Ce poți găti din calmar: rapid și gustos

Potrivit articolului 62 din Codul muncii, un salariat are dreptul de a cere copii ale documentelor sau extrase din comenzi legate de munca sa. ŞI După maximum 3 zile, trebuie să i se elibereze documentele solicitate . Prin urmare, fiecare ofițer de personal ar trebui să știe să întocmească corect un extras dintr-un ordin sau să certifice o copie a unui document personal. Totuși, nu este nimic complicat în pregătirea declarațiilor și a copiilor certificate trebuie respectate regulile stabilite de Codul Muncii. Și nu are rost să-ți arăți lipsa de profesionalism în caz de înregistrare incorectă.

Tipuri de documente

• original (original);
• copie;
• extrage.

Documentul original este sursa primară, documentul principal care stabilește informații sau condiții de muncă. De obicei, originalele există într-un singur exemplar și se păstrează în dosarele departamentului de personal. Dar există și excepții - contractele de muncă, acordurile privind responsabilitatea financiară și fișele postului sunt întocmite inițial în două exemplare, dintre care unul este luat de ofițerul de personal, iar al doilea este dat salariatului.

O copie certificată este o repetare textuală a întregului document, asigurată de un sigiliu, viză și certificare.

Un extras dintr-un document este o repetare a unei părți a documentului., care se referă direct la un anumit angajat și conține un preambul și o parte administrativă.

Atenţie!

Important: extrasele și copiile destinate eliberării în afara companiei sunt întotdeauna sigilate. Sigiliul organizației este întotdeauna duplicat de viza persoanei cu drept de semnătură. De obicei, acesta este directorul companiei.

Dar, cu o procură, semnarea documentelor sau realizarea de copii poate fi încredințată și unui alt angajat, de exemplu, unui ofițer de personal. În același timp, sigiliul poate fi aplicat nu de către organizație, ci de către departamentul de personal.

Cum se emite un extras dintr-un document

Uneori, inspectorii, procurorii sau judecătorii GIT solicită furnizarea unora
document, de exemplu, o comandă bonus. Dar astfel de comenzi indică adesea nu un anumit angajat, ci mai mulți. La cerere, informațiile sunt furnizate în mod specific cu privire la un anumit angajat.. Pentru asta este făcut extractul.

Acest document este întocmit pe baza originalului conform următorului algoritm:

• trebuie să copiați complet antetul și preambulul comenzii, numărul și data acesteia (în acest caz, cuvântul „Comandă” este înlocuit cu „Extract din comandă”);
• fragmentul necesar al comenzii este transferat în partea administrativă;
• sunt indicate funcția, parafa și prenumele semnatarului ordinului (fără semnătură personală);
• extrasul este certificat cu mențiunea „Corect”, datat, sigilat și vizat fie de către ofițerul de personal prin împuternicire, fie de către director.

Certificarea copiilor documentelor

Copia reproduce întregul document. De obicei, copiile se fac pe un fotocopiator foarte rar, documentul este copiat manual; În acest caz, toate detaliile și textul original sunt copiate neschimbate.

O fotocopie obișnuită nu are forță juridică.și nu este acceptată nici ca dovadă, nici ca confirmare. Altfel e dacă copia este certificată.

Copia este certificată după cum urmează:

• direct sub text, scrieți sau ștampilați cuvântul „Adevărat”;
• alaturi notati functia, parafa si prenumele certificatului;
• avizați documentul cu semnătura dumneavoastră și datați certificarea;
• pune o ștampilă.

Atenţie!

Important: Ofițerul de personal nu are dreptul de a certifica copii dacă nu este autorizat prin procură.

Pentru a ușura munca atât pentru tine, cât și pentru regizor, emite o împuternicire pentru a face copii. Din fericire cod civil Acum este permisă eliberarea de împuterniciri pe perioadă nelimitată.

Copia documentului de lucru se deosebește, deoarece este certificată cu unele nuanțe.

Cum se certifică o carte de muncă

Pentru a solicita pensie, salariatului i se dă în sine documentul de muncă, dar după trei
zi trebuie returnat departamentului de personal (art. 62 din Codul muncii). Dar o copie a permisului de muncă poate fi necesară, de exemplu, în următoarele cazuri:

• atunci când un angajat emite un pașaport străin;
• la cererea executorului judecătoresc la deschiderea procedurii pentru pensie alimentară;
• atunci când solicitați un împrumut.

În același timp Este posibil să aveți nevoie atât de o copie a dosarului de lucru, cât și de un extras din acesta. O copie a documentului de lucru se face după cum urmează:

• Utilizați un fotocopiator pentru a imprima toate paginile finalizate ale cărții, inclusiv pagina de titlu (puteți imprima pe ambele fețe ale paginii);
• sub ultimul rând al înscrierii se face marcajul „Working to date”;
• Fiecare pagină a copiei este certificată (sigiliu, autograf care indică transcrierea și poziția, este scris cuvântul „Adevărat”).

