Что можно приготовить из кальмаров: быстро и вкусно

WEB-инструменты и BPM-концепции - все эти термины обрушиваются на современных предпринимателей, стремящихся к модернизации своего бизнеса. Непонятные сокращения, неясные иностранные термины… И правда, что это вообще такое - ERP-, BPM-, CRM-системы?

Новинки на пользу широким массам

В последнее время информационные технологии, вычислительные мощности стали важным элементом повседневной жизни. Не обошли они стороной и сферу представляет собой довольно сложный процесс написания такого программного комплекса, который позволит взять под контроль все происходящее внутри компании и по возможности снизить вероятность человеческого фактора совершения ошибок.

Традиционные модели управления предприятиями постепенно становятся пережитком прошлого. Автоматизация бизнес-систем в наши дни - обязательное мероприятие, с которым лучше не тянуть, так как во многом от этого зависит гибкость компании, ее способность выживать на рынке, подстраиваться под меняющиеся условия даже в ситуации жесткой конкуренции.

Общая терминология

Бизнес-процесс - совокупность этапов, позволяющих упорядочить и реализовать стратегию по достижению сформулированных руководителями предприятия целей. Применяя эффективные инструменты автоматизации бизнеса, можно стандартизировать все операции по получению задуманного. Это сделает взаимодействие с клиентами более эффективным, отделы организации будут находиться в постоянном диалоге, а прибыль увеличится. Одновременно с этим клиентура будет довольна, прежние заказчики останутся, так как качество обслуживания будет достаточно высоким, а новые будут приходить в том числе и по рекомендации прежде обслуженных.

Основные цели автоматизации бизнес-процессов - это превращение рабочего процесса в эффективный, результативный, прибыльный способ выживания на рынке товаров и услуг. Разработка систем менеджмента с применением функциональных и удобных решений позволяет управлять всеми протекающими в компании процессами.

Как это работает?

Когда предпринимателю нужно принять решение, стоит понимать, что выбор системы автоматизации бизнеса - задача непростая и очень ответственная. Необходимо по возможности отдавать предпочтение эффективному продукту, специализированному на той сфере, в которой предприятие функционирует. Считается, что удобны в использовании и эффективны в работе варианты, допускающие моделирование всех протекающих внутри организации процессов, вне зависимости от сложности. Если это реализовано на облачных серверах, что дает возможность доступа в режиме онлайн, такая автоматизация бизнес-процесса будет наиболее эффективной.

Визуальные инструменты делают работу с системой более удобной, проще контролировать качество введённой информации, полноту наполнения, а также давать оценку эффективности каждого сотрудника предприятия. Корректные сведения, которые предоставляются руководителю через автоматизацию бизнес-процессов, становятся базой для принятия управленческих решений.

Полезно для всех

Не менее важны технологии автоматизации бизнеса для менеджеров компании, получающих таким образом инструмент, через который в любой момент можно отследить ответственного по задачам, а также всех участников процесса. Одновременно есть возможность рассчитать время, затраченное на выполнение работ. Эта информация необходима для дальнейшего планирования деятельности.

При разработке систем автоматизации бизнеса в продукт обязательно включают автоматическое напоминание, позволяющее контролировать срочные задачи. Сообщения генерируются в заданном программой режиме, можно настроить выдачу сведений о различных событиях, имеющих важность для персонала организации, клиентов. При разработке системы необходимо особенное внимание уделить оформлению - интерфейс должен быть понятным на интуитивном уровне, чтобы сотрудники смогли быстро включаться в работу с ним и не совершать ошибки.

Все для продажников

Одно из основных направлений внедрения системы автоматизации - улучшение работы компаний, специализирующихся на продажах, причем в первую очередь работать в новом продукте предстоит персоналу, ответственному за сделки. Автоматизация позволяет распределить рабочее время и повысить результативность каждого нового дня. Бизнес-процессы, программируемые в системе, разбиваются на отдельные этапы, и менеджер, пользующийся продуктом, всегда может получить справочную информацию, связанную с текущим шагом.

