri din toate departamentele companiei.

Sistemele ERP sunt construite pe o bază modulară, iar structura lor implică prezența unor blocuri separate responsabile proces specific. Datorită acestui principiu organizatoric, este posibilă rafinarea și extinderea funcționalității întregului sistem pe măsură ce apar noi tehnologii, modificări ale legislației sau nevoilor clienților.

Majoritatea sistemelor ERP includ următoarele grupuri de module:

* logistica;
* productie;
* marketing
* furnizarea;
* vanzari;
* altele.

În Rusia, sistemele ERP au apărut abia la sfârșitul secolului trecut și au fost utilizate inițial exclusiv de companiile mari, dar astăzi sunt implementate în întreprinderi de orice dimensiune.

După implementarea unui sistem ERP, o companie poate înceta să folosească numeroase programe disparate pentru lucrul cu finanțe, depozit, birou și logistică. Acest lucru, la rândul său, va permite companiilor să reducă semnificativ costurile de suport IT.

În 2016 conform ratingului firma de consultanta Panorama Consulting Solutions, primii trei lideri pe piața globală de sisteme ERP, au inclus SAP cu o cotă de 20%; Oracle -13,9% și Microsoft - 9,4%. Urmează în ordine descrescătoare următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Lider în ceea ce privește viteza de implementare a fost Oracle, iar în ceea ce privește rentabilitatea investiției - SAP.

În Rusia, potrivit centrului analitic TAdviser, cel mai popular sistem ERP din 2016 a fost „1C: Enterprise” (vezi figura). Printre cele mai populare software-uri, se pot remarca și produse precum Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Orez. Diagrama produselor software utilizate pentru automatizarea afacerilor în Rusia

Cum să alegi un produs software

Atunci când alegeți software pentru un sistem de automatizare a proceselor de afaceri, puteți merge în două moduri:

* utilizarea unui produs standard;
* dezvoltare si implementare de software personalizat.

Nota

Un produs standard (la cutie) va costa mai puțin compania și este, de asemenea, oarecum mai ușor de implementat. Dar nu trebuie să uităm că nu orice software standard poate fi reutilizat pentru a se potrivi cu caracteristicile individuale ale unei întreprinderi, deoarece într-o serie de programe posibilitățile pentru setări suplimentare sunt limitate sau chiar excluse. Aceeași problemă există și cu serviciile cloud.

Pentru a alege programul specific potrivit, este important să răspundeți la o serie de întrebări foarte serioase:

1. Ce procese de afaceri sunt planificate să fie automatizate?
2. Funcționalitatea acestui sau acelui program va corespunde sarcinilor care îi sunt atribuite?
3. Este posibil să-l personalizați pentru anumite practici de afaceri?
4. Este posibil să se schimbe rapid sistemul fără a opri funcționarea dacă procesele de afaceri sau condițiile de afaceri se schimbă?
5. Cât de ușor este sistemul de utilizat?
6. Este posibilă integrarea sistemului cu serviciile sau programele de automatizare existente?
7. Cine va oferi suport tehnic și cum?
8. Cât va costa implementarea și suportul tehnic (proprietatea)?

Deoarece este aproape imposibil să răspundeți la aceste întrebări în mod independent și competent, este recomandabil să obțineți sfaturi de la companiile furnizori (dezvoltatori de software). În plus, ar trebui să discutați cu colegii de afaceri, deoarece experiența lor uneori vă ajută să faceți alegerea. Cu toate acestea, este important de înțeles că opiniile din comunitatea de afaceri pot fi foarte subiective din cauza specificului industriei, a dimensiunii întreprinderii, a experienței limitate în deținerea diferitelor sisteme ERP și, ca urmare, a incapacității de a vedea întregul. pozați și comparați toate produsele în raport cu condițiile dvs.

În ceea ce privește automatizarea proceselor individuale sau instalarea unui sistem ERP, totul depinde de specificul unei anumite întreprinderi.

Costul software-ului și costurile implementării acestuia

Este foarte dificil să răspundem fără ambiguitate la întrebarea cât va costa automatizarea afacerii pentru o anumită companie, deoarece costul unui anumit software depinde de mai mulți factori, printre care:

* sarcini probleme pe care software-ul este conceput pentru a le rezolva;
* tip de program: standard sau personalizat;
* resurse, necesare implementarii;
* numărul de stații de lucru conectate la sistem.

De exemplu, prețul unei licențe populare program cuprinzător„1C: Enterprise” pentru 100 de locuri de muncă este de 432.000 de ruble, pentru 50 de locuri de muncă - 187.200 de ruble, pentru 20 de locuri de muncă - 41.400 de ruble.

Costul automatizării constă, de asemenea, din mai multe componente:

* costul sistemului în sine, inclusiv costul „cutiei” sau plățile de închiriere în cazul utilizării versiunii „cloud”;
* costuri pentru realizarea unui sistem de automatizare si instruirea personalului;
* costul suportului tehnic regulat.

Prețul automatizării proceselor de afaceri ar trebui să includă și costurile indirecte, de exemplu, timpul petrecut de manager și utilizatori-cheie pentru a participa la proiect.