Extrasul trebuie întocmit aproape în mod similar cu modul în care se redactează corect un extras dintr-o comandă:

• se copiază paginile de titlu și cerere;
• în partea de sus scrieți „Extract din cartea de muncă”;
• Fiecare pagină este certificată.

Atenţie!

Nuanţă: Dacă sunt multe pagini în lucrare, atunci când faceți o copie, puteți numerota paginile și cusă documentul. Puneți numărul de foi pe autocolant, semnați și ștampila. Și doar ultima pagină trebuie certificată.

Cum poate fi familiarizat un angajat cu fișa postului: fișă și jurnal de familiarizare

O obligație importantă a angajatorului este de a oferi angajatului posibilitatea de a revizui documentele interne ale organizației care au legătură directă cu funcțiile de muncă ale acesteia din urmă (Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, denumit în continuare Codul Muncii al Federația Rusă).

Mai multe detalii despre design Descrierea postului este descrisă în articol Este necesară o fișă a postului într-o organizație?

Faptul că angajatul a citit documentele este confirmat de semnătura lui olografă. Viza de familiarizare constă din sintagma „Am citit fișa postului” și următoarele informații:

• denumirea funcției;
• semnătură de mână;
• Numele complet;
• date de citire.

Fiţi atenți! Viza de familiarizare cu fișa postului poate fi aplicată fie pe o versiune tipărită, fie pe un document separat - o foaie sau jurnal de familiarizare cu fișele postului.

Un exemplu de fișă de familiarizare poate fi descărcat de la linkul: Fișa de familiarizare cu fișa postului (exemplu).

Un exemplu de jurnal de familiarizare cu DI este disponibil pentru descărcare la linkul: Jurnal de familiarizare cu fișele postului (eșantion).

Extras din fișa postului

Fiţi atenți! Un extras din fișa postului este un document care copiază părți individuale ale DI.

Întocmirea unui extras din DI este recomandabilă atunci când:

• DI conține informații confidențiale și nu pot fi transmise terților.
• DI are mai multe pagini, iar informațiile necesare sunt conținute doar într-o mică parte a acesteia.

De regulă, un extras din DI se prepară după cum urmează:

• Fragmentele necesare de DI sunt transferate conform regulilor de citare literală.
• Titlul documentului indică: „Extract din fișa postului”.
• Antetul declarației conține numărul și data înregistrării DI.
• La sfârșitul extrasului se notează funcția angajatului care a semnat DI și numele complet al acestuia, în loc de semnătură, se plasează o liniuță.
• Extrasul este certificat de către un angajat competent (specialist HR etc.) după verificarea cu DI original prin marcarea „Corect”. Dacă este necesar, pe extras se pune ștampila organizației.

Un extras de probă din DI folosind exemplul de DI al unui inspector din departamentul de resurse umane poate fi descărcat de pe link-ul: Extras din fișa postului - eșantion.

Astfel, angajatorul are responsabilitatea de a familiariza angajații cu textul fișei de post aprobată. Faptul de familiarizare este supus consemnării în textul fișei postului, pe o fișă separată de familiarizare sau în jurnalul de familiarizare cu fișele postului.

În activitățile organizațiilor apar adesea situații când, la cererea altei organizații sau cetățean (de exemplu, pentru a confirma experiența), organizația trebuie să furnizeze copii ale documentelor sau extrase din acestea.

În activitățile organizațiilor apar adesea situații când, la cererea altei organizații sau cetățean (de exemplu, pentru a confirma experiența), organizația trebuie să furnizeze copii ale documentelor sau extrase din acestea.

Această obligație este reglementată, în special, de Decretul Prezidiului Sovietului Suprem al URSS din 04.08.1983 nr. 9779-X „Cu privire la procedura de eliberare și certificare de către întreprinderi, instituții și organizații a copiilor documentelor referitoare la drepturile cetățenilor” (modificată la 08.12.2003) și Codul Muncii Federația Rusă. Una dintre responsabilitățile de serviciu ale secretarului este să facă copii ale documentelor și să le certifice. Cu toate acestea, uneori este mai potrivit să se elibereze un extras din document în loc de o copie. Din punct de vedere legal, un extras dintr-un document va avea drepturi de copiere, dar numai dacă este executat corespunzător.

În ce cazuri se eliberează un extras dintr-un document în locul unei copii? În primul rând, dacă documentul conține informații confidențiale despre alte persoane și, în al doilea rând, atunci când volumul documentului este suficient de mare, dar nu toate informațiile conținute în acesta se referă la esența cererii.

GOST R 7.0.8-2013 SIBID. „Servicii de birou și arhivare Termeni și definiții” definește un extras dintr-un document: „o copie a unei părți a documentului, certificată în în modul prescris" Deoarece nu există alte definiții oficiale, o vom folosi pe aceasta.