Современные системы содержат инструменты, позволяющие отслеживать все этапы взаимодействия с конкретным клиентом. Это помогает анализировать запросы, на основании чего можно предложить услугу, товар, актуальные для именно этого заказчика. Индивидуальный подход и учет потребностей высоко ценятся в настоящее время. Для анализа эффективности можно прибегнуть к автоматизации расчета воронки продаж. Похожий инструмент будет полезен и при выявлении узких мест в работе предприятия. Известны другие инструменты, помогающие подводить аналитику по бизнес-процессам. Предпринимателю стоит выбрать наиболее удобные с учетом специфики его предприятия и сформулировать задание для программистов, реализующих систему управления.

Управлять с умом

Принято говорить о трех классах систем автоматизации бизнес-процессов: развивающих, поддерживающих, первичных. Градация обусловлена степенью влияния на работу компании, зависимостью результата от корректности применения конкретной системы.

Эффективная автоматизация - это еще и инструментарий, через который можно контролировать лиды, определять потребности клиентуры как потенциальной, так и уже наработанной. Новый лид обязательно должен быть зарегистрирован, отображён в системе, чтобы в дальнейшем менеджер, ответственный за процесс, мог учитывать его в работе и корректировать свои шаги.

Все ради клиента

Основная идея работы любого заинтересованного в успехе предприятия - это удовлетворение нужд клиента, учет его потребностей и вкусов. Безупречность сервиса становится залогом сохранения наработанной аудитории, а обеспечить именно такой уровень обслуживания можно, если внедрить автоматизированную систему контроля за всеми хозяйственными операциями. Это поможет избежать ошибок, спровоцированных человеческим фактором, позволит держать в фокусе внимания все вопросы, сроки и важные аспекты. Мультиканальный сервис по обслуживанию клиентов - это довольно важный инструмент, позволяющий реализовать продуманную и эффективную систему.

Разработка предполагает программирование эталонного процесса, по которому будут строиться все запросы, обращения. При анализе поступившей информации можно использовать одно окно для обработки максимального объема данных. Используя удобную систему, операторы смогут вызывать договоры, связанные с клиентом, просматривать его историю, отслеживать сроки, контролировать наличие обратной связи и тратить на все эти операции минимум времени и усилий.

Документационное сопровождение

Иногда кажется, что документирование каждой операции - занятие скучное, нудное, отнимающее прорву времени и совершенно бесполезное. Разработчики современных инструментов для автоматизации предприятий учли такое общераспространённое мнение, поэтому у бизнесмена есть большой выбор программных продуктов, помогающих оптимизировать процесс документационного обеспечения.

Все официальные бумаги всегда есть под рукой в электронном виде, они структурированы и упорядочены, а специальные запрограммированные инструменты контролируют исполнение сроков. Можно отслеживать корреспонденцию, бухгалтерскую документацию, договоры, заключённые с клиентами и поставщиками. Многие продукты также содержат встроенные шаблоны, применение которых упрощает формирование новых документов. При заказе автоматизированной системы для предприятия бизнесмен предоставляет программистам такой базовый шаблон, который вносится в память.

Зачем это нужно?

Применяя автоматизированную систему, можно быстро и эффективно находить нужный документ среди общего объема информации. Многие программы допускают прикрепление сканированных копий, что также удобно и дает доступ к печатной форме вне зависимости от того, где находится человек, нуждающийся в документе.

Консолидация документов в электронном хранилище помогает держать контроль над данными и не сомневаться - ничто не потеряется. Удобство и быстрота поиска делают рабочий процесс более оперативным, а значит, эффективным. При расширении прав доступа можно работать с выбранным документом группой, что помогает справляться со сложными задачами, требующими коллективного решения. Если на предприятии часто ведется работа над коммерческими документами, необходимо выбрать такую систему автоматизации, которая включает возможности визирования. Это сделает более быстрым и эффективным этап согласования документации.

Смотреть в будущее

Период кризиса вынуждает предприятия прибегать к наиболее эффективным и мощным инструментам, в противном случае выжить на рынке просто невозможно. Комплексная автоматизация - это такой современный подход, благодаря которому издержки уменьшаются, результат работы становится более существенным, финансовая составляющая гораздо выгоднее у предприятия, нежели до применения автоматизированных решений.

Разработка системы - ответственная задача, предполагающая сначала выявление всех бизнес-процессов организации, определение их последовательности, градацию важности и сложности. Применение такого подхода позволяет объединить всех участников процесса, добиться взаимопонимания как внутри компании, так и при общении с клиентом. Работая над созданием автоматизированной системы, необходимо уделить внимание как основным процессам в работе организации, так и вспомогательным, поддерживающим инфраструктуру. Необходимо помнить, что именно бизнес-процессы становятся базой для планирования активности предприятия, развития персонала и улучшения результатов деятельности.

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить производительность труда и эффективность стратегического управления. Для оптимизации работы организации используют системы моделирования и оптимизации исполнения бизнес-процессов. Как вы видите, актуальность автоматизации бизнес процессов очень высока.

Виды автоматизации

Автоматизация важных бизнес-процессов может проводиться в двух направлениях:

• Работа над основными бизнес-процессами (общение с клиентами, управление продажами). Цель автоматизации данной сферы – повышение качества выпускаемой продукции, увеличение объема продаж, повышение доходности бизнеса.
• Упрощение поддерживающих процессов. В качестве таких процессов может выступать бухгалтерский учет, делопроизводство, отчетность. Автоматизация этих действий не повлияет на увеличение доходов напрямую, однако поможет уменьшить время на выполнение рутинной работы.

Удобная система, в которой часто выполняется автоматизация бизнес-процессов – Битрикс 24, а также другое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

Задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация исполнения рутинных бизнес-процессов на предприятии с применением Битрикс 24 или других систем выполняется для решения следующих задач:

Поддержка оперативной деятельности организации, упрощение контроля и учета;

• Быстрая подготовка различной документации для деловых партнеров. Пример: счет-фактуры, накладные, акты сверки;
• Оперативное получение отчетов с информацией о состоянии дел в организации за любой отрезок времени;
• Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности рабочего процесса благодаря освобождению работников от рутинных действий;
• Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора;
• Повышение качества обслуживания;
• Безопасное хранение информации.

Преимущества автоматизации бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия с использованием Битрикс 24 или другого программного обеспечения поможет повысить качество выпускаемой продукции, оптимизировать управление компанией.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечит следующие преимущества:

• Ускорение обработки информации, упрощение решения повторяющихся задач;
• Автоматизация ручного труда;
• Повышение прозрачности бизнеса;
• Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы;
• Контроль больших объемов информации;
• Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач;
• Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Как выполнить автоматизацию бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, пример которой вы без труда найдете в многочисленных материалах, выполняется с использованием современных технологий. В таблице мы собрали основные примеры автоматизации и оптимизации бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов является важным условием успеха организации любых масштабов, независимо от сферы деятельности или структуры. Быстро меняющаяся экономическая ситуация, необходимость снижения рисков, высокие скорости принятия решений – все это требует современных подходов. Благодаря использованию автоматики появляется возможность высвободить ценные ресурсы и сосредоточить максимум усилий на ключевых направлениях деятельности.

Бизнес-процессы предприятия

В бизнес-процессы включается последовательность этапов, шагов, функций и прочих действий, а также все взаимодействующие между собой участники организации (руководители, сотрудники, клиенты). Работа любого предприятия представляет собой ряд связанных бизнес-процессов.

Существует четыре основных вида бизнес-процессов:

• Ключевые. Создают ценность товаров/услуг, повышают их цену на стадии монтажа, производства или другой промежуточной ступени;
• Поддерживающие. Представляют ресурсы, важные для ключевых процессов, поддерживают инфраструктуру компании;
• Процессы развития. Предоставляют возможности для усовершенствования будущей работы предприятия. В процесс включают обучение или повышение квалификации персонала, а также планирование дальнейшей деятельности компании;
• Управляющие. Решают задачи компании при помощи оперативного управления, планирования, обучения, мотивации персонала.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия пройдет успешно лишь в случае, если руководитель умеет эффективно управлять этими процессами. Директор должен выстраивать работу компании так, чтобы бизнес-процессы выполнялись строго по составленной схеме и без сбоев. В идеале не должно уходить много времени на обработку документации.

Существует множество эффективных способов организации бизнеса. Наиболее рациональный вариант – комплексная автоматизация процессов на базе собственной или адаптированной модели информационной системы. Использование систем автоматизации позволяет увеличить прибыльность производства и значительно сократить издержки.

Актуальность автоматизации бизнес процессов

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании:

• Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно;
• В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации;
• При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план;
• Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо;
• У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации;
• Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
• Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
• Компания не всегда работает в интересах клиентов.

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

1. Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

1. Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

1. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

1. Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

1. Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

1. Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

1. Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Бизнес-процессы: трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

Затягиваются сроки реализации проекта.