În conformitate cu cerințele Decretului Prezidiului Forțelor Armate ale URSS din 08/04/1983 nr. 9779-x, extrasele din documente trebuie întocmite pe antetul întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor, certificate prin semnătura șeful sau reprezentantul autorizat oficialși sigiliu. Extrasul indică data emiterii sale și notează că documentul original se află în întreprinderea, instituția sau organizația dată.

Organizațiile, ținând cont de aceste cerințe, reglementează executarea unui extras din document de către local act normativ, de regulă, instrucțiuni pentru munca de birou.

Pentru a pregăti un extras dintr-un document, utilizați forma generală a organizației, adică un astfel de formular care să indice doar denumirea organizației, locul întocmirii sau publicării documentului și locurile de punere a datei și numărului de înregistrare a documentului. În acest formular, în zona rezervată pentru plasarea atributului „Numele tipului de document” sunt imprimate informații despre ce document este realizat extrasul.

În practica de management, se fac cel mai adesea extrase din comenzi și protocoale. Un extras din ordin se întocmește astfel: în zonele specificate de formular se indică data și numărul de înregistrare a documentului care se copiază. Titlul textului trebuie copiat. În cazul în care comanda are o parte introductivă (de precizare), aceasta este copiată integral, incluzând cuvântul COMAND. Apoi fragmentul necesar al documentului și atributul „Semnătură” sunt copiate, adică. denumirea funcției persoanei care a semnat ordinul și transcrierea semnăturii sale. Semnătura personală nu este copiată.

Dacă în document nu există o parte introductivă, se copiază cuvântul COMAND și fragmentul solicitat al documentului.

Fiţi atenți! De multe ori puteți întâlni următoarele recomandări: într-o copie sau extras, scrieți cuvântul „semnătură” în loc de semnătura personală a managerului, confirmând astfel că documentul original a fost semnat. Trebuie menționat că o astfel de recomandare nu este consacrată în niciun document de reglementare privind munca de birou și, de fapt, este redundantă, deoarece doar documentul semnat are dată și număr de înregistrare.

Întocmirea unui extras din ordinul de personal

Adesea este nevoie să se facă extrase din ordinele de personal, dintre care majoritatea au fost întocmite conform unor formulare unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobare forme unificate documentația contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata."

IMPORTANT!

De la 1 ianuarie 2013, formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare nu sunt obligatorii pentru utilizare. În același timp, formularele de documente utilizate ca documente contabile primare stabilite de organismele abilitate în conformitate cu și pe baza altor documente continuă să fie obligatorii pentru utilizare. legi federale(de exemplu, documente de numerar) (informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. PZ-10/2012).

În acest caz, extrasul poate fi emis în două moduri.

Prima metodă este redactarea extrasului sub forma unui text coerent, folosind un comun

A doua metodă este să copiați un fragment de text sub forma unui tabel, ca în ordine.

Ca o copie, extrasul este certificat prin semnătura managerului sau a unui funcționar autorizat și un sigiliu. Cerința aplicării unei amprente a sigiliului, consacrată în Decretul Prezidiului Forțelor Armate ale URSS, este obligatorie pentru copiile și extrasele din documentele furnizate organizațiilor terțe. Dacă o copie sau un extras rămâne în organizație, nu trebuie să fie certificat cu un sigiliu. Același Decret prevede dreptul unei organizații de a elibera copii și extrase ale documentelor aflate în posesia sa care provin de la alte întreprinderi, instituții și organizații de la care este dificil sau imposibil să obțină direct copii ale acestor documente. În aceste cazuri, la întocmirea declarațiilor, sunt reproduse detaliile formularelor.

Veți afla mai multe despre cum să întocmiți corect un extras din protocol, precum și despre cum să certificați corect extrasele din nr. 9, 2014.

Solntseva O. N., antrenor de afaceri în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar și managementul înregistrărilor de personal

Acest articol este dedicat certificatelor, copiilor și extraselor din documente. Copii și certificate sunt în prezent pregătite în fiecare organizație. Dar extractele nu sunt folosite la toate întreprinderile.
Să ne uităm la cerințele pentru executarea acestor documente și, de asemenea, să stabilim scopul acestora.

Referinţă

În conformitate cu Clasificatorul integral rus al documentației de management (OK 011-93), există mai multe forme diferite de documente, ale căror nume includ cuvântul „certificat” și care se referă la diferite sisteme de documentare. Vedeți singuri:

Fragment de document

Clasificator integral rusesc al documentației de management. OK 011-93 (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 299, modificat la 8 iunie 2009)

Restrângeți afișarea

În acest articol, vom lua în considerare numai certificatele legate de documentația organizatorică și administrativă și întocmite în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003.

Referinţă - 1) un document care conține o descriere și confirmarea anumitor fapte și evenimente; 2) un document care confirmă fapte de natură biografică sau oficială.

Deci, certificatele legate de documentația organizatorică și administrativă sunt de obicei împărțite în două grupuri:

• cele care descriu fapte și evenimente legate de principalele activități ale organizației;
• cele care confirmă informații biografice sau oficiale despre o persoană.