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса.

Отсутствуют логические рамки проекта.

Процесс не будет затягиваться, если в утвержденном документе будут четко прописаны временные ограничения. В роли последних могут выступать проектные решения или технические задачи.

Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего.

Персонал компании не принимает нововведения.

Воспользуйтесь различными информационными ресурсами, чтобы сообщить сотрудникам об автоматизации процессов бизнеса. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала.

Нет эффективной системы управления.

Решить эту проблему поможет приглашенный специалист по конфликтологии. Он поможет разрешить конфликты и споры между работниками и урегулировать сложные ситуации.

У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу.

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя.

Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов.

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Автоматизация бизнес-процессов управления снабжением или других процессов в конечном итоге поможет вам оптимизировать работу предприятия, сделать ее эффективной.

Руководители компаний зачастую прилагают массу усилий для улучшения процессов, нацеленных на достижение определённых целей и увеличения эффективности совместной работы задействованных сотрудников. Они действительно понимают важность обеспечения коммуникации и эффективности между отделами или группами в более крупном масштабе. Этот поиск оптимального подхода к взаимодействию связан с необходимость решения на жизненно важных проблем, которые неизбежно возникают при разобщённости в разных отделах и областях компании. Исполнение необходимой работы независимо от других подразделений компании может принести больше вреда, чем пользы, поскольку в этом случае сотрудники нацелены на решение конкретных вопросов, а не на достижении общей цели в рамках процесса. Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов – BPMS – обеспечивает сотрудников компании возможностью визуализации роли своих задач в бизнес-процессе, что помогает увеличить продуктивности сотрудников, а также может принести положительный эффект в других сферах деятельности компании и достижении ключевых целей организации.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Термин «бизнес-процесс» используется для описания организации и структуры взаимосвязанных действий сотрудников компании с единственной целью – успешное достижение поставленной цели. Суть автоматизации бизнес-процесса состоит в том, чтобы задать структуру передачи ответственности за выполнение процесса и, следовательно, достижения цели. Для отдельных сотрудников бизнес-процесс представляет собой шаги для достижения успешных результатов. В случае малых и крупных групп бизнес-процесс понимается как назначение обязанностей, которые каждый участник группы должен выполнить для выполнения общей для группы задачи. Можно привести множество примеров автоматизированных бизнес-процессов, начиная от процесса при приготовления блюда по заданному рецепту и до разветвлённого процесса поглощения одной компании другой. Компании, которые применяют автоматизацию бизнес-процессов в таких отраслях, как , маркетинг, и других, отмечают положительные результаты использования такого подхода к управлению благодаря высокому уровню организации работ, целенаправленности действий сотрудников и дисциплине при выполнении обязанностей.

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс – которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли следовать. Наконец, должен быть определён результат с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Важно признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку только заложив правильную основу вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов – история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но, очевидно, что в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса, он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделении процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Существует множество примеров процессов для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/ товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач, или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет оставаться сохранить свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

На современном уровне развития автоматизация процессов представляет собой один из подходов к управлению процессами на основе применения информационных технологий. Этот подход позволяет осуществлять управление операциями, данными, информацией и ресурсами за счет использования компьютеров и программного обеспечения, которые сокращают степень участия человека в процессе, либо полностью его исключают.

Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.

На сегодняшний день автоматизация процессов охватила многие отрасли промышленности и сферы деятельности: от производственных процессов, до совершения покупок в магазинах. Вне зависимости от размера и сферы деятельности организации, практически в каждой компании существуют автоматизированные процессы. Процессный подход предусматривает для всех процессов единые принципы автоматизации.

Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами.

Основными принципами автоматизации процессов являются:

• принцип согласованности . Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой и со входами и выходами процесса. В случае рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса.
• принцип интеграции . Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого процесса с внешней средой (по отношению к этому процессу).
• принцип независимости исполнения . Автоматизируемый процесс должен выполняться самостоятельно, без участия человека, либо с минимальным контролем со стороны человека. Человек не должен вмешиваться в процесс, если процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями.

Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.

Уровни автоматизации процессов

Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.

Уровни управления принято разделять на оперативный, тактический и стратегический.