Certificatele care alcătuiesc a doua grupă sunt mai frecvente în zilele noastre. Acestea includ certificate care confirmă postul ocupat, experiența de muncă, locul de studiu etc. Acest grup de referințe este extern, adică. destinate transmiterii altor organizații.

Certificatele aparținând primului grup pot fi atât externe, cât și interne. Referințe externe sunt compilate pentru a fi prezentate unei alte organizații (adesea superioare), certificate interne- pentru prezentare conducerii organizației sau spre examinare de către un organ colegial. Astăzi, certificatele interne sunt folosite destul de rar și nu în toate organizațiile. Prin urmare, mai întâi vom lua în considerare cerințele pentru pregătirea certificatelor externe.

Referințe externe

Certificatele externe trebuie eliberate pe un formular. Și în conformitate cu GOST R 6.30-2003, există trei tipuri de formulare în funcție de tipurile de documente întocmite pe acestea:

• formularul general (utilizat pentru producerea oricăror tipuri de documente, cu excepția scrisorilor);
• un formular pentru un anumit tip de document (cu excepția unei scrisori);
• formă de scrisoare.

Deci, conform cerințelor GOST R 6.30-2003, certificatele trebuie eliberate pe un formular general sau un formular pentru un anumit tip de document (adică, pe un formular de certificat). În consecință, detaliile obligatorii ale certificatului includ următoarele (a se vedea exemplele 1 și 3):

Pentru informatii puteti utilizați forme cu așezare atât unghiulară, cât și longitudinală a detaliilor. Cu toate acestea, prima opțiune este mai de preferat, deoarece în acest caz partea dreaptă a părții superioare a formularului este utilizată pentru a plasa detaliile „destinatarului”. Și acest lucru vă permite să utilizați zona foii mai economic.

În procesul de pregătire a certificatului, detaliile sunt întocmite în conformitate cu aspectul detaliilor prezentate în Anexa A la GOST R 6.30-2003. Lăsați două până la patru rânduri între detalii.

Data certificatul este data semnării acestuia, care, de regulă, se eliberează cu cifre arabe în ordinea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe. De exemplu, 14.01.2009. În acest caz, este permisă și o metodă verbal-numerică de formatare a datei, de exemplu, 02 februarie 2009

Număr de înregistrare se află pe aceeași linie cu data documentului și include un număr de serie, care poate fi completat cu un index sau mai mulți indici. Numerele de serie pentru certificate trebuie atribuite într-un an calendaristic, de ex. Primul certificat dintr-un an calendaristic trebuie să aibă numărul de serie 1.

Data și numărul de înregistrare al certificatului sunt de obicei întocmite în momentul înregistrării documentului (adică după semnare), așa că este mai corect să le puneți pe document manual decât să le tipăriți la pregătirea certificatului.

Titlu în text certificatul trebuie să răspundă la întrebarea „Despre ce?” și poate include o indicație a perioadei de timp la care se referă informațiile conținute în certificat. De exemplu: „Cu privire la organizarea transportului aerian al turiștilor în a doua jumătate a anului 2009”.

Titlul, în conformitate cu GOST R 6.30-2003, trebuie să fie tipărit de la margine fără ghilimele, să înceapă cu o literă majusculă și să se termine fără a utiliza punct. Pe certificatele eliberate în format A5, titlul poate să nu fie indicat.

Text de ajutor, de regulă, constă din două părți: prima prezintă faptele care au servit ca bază sau motiv pentru compilarea sa, a doua oferă informații specifice care reflectă esența problemei. Textul certificatului poate să nu conțină baza pentru întocmirea acestuia, atunci certificatul include doar o parte care descrie faptele (evenimentele).

În cazul în care certificatul conține informații omogene, sistematizate, textul acestuia este prezentat sub forma unui tabel.

Textul unui certificat biografic începe de obicei cu indicarea în cazul nominativ a numelui, prenumelui și patronimului persoanei despre care se raportează informația. O serie de certificate biografice sunt eliberate pentru situații tipice, frecvent recurente și pot fi folosite pentru pregătirea lor forme unificate cu text șablon.

Textul de ajutor nu trebuie să utilizeze expresii arhaice, de exemplu: „acest certificat este dat...”, „se confirmă prin prezenta că... chiar funcționează...”.

Exemplul 1

Certificat biografic extern, întocmit în format A5

Restrângeți afișarea

Recuzită „destinatar” trebuie întocmit pe certificate în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003. Dacă certificatul este adresat unei organizații sau diviziei sale structurale, atunci numele acestora sunt indicate în cazul nominativ (vezi Exemplul 1).

La adresarea unui certificat unui funcționar, funcția și numele său sunt indicate în cazul dativ, inițialele sunt indicate înaintea numelui. Trebuie să existe un spațiu între inițiale și nume:

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Certificatele trebuie să fie semnate de un funcționar autorizat sau doi funcționari. De regulă, șeful organizației sau adjunctul său are dreptul de a semna certificate externe.