В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации:

• нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. На этом уровне осуществляется автоматизация регулярно выполняющихся процессов. Автоматизация процессов направлена на выполнение оперативных задач (например, исполнение производственного процесса), поддержания установленных параметров (например, работа автопилота), сохранения определенных режимов работы (например, температурный режим в газовом котле).
• уровень управления производством или тактический уровень. Автоматизация процессов этого уровня обеспечивает распределение задач между различными процессами нижнего уровня. Примерами таких процессов являются процессы управления производством (планирование производства, планирование обслуживания), процессы управления ресурсами, документами и т.п.
• уровень управления предприятием или стратегический уровень. Автоматизация процессов уровня управления предприятием обеспечивает решение аналитических и прогнозных задач. Этот уровень автоматизации необходим для поддержки работы высшего звена управления организацией. Он направлен на финансово-хозяйственное и стратегическое управление.

Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации(CRM системы , ERP системы , OLAP системы и пр.). Все системы автоматизации можно разделить на три базовых типа.

Типы систем автоматизации включают в себя:

• неизменяемые системы . Это системы, в которых последовательность действий определяется конфигурацией оборудования или условиями процесса и не может быть изменена в ходе процесса.
• программируемые системы . Это системы, в которых последовательность действий может изменяться в зависимости от заданной программы и конфигурации процесса. Выбор необходимой последовательности действий осуществляется за счет набора инструкций, которые могут быть прочитаны и интерпретированы системой.
• гибкие (самонастраиваемые) системы . Это системы, которые способны осуществлять выбор необходимых действий в процессе работы. Изменение конфигурации процесса (последовательности и условий выполнения операций) осуществляется на основании информации о ходе процесса.

Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.

Виды автоматизируемых процессов

В каждой отрасли экономики существуют предприятия и организации, которые производят продукцию или предоставляют услуги. Все эти предприятия можно разделить на три группы, в зависимости от их «удаленности» в цепочке переработки природных ресурсов.

Первая группа предприятий, это предприятия, добывающие или производящие природные ресурсы. К таким предприятиям относятся, например, сельскохозяйственные производители, нефтегазодобывающие предприятия.

Вторая группа предприятий, это предприятия, выполняющие переработку природного сырья. Они изготавливают продукцию из сырья, добытого или произведенного предприятиями первой группы. К таким предприятиям относятся, например, предприятия автомобильной промышленности, сталелитейные предприятия, предприятия электронной промышленности, электростанции и т.п.

Третья группа, это предприятия сферы услуг. К таким организациям относятся, например, банки, образовательные учреждения, медицинские учреждения, рестораны и пр.

Для всех предприятий можно выделить общие группы процессов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг.

К таким процессам относятся:

• бизнес процессы – это процессы, обеспечивающие взаимодействие внутри организации и с внешними заинтересованными сторонами (потребителями, поставщиками, надзорными органами и пр.). К этой категории процессов можно отнести процессы маркетинга и продаж, взаимодействия с потребителями , процессы финансового, кадрового, материального планирования и учета и пр.
• процессы проектирования и разработки – это все процессы, связанные с разработкой продукции или услуги. К таким процессам относятся процессы планирования разработки, сбора и подготовки исходных данных, выполнение проекта, контроль и анализ результатов проектирования и пр.
• процессы производства – это процессы, необходимые для производства продукции или предоставления услуг. К этой группе относятся все производственные и технологические процессы. Они также включают в себя процессы планирования потребности и планирования мощностей, логистические процессы и процессы обслуживания.
• процессы контроля и анализа – эта группа процессов связана со сбором и обработкой информации о выполнении процессов. К таким процессам относятся процессы контроля качества, операционного управления, процессы контроля запасов и пр.

Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована. На сегодняшний день, существуют классы систем, которые обеспечивают автоматизацию этих процессов.

ТЗ на подсистему "Склады" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления складами предприятия.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации складским хозяйством промышленного предприятия.

Документ включает в себя 26 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Документооборот" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.

Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Закупки" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию процессов закупок и управления поставщиками.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации закупками и управления поставщиками промышленного предприятия.

Документ включает в себя 23 страницы. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

Стратегия автоматизации процессов

Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую задачу. Для успешного решения этой задачи необходимо придерживаться определенной стратегии автоматизации. Она позволяет улучшить процессы и получить от автоматизации ряд существенных преимуществ.

Кратко, стратегию можно сформулировать следующим образом:

• понимание процесса . Для того чтобы автоматизировать процесс необходимо понимать существующий процесс со всеми его деталями. Процесс должен быть полностью проанализирован. Должны быть определены входы и выходы процесса, последовательность действий, взаимосвязь с другими процессами, состав ресурсов процесса и пр.
• упрощение процесса . После проведения анализа процесса необходимо упростить процесс. Лишние операции, не приносящие ценности, должны быть сокращены. Отдельные операции могут объединяться или выполняться параллельно. Для улучшения процесса могут быть предложены другие технологии его исполнения.
• автоматизация процесса . Автоматизация процессов может выполняться только после того, как процесс максимально упростился. Чем проще порядок действий процесса, тем проще его автоматизировать и тем эффективнее будет работать автоматизированный процесс.

Преимущества автоматизации процессов

Автоматизация процессов позволяет существенно повысить качество управления и качество продукта. При внедрении СМК автоматизация дает существенный эффект и дает возможность организации значительно улучшить свою работу. Однако, прежде чем принимать решение об автоматизации процессов, необходимо оценить преимущества выполнения процессов в автоматическом режиме.

Как правило, автоматизация процессов дает следующие преимущества:

• увеличивается скорость выполнения повторяющихся задач . За счет автоматического режима одни и те же задачи могут выполняться быстрее, т.к. автоматизированные системы более точны в действиях и не подвержены снижению работоспособности от времени работы.
• повышается качество работы . Исключение человеческого фактора значительно снижает вариации исполнения процесса, что приводит к снижению количества ошибок и, соответственно, повышает стабильность и качество процесса.
• повышается точность управления . За счет применения информационных технологий в автоматизированных системах появляется возможность сохранять и учитывать большее количество данных о процессе, чем при ручном управлении.
• параллельное выполнение задач . Автоматизированные системы позволяют выполнять несколько действий одновременно без потери качества и точности работы. Это ускоряет процесс и повышает качество результатов.
• быстрое принятие решений в типовых ситуациях . В автоматизированных системах решения, связанные с типовыми ситуациями, принимаются гораздо быстрее, чем при ручном управлении. Это улучшает характеристики процесса и позволяет избежать несоответствий на последующих стадиях.

Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация процессов не всегда целесообразна. После проведения анализа и оптимизации может оказаться, что автоматизация процессов не требуется или экономически невыгодна.

В ряде ситуаций ручное выполнение процессов может оказаться более предпочтительным, чем автоматизация:

• операции процесса сложны для автоматизации . С технологической, либо с экономической точки зрения некоторые операции процесса бывает очень сложно автоматизировать.
• короткий жизненный цикл продукции . Если продукт должен быть разработан и внедрен в короткий период времени, или продолжительность его существования на рынке невелика, то автоматизация процесса может оказаться нецелесообразной. Ручное выполнение процессов будет менее затратным и более быстрым, чем автоматизация.
• уникальная или единичная продукция . Когда потребителю необходим продукт с уникальными характеристиками ручного труда, такой продукт может быть выпущен только, если процессы выполняются в ручном режиме.
• резкие колебания спроса . Изменение спроса на товар требует изменения объемов производства. Такие изменения легче выполняются при ручном выполнении процесса.

Непрерывно меняющаяся конъюнктура рынка, высокие скорости в принятии решений, многозадачность в управлении активами и необходимость снижения рисков требуют современных подходов к организации хозяйственной деятельности. Выходом в условиях все усложняющейся внутренней и внешней среды предприятия становится комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет высвободить драгоценные ресурсы для стратегического планирования и концентрации менеджмента на ключевых направлениях работы компании. Мы расскажем о том, что такое автоматизация и система ERP, зачем нужен процессный подход и какое ПО наиболее популярно в мире и в России.

Бизнес и автоматизация: вчера, сегодня, завтра

Автоматизация бизнеса - это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат - высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

* Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
* Автоматизация поддерживающих процессов , таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

* эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
* подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
* быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
* оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
* сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
* безопасное хранение информации;
* повышение качества обслуживания клиентов.

Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ.

* Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
* Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
* Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
* Возможность контроля больших объемов информации.
* Автоматизация ручного труда.
* Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
* Параллельное решение нескольких задач.
* Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Например, при использовании ПО «Первая Форма» за первые полгода работы важнейшие показатели деятельности компании увеличиваются:

* точность планирования - на 40%;
* общая эффективность - на 50%;
* экономия времени руководителя - на 80%.