Exemplul 3

Certificat extern eliberat în format A4

Restrângeți afișarea

Certificatele întocmite pentru confirmarea informațiilor biografice trebuie, de asemenea, să fie semnate de două persoane: șeful organizației și șeful departamentului de personal (sau contabil șef), și trebuie să fie și ștampilate.

Cerința „semnăturii” include: titlul funcției persoanei care a semnat documentul; semnătura sa personală; transcrierea semnăturii (inițialele și numele de familie separate printr-un spațiu). Întrucât certificatul este întocmit pe un formular, la completarea detaliului „semnătură”, numele postului este indicat într-o versiune prescurtată, i.e. numele organizației nu este inclus (vezi Exemplul 1).

La semnarea unui certificat de către mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute: de exemplu, mai întâi director general si in spatele lui - contabil șef sau șeful resurselor umane (după cum se arată în Exemplul 1).

Deci, în conformitate cu GOST R 6.30-2003, certificatele externe trebuie eliberate pe un formular general sau un formular de certificat. Un antet nu trebuie folosit în acest scop. Dar ce se întâmplă în prezent în practică? În primul rând, GOST R 6.30-2003 este de natură consultativă, iar în al doilea rând, unele organizații au cerințe suplimentare pentru certificate. De exemplu, la obținerea unor vize este necesar un certificat care să indice adresa și numărul de telefon al companiei. Prin urmare, în prezent puteți găsi certificate care sunt emise pe antet cu detalii precum informații de referință despre organizație (adresă, telefon etc.). Totodată, pe antetul, undeva în spațiul liber, se mai adaugă un detaliu: numele tipului de document - AJUTOR.

Cererile interne

La pregătirea certificatelor interne, de obicei sunt respectate următoarele reguli de proiectare. Spre deosebire de certificatele externe, certificatele interne sunt întocmite nu pe un formular, ci pe o coală standard de hârtie în format A4 (210...297 mm) sau A5 (148...210 mm). În același timp, există diferențe în compoziția detaliilor - următoarele detalii trebuie completate pe certificatele interne (vezi Exemplul 4):

• Nume unitate structurală- autorul documentului;
• numele tipului de document (HELP);
• data documentului;
• numărul de înregistrare a documentului;
• titlul textului (când este scris pe o foaie de hârtie A4);
• textul documentului;
• destinaţie;
• semnătură (semnată de șeful unei unități structurale sau de un compilator de specialitate, indicând postul într-o versiune prescurtată - fără numele organizației).

Exemplul 4

Ajutor intern

Restrângeți afișarea

Copie a documentului

Există adesea situații în care o organizație terță, oficială sau unui individ au nevoie de acest document, dar nu le pot oferi originalul. În această situație, o copie a documentului vine în ajutor.

Definiția unei copii a unui document poate fi găsită în GOST R 51141-98 și în Regulile pentru munca de birou în organismele federale. ramura executiva.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Clauza 4 din Regulile pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477

„Copia unui document” este un document care reproduce complet informațiile documentului original și caracteristicile sale externe și nu are forță juridică.

În terminologia muncii de birou, pe lângă conceptul de „copie a unui document”, se folosește termenul „copie certificată a unui document”. Mai mult, este al doilea dintre ele care are forță juridică.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții

O copie legalizată a unui document este o copie a unui document pe care, în conformitate cu procedura stabilită, sunt aplicate detaliile necesare, dându-i putere juridică.

Procedura de certificare a copiilor documentelor organizatorice și administrative este stabilită în GOST R 6.30-2003, iar în acest scop este utilizat atributul „copie marca de certificare”.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare

3.26. La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub cerința „Semnătură”, se aplică o inscripție de certificare: „Adevărat”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătura personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării, de exemplu:

Corect
Inspector serviciu HR Semnătură personală T.S. Levcenko
Data

Este permisă certificarea unei copii a documentului cu un sigiliu determinat la discreția organizației.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru pregătirea documentelor: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003. / Rosarhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov și alții; General ed. M.V. Larin, A.N. Sokova. - M., 2003. - 90 p.

3.21. Marca pe certificarea copiei (detaliul 26).

...La trimiterea documentelor de natură juridică normativă (decrete, ordine, instrucțiuni etc.), copiile duplicate ale documentelor distribuite trebuie certificate cu sigiliul organizației sau sigiliul unei unități structurale, de exemplu: un sigiliu cu denumirea serviciului de învățământ preșcolar al organizației (oficiu, departamentul general etc.).

Dar datorită faptului că GOST R 6.30-2003 este de natură consultativă, necesitatea de a certifica cu un sigiliu o copie destinată transferului către o unitate structurală din cadrul organizației sau oficialul acesteia este, de regulă, consacrată în instrucțiunile clericale ale organizației. . Dar copiile documentelor destinate utilizării în afara organizației sunt de obicei certificate cu un sigiliu.

Exemplul 5

Restrângeți afișarea

Totodată, obligația de a certifica cu sigiliu copii ale documentelor referitoare la drepturile și interesele cetățenilor este consacrată și în actualul Decret al Prezidiului Sovietului Suprem al URSS din 08/04/1983 nr. 9779- X. Același document, în loc de cuvântul „Corect”, indică în inscripția de certificare să scrie o structură de text mai detaliată: „Copia este corectă, documentul original este în<указывается наименование организации>" Unele organizații folosesc un design și mai detaliat, adăugând informații despre în ce fișier este stocat originalul (aceasta este opțiunea descrisă acum în proiect Recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale).

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

Se obișnuiește să se plaseze o marcă pe certificarea unei copii a unui document în conformitate cu GOST R 6.30-2003, și anume în partea de jos a foii de copiere. Această opțiune este ideală pentru un document de o pagină. Dar copiile cu mai multe pagini? Este mai rațional să le coaseți mai întâi și apoi pe ultima pagină să completați „copie marcajului de certificare” necesar.

Pentru majoritatea tipurilor de documente, actele juridice nu stabilesc cerințe specifice pentru legarea foilor de copii ale acestora. De obicei, această operație se realizează astfel: foile se cusează manual cu 2 sau 4 înțepături. După ce ați cusut foile pe capetele firului de cusătură, partea din spate Pe ultima foaie a copiei documentului se lipește o foaie de format A7 sau mai mică, pe care este indicat numărul de coli legate, precum și denumirea funcției persoanei care a certificat legarea acesteia, semnătura personală și transcrierea semnăturii. În plus, atunci când se cusează foile, se aplică de obicei o amprentă de sigiliu și în așa fel încât să surprindă o parte din titlul postului persoanei și partea inversă a ultimei foi a copiei.

Exemplul 7

Restrângeți afișarea

Exemplul 8

Restrângeți afișarea

De asemenea, încearcă să plaseze înflorirea personală astfel încât să fie parțial amplasată pe ultima foaie de cusătură și parțial pe autocolantul lipit peste fir. Este convenabil să imprimați imediat textul de certificare pe o bucată de hârtie lipicioasă (atunci nu va depăși limitele sale); unele organizații folosesc ștampile speciale sau scriu manual un astfel de text (în aceste cazuri, ca protecție suplimentară împotriva falsificării, textul de certificare poate fi plasat astfel încât să se extindă dincolo de foaia lipită).

Așadar, vă vom arăta posibilele opțiuni corecte pentru formatarea unei copii certificate de mai multe pagini a unui document. În exemplele 7 și 8 compoziția și aranjarea textului sunt diferite, ambele opțiuni sunt corecte. Modul în care este aplicat textul (de mână sau pe o imprimantă, ca în Exemplul 7, sau folosind o singură ștampilă sau mai multe, ca în Exemplul 8) nu contează.

Dacă act juridic au fost stabilite reguli pentru cusarea foilor de copii ale documentelor de un anumit tip, atunci acestea trebuie respectate.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Reguli de trimitere a unei copii a declarației privind o proprietate imobiliară, a cărei proprietate este înregistrată de organismul de implementare înregistrare de stat drepturile asupra bunurilor imobiliare și tranzacțiile cu aceasta, către organizația (organismul) pentru înregistrarea obiectelor imobiliare, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 31 august 2006 nr. 531

Se leagă o copie a declarației constând din mai multe foi.

Numerotarea foilor (paginile, dacă ambele fețe ale foii sunt completate pe declarația originală) pe copia declarației se efectuează dacă această numerotare nu se află pe declarația originală.

Copiile documentelor din organizație trebuie să fie certificate numai de funcționari autorizați. Drepturile și obligațiile angajaților de a certifica copii, de regulă, sunt consacrate în fișa postului sau în instrucțiunile pentru munca de birou. Un document administrativ poate fi, de asemenea, emis în același scop.

La finalul convorbirii despre copii, remarcăm că în anumite cazuri, legalizarea copiilor anumitor documente este stabilită legal la depunerea lor către alte organizații. De asemenea, unele organisme guvernamentale poate solicita să le furnizeze copii legalizate în cazurile neprevăzute de lege. Procedura de legalizare a copiilor documentelor este stabilită de Fundamentele legislației Federației Ruse privind notarii din 11.02.1993 nr. 4462-1 (modificată la 19.07.2009).

Extras din document

Extras din document este o copie a unei părți a unui document scris.

În practica lucrului cu documente, extrasele sunt pregătite în cazurile în care realizarea unei copii a unui document dintr-un motiv sau altul este imposibilă (documentul conține informații confidențiale) sau nepractic (documentul este mare și nu este necesar în întregime).

Reglementările departamentale pot stabili o anumită procedură pentru pregătirea unui extras dintr-un document de un anumit tip. De exemplu, prin ordinul Ministerului rus al Apărării din 24 iulie 2006 nr. 280 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor privind condițiile și procedura de admitere în armată. institutii de invatamant superior învăţământul profesional Ministerul Apărării al Federației Ruse” a aprobat forma unui extras din procesul-verbal al ședinței Consiliului Militar. În consecință, dacă a fost stabilită o procedură pentru pregătirea unui extras din documente de un anumit tip, atunci aceasta trebuie urmată.

Dar pentru majoritatea tipurilor de documente nu există cerințe stricte pentru pregătirea extraselor din acestea. Și de obicei sunt formatate după cum urmează:

În primul rând, la pregătirea declarațiilor, se obișnuiește să se reproducă integral detaliile formularului, cu excepția detaliului „denumirea tipului de document”. La acest detaliu ar trebui adăugată expresia „EXTRACT DIN...”. De exemplu, în loc de cuvântul „COMANDĂ” va trebui să scrieți „EXTRACT DIN COMANDA”.

În plus, extrasul indică numărul de înregistrare și data înregistrării documentului original, și nu data producerii extrasului și numărul acestuia.

Sub textul extrasului, indicați poziția persoanei care a semnat documentul, inițialele și numele de familie. Semnătura personală a funcționarului ca parte a atributului „semnătură” nu este inclusă în extras.

În al doilea rând, în munca de birou, extrasele sunt considerate a fi un tip de copie a unui document. Prin urmare, pentru ca extrasul să dobândească forță juridică, acesta trebuie certificat. În acest scop sunt folosite recuzita

Fișele postului trebuie întocmite în strictă conformitate cu în generalînregistrarea documentelor de reglementare și administrative. Respectarea procedurii de întocmire a fișelor postului va asigura semnificația juridică a prezentului regulament intern.

Din articol vei afla:

Reguli și proceduri pentru întocmirea fișelor de post în 2017

Legislația nu conține un astfel de concept precum „ Descrierea postului„, acest tip de document de reglementare este elaborat la nivel local - instrucțiunile sunt valabile doar în cadrul unei anumite întreprinderi. Dar în OKUD, clasificatorul integral rus al documentației de management, ele sunt menționate printre documentele aparținând clasei celor organizatorice și administrative. Această clasă este destinată reglementării organizatorice și de reglementare a activităților unei întreprinderi. Astfel, fișa postului este unul dintre cele mai importante documente normative care guvernează și reglementează functia muncii determinat de o anumită poziție.

Întocmirea unei fișe a postului, deși nu este o cerință obligatorie stabilită de lege, după cum arată practica, este necesară atât pentru angajator, cât și pentru angajat. La fișa postului, conform document normativ ambele pot fi invocate în caz de situaţii conflictuale şi conflicte de muncă.

Poate servi drept bază pentru justificarea costurilor de salariile, în cazul în care inspectoratul fiscal vă solicită să justificați valorile indicate în masa de personal.

Elaborarea și executarea fișelor postului în 2017 la o întreprindere poate fi reglementată în conformitate cu cerințele pe care angajatorul are dreptul să le stabilească în mod independent. Astfel de reglementări pot fi aprobate sub formă de instrucțiuni sau recomandări metodologice.

Reguli pentru întocmirea fișelor de post în 2017

De regulă, instrucțiunile adecvate conțin următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale;
2. Responsabilitățile postului;
3. Drepturi în funcție de poziție;
4. Responsabilitate.

Atunci când pregătiți o fișă a postului, trebuie să țineți cont de faptul că textul acesteia nu trebuie să fie prea mare. Dacă documentul se află pe mai multe pagini, fiecare dintre ele trebuie numerotată. Numerele arabe sunt folosite pentru numerotare; ele sunt plasate în subsol, în centrul paginii. Numerotarea este continuă pe tot parcursul documentului. Numerele romane sunt folosite pentru a numerota secțiuni și subsecțiuni. Paragrafele și subparagrafele instrucțiunilor nu au nume și sunt numerotate în cadrul secțiunilor cu cifre arabe.

Textul de instrucțiuni este imprimat doar pe o parte a foii. În acest caz, sunt setate următoarele limite de text: sus și jos sunt egale 2 cm, corect - 1,5 cm, stânga - 3 cm. De obicei, fontul folosit pentru text este Times New Roman Cyr sau Arial, cu dimensiunea de 14 sau, respectiv, 12 pt.

Executarea unei fișe de post, ca orice document semnificativ din punct de vedere juridic, trebuie să respecte cerințele standardelor de stat. În același timp, deoarece fișa postului este un document de reglementare intern, este permisă, de exemplu, vize de aprobare să fie plasate în partea de jos a versoului de pe ultima foaie. Instrucțiunile pot fi scrise și pagină cu pagină.

Singura condiție este ca toate opțiunile acceptabile pentru proiectarea acestui document să fie stabilite prin reglementări interne - instrucțiuni metodologice sau instrucțiuni pentru compilare.

Procedura de intocmire a fiselor postului

De regulă, dezvoltarea și pregătirea fișelor de post in anul 2017, conducatorul intreprinderii o initiaza prin emiterea unui ordin corespunzator, care numeste functionarii responsabili de aceasta.

Proiectul de document trebuie convenit cu departamentul de control de reglementare și serviciul juridic. Controlul normativ va verifica dacă documentul este întocmit corect și îndeplinește cerințele standardelor, iar avocații vor evalua conținutul acestuia pentru conformitatea cu prevederile legislației în vigoare a muncii. Dacă este necesar, documentul poate fi convenit cu comitetul sindical al angajaților întreprinderii sau cu alt organism reprezentativ al salariaților.

În unele cazuri, procedura de întocmire a fișelor posturilor într-o organizație poate presupune coordonarea cu conducerea altor divizii structurale care au o astfel de poziție pe lista de personal, sau cu conducerea organizației-mamă care supraveghează activitățile întreprinderii.

După aprobare, fișa postului se aprobă de către conducătorul întreprinderii sau un alt funcționar desemnat prin ordinul acestuia. Apoi, documentul trebuie să fie dantelat, numerotat și certificat cu sigiliul întreprinderii. Originalele fișelor postului sunt de obicei stocate în serviciul de personal. Depozitarea acestora este reglementată de regulamente interne care stabilesc procedura de păstrare a evidenței în organizație.

Pentru informatii angajatului cu care se incheie contractul contract de munca, eliberează o copie legalizată a documentului. Aceleași copii sunt păstrate de șefii de departament, care le dau angajaților în cazul în care au nevoie să clarifice funcția postului pe care o îndeplinesc.

Fișele postului intră în vigoare din momentul aprobării, dacă nu se specifică altfel în textul acestora. Documentul nu își pierde puterea juridică până la intrarea în vigoare a unei noi fișe a postului. După ce angajatul a semnat o semnătură care atestă că a citit instrucțiunile, cerințele acesteia devin obligatorii pentru ca acesta să le respecte.

Recomandări GOST pentru proiectarea fișelor de post

Deoarece la nivel de stat proiectarea fișelor postului nu este reglementată de niciun standard, atunci când le elaborăm, trebuie să ne ghidăm după cerințele generale care sunt stabilite de următoarele GOST:

• GOST R 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții” (aprobat prin ordin Agenție federală privind reglementarea tehnică și metrologia din 17 octombrie 2013 N 1185-st).
• GOST 2.105-95 " Sistem unificat documentatia de proiectare. Cerințe generale La documente text„conținând cerințe pentru procedura de dezvoltareși conținut semantic, inclusiv documente care au scopuri de reglementare și administrative;
• GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor”, conține o listă de detalii obligatorii.

Vă rugăm să rețineți: GOST R 6.30-2003 va fi valabil până la 30 iunie 2018, iar GOST R 7.0.97-2016 va fi pus în vigoare.

Putem aminti încă un document, care, deși nu este un standard, va ajuta la formularea cerințelor și a conținutului semantic al unei anumite fișe de post. Acesta este Unul directorul de calificare, care conține o listă a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 iulie 1998 nr. 37.

Citeste si:

• Stabiliți ce să scrieți - instrucțiuni sau regulamente?

Cum să faci un extras dintr-o fișă a postului

Un extras din fișa postului poate fi solicitat, de exemplu, în cazurile în care este necesar să se furnizeze informații la solicitarea unei autorități judiciare care are în vedere un conflict de muncă între un angajat și o întreprindere.

Extrase, inclusiv din fișele posturilor din anul 2017, sunt întocmite în conformitate cu cerințele Decretului Prezidiului Forțelor Armate ale URSS din 08.04.1983 nr. 9779. Acestea trebuie tipărite pe antetul întreprinderii, care conține deja detalii precum numele și informațiile de bază despre organizație. Extrasul trebuie să fie certificat prin semnătura managerului sau a unui funcționar autorizat și un sigiliu.

În partea de text a extrasului trebuie să indicați numele documentului, de exemplu: „Extract din fișa postului” indicând numele funcției specifice. În plus, este necesar să se indice data emiterii extrasului și să se menționeze că originalul documentului solicitat este stocat la întreprindere.

De regulă, pregătirea extraselor din fișele postului este reglementată de actul de reglementare local al angajatorului - orientări metodologice sau instrucțiuni pentru munca de birou.

Exemple de fișe de post

Mai jos este un model de design Descrierea postuluiși se arată locația detaliilor acestui document pentru cazul general.

Conținutul text al câmpurilor eșantion este prezentat în tabel.

Prezența tuturor detaliilor indicate în tabel și amplasarea corectă a acestora va face posibilă darea forței legale a fișei postului după punerea în aplicare prin ordin al conducătorului întreprinderii.

Un șablon de descriere a postului este furnizat mai jos.