Большинство компаний начинают автоматизацию с рутинных трудоемких процессов, а также с операций, ощутимо влияющих на прибыль и выручку: финансы и бухгалтерия, документооборот, производство продукции и складской учет. Автоматизация таких областей деятельности, как управление предприятием, маркетинг, управление качеством и внешние коммуникации на большинстве предприятий России только начинается.

В условиях экономического кризиса приоритеты в сфере автоматизации бизнес-процессов несколько изменяются. К числу основных трендов текущего сезона относятся следующие:

1. Использование облачных технологий . Основное отличие этого метода автоматизации - отсутствие в компании собственного сервера. Такие системы пользуются большой популярностью у представителей малого бизнеса, поскольку стоят значительно меньше, чем традиционный вариант.
2. Активная автоматизация инструментов маркетинга : внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
3. Развитие технологий межмашинного взаимодействия . Зарождающийся тренд M2M - Machine to Machine - предполагает минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно, поскольку усложнение бизнес-процессов и оборудования не всегда позволяет человеку адекватно оценивать и реагировать на изменение ситуации.
4. Применение инструментов big data . Еще один тренд развития автоматизации бизнес-процессов - внимание к большим данным и связанной с ними бизнес-аналитике. Востребованы крупными компаниями, поскольку для обработки больших данных требуется специализированное дорогостоящее оборудование.
5. Анализ данных в режиме реального времени . Системы автоматизации бизнеса будут эволюционировать в сторону обработки транзакций real-time, что приведет к полностью синхронизированным операциям.

Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов

Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.

Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия.

Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.

Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии.

Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании. Все дифференцированные бизнес-процессы можно затем интегрировать в несколько основных направлений, по каждому из которых возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса:

1. Управление:

* стратегический менеджмент;
* экономическая безопасность;
* юридическое сопровождение;
* управленческий учет;
* бюджетирование;
* информационная безопасность.

Можно применять систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.

2. Маркетинг и продажи:

* управление маркетинговой деятельностью;
* PR;
* управление рекламной деятельностью;
* управление продажами;
* управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Для автоматизации этого направления часто используют ПО: CRM-системы - «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью - EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

3. Производство:

* управление производственными процессами;
* управление запасами предприятия;
* управление поставками материалов;
* управление производственным оборудованием;
* система логистики.

Программные продукты: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».

4. Управление качеством:

* система менеджмента качества (СМК);
* контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
* работа с претензиями.

Применяемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Управление персоналом:

* подбор персонала;
* обучение и развитие персонала;
* кадровый учет;
* мотивация и оплата труда

Программные продукты: «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».

6. Финансы:

* бухгалтерский учет;
* налоговый учет;
* финансовое планирование;
* управление расчетами с клиентами;
* расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Программное обеспечение для автоматизации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

7. Организация деятельности компании:

* документооборот;
* секретариат.

Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.

ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации

«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.

В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.

Концепция комплексной системы управления предприятием - ERP - была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.

ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.

Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:

* логистический;
* производственный;
* маркетинговый
* обеспечивающий;
* сбытовой;
* другие.

В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.

После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.

В 2016 году по рейтингу консалтинговой компании Panorama Consulting Solutions в тройку лидеров мирового рынка ERP-систем вошли SAP с долей 20%; Oracle -13,9% и Microsoft - 9,4%. Далее в порядке убывания расположились следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Лидером по скорости внедрения стала компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций - SAP.

В России, по данным аналитического центра TAdviser, самой популярной ERP-системой в 2016 году стала «1С: Предприятие» (см. рис.). Среди наиболее востребованного ПО можно отметить также такие продукты, как «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Рис. Диаграмма применяемых программных продуктов для автоматизации бизнеса в России

Как выбрать программный продукт

При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:

* использование типового продукта;
* разработка и внедрение индивидуального ПО.

На заметку

Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.

Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:

1. Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
2. Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
3. Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
4. Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
5. Насколько система удобна в использовании?
6. Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
7. Кто и как будет осуществлять техподдержку?
8. Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?

Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.

Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

* задачи , которые ПО призвано решать;
* вид программы : типовая или настраиваемая;
* ресурсы , необходимые для внедрения;
* количество подключенных к системе рабочих мест .

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест - 187 200 рублей, на 20 рабочих мест - 41 400 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

* стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
* затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
* стